Champs de données

Les champs de données sont vos propres champs sur les fiches de TrakIT : un numéro de licence sur une entité, une date d’expiration d’assurance sur un actif, un centre de coût sur une facture. La page Data Field Definitions est l’endroit où vous les configurez, avec un onglet par type de fiche. Les utilisateurs les renseignent ensuite sur la page de chaque fiche.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Masters > Data Fields. La page est réservée aux administrateurs système.

Les événements et les champs de données des dossiers et des ordres de travail ne se configurent pas ici : ils appartiennent à chaque workflow. Voir Définitions d’événements et de données.

Fonctionnement des champs de données

Chaque onglet correspond à un type de fiche : Assets, Bills, Companies, Employees, Entities, Internal Posting, Invoices, Items, Leads, Locations, Payments, Quotations, Receipts, Users et Yard Moves.
Sur certains onglets, vous choisissez d’abord un type de fiche, par exemple un type d’entité, et vous configurez les champs de ce type. Voir Les onglets.
Un champ apparaît sur la page de la fiche, généralement dans un onglet Data, où les utilisateurs saisissent sa valeur et des remarques. Avec Display, c’est aussi une colonne de la liste de ces fiches.
Un champ peut être limité à certaines sociétés : une fiche n’affiche alors que les champs de sa société.
L’ordre des champs sur cette page est leur ordre sur les fiches et dans les listes.

La liste des champs

Sélectionnez un onglet, et le type si l’onglet en demande un, pour lister ses champs. Un champ inactif est affiché en rouge, et une étoile signale un champ obligatoire.

Colonne	Affiche
Icône de flèches (Re-Order)	Faites glisser une ligne par cette icône pour changer la place du champ dans l’ordre.
ID	Le numéro du champ dans TrakIT.
Field Name, Code	Le nom et le code du champ.
Data Type	Le type de valeur : voir Types de données.
Computed	Yes si TrakIT calcule la valeur.
Companies	Les sociétés auxquelles le champ est limité. Dans l’onglet Assets, [ All ] s’il n’est pas limité. Absent des onglets Items et Locations.
WO Data Update, WO Data Codes	Dans les onglets Assets, Entities et Yard Moves : si la valeur est copiée dans les ordres de travail, et vers quels codes. Voir Copier les valeurs dans les ordres de travail.
Display	Yes si le champ est une colonne de la liste de ces fiches.
Reminder	Dans les onglets Assets et Entities : une icône d’alarme si le champ a des rappels.
Unique, Validation Rule	Absent de l’onglet Assets. Unique vaut Yes si deux fiches ne peuvent pas avoir la même valeur. Validation Rule vaut Yes si le support TrakIT a ajouté un contrôle des valeurs.
Added By, Updated By	Qui a ajouté le champ et qui l’a modifié en dernier, et il y a combien de temps. L’onglet Assets n’affiche que qui l’a ajouté.

Pointez sur l’icône de menu au bout d’une ligne pour Modify, Delete et, pour un champ de date des onglets Assets et Entities, Reminder.

Créer un champ de données

Sélectionnez l’onglet et, s’il en demande un, le type.
Sous la liste, sélectionnez Create.
Dans Create New Data Field (Create New Asset Field dans l’onglet Assets), choisissez d’abord le Data Type : les autres options en dépendent.
Renseignez les champs ci-dessous.
Sélectionnez Create.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Code	Un code de 2 à 10 caractères : lettres, chiffres et traits d’union. TrakIT utilise des majuscules. Aucun autre champ de données ne peut avoir le même code ; les champs d’actif ont leurs propres codes.
Name	Le nom que voient les utilisateurs, 50 caractères au maximum. Deux champs du même onglet et du même type ne peuvent pas avoir le même nom.
Data Type	Le type de valeur. Voir Types de données. Il ne peut pas être modifié par la suite.
Entity Type	Pour un champ Entity : le type d’entité dans lequel les utilisateurs choisissent, par exemple les clients.
Company	Les sociétés auxquelles le champ est destiné. Laissez-le vide pour toutes les sociétés. Absent des onglets Items et Locations.
Multi-Select	Pour un champ Text avec une liste d’éléments : le nombre d’éléments que les utilisateurs peuvent choisir, de Single Item Only à Max 10 Items ou No Limit.
Decimal Precision	Pour un champ Number : le nombre de décimales, de 0 à 6. TrakIT arrondit les valeurs en conséquence.
Item List	Pour un champ Text ou Number : les valeurs parmi lesquelles les utilisateurs choisissent, séparées par des points-virgules ou sur des lignes distinctes. Laissez-le vide pour permettre aux utilisateurs de saisir n’importe quelle valeur.
WO Data Update, WO Data Codes	Dans les onglets Assets, Entities et Yard Moves : voir Copier les valeurs dans les ordres de travail.
Width	La largeur de la colonne du champ lorsqu’une liste qui l’inclut est exportée vers Excel.
Display	Cochez-le pour afficher le champ comme colonne de la liste de ces fiches. Voir Les onglets pour les listes.
Mandatory	Cochez-le pour marquer le champ comme obligatoire. Absent de l’onglet Users.
Unique	Cochez-le pour refuser une valeur qu’une autre fiche a déjà dans ce champ : TrakIT affiche Value already exists. Ce n’est pas vérifié pour les champs d’actif.
Active	Coché pour un nouveau champ. Décochez-le pour ne plus utiliser le champ : voir Modifier, réordonner ou supprimer un champ.

Une liste d’éléments peut compter jusqu’à 2 500 caractères, sans valeur en double. La liste d’un champ Number ne doit contenir que des nombres. Un champ Text qui autorise plus d’un élément a besoin d’une liste d’éléments.

Mandatory place une étoile à côté du champ sur la fiche. Sur certaines fiches, TrakIT refuse aussi une étape tant que le champ n’est pas renseigné, par exemple la validation d’une facture fournisseur ou l’approbation d’une facture, avec Mandatory data field ‘…’ is missing. La page de chaque fiche indique quand.

Les champs Computed, dont TrakIT calcule la valeur à partir d’autres données, et les contrôles des valeurs au-delà de ceux ci-dessus, sont configurés par le support TrakIT. C’est aussi le cas des listes d’éléments construites à partir de vos données : une telle liste n’est pas affichée dans le formulaire. Demandez au support TrakIT si vous en avez besoin.

Types de données

Type de données	Les utilisateurs saisissent
Number	Un nombre, arrondi selon la Decimal Precision du champ.
Date	Une date et une heure, dans leur fuseau horaire.
Text	N’importe quel texte, ou une ou plusieurs valeurs de la liste d’éléments du champ.
Hyperlink	Une adresse web. TrakIT ajoute `http://` s’il manque, et affiche la valeur sous forme de lien.
Google Place	Un endroit trouvé sur Google Maps.
Phone	Un numéro de téléphone de 15 caractères au maximum : des chiffres, un `+` initial facultatif et un indicatif régional entre parenthèses si nécessaire.
Entity	Une entité de l’Entity Type du champ, trouvée en saisissant une partie de son nom.

Copier les valeurs dans les ordres de travail

Dans les onglets Assets, Entities et Yard Moves, un champ peut renseigner les événements et les champs de données des ordres de travail auxquels sa fiche est liée :

une entité, lorsqu’elle est définie sur un ordre de travail ou sur son dossier, par exemple comme client, chargeur, réceptionnaire, transporteur routier, opérateur, agent ou commissionnaire en douane ;
un actif, lorsqu’il est affecté à un ordre de travail ;
un mouvement de parc, lorsqu’il est lié à un ordre de travail.

Seuls les ordres de travail actifs et abandonnés sont mis à jour, pas ceux qui sont clôturés ou annulés.

WO Data Update	Ce qui se passe
No Update	Rien n’est copié.
One-Time if blank	Lorsque la fiche est liée à un ordre de travail, la valeur renseigne le champ de l’ordre de travail s’il est vide.
One-Time with Overwrite	Lorsque la fiche est liée à un ordre de travail, la valeur remplace celle de l’ordre de travail.
Re-Update if blank	Comme One-Time if blank, et de nouveau chaque fois que la valeur change sur la fiche.
Re-Update with Overwrite	Comme One-Time with Overwrite, et de nouveau chaque fois que la valeur change sur la fiche.

Avec Re-Update if blank ou Re-Update with Overwrite, une modification faite via SaveDataField de l’API d’intégration n’est pas copiée.

Dans WO Data Codes, saisissez les codes des événements et des champs de données de l’ordre de travail à renseigner, séparés par des virgules. Laissez-le vide pour utiliser le code propre du champ : le champ affiche ce code en indication. Seuls les champs actifs sont copiés.

Modifier, réordonner ou supprimer un champ

Modifier : pointez sur l’icône de menu au bout de la ligne et sélectionnez Modify. Modifiez les champs et sélectionnez Save. Le Data Type ne peut pas être modifié.
Réordonner : faites glisser une ligne par son icône de flèches (Re-Order) jusqu’à sa nouvelle place. TrakIT enregistre le nouvel ordre lorsque vous la déposez.
Ne plus utiliser un champ : modifiez-le et décochez Active. Un champ inactif est affiché en rouge. Les fiches qui ont une valeur continuent de l’afficher, en rouge, mais aucune nouvelle valeur ne peut être saisie, et le champ n’est plus une colonne de liste. Sauf dans l’onglet Assets, un champ ne peut pas être à la fois inactif et obligatoire : Cannot make disabled field mandatory.
Supprimer : pointez sur l’icône de menu et sélectionnez Delete. Aucune confirmation n’est demandée. Un champ qui a des valeurs sur une fiche, quelle qu’elle soit, ne peut pas être supprimé : TrakIT affiche Cannot delete field in use (Cannot delete Asset Field in use dans l’onglet Assets). Décochez plutôt Active.

Les onglets

Assets

Choisissez d’abord un type d’actif, ou [Common Fields] pour les champs que tous les actifs ont. Les champs apparaissent dans l’onglet Asset Data de l’actif, pour le type de l’actif et sa société principale. Avec Display, ce sont des colonnes de la liste des actifs de ce type, dans Gestion des actifs. Un actif dont un champ obligatoire est vide ne peut pas être ajouté à un ordre de travail.

Les champs d’actif peuvent copier leurs valeurs dans les ordres de travail, et les champs de date peuvent avoir des rappels.

Bills

Les champs apparaissent dans l’onglet Data de la facture fournisseur et, avec Display, comme colonnes de la liste Factures fournisseurs.

Companies

Les champs apparaissent dans l’onglet Company Data de la société et, avec Display, comme colonnes de la liste Sociétés.

Employees

Les champs apparaissent dans l’onglet Data de l’employé.

Entities

Choisissez d’abord un type d’entité, ou [Common Fields] pour les champs que toutes les entités ont, quel que soit leur type. Les champs apparaissent dans l’onglet Entity Data de l’entité. Avec Display, ce sont des colonnes de la liste de ce type dans Gestion des entités.

Les champs de données d’entité peuvent copier leurs valeurs dans les ordres de travail, et les champs de date peuvent avoir des rappels.

Internal Posting

Les champs apparaissent dans l’onglet Data de l’écriture interne et, avec Display, comme colonnes de la liste Écritures internes.

Invoices

Les champs apparaissent dans l’onglet Data de la facture et, avec Display, comme colonnes de la liste Factures.

Items

Les champs apparaissent dans l’onglet Item Data de l’article et, avec Display, comme colonnes du Fichier des articles. Les champs d’article sont destinés à toutes les sociétés.

Leads

Les champs apparaissent dans l’onglet Data du prospect, et dans l’export de la liste Prospects.

Locations

Les champs apparaissent dans l’onglet Data du lieu et, avec Display, comme colonnes de la Liste des lieux. Les champs de lieu sont destinés à toutes les sociétés.

Payments

Les champs apparaissent dans l’onglet Data du paiement et, avec Display, comme colonnes des paiements dans Encaissements et paiements.

Quotations

Les champs apparaissent dans l’onglet Data du devis et, avec Display, comme colonnes de la Liste des devis.

Receipts

Les champs apparaissent dans l’onglet Data de l’encaissement et, avec Display, comme colonnes des encaissements dans Encaissements et paiements.

Users

Choisissez d’abord Internal Users ou External Users. Les champs apparaissent dans l’onglet User Data de l’utilisateur et, avec Display, comme colonnes de la liste de ces utilisateurs dans Gestion des utilisateurs. Les champs d’utilisateur n’ont pas d’option Mandatory.

Yard Moves

Choisissez un type de mouvement, ou [ All Move Types ] pour les champs que tous les mouvements ont. Les champs apparaissent dans l’onglet Data du mouvement. Avec Display, les champs de tous les types de mouvements sont des colonnes des listes de mouvements, par exemple dans Mouvements de parc et Planification du parc.

Les champs de mouvement de parc peuvent copier leurs valeurs dans les ordres de travail.

Rappels

Un rappel prévient des personnes avant que la date d’un champ de date n’arrive : par exemple, un mois avant l’expiration de l’assurance d’un actif. Des rappels peuvent être définis sur les champs de date des onglets Assets et Entities. Ils s’appliquent à chaque actif ou entité qui a une date dans le champ.

Pour voir ou ajouter les rappels d’un champ :

Pointez sur l’icône de menu au bout de la ligne du champ et sélectionnez Reminder.
Reminders liste les rappels du champ. Sélectionnez Add Reminder, ou l’icône de crayon d’un rappel pour le modifier.
Renseignez les champs ci-dessous.
Sélectionnez Add, ou Save pour un rappel existant.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Reminder Name	Un nom, qui n’est pas utilisé par un autre rappel du champ.
Advance Notice	Combien de temps avant la date l’envoyer : de 0 à 30 Hours, Days ou Months before date.
Repeat Reminder Every	No Repeat, ou une période. Voir ci-dessous.
Notify Assets Responsible ou Notify Entity Responsible	L’envoyer à l’utilisateur responsable de l’actif ou de l’entité.
Notify Entity (Owner) ou Notify Entity	L’envoyer par e-mail à l’entité propriétaire de l’actif, ou à l’entité elle-même, à ses adresses General, Finance ou Management. Si elles sont vides, ses adresses générales sont utilisées.
Additional Recipients	D’autres utilisateurs et groupes d’utilisateurs auxquels l’envoyer.
Reminder Message	Le message à inclure.
Notification Method	Email, Chat et App : au moins un. Les adresses de l’entité ne reçoivent que l’e-mail.
Reminder Active	Décochez-le pour arrêter le rappel sans le supprimer.

Pour supprimer un rappel, ouvrez-le et sélectionnez la croix (Delete Reminder) en bas à gauche.

Quand les rappels sont envoyés

Toutes les 30 minutes, TrakIT recherche les dates qui se trouvent dans leur préavis et ne sont pas encore passées. Pour chacune, il envoie le rappel une fois : un e-mail intitulé Reminder - suivi du nom du champ, un message dans la messagerie ou une notification dans l’application. Il indique l’actif ou l’entité, avec un lien, son code ou son numéro de série, le champ, la date, le nom du rappel et son message.

Si la date change, le rappel est de nouveau envoyé avant la nouvelle date. Sur la fiche, une icône d’alarme à côté du champ avertit que modifier la valeur relance ses rappels.
Avec Repeat Reminder Every, la date revient à chaque période qui la suit, par exemple chaque année, et le rappel est envoyé avant chacune. Sans cette option, plus rien n’est envoyé une fois la date passée. La période de répétition ne peut pas être plus courte que le préavis.
Les rappels d’entités ne sont envoyés que pour les entités actives. Un utilisateur responsable verrouillé ne reçoit rien.

Messages

Message	Que faire
Field Name is required, Code is required	Renseignez le nom et le code.
Code must be at least 2 characters, Field Code must be at least 2 characters, Code contains invalid characters	Utilisez de 2 à 10 lettres, chiffres ou traits d’union.
Field Name contains invalid characters	Retirez les caractères comme `<`, `>`, `#` et `@`.
The Field Name has already been added, Field Name already exists with this Asset Type	Un autre champ de l’onglet et du type porte ce nom.
The Code is already in use., Field Code already exists	Un autre champ utilise ce code.
Item List must have items for multi-select	Ajoutez une liste d’éléments, ou choisissez Single Item Only.
Item List contains duplicate values, Item List contains non-numeric characters	Retirez les doublons, ou les valeurs qui ne sont pas des nombres.
Item List is … characters. It cannot exceed 2500 characters.	Raccourcissez la liste.
Cannot make disabled field mandatory	Cochez Active, ou décochez Mandatory.
Cannot delete field in use, Cannot delete Asset Field in use	Décochez plutôt Active.
Reminder Name must be specified, Reminder Message must be specified	Renseignez le nom et le message.
Reminder Name already exists	Choisissez un autre nom.
At least one method of notification must be selected	Cochez Email, Chat ou App.
Reminder Repeat cannot be less than advance notification	Choisissez une période de répétition plus longue que le préavis.

Qui peut utiliser cette page

La page est réservée aux administrateurs système : TrakIT le vérifie à son ouverture, quelles que soient les autorisations du rôle. Les autres utilisateurs voient Authorization Failed.

La saisie des valeurs dans les champs se fait sur la page de chaque fiche, avec les autorisations de cette page.