Rapport avancé

La page Advanced Report affiche un rapport avancé : ses paramètres, et des onglets pour ses champs, ses filtres, ses abonnements et son historique. Le propriétaire du rapport le configure ici ; les autres utilisateurs peuvent voir comment il est configuré, et générer les abonnements auxquels on leur a donné accès.

Pour ouvrir un rapport, sélectionnez-le sur la page Rapports avancés. Back to List vous y ramène.

Note

Certains libellés sont définis pour votre société ; ils peuvent donc différer de ceux de cette page : le nom de la référence du dossier (par exemple Transport Document), celui de l’ID de chargement, et ceux des types d’entité comme Customer.

Fonctionnement d’un rapport avancé

• Lignes. Un rapport By Work Order a une ligne par ordre de travail ; un rapport By Job a une ligne par dossier, qui combine ses ordres de travail (voir Rapports By Job).
• Les champs sont les colonnes : détails de l’en-tête, événements, données, KPI (indicateurs clés de performance), etc. Un rapport en a besoin d’au moins un.
• Les filtres choisissent les ordres de travail. Les filtres de l’onglet Filters s’appliquent à tous les abonnements ; chaque abonnement peut ajouter les siens. Un rapport sans aucun filtre actif n’est pas généré (No filters found).
• Les abonnements indiquent comment le rapport est généré et livré : le format de fichier, qui le reçoit ou où il est publié, et quels jours et à quelles heures.

Sauf si un filtre sur la date de création de l’ordre de travail (WO Created Date) est défini, un rapport ne contient que les ordres de travail dont le dernier événement, ou la création s’ils n’ont encore aucun événement, date des 12 derniers mois.

Le haut de la page

L’encadré en haut affiche le nom et la description du rapport. Il est rose lorsque le rapport est inactif.

Champ	Affiche
Report Type	By Work Order ou By Job.
Report Owner	L’utilisateur propriétaire du rapport.
History Mode	No History, Sent Only ou Sent or Previewed : les fichiers générés qui sont conservés dans l’onglet History.
Auto disable	Yes si les abonnements inutilisés du rapport sont désactivés automatiquement : voir Modifier le rapport.

En dessous figurent la date de création du rapport, ainsi que la date et l’auteur de sa dernière mise à jour.

• Les étiquettes qualifient le rapport, et la liste de la page Rapports avancés peut être filtrée par étiquette. Le propriétaire et les administrateurs système peuvent en ajouter une : saisissez une étiquette d’au moins 3 lettres ou chiffres, sans espaces, dans Add a Tag et appuyez sur Entrée. Pour en retirer une, sélectionnez la croix à côté.
• L’icône de bulle (Change Log) ouvre le journal des modifications du rapport : des notes sur les modifications du rapport, que les administrateurs système peuvent ajouter.

Le propriétaire et les administrateurs système voient aussi ces icônes en bas à droite de l’encadré :

Icône	Ce qu’elle fait
Crayon (Modify Report)	Modifie les paramètres du rapport.
Plus (Duplicate Report)	Copie le rapport. Nécessite l’autorisation Create.
Corbeille (Delete Report)	Supprime le rapport.

Modifier le rapport

1. Sélectionnez le crayon (Modify Report).

2. Dans Modify Report, modifiez ce dont vous avez besoin :

   Champ	Ce qu’il faut saisir
   Report Name	Jusqu’à 100 caractères. Obligatoire.
   Report Description	Facultatif.
   Report Owner	L’utilisateur propriétaire du rapport. Vous pouvez choisir un utilisateur de votre société ; un administrateur système peut choisir n’importe quel utilisateur.
   File History	No History, Sent Only ou Sent or Previewed. Voir Onglet History.
   Active	Décochez cette case pour arrêter le rapport : un rapport inactif n’est pas envoyé, et les autres utilisateurs ne le voient plus.
   Auto Disable	Désactive les abonnements du rapport qui n’ont généré aucun rapport depuis 6 mois.

3. Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Report updated successfully. Le type de rapport ne peut pas être modifié.

Attention

Si vous donnez le rapport à un autre propriétaire, vous perdez le droit de le modifier, et TrakIT vous le signale en rouge sous Report Owner : Changing owner will revoke your access to this report. Après l’enregistrement, TrakIT vous ramène à la liste.

Avec Auto Disable activé, TrakIT vérifie chaque dimanche et rend inactif chaque abonnement dont le dernier rapport a été généré il y a plus de 6 mois, que ce rapport ait été envoyé, prévisualisé ou récupéré par l’API. Un abonnement qui n’a jamais généré de rapport reste tel quel.

Copier le rapport

1. Sélectionnez l’icône plus (Duplicate Report).
2. Confirmez. TrakIT vous avertit que tous les champs et abonnements, sans leurs destinataires, sont aussi copiés.

TrakIT ouvre la copie, nommée d’après le rapport avec - Copy à la fin. Vous en êtes le propriétaire. La copie a le même type de rapport, le même mode d’historique, les mêmes champs, les mêmes filtres de rapport et les mêmes abonnements avec leurs filtres. Ses abonnements n’ont ni destinataires, ni utilisateurs ayant accès, ni jours d’envoi : rien n’est donc envoyé tant que vous ne les avez pas reconfigurés.

Vérifiez chaque abonnement copié avant de le planifier : tous ses paramètres ne sont pas copiés. Les étiquettes ne sont pas copiées non plus.

Supprimer le rapport

1. Sélectionnez la corbeille (Delete Report).
2. Confirmez.

Les champs, les filtres et les abonnements du rapport sont supprimés avec lui, et cette opération est irréversible. Vous avez besoin de l’autorisation Delete.

Un rapport qui a des fichiers dans son onglet History ne peut pas être supprimé (Cannot delete report with history). Pour l’arrêter, rendez-le plutôt inactif.

Onglet Fields

L’onglet Fields liste les champs du rapport : ses colonnes, dans l’ordre où elles apparaissent dans le rapport. Le nombre à côté du nom de l’onglet indique combien il y en a.

Colonne	Affiche
Field Name	L’intitulé de la colonne dans le rapport.
Source	L’origine de la valeur : voir Sources.
Field Code	Pour un champ d’en-tête, sa colonne dans la base de données, comme CONTNUM pour le numéro de conteneur ; sinon, le code de l’événement, des données, du poste ou de l’actif. Un champ que le support TrakIT a écrit sous forme d’expression de base de données affiche [ Custom Field ].
Option	La partie de la valeur qui est affichée, par exemple Date Only ou Remarks Only.
Align	Left, Right ou Center, si l’alignement est défini.
Width	La largeur de la colonne, si elle est définie.
Sort	La priorité de tri, par exemple 1st Asc.
Separator	Group ou Sheet, si le champ divise le rapport.
Aggregate	La façon dont un champ de données est totalisé ou combiné, si elle est définie.
ID	L’ID du champ, qui commence par F.

Le propriétaire et les administrateurs système peuvent changer l’ordre des colonnes en faisant glisser un champ par ses flèches (Re-Order). Pour modifier ou supprimer un champ, ils pointent sur l’icône de menu au bout de sa ligne et sélectionnent Modify ou Delete. Un rapport garde toujours au moins un champ (At least one field is required in the report.).

Ajouter un champ

Le propriétaire du rapport et les administrateurs système peuvent ajouter des champs.

1. Sélectionnez Add Field.
2. Dans Add New Field, choisissez la source dans Source. Le reste de la fenêtre contextuelle en dépend : voir Sources.
3. Choisissez ou saisissez le champ : par exemple le champ d’en-tête, ou le code de l’événement ou des données.
4. Choisissez l’option, si la source en a une, par exemple Event Date Only.
5. Vérifiez Field Name : l’intitulé de la colonne, jusqu’à 50 caractères. Lorsque vous choisissez le champ dans une liste, il est rempli avec le nom du champ.
6. Définissez la mise en forme dont vous avez besoin : voir Mise en forme et tri.
7. Sélectionnez Add.

Pour modifier un champ, ouvrez son menu et sélectionnez Modify. Dans Edit Field, modifiez ce dont vous avez besoin, puis sélectionnez Save. La source ne peut pas être modifiée. Pour supprimer le champ, sélectionnez Delete dans son menu, puis Delete dans Confirm Delete Field.

Un même champ ne peut être ajouté deux fois qu’avec une option différente (Field already exists!).

Sources

Source	Le champ affiche	Vous choisissez
Header	Un détail de l’ordre de travail ou du dossier : par exemple la référence du dossier, le client, le numéro de conteneur, le workflow, le dernier événement, le statut, ou l’ID de l’ordre de travail.	Le champ dans la liste Field.
Events	Un événement de l’ordre de travail ou du dossier.	Le code dans Event Code, et une option.
Data	Un champ de données de l’ordre de travail ou du dossier.	Le code dans Data Code, une option, et dans certains cas une agrégation dans Aggregation.
Assets	Un actif de l’ordre de travail. Rapports By Work Order uniquement.	Le type dans Asset Type, puis dans Asset Selection : Single Asset (et dans Asset Data : Asset Name, Asset Serial, Asset Owner, Asset Value, Asset Responsible, Latest Location, ou Asset Data avec son Asset Code et une option), Asset List ou Asset Count.
Delay Tracking	Un chiffre du suivi des retards pour l’ordre de travail. Utilisez-le uniquement dans les rapports By Work Order : dans les rapports By Job, sa colonne reste vide.	Le type dans Tracking Type, et dans Select Data : Free Days, Actual Days ou Total Cost.
KPIs	Un KPI de l’ordre de travail ou du dossier.	Le KPI dans Field Name, et dans KPI Option : Actual in Hours, Actual in Days, Target in Hours ou Target in Days.
Accounts	Le total des postes réels du dossier qui ont ce code, d’après sa page financière. Rapports By Job uniquement, et vous avez besoin de l’autorisation Read dans la section Job Finance.	Le code dans Account Code, et Base Amount ou Alternate Amount.
Special Data	Un lien, ou la position de l’actif de l’ordre de travail.	Dans Select Option : Work Order Link, Asset Location Lat/Lng ou Asset Location Map Link dans un rapport By Work Order ; Job Link ou Finance Link dans un rapport By Job. Les liens ouvrent TrakIT et nécessitent une connexion.
SQL Column	Une valeur que le support TrakIT écrit sous forme d’expression de base de données. Seul le support TrakIT peut en ajouter ou en modifier une.	-

Les options d’un champ d’événement sont :

• dans un rapport By Work Order : Event Date Only, Event Time & Date, Event Updated Time & Date (le moment de sa dernière saisie), Event Updated By ou Remarks Only ;
• dans un rapport By Job : Latest Date, Earliest Date, Latest Time & Date, Earliest Time & Date, Event Updated By, Event Completed Count, Earliest Remark ou Latest Remark. Voir Rapports By Job.

Les options d’un champ de données sont Data Value, Remarks Only, Data Updated Time & Date et Data Updated By.

Un rapport By Job propose moins de champs d’en-tête, car certains, comme le numéro de conteneur, appartiennent à un seul ordre de travail. Il propose à la place des totaux sur les ordres de travail du dossier, comme Total WO, TEU, FEU, Total Weight, Total Volume, Average Weight, Average Volume, No. of 20’ et No. of 40’, ainsi que Work Order Ref., le plus petit ID d’ordre de travail du dossier.

Rapports By Job

Un rapport By Job a une ligne pour chaque dossier ayant au moins un ordre de travail qui correspond aux filtres. Ses champs combinent les ordres de travail du dossier :

• Les totaux d’en-tête, comme Total WO ou TEU, comptent les ordres de travail du dossier qui correspondent aux filtres.
• Les événements portent sur tous les ordres de travail du dossier qui ne sont pas annulés, qu’ils correspondent aux filtres ou non. L’option choisit ce qui est affiché, par exemple la date la plus récente, ou Event Completed Count : le nombre d’ordres de travail dont l’événement est renseigné avec une valeur autre que TBA.
• Les champs de données portent sur les ordres de travail du dossier qui correspondent aux filtres et ne sont pas annulés. Sans Aggregation, la colonne affiche la valeur lorsque tous ces ordres de travail ont la même, et {Various} lorsqu’elles diffèrent. Une agrégation (Aggregation) les combine à la place :

Agrégation	La colonne affiche
Sum, Average	Le total ou la moyenne des nombres. Uniquement pour un code de données numérique, monétaire ou calculé avec l’option Data Value. Un code de données au niveau du dossier, qui a la même valeur sur chaque ordre de travail, compte une seule fois.
Minimum, Maximum	La plus petite ou la plus grande valeur : les nombres comme des nombres, les dates comme des dates, les autres textes par ordre alphabétique.
Per First WO, Per Last WO	La valeur de l’ordre de travail du dossier qui a le plus petit ou le plus grand ID.
Earliest Updated, Latest Updated	La valeur de l’ordre de travail où elle a été mise à jour en premier, ou en dernier.
Count Distinct	Le nombre de valeurs différentes, sans compter les valeurs vides.
Count Empty	Le nombre d’ordres de travail où elle est vide.

Dans un rapport By Work Order, un champ de données ne peut avoir que Sum, Minimum ou Maximum : ils ajoutent une ligne Totals en bas du rapport. Dans un rapport By Job, ces trois agrégations ajoutent aussi la ligne Totals. La ligne Totals apparaît dans les rapports CSV, HTML et Excel ; en HTML et en Excel, seulement lorsque le rapport n’a pas de séparateur.

Message	Que faire
Work Order reports can only use Sum, Minimum or Maximum	Choisissez l’une de ces agrégations, ou aucune.
Sum needs the Data Value option (ou Average …)	Réglez l’option sur Data Value.
Sum needs a Number, Currency or Compute data code (ou Average …)	Utilisez une autre agrégation, comme Count Distinct, pour un code de type texte ou date.

Mise en forme et tri

Champ	Ce qu’il fait
Color Expression	Colore la valeur à l’aide d’une courte expression qui utilise $VALUE$ et renvoie un nom de couleur ou un code hexadécimal. Commencez la couleur par bg- pour colorer plutôt le fond. Par exemple : $VALUE$<50?'red':'green'; ou $VALUE$=='Fail'?'bg-red':'bg-#ccffcc';. Utilisée dans les rapports Excel, et dans les rapports HTML pour les champs d’événement et de données. L’expression doit s’exécuter immédiatement : une expression qui boucle ou dure trop longtemps est refusée lorsque vous enregistrez le champ (Color Expression is invalid: …), et ne donne aucune couleur dans le rapport.
Column Width	La largeur en unités Excel, de 0 à 999. Dans les rapports HTML, la colonne fait 8 pixels de large par unité.
Column Format	La façon dont les nombres et les dates sont affichés, par exemple #,##0.00 ou dd-MMM-yyyy.
Alignment	None, Left, Right ou Center.
Separator	Divise le rapport selon la valeur de ce champ : Group ajoute une ligne d’intitulé grise avant chaque valeur, et Sheet commence une nouvelle feuille de calcul Excel, ou un nouveau tableau en HTML, pour chaque valeur. Le champ séparateur lui-même n’apparaît pas comme une colonne. Proposé pour les champs d’en-tête, de données et d’actif.
Sort Priority	First, Second ou Third, puis Ascending ou Descending dans Sort Order.
Wrap Data	Permet aux valeurs longues de passer à la ligne dans les rapports Excel. Non proposé pour les événements et les KPI.

• Un rapport a au plus un champ par priorité de tri, un séparateur Group et un séparateur Sheet : en attribuer un à un champ le retire au champ qui l’avait.
• Les lignes sont triées d’abord par le séparateur Sheet, puis par le séparateur Group, puis selon les priorités de tri.
• Un séparateur ne peut pas avoir aussi une priorité de tri (Cannot set Sort Priority if column is a separator.).
• Un rapport Excel peut avoir jusqu’à 100 feuilles de calcul (More than 100 worksheets! Please check your Sheet Separator column.).

Message	Que faire
Select Select Option: ou Select KPI Option:	Choisissez une option pour le champ d’événement, de données ou de KPI.
Code ‘…’ does not exist. ou Code is invalid	Vérifiez le code d’événement ou de données. Les codes ne contiennent ni espaces, ni virgules, ni guillemets.
Account Code does not exist	Vérifiez le code du poste.
Column Name must be specified	Saisissez un nom dans Field Name.
Column Width must be between 0 to 999	Saisissez une largeur plus petite.
Color Expression is invalid: …	Corrigez l’expression.
You do not have the permission to add accounts	Votre rôle a besoin de l’autorisation Read dans la section Job Finance.

Onglet Filters

L’onglet Filters contient les filtres du rapport : ils s’appliquent à tous les abonnements du rapport. Un abonnement peut y ajouter ses propres filtres : voir Filtres d’abonnement. Le nombre à côté du nom de l’onglet indique combien il y a de filtres de rapport.

La liste affiche pour chaque filtre son type (Type), sa description (Description), et la date et l’auteur de sa mise à jour (Updated). Un filtre inactif apparaît en rouge, et il est ignoré.

Le propriétaire du rapport et les administrateurs système peuvent ajouter et modifier des filtres ; les autres utilisateurs peuvent seulement les voir.

Ajouter un filtre

1. Sélectionnez Add Filter.
2. Dans Add Filter, choisissez le filtre dans Select Filter.
3. Réglez-le comme décrit ci-dessous.
4. Sélectionnez Add.

Chaque type de filtre ne peut être ajouté qu’une fois au même rapport ou au même abonnement (This filter already exists.), sauf Event/Data Values.

Filtre	Conserve les ordres de travail
Workflow	Des workflows sélectionnés. Company limite la liste aux workflows d’une société.
Filtres d’entité : client, transporteur, transporteur routier, transporteur routier de retour, agents, chargeur, réceptionnaire	Dont l’entité de ce type fait partie des entités sélectionnées. Country limite la liste. [Not Assigned] représente les ordres de travail sans entité de ce type.
Job Type, Service, Cargo Type, Load Type	Qui ont l’une des valeurs sélectionnées.
Customer Group	Dont le client appartient à l’un des groupes sélectionnés.
Status	Qui ont l’un des statuts sélectionnés : Active, Abandoned, Cancelled ou Closed.
Created By, Responsible	Créés par les utilisateurs sélectionnés, ou placés sous leur responsabilité.
Last Event	Dont le dernier événement fait partie de ceux sélectionnés.
Country of Origin, Final Destination	En provenance ou à destination des pays sélectionnés.
First Location, Location	Dont le premier lieu, ou l’un quelconque des lieux, fait partie de ceux sélectionnés.
WO Created Date	Créés pendant la période choisie dans Select Date Filter, par exemple Created Last 3 Months ou Created Between deux dates. L’ajouter supprime la limite de 12 mois décrite dans Fonctionnement d’un rapport avancé.
Event/Data Values	Qui ont une valeur d’événement ou de données qui remplit une condition : voir ci-dessous.

Pour un filtre avec une liste, sélectionnez les éléments, puis All selected pour conserver ceux-là, ou All except selected pour conserver tous les autres (sauf pour Workflow). Lorsque la liste compte plus de 5 éléments, vous ne pouvez pas tous les sélectionner (Cannot add filter with all selected) : n’ajoutez simplement pas le filtre.

Event/Data Values

1. Dans Specify Event/Data Codes, saisissez un ou plusieurs codes d’événement ou de données, séparés par des virgules. Si vous en saisissez plusieurs, un ordre de travail correspond lorsque l’un d’eux remplit la condition.
2. Dans Value is, choisissez la condition, par exemple not empty/TBA, a date this month, a date within last un nombre de jours, an exact match, from list (une liste de valeurs séparées par des virgules), ou a number in range. Saisissez la date, le texte ou le nombre dont la condition a besoin ; l’indication à côté explique la condition.
3. Sélectionnez Negate Condition pour conserver les ordres de travail qui ne la remplissent pas.
4. Sélectionnez Include Closed WO pour examiner aussi les valeurs des ordres de travail clôturés et annulés. Cela peut ralentir fortement le rapport. Sans cette option, seuls les ordres de travail actifs et abandonnés peuvent correspondre, et la description se termine par [Active WO Only].

Modifier, désactiver ou supprimer un filtre

Un filtre ne peut pas être modifié une fois ajouté : pour le modifier, supprimez-le et ajoutez-le de nouveau.

1. Sélectionnez la ligne du filtre.
2. Dans Filter Detail, décochez Active pour rendre le filtre inactif, ou cochez cette case pour le réactiver, puis sélectionnez Update. Ou sélectionnez la croix en bas à gauche (Delete Filter) pour le supprimer.

Filtres personnalisés

Un [Custom Filter] est une condition que le support TrakIT écrit directement pour la base de données. Sa description est grise. Seul le support TrakIT peut en ajouter, en modifier ou en supprimer un.

Onglet Subscriptions

Un abonnement est une façon de générer et de livrer le rapport : son format de fichier, ses destinataires ou sa destination, sa planification et ses propres filtres. Un rapport peut en avoir plusieurs, par exemple un par client ou par équipe.

Pour trouver un abonnement, saisissez une partie de son titre dans Search Title et sélectionnez l’entonnoir (Filter). La croix (Clear Filter) les affiche de nouveau tous.

Colonne	Affiche
Title	Le titre de l’abonnement, avec sa description en dessous.
Delivery Mode	Email, FTP ou API.
Type	Le format de fichier : Form PDF, CSV, HTML, XLSX, TXT ou JSON.
Template	Le modèle de formulaire d’un rapport PDF, ou le modèle Excel.
Zip	Yes si le fichier est envoyé compressé au format zip.
User Access	Le nombre d’utilisateurs qui peuvent le générer eux-mêmes. Voir Accès utilisateur.
Recipient(s)	Pour l’e-mail, le nombre de ses destinataires ; pour FTP, le serveur FTP.
Days	Les jours d’envoi : des jours de la semaine comme MTWTF__ (du lundi au vendredi), ou des dates du mois comme 1,15. Uniquement des tirets bas s’il n’a pas de jours d’envoi.
Time	Les heures d’envoi, en UTC, par exemple 6,14 Z.
Entity Type	Pour un abonnement envoyé séparément à plusieurs entités, leur type et leur nombre.
Last Queued, Last Sent	Quand il a été placé pour la dernière fois dans la file d’attente des rapports, et quand il a été envoyé pour la dernière fois.
Highlights	Les modifications qui sont mises en évidence : Last Email, ou Last 24 hrs par exemple.
Last Gen	Le temps qu’a pris la génération du dernier rapport. En rouge au-delà de 3 minutes.
Updated By	Qui a modifié l’abonnement en dernier, et quand.

Un abonnement inactif apparaît en rouge. Si vous n’êtes pas le propriétaire, un abonnement en gris est un abonnement que vous ne pouvez pas générer.

Ce que vous pouvez faire avec un abonnement

Pointez sur l’icône de menu au bout de la ligne d’un abonnement. Le propriétaire et les administrateurs système voient :

Élément	Ce qu’il fait
Filters	Ouvre les filtres de l’abonnement.
Recipients	Ouvre ses destinataires.
User Access	Ouvre la liste des utilisateurs qui peuvent le générer.
Copy Subscription	Le copie.
Send Now	L’envoie maintenant. Grisé lorsque le rapport est inactif.
Preview	Le génère maintenant et télécharge le fichier.
Modify	Le modifie.
Delete	Le supprime.

Les autres utilisateurs voient Preview sur les abonnements qu’ils peuvent générer, et Request Access sur les autres.

Créer un abonnement

Le propriétaire du rapport et les administrateurs système peuvent ajouter des abonnements, dès que le rapport a au moins un champ.

1. Sélectionnez Add Subscription.
2. Dans Create New Subscription, renseignez les paramètres décrits ci-dessous.
3. Sélectionnez Save.

Ajoutez ensuite ses destinataires s’il est envoyé par e-mail, et ses propres filtres s’il en a besoin.

Titre et mode de livraison

Champ	Ce qu’il faut saisir
Subscription Title	Jusqu’à 100 caractères. Obligatoire. L’objet d’un rapport envoyé par e-mail est le nom du rapport suivi de ce titre entre parenthèses. Pour y mettre la date, écrivez un format de date entre deux caractères |, par exemple Status |dd MMM yyyy| : TrakIT le remplace par la date en UTC chaque fois qu’il génère le rapport.
Subscription Description	Facultative, jusqu’à 2 000 caractères.
Delivery Mode	Email, FTP ou Web API.
Content Type	Pour l’e-mail : Simple Message, puis saisissez le message dans Custom Message in Email (jusqu’à 500 caractères) ; ou Message Template, puis choisissez le modèle dans Email Template. Le message apparaît dans l’e-mail au-dessus du rapport.
FTP Server	Pour FTP : le serveur sur lequel le fichier est enregistré, parmi ceux configurés pour votre installation.
API Post URL	Pour Web API : l’adresse web à laquelle TrakIT envoie le fichier, une adresse complète http:// ou https:// sur Internet. Les adresses du réseau local ou privé sont refusées, de même qu’une adresse qui redirige ailleurs : indiquez l’adresse finale. Lorsque vous enregistrez, TrakIT envoie un petit fichier de test (TrakITAPITest.txt) à cette adresse, et l’abonnement n’est enregistré que si l’adresse l’accepte.

Fichier du rapport

Champ	Ce qu’il faut saisir
Report Type	Form Template PDF, Comma Separated Values (CSV), HTML File (HTM), Excel Spreadsheet (XLSX), Plain Text (TXT) ou JSON.
Select Form Template	Pour PDF et texte brut : le modèle de formulaire de rapport qui met en page les données. Obligatoire.
Select Excel Template	Pour Excel : facultativement, une mise en page Excel configurée pour votre installation, dans laquelle les données sont écrites.
Report Title As	Le titre qu’affiche un modèle Excel : Subscription Title, Report Title, ou les deux (Report & Subscription Title).
Report Options	Pour Excel : Apply Header Filter active le filtrage sur la ligne des intitulés, et Transpose Data permute les lignes et les colonnes. Pour HTML, la première case s’intitule HTML in Email : le rapport est placé dans le corps de l’e-mail au lieu d’être joint.
Highlight Events/Data	Pour Excel et HTML : met en évidence en rose les valeurs d’événement et de données saisies pendant la période choisie : Since last Report email (max 7 days), ou les 6 à 48 dernières heures.

Planification

Champ	Ce qu’il faut saisir
Report Frequency	Weekly, puis cochez les jours dans Send on Days ; ou Monthly, puis saisissez les dates dans Send on Dates, de 1 à 30, séparées par des virgules et dans l’ordre croissant, par exemple 1,10,20. Sans jours ni dates, l’abonnement n’est jamais envoyé de lui-même : vous pouvez toujours le prévisualiser ou l’envoyer maintenant.
At Hour(s)	Les heures d’envoi, en UTC, de 0 à 23, séparées par des virgules et dans l’ordre croissant, par exemple 6,12,18. Obligatoire lorsque des jours ou des dates sont définis. Le rapport est mis en file d’attente à cette heure, et peut être généré un peu plus tard si d’autres rapports attendent.
Report Time Zone	Le fuseau horaire dans lequel les heures des événements et des données sont affichées. Il est d’abord réglé sur le vôtre. Un filtre personnalisé ou une SQL Column écrits par le support TrakIT peuvent aussi l’utiliser, sous forme de décalage par rapport à UTC en minutes.

Options

Champ	Ce qu’il fait
Zip Report (.zip format)	Envoie le fichier compressé au format zip. Sélectionné pour un nouvel abonnement. Non autorisé avec HTML in Email. Un fichier que vous prévisualisez n’est pas compressé.
Show <Void> for non-existent fields	Affiche <Void> dans une colonne d’événement ou de données lorsque l’ordre de travail ou le dossier n’a pas cet événement ou ce champ de données.
Disable hyperlinks	Omet les liens, par exemple sur les ID d’ordre de travail, dans les rapports Excel et HTML. Sélectionné pour un nouvel abonnement.
Enable API Access	Permet à un autre système de récupérer le fichier du rapport par l’API TrakIT, avec une clé d’API (voir AdvReport). Copy ID copie l’ID de l’abonnement dont l’appel a besoin : copiez-le depuis Modify, une fois l’abonnement enregistré. Non autorisé avec un type d’entité.
Excel Auto Fit	Ajuste les colonnes Excel à leur contenu.
Generate Empty Report	Génère et envoie le rapport, avec ses seuls intitulés, lorsqu’aucun ordre de travail ne correspond. Sinon, rien n’est généré ni envoyé.
Active	Affiché lorsque vous modifiez un abonnement. Décochez cette case pour ne plus envoyer cet abonnement selon sa planification.

Lorsque vous créez un abonnement, l’option Restrict Access sous les options n’a aucun effet : qui peut générer un abonnement se règle dans Accès utilisateur.

Abonnements par type d’entité

Un abonnement peut être généré séparément pour plusieurs entités, par exemple un rapport par client, chacun ne contenant que les ordres de travail de ce client.

1. Dans Entity Type Subscription, choisissez le type d’entité, par exemple Customer.
2. Dans Entity Emails, si le mode de livraison est l’e-mail, cochez les adresses e-mail de chaque entité qui reçoivent son rapport : General, Finance et Management. Lorsque celles-ci sont vides pour une entité, ses adresses générales sont utilisées.
3. Dans Entity List, cochez les entités, jusqu’à 100. Search Entity restreint la liste, et l’icône de coche sélectionne tout ou rien.

Le rapport de chaque entité est filtré sur cette entité, et envoyé aux destinataires de l’abonnement ainsi qu’aux adresses de l’entité elle-même. Le nom de son fichier se termine par le code de l’entité. Les entités inactives sont ignorées.

Message	Que faire
Please select Report Type	Choisissez un type de rapport.
Please select a Form Template	Choisissez un modèle pour un rapport PDF ou texte.
Template must be selected	Choisissez le modèle d’e-mail, ou passez à Simple Message.
Please select FTP Server	Choisissez le serveur FTP.
API Response: … ou API Error: …	L’adresse API Post URL n’a pas accepté le fichier de test. Vérifiez l’adresse auprès de la personne qui la gère.
The API URL must be a full http:// or https:// address	Saisissez l’adresse entière, en commençant par https:// ou http://.
The API URL’s server could not be found	Vérifiez le nom du serveur dans l’adresse.
The API URL must be an internet address, not a local or private one	L’adresse est sur votre réseau local ou privé. Utilisez une adresse sur Internet.
Hour(s) must be specified	Saisissez les heures, puisque des jours ou des dates sont définis.
Hour(s) specified are invalid. ou Hours must be in increasing order.	Saisissez des heures de 0 à 23, la plus petite en premier.
Day(s) specified are invalid. ou Days must be in increasing order.	Saisissez des dates de 1 à 30, la plus petite en premier.
Cannot apply Header Filter With Transpose Data Option	Décochez l’une des deux options.
Cannot Zip report if HTML In Email is selected	Décochez Zip Report ou HTML in Email.
Cannot enable API access when Entity Type is selected	Décochez Enable API Access, ou retirez le type d’entité.
Cannot select more than 100 entities	Répartissez les entités sur deux abonnements.
Subscription Title is required.	Saisissez un titre.
… contains html tags. ou … contains possible html tags or disallowed text.	Retirez les caractères comme < du titre, de la description ou du message.

Modifier ou supprimer un abonnement

Pour modifier un abonnement, sélectionnez Modify dans son menu, modifiez les paramètres dans Modify Subscription, et sélectionnez Save.

Pour le supprimer, sélectionnez Delete dans son menu, puis Delete dans Delete Subscription. Ses filtres et ses accès utilisateur sont supprimés avec lui.

Filtres d’abonnement

Sélectionnez Filters dans le menu d’un abonnement pour ouvrir Advanced Report Filters :

• Report Filters liste les filtres propres au rapport, s’il en a. Ils ne peuvent pas être modifiés ici, seulement dans l’onglet Filters.
• Subscription Filters liste les filtres de l’abonnement. Ajoutez-les, modifiez-les et supprimez-les comme dans l’onglet Filters : voir Ajouter un filtre.

Lorsque l’abonnement n’a pas de filtre WO Created Date, la liste se termine par un Default filter gris : Latest Events within last 12 months.

Pour appliquer un filtre d’abonnement à tous les abonnements, sélectionnez-le, puis Transfer to Report Filter dans Filter Detail, et confirmez. TrakIT le déplace dans les filtres du rapport, et retire le même filtre des autres abonnements du rapport.

Sélectionnez Close lorsque vous avez terminé.

Destinataires

Les destinataires reçoivent le rapport lorsqu’un abonnement par e-mail est envoyé. Sélectionnez Recipients dans le menu d’un abonnement. La fenêtre contextuelle Set Recipients comporte trois lignes : To:, Cc: et Bcc:.

Pour ajouter un destinataire :

1. Dans le champ de la ligne voulue, saisissez une partie d’un nom, d’un identifiant utilisateur ou d’une adresse e-mail.
2. Choisissez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs dans la liste, ou choisissez ce que vous avez saisi pour ajouter une adresse e-mail.

Le destinataire est ajouté immédiatement (Recipient was added successfully). Pour en retirer un, sélectionnez le x rouge à côté.

• Un utilisateur externe est ajouté par son adresse e-mail. Si son rôle du portail le permet, il peut aussi télécharger le rapport depuis la page Reports du portail.
• L’e-mail d’un groupe d’utilisateurs va aux destinataires configurés pour le groupe. Un groupe marqué (archived) n’atteint personne.
• Les utilisateurs verrouillés ne reçoivent pas le rapport.
• Les destinataires n’ont pas besoin d’un accès pour générer le rapport ; pour leur permettre de le télécharger eux-mêmes, ajoutez-les aussi dans User Access.

Message	Que faire
No matching user found	Vérifiez le nom, ou saisissez une adresse e-mail complète.
Matching users profile is locked	Le compte de l’utilisateur est verrouillé : il ne peut pas recevoir de rapports.
… matching users were found for ‘…’. Please be more specific.	Saisissez une plus grande partie du nom, ou choisissez l’utilisateur dans la liste.
Recipient already present	Il est déjà destinataire.

Les utilisateurs peuvent voir les rapports qu’ils reçoivent sur la page Mes rapports.

Accès utilisateur

Les utilisateurs qui ont accès à un abonnement peuvent le générer eux-mêmes : avec Preview sur cette page, et depuis Mes rapports. Ils ne le reçoivent pas lorsqu’il est envoyé ; pour cela, ajoutez-les comme destinataires.

1. Sélectionnez User Access dans le menu de l’abonnement. La fenêtre contextuelle Set User Access liste les utilisateurs qui ont accès.
2. Sous Add User, choisissez la société. Elle est d’abord réglée sur la vôtre ; la liste contient vos propres sociétés (toutes les sociétés pour un administrateur système).
3. Choisissez l’utilisateur. Il est ajouté immédiatement.

Pour retirer un utilisateur, sélectionnez le X rouge à côté de son nom.

Le propriétaire a toujours accès à tous les abonnements du rapport et n’a pas besoin d’être ajouté. Si vous vous choisissez vous-même, TrakIT affiche You already have access to this report.

Prévisualiser un abonnement

Preview génère tout de suite le rapport de l’abonnement, avec ses filtres, et télécharge le fichier dans un nouvel onglet du navigateur. Rien n’est envoyé à ses destinataires. Si le rapport ne peut pas être généré, l’onglet affiche The report could not be generated! avec la raison, par exemple No filters found ou No data found for export. Please check filters.

Si le History Mode du rapport est Sent or Previewed, le fichier est aussi conservé dans l’onglet History.

Un abonnement ne peut pas être généré deux fois en même temps. S’il est déjà en cours de génération, TrakIT affiche Report generation is already in progress, avec le moment où la génération a commencé et la personne qui l’a lancée : réessayez un peu plus tard.

Select Entity to Preview

Lorsque le propriétaire ou un administrateur système prévisualise un abonnement par type d’entité, Preview ouvre d’abord Select Entity to Preview :

1. Choisissez l’entité dans Entity. Le rapport est filtré sur cette entité.
2. Sélectionnez Preview.

Si vous n’en choisissez pas, TrakIT affiche Please select an entity to preview report.

Envoyer maintenant

1. Sélectionnez Send Now dans le menu de l’abonnement.
2. Confirmez.

TrakIT place l’abonnement dans la file d’attente des rapports (Report Queued Successfully), qui l’envoie peu après, comme elle le ferait selon sa planification. Send Now est grisé lorsque le rapport est inactif. Un abonnement par type d’entité ne peut pas être envoyé de cette façon (A subscription with multiple entities cannot be queued directly) : il est envoyé selon sa planification.

Copier un abonnement

Sélectionnez Copy Subscription dans son menu. TrakIT ajoute une copie, dont le titre est formé des 23 premiers caractères du titre suivis de - Copy (Subscription Copied). La copie conserve les filtres et les entités, mais n’a ni jours ni heures d’envoi, ni destinataires, ni utilisateurs ayant accès. Vérifiez ses paramètres avant de la planifier : ils ne sont pas tous copiés.

Demander l’accès

Sur un abonnement que vous ne pouvez pas générer, pointez sur l’icône de menu et sélectionnez Request Access. TrakIT envoie au propriétaire du rapport un e-mail Report Access Request, avec un bouton Grant Access. Lorsque le propriétaire sélectionne Grant Access, dans les 7 jours suivant votre demande, vous êtes ajouté à l’accès utilisateur de l’abonnement et vous recevez un e-mail Report Access Granted. Le bouton ne fonctionne que pour le propriétaire du rapport ou un administrateur système, connecté à TrakIT : toute autre personne qui l’ouvre obtient You do not have the permission to give access to this report.

Modifier plusieurs abonnements à la fois

Le propriétaire et les administrateurs système peuvent modifier plusieurs abonnements ensemble :

1. Cochez la case de chaque abonnement. L’icône de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
2. Sélectionnez Tasks, puis Add Recipients, Modify Details ou Modify Schedules.
3. Remplissez la fenêtre contextuelle, et sélectionnez Add ou Save.

TrakIT modifie les abonnements un par un et indique combien ont été mis à jour et combien n’ont pas été modifiés. Les abonnements restent sélectionnés ; un abonnement qui n’a pas pu être modifié apparaît en rouge : pointez dessus pour savoir pourquoi. Tant que certains n’ont pas pu être modifiés, la fenêtre contextuelle reste ouverte.

Add Recipients

Dans Add Recipients, saisissez les destinataires à ajouter dans To:, Cc: et Bcc: : des identifiants utilisateur, des adresses e-mail, ou des groupes d’utilisateurs écrits sous la forme [G-CODE] avec le code du groupe. Séparez-les par des virgules. Ils sont ajoutés aux destinataires existants de chaque abonnement sélectionné.

Message	Que faire
Please enter any recipient to add	Saisissez au moins un destinataire.
… list contains invalid recipient …	Utilisez un identifiant utilisateur, une adresse e-mail ou un code de groupe.
… list contains locked user …	Retirez l’utilisateur verrouillé.
The recipient … specified more than one time.	Saisissez chaque destinataire une seule fois, dans un seul des trois champs.

Modify Subscriptions

Modify Details et Modify Schedules ouvrent tous deux Modify Subscriptions. Cochez la case de chaque paramètre que vous voulez modifier : les autres restent tels qu’ils sont sur chaque abonnement.

• Modify Details : Delivery Mode (avec le message personnalisé, le serveur FTP ou l’adresse de publication de l’API), et Report Type (avec ses options de rapport, son modèle et sa mise en évidence ; JSON n’est pas proposé ici). Les paramètres fonctionnent comme dans Créer un abonnement.
• Modify Schedules : Report Frequency (avec les jours ou les dates), At Hour(s) et Report Time Zone.

Si vous ne cochez aucune case, TrakIT affiche Select a field to modify.

Comment les abonnements sont envoyés

Deux fois par heure, TrakIT recherche les abonnements à envoyer : le rapport et l’abonnement sont actifs, l’abonnement a des jours d’envoi et au moins un filtre, aujourd’hui fait partie de ses jours ou de ses dates, et l’heure actuelle (UTC) fait partie de ses heures. Un abonnement est mis en file d’attente une fois par heure. Les abonnements à envoyer rejoignent la file d’attente des rapports, qui les génère et les envoie les uns après les autres ; un abonnement par type d’entité est mis en file d’attente une fois pour chacune de ses entités.

Lorsqu’un abonnement est envoyé :

• Email : l’objet de l’e-mail est le nom du rapport, avec le titre de l’abonnement entre parenthèses. L’e-mail affiche le titre, le message, et le nom et la taille du fichier joint, ou le rapport lui-même pour HTML in Email. Il est envoyé aux destinataires et, pour un abonnement par type d’entité, aussi aux adresses de l’entité.
• FTP : le fichier est enregistré sur le serveur FTP.
• Web API : le fichier est envoyé à l’adresse de publication de l’API.

Rien n’est envoyé lorsqu’aucun ordre de travail ne correspond (sauf si Generate Empty Report est sélectionné), ou lorsqu’un abonnement par e-mail n’a pas de destinataires. La file d’attente des rapports en indique la raison.

Chaque dimanche, les administrateurs système reçoivent la liste des rapports dont la génération a pris plus d’une minute au cours de la semaine écoulée, afin que leurs filtres ou leurs champs puissent être revus. Les abonnements qui n’ont généré aucun rapport depuis un nombre de mois défini dans la politique de conservation des données de votre installation sont supprimés automatiquement.

Onglet History

L’onglet History liste les fichiers conservés pour le rapport, du plus récent au plus ancien, 20 par page. Il apparaît lorsque le rapport conserve un historique, ou qu’il a encore des fichiers d’avant. Avec No History, il affiche [History is disabled] en rouge.

Colonne	Affiche
(icônes)	Télécharger le fichier, ou le prévisualiser dans votre navigateur.
Title	Pour un fichier envoyé, le nom du rapport avec le titre de l’abonnement entre parenthèses. Pour un aperçu, le titre de l’abonnement.
File Name	Le nom du fichier.
File Size	Sa taille, en Ko.
Recipients	Les adresses To: et Cc: auxquelles il a été envoyé par e-mail, Delivered to FTP, Posted to API avec l’adresse, ou Download By User Only pour un aperçu.
Initated By	System pour un fichier envoyé selon la planification ou par Send Now, ou l’utilisateur qui l’a prévisualisé, et quand.

Les fichiers conservés dépendent du History Mode : Sent Only conserve les fichiers qui ont été envoyés, et Sent or Previewed aussi ceux que des utilisateurs ont générés. Un fichier envoyé est conservé non compressé, même s’il a été envoyé compressé. Les fichiers de l’historique sont supprimés automatiquement après le nombre de mois défini dans la politique de conservation des données de votre installation.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Advanced Reports	Read	Ouvrir la page et voir comment le rapport est configuré ; prévisualiser les abonnements auxquels on vous a donné accès ; demander l’accès aux autres. Vous ne pouvez ouvrir un rapport inactif que si vous en êtes le propriétaire.
Advanced Reports	Create	Copier les rapports dont vous êtes le propriétaire.
Advanced Reports	Delete	Supprimer les rapports dont vous êtes le propriétaire.
Job Finance	Read	Ajouter des champs Accounts.

La modification d’un rapport - ses paramètres, ses étiquettes, ses champs, ses filtres, ses abonnements, ses destinataires et ses accès utilisateur - est réservée à son propriétaire et aux administrateurs système. Un administrateur système peut ouvrir, modifier, copier et supprimer tous les rapports.