Fichier des formations

La page Training Master est la liste des formations qui peuvent être affectées à vos employés : formations d’accueil à la sécurité, cours de conformité, formations sur les produits, etc. Chaque fiche de formation d’un employé se rapporte à une formation configurée ici.

Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > Training > Masters.

Une fois une formation configurée, affectez-la aux employés sur la page Affectations de formation. Pour savoir comment fonctionne l’ensemble du processus, voir Formation.

Choisir la société

La liste en haut de la page détermine la société. Elle contient les sociétés auxquelles vous avez accès, s’ouvre sur votre propre société, et est grisée si vous n’en avez qu’une.

La page liste les formations actives que la société peut utiliser : ses propres formations, les formations que d’autres sociétés partagent, et les formations configurées pour toutes les sociétés de votre installation. Une formation que vous ajoutez appartient à la société sélectionnée ici.

Trouver une formation

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Filtre	Trouve
Code / Title	N’importe quelle partie du code ou du titre de la formation.
Category	Les formations d’une catégorie.
Type	Les formations d’un type.
Mandatory	Yes pour les formations obligatoires, No pour les autres.
Status	Les formations Active ou Inactive. La page n’affiche que les formations actives : voir Formations inactives.

Un filtre utilisé est mis en évidence. Reset efface les filtres. TrakIT mémorise si vous avez laissé le panneau des filtres ouvert ou fermé.

La liste

Le titre indique le nombre de formations qui correspondent, par exemple Trainings Found - 12. La liste affiche 20 formations par page, par ordre de titre.

Colonne	Affiche
Code	Le code de la formation.
Title	Son titre.
Category	Sa catégorie, si elle en a une.
Type	Online / Self-Paced, Classroom / In-Person, Video ou Document / Reading.
Mandatory	Une coche verte pour une formation obligatoire, - pour les autres.
Validity	La durée pendant laquelle une formation terminée reste valide, par exemple 365 days, ou No Expiry.
Status	Active.
Provider	Le prestataire externe, s’il y en a un.
Updated	Il y a combien de temps la formation a été modifiée pour la dernière fois, ou Created et il y a combien de temps elle a été ajoutée.
(icônes)	Le crayon (modification) et la corbeille (suppression), si votre rôle les autorise et si la formation appartient à l’une de vos sociétés. Voir Modifier une formation.

Ajouter une formation

1. Choisissez la société en haut de la page.
2. Sélectionnez Add Training.
3. Dans Add Training, renseignez les champs ci-dessous.
4. Sélectionnez Save.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Code	Obligatoire. Un code court, jusqu’à 20 caractères, par exemple HSE-01. TrakIT l’enregistre en majuscules. Deux formations d’une même société ne peuvent pas avoir le même code.
Title	Obligatoire. Le nom de la formation, jusqu’à 200 caractères.
Type	Obligatoire. Online / Self-Paced, Classroom / In-Person, Video ou Document / Reading. Les employés marquent eux-mêmes leurs formations comme terminées sur la page Mes formations, sauf les formations Classroom / In-Person, qu’ils soumettent pour approbation.
Description	Facultatif. Le contenu de la formation, pour information.
Category	Facultatif. Un groupe, par exemple Safety ou Compliance, jusqu’à 50 caractères. Le filtre Category liste les catégories utilisées.
Duration	Facultatif. La durée de la formation, en minutes, pour information.
Mandatory	Cochez Yes pour une formation que les employés doivent obligatoirement suivre. Les formations obligatoires sont signalées sur les pages de formation, peuvent être filtrées, et sont indiquées comme obligatoires dans les rappels.
Validity	Le nombre de jours pendant lesquels une formation terminée reste valide. Le certificat expire ce nombre de jours après l’achèvement de la formation, et TrakIT demande alors à l’employé de la suivre de nouveau : voir Certificats et renouvellement. Laissez 0 pour une formation qui n’expire jamais.
Pass Score	Facultatif. Le score minimal, de 1 à 100 %, pour une formation qui comporte un test. Lorsqu’un score inférieur est saisi à l’achèvement, la formation est enregistrée comme Failed. Laissez ce champ vide s’il n’y a pas de test.
Content URL / Path	Facultatif. L’endroit où trouver le support de formation, jusqu’à 500 caractères, pour information. Il n’est pas affiché sur My Training.
Provider	Facultatif. Le prestataire externe qui assure la formation, jusqu’à 100 caractères.
Shared	Cochez cette case pour permettre à d’autres sociétés d’utiliser la formation : elle apparaît dans leurs listes et elles peuvent l’affecter à leurs employés.
Active	Cochée pour une nouvelle formation. Voir Formations inactives.

Modifier une formation

1. Sélectionnez le crayon sur la ligne de la formation.
2. Dans Edit Training, modifiez les champs nécessaires.
3. Sélectionnez Save.

Une formation reste rattachée à sa propre société, quelle que soit la société choisie en haut de la page. Seuls les utilisateurs de cette société peuvent la modifier ou la supprimer. Les formations que d’autres sociétés partagent, et celles configurées pour toutes les sociétés, figurent ici pour que vous puissiez les affecter, sans crayon ni corbeille ; seul un administrateur système peut modifier une formation configurée pour toutes les sociétés.

Les modifications de Validity et de Pass Score s’appliquent aux formations marquées comme terminées après la modification : les certificats déjà délivrés conservent leur date d’expiration, et les scores passés restent inchangés.

Formations inactives

Décochez Active pour cesser d’utiliser une formation sans la supprimer. Une formation inactive ne peut plus être affectée et n’apparaît plus dans les listes de formations des pages de formation. Les fiches que les employés ont déjà pour cette formation restent sur les pages Mes formations et Fiches de formation, et peuvent encore être terminées.

Cette page n’affiche que les formations actives, quel que soit votre choix dans Status. Une fois une formation inactive, vous ne pouvez donc pas la réactiver ici : ne décochez Active que pour une formation que vous n’utiliserez plus.

Supprimer une formation

1. Sélectionnez la corbeille sur la ligne de la formation.
2. Sélectionnez OK pour confirmer Delete this training?.

Vous ne pouvez pas supprimer une formation tant qu’un employé a une fiche Pending ou In Progress pour celle-ci : commencez par terminer ces fiches ou par en dispenser les employés sur la page Fiches de formation.

Supprimer une formation retire aussi toutes ses fiches, y compris les fiches terminées et leurs certificats, des pages Mes formations et Fiches de formation. Pour les conserver, rendez plutôt la formation inactive.

Messages

Message	Que faire
Training Code is required., Title is required. ou Training Type is required.	Renseignez le champ.
A training with this code already exists for this company.	Utilisez un autre code. Les formations inactives de la société comptent aussi.
Pass Score must be between 1 and 100.	Saisissez un nombre entier de 1 à 100, ou laissez le champ vide.
Validity Days cannot be negative.	Saisissez 0 ou plus.
Code contains invalid characters., Title contains invalid characters. ou Description contains prohibited content.	Retirez toute balise HTML, et ne commencez pas le texte par =, + ou @.
Cannot delete: employees have pending or in-progress records for this training.	Terminez ces fiches ou dispensez-en les employés sur la page Fiches de formation, puis supprimez la formation.
This training belongs to another company and cannot be changed here.	Seuls les utilisateurs de la société à laquelle appartient la formation peuvent la modifier.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Employee Training :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page et voir les formations.
Update	Ajouter des formations avec Add Training, et les modifier.
Delete	Supprimer des formations.