Facture fournisseur

La page d’une facture fournisseur affiche l’une de vos factures fournisseurs : ses informations et ses montants, et des onglets pour les postes que la société lui a affectés, les paiements effectués, ses fichiers et ses commentaires. Depuis cette page, vous soumettez un brouillon à la société, le modifiez ou le supprimez, et corrigez une facture fournisseur que la société a rejetée.

Pour ouvrir une facture fournisseur, sélectionnez-la sur la page Factures fournisseurs. Les e-mails concernant une facture fournisseur, comme un rejet ou un nouveau commentaire, renvoient directement vers elle : si vous n’êtes pas connecté, TrakIT vous demande d’abord de vous connecter, puis ouvre la facture fournisseur.

Si la facture fournisseur n’existe pas, ou n’appartient pas aux entités auxquelles votre compte est lié, la page affiche That bill was not found, or you do not have permission to view it. Sélectionnez Back to Bills pour revenir à la liste.

Le haut de la page

Le numéro de la facture fournisseur est en haut, avec son statut à côté (voir Statuts). Les boutons à droite dépendent du statut et de votre rôle :

Bouton	Ce qu’il fait
Modify	Modifie la facture fournisseur : voir Facture fournisseur nouvelle ou modifiée. Sur un brouillon, ou sur une facture fournisseur que la société a rejetée.
Submit	Envoie un brouillon à la société.
Icône de corbeille (Delete)	Supprime un brouillon.

Sur une facture fournisseur rejetée, un encadré rouge affiche This bill was rejected., suivi du motif donné par la société.

En dessous figurent les informations de la facture fournisseur :

Champ	Affiche
Date	La date de la facture fournisseur.
Vendor	L’entité dont provient la facture fournisseur.
Billed To	La société à laquelle la facture fournisseur est adressée.
Due Date	La date d’échéance du paiement, une fois que la société l’a fixée. Non affichée jusque-là.
Amount	La devise de la facture fournisseur et son montant hors taxe.
Tax	La taxe de la facture fournisseur.
Total	Le montant taxe comprise. Dans la liste Factures fournisseurs, c’est la colonne Amount.
Paid	Les paiements que la société a effectués au titre de la facture fournisseur et approuvés. Ils sont listés dans l’onglet Payments Made.

Soumettre une facture fournisseur

La soumission envoie un brouillon à la société. Jusque-là, la société ne le voit pas dans sa liste des factures fournisseurs. Avant de soumettre, vérifiez les informations, et joignez au moins un fichier, comme la facture numérisée, dans l’onglet Files.

1. Sélectionnez Submit.
2. TrakIT demande Submit this bill? It cannot be changed afterwards unless it is rejected. Sélectionnez OK.

La facture fournisseur passe à l’état Submitted, et TrakIT en informe le personnel de la société qui suit les factures fournisseurs soumises. Dès lors, vous ne pouvez plus la modifier ni la supprimer.

Message	Que faire
Please upload at least one scanned copy of the bill in the Files tab.	Joignez un fichier, puis soumettez de nouveau.
This bill has already been submitted	La facture fournisseur n’est plus un brouillon. Une facture fournisseur rejetée doit être enregistrée de nouveau avant de pouvoir être soumise.

Après la soumission

La société vérifie la facture fournisseur, puis l’accepte ou la rejette :

• Received : la société a accepté la facture fournisseur. Elle la rapproche des coûts de son propre travail, qui apparaissent dans l’onglet Bill Items, et vérifie les montants.
• Approved : la société a vérifié et approuvé la facture fournisseur. Les paiements apparaissent dans l’onglet Payments Made une fois que la société les a approuvés.
• Disputed : la société a une question sur la facture fournisseur. La personne qui a ajouté la facture fournisseur reçoit un e-mail avec le motif. Vous pouvez répondre dans l’onglet Comments.
• Rejected : la société a renvoyé la facture fournisseur. La personne qui a ajouté la facture fournisseur reçoit un e-mail dont l’objet comporte le numéro de la facture et Rejected, avec le motif et un lien vers la facture fournisseur. La page de la facture fournisseur affiche aussi le motif. Vous pouvez corriger la facture fournisseur et la soumettre à nouveau.

Une facture fournisseur peut aussi revenir d’une étape en arrière, par exemple de l’état Approved à l’état Received, si la société la rouvre. Pour le côté de la société dans ces étapes, voir Facture fournisseur dans l’aide destinée au personnel de la société.

Corriger une facture fournisseur rejetée

1. Lisez le motif en haut de la facture fournisseur.
2. Sélectionnez Modify, corrigez les informations et sélectionnez Save : voir Facture fournisseur nouvelle ou modifiée. La facture fournisseur repasse à l’état Draft et le rejet est effacé.
3. Si un fichier était erroné, joignez le fichier corrigé dans l’onglet Files, et supprimez le fichier erroné si vous l’avez joint vous-même.
4. Sélectionnez Submit.

Enregistrez la facture fournisseur avec Modify même si seul un fichier était erroné : une facture fournisseur rejetée ne peut être soumise qu’une fois redevenue un brouillon. L’enregistrement vérifie de nouveau les informations de la facture fournisseur, y compris sa date, qui ne doit pas remonter à plus de 30 jours (voir Champs).

Corrigez la facture fournisseur rejetée plutôt que d’en créer une nouvelle : son numéro est déjà utilisé, si bien qu’une nouvelle facture fournisseur portant le même numéro est refusée.

Supprimer un brouillon

1. Sélectionnez l’icône de corbeille (Delete) en haut à droite.
2. TrakIT demande Delete this draft bill? Sélectionnez OK.

La facture fournisseur est supprimée avec ses fichiers et ses commentaires, et la liste Factures fournisseurs s’ouvre. Seul un brouillon peut être supprimé (Only a draft bill can be deleted).

Onglets

Sous les informations se trouvent les onglets Bill Items, Payments Made, Files et Comments. La page s’ouvre sur Bill Items.

Onglet Bill Items

L’onglet Bill Items liste les éléments dont la société a rapproché votre facture fournisseur : les coûts de ses dossiers que couvre la facture fournisseur. Un dossier est une expédition, ou une autre prestation, que la société traite pour son client. L’onglet affiche No accounts have been allocated tant que la société n’a pas accepté et rapproché la facture fournisseur.

Colonne	Affiche
Account	Le nom du poste, suivi de son détail.
Job	La référence du dossier, par exemple son numéro de document de transport.
Amount	Le montant du poste hors taxe, dans la devise du dossier. Lorsque ce n’est pas la devise de la facture fournisseur, la somme des postes ne correspond pas au montant de la facture fournisseur.

Onglet Payments Made

L’onglet Payments Made liste les paiements que la société a effectués au titre de la facture fournisseur et approuvés, un par ligne : la référence du paiement, sa date et son mode de paiement, et le montant payé pour cette facture fournisseur. No Payments found signifie qu’il n’y en a pas encore. Leur total est le montant Paid en haut de la page.

Onglet Files

L’onglet Files contient les fichiers de la facture fournisseur : les copies de la facture que vous et vos collègues avez jointes, et les fichiers que la société a partagés avec vous.

Colonne	Affiche
Title	Le titre du fichier. Un fichier que vous joignez a pour titre son nom de fichier, sans l’extension.
File Name	Le nom du fichier.
Size	La taille du fichier, en Ko.
Icônes	Download enregistre le fichier ; Preview ouvre un PDF, une image ou un fichier texte dans un nouvel onglet du navigateur, et télécharge les autres types de fichier. Tant que la facture fournisseur est un brouillon ou a été rejetée, les fichiers que vous avez joints vous-même ont aussi Rename et Delete.

No files available signifie que la facture fournisseur n’a encore aucun fichier que vous pouvez voir.

Joindre un fichier

Une facture fournisseur doit avoir au moins un fichier avant que vous puissiez la soumettre. Vous pouvez joindre des fichiers tant que la facture fournisseur est un brouillon ou a été rejetée ; une fois qu’elle est soumise, Attach a file n’apparaît plus.

1. Sous Attach a file, choisissez le fichier. Vous joignez un fichier à la fois.
2. Sélectionnez Upload.

Le fichier est ajouté à la liste.

Message	Que faire
Select a file to upload	Choisissez d’abord un fichier.
File size cannot exceed 20 MB	Réduisez la taille du fichier, ou divisez-le.
File name cannot exceed 100 characters	Renommez le fichier sur votre ordinateur avant de le joindre.
File type must be suivi d’une liste de types	Enregistrez le fichier sous l’un des types indiqués, puis joignez-le. La liste est définie pour votre installation de TrakIT.
A file of the same name and size already exists	Ce fichier est déjà sur la facture fournisseur.
Files can be changed only while the bill is a draft or has been rejected	La facture fournisseur a été soumise. Pour ajouter ou remplacer un fichier, demandez-le à la société dans l’onglet Comments.
The file could not be uploaded.	Réessayez. Si l’échec persiste, vérifiez que le fichier ne dépasse pas 20 Mo.

Renommer ou supprimer un fichier

Vous ne pouvez renommer et supprimer que les fichiers que vous avez joints vous-même, et seulement tant que la facture fournisseur est un brouillon ou a été rejetée.

• Pour renommer un fichier, sélectionnez son icône de crayon (Rename). Saisissez le nouveau titre sous Document title: et sélectionnez OK. Un titre ne peut pas être vide (Title cannot be blank).
• Pour supprimer un fichier, sélectionnez son icône de corbeille (Delete). TrakIT vous demande de confirmer, en nommant le fichier. Sélectionnez OK.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient votre échange avec la société au sujet de la facture fournisseur : vos commentaires, ceux de vos collègues, et les commentaires de la société qu’elle a rendus visibles pour vous. Le plus récent vient en premier, chacun avec qui l’a publié, et quand. No Comments Available signifie qu’il n’y en a pas encore.

Lorsque la société publie un commentaire visible pour vous, les personnes de votre entreprise qui peuvent voir la facture fournisseur dans le portail le reçoivent aussi par e-mail, avec un lien vers la facture fournisseur. Les commentaires d’une facture fournisseur ne peuvent pas être supprimés.

Ajouter un commentaire

1. Sélectionnez Add.
2. Dans Add Comment, rédigez votre commentaire, jusqu’à 2 000 caractères.
3. Sélectionnez Post.

La fenêtre contextuelle se ferme et votre commentaire apparaît en haut de la liste. S’il ne peut pas être publié, la fenêtre contextuelle reste ouverte avec votre texte, et la raison apparaît en haut de la page. Cancel ferme la fenêtre contextuelle sans publier.

Le personnel de la société qui suit les commentaires de la facture fournisseur est informé de votre commentaire, et les autres personnes de votre entreprise qui peuvent voir la facture fournisseur dans le portail le reçoivent par e-mail.

Qui peut utiliser cette page

Ce que vous pouvez faire dépend de votre rôle du portail, que la société configure pour vous (voir Rôles du portail) :

Section	Action	Vous permet de
Vendor Bills	Read	Ouvrir la facture fournisseur et voir ses onglets Bill Items et Payments Made.
Vendor Bills	Update	Modifier une facture fournisseur en brouillon ou rejetée avec Modify.
Vendor Bills	Delete	Supprimer un brouillon.
Vendor Bills	Submit Bill	Soumettre un brouillon.
Vendor Bills	View Comments	Voir l’onglet Comments.
Vendor Bills	Add Comment	Publier des commentaires avec Add.
Documents	Preview/Download	Voir l’onglet Files, et télécharger et prévisualiser ses fichiers.
Documents	Upload	Joindre des fichiers, tant que la facture fournisseur est un brouillon ou a été rejetée.
Documents	Rename Own Document	Renommer les fichiers que vous avez joints, tant que la facture fournisseur est un brouillon ou a été rejetée.
Documents	Delete Own Document	Supprimer les fichiers que vous avez joints, tant que la facture fournisseur est un brouillon ou a été rejetée.

Update, Delete et Submit Bill nécessitent Create dans la section Vendor Bills ; Rename Own Document et Delete Own Document nécessitent Upload. Voir Vendor Bills et Documents.

Sans View Comments, l’onglet Comments n’affiche aucun commentaire ; sans Preview/Download, l’onglet Files n’affiche aucun fichier.

Vous ne pouvez ouvrir que les factures fournisseurs des entités auxquelles votre compte est lié.