Mise à jour groupée
La page Bulk Updates modifie des ordres de travail existants à partir d’un fichier Excel. TrakIT n’applique que les cellules que vous colorez en jaune, importe le fichier en arrière-plan et vous envoie les résultats par e-mail. Elle ne crée pas d’ordres de travail et ne modifie pas leurs services : pour créer des ordres de travail, utilisez la création groupée.
Pour l’ouvrir, sélectionnez Operations > Bulk Operations > Bulk Update. Vous pouvez aussi envoyer le fichier à TrakIT par e-mail : voir Envoyer un fichier de mise à jour groupée.
Mettre à jour des ordres de travail à partir d’un fichier
Section intitulée « Mettre à jour des ordres de travail à partir d’un fichier »- Sur la page Dossiers, trouvez les ordres de travail, sélectionnez By Work Order, puis exportez-les avec les champs à modifier. Vous pouvez aussi créer votre propre fichier.
- Dans Excel, modifiez les valeurs et donnez à chaque cellule modifiée un arrière-plan jaune standard.
- Enregistrez le fichier.
- Sur la page Bulk Updates, choisissez le fichier sous MS-Excel File Upload.
- Sélectionnez les options dont vous avez besoin.
- Sélectionnez Upload.
Lorsque TrakIT a accepté le fichier, il affiche File upload successful.. Les résultats arrivent par e-mail une fois la mise à jour terminée.
Le fichier
Section intitulée « Le fichier »- Le fichier doit être un fichier Excel
.xlsxou.xlsmde 2 Mo au maximum. TrakIT lit la première feuille visible. - La première ligne contient les intitulés. Ne modifiez pas les intitulés d’un fichier exporté.
- Seules les cellules sur fond jaune standard sont appliquées. Les autres cellules sont ignorées : vous pouvez donc laisser les valeurs inchangées dans le fichier.
- Un fichier peut compter jusqu’à 10 000 lignes et 10 000 cellules jaunes.
La première colonne
Section intitulée « La première colonne »La première colonne indique quels ordres de travail chaque ligne modifie :
| Intitulé de la première colonne | La ligne modifie |
|---|---|
WorkOrder ID, WOID ou ID |
Cet ordre de travail. |
Le libellé de la référence du dossier de votre société, ou JOB |
Chaque ordre de travail du dossier, sauf ceux qui sont annulés. |
Container, Container No., Container Number ou CONTNUM |
Le dernier ordre de travail actif ou abandonné avec ce conteneur, dans vos workflows. Pour chercher dans un seul workflow, ajoutez une colonne intitulée Workflow avec le nom du workflow. |
Les ordres de travail clôturés et annulés ne sont pas modifiés : les résultats les listent.
Événements et données
Section intitulée « Événements et données »Une colonne dont l’intitulé est le code ou le nom d’un champ modifie cet événement ou ce champ de
données. Pour modifier les remarques d’un événement ou d’un champ de données, ajoutez ~Remarks à
l’intitulé, par exemple ETA~Remarks.
Pour les événements et les dates, utilisez des dates Excel. TrakIT lit les dates dans votre fuseau horaire.
Champs d’en-tête
Section intitulée « Champs d’en-tête »Les colonnes dont l’intitulé est le nom d’un champ d’en-tête modifient ce champ, par exemple Priority, Commodity, Weight ou Seal Number. La plupart des champs d’en-tête ne sont modifiés que si vous sélectionnez Overwrite existing data, sauf s’ils sont vides. Priority accepte une valeur de 1 à 6 ou son nom, comme High.
La référence du dossier elle-même ne peut pas être modifiée.
| Option | Effet |
|---|---|
| Ignore event sequence | Enregistre des événements même lorsque des événements antérieurs de l’ordre de travail sont vides. |
| Overwrite existing data | Remplace les valeurs déjà renseignées. Sans cette option, seules les valeurs vides ou TBA changent. |
| Allow overwriting with blanks | Permet à une cellule jaune vide d’effacer une valeur. Cette option n’est disponible qu’avec Overwrite existing data. |
Chaque option nécessite sa propre autorisation dans la section Bulk Updates : Ignore Event Sequence, Overwrite Existing Data ou Overwrite With Blanks.
L’e-mail de résultats
Section intitulée « L’e-mail de résultats »L’e-mail Bulk Update Result compte les valeurs inchangées et les mises à jour réussies, et liste
les erreurs par ligne et par ordre de travail. Le fichier joint _Results.xlsx ajoute une colonne
Status et une colonne Remarks aux lignes de votre fichier. Status vaut Success,
Error, No Data Change. ou No Yellow Highlighted Cell.
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »Votre rôle doit avoir :
| Section | Autorisation |
|---|---|
| Bulk Updates | Upload, et Ignore Event Sequence, Overwrite Existing Data et Overwrite With Blanks pour ces options |
| Work Orders | Update pour modifier les champs d’en-tête, et Update Events & Data pour modifier les événements et les données |
Vous ne pouvez modifier que les ordres de travail que vous voyez.