Finance des workflows

La page Workflow Finance liste les dossiers avec leurs chiffres et leur statut financiers, pour que vous puissiez trouver les dossiers qui attendent encore des estimations, une approbation, des factures, des factures fournisseurs ou une clôture. Depuis cette page, vous ouvrez la page financière d’un dossier ou d’un ordre de travail, vous exportez la liste et vous changez le statut financier de plusieurs dossiers à la fois.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Jobs.

Vous ne voyez que les dossiers des workflows auxquels vous avez accès. Les données financières d’un dossier sont tenues séparément pour chaque société : ses postes, son statut et sa devise. La liste affiche les chiffres de la société choisie dans Company, en haut à droite. La liste propose les sociétés liées à votre utilisateur (les administrateurs système voient toutes les sociétés), et TrakIT mémorise votre choix.

Trouver un dossier

Si la page affiche des onglets au-dessus des filtres, sélectionnez le groupe de workflows dans lequel rechercher, ou All.
Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
Sélectionnez Search.

Le nombre de résultats apparaît au-dessus de la liste, par exemple 125 Found. L’icône d’actualisation à côté relance la recherche.

TrakIT mémorise vos filtres, votre vue et la taille de vos pages, et les réutilise la prochaine fois que vous ouvrez la page. Reset efface les filtres, sélectionne tous les workflows et toutes les étiquettes, et règle Status sur Empty, Draft, Approval Requested et Approved.

Rechercher plus vite avec Skip Count

Sélectionnez Skip Count pour ne pas compter tous les résultats. La recherche est plus rapide sur de gros volumes de résultats, mais elle ne récupère que la première page : vous ne pouvez donc pas passer aux autres pages. Quand la page est pleine, le nombre se termine par +, par exemple 20+ Found.

Onglets des groupes de workflows

Si vos workflows sont organisés en plusieurs groupes de workflows, un onglet apparaît pour chaque groupe, plus All. Seuls les groupes pour lesquels la finance est activée ont un onglet. La liste et le filtre Workflows n’affichent que les workflows du groupe sélectionné. TrakIT ouvre la page sur le groupe que vous avez utilisé en dernier.

Filtres

Ces filtres sont toujours affichés :

Filtre	Trouve
Number	Un ID de dossier exact, ou toute partie d’une référence de dossier, d’un numéro de série de workflow, d’un numéro de conteneur ou d’un ID de chargement.
Client	Toute partie du nom du client. Le libellé est le nom que votre société donne aux clients.
Chargeur/réceptionnaire	Toute partie du nom ou du code du chargeur ou du réceptionnaire.
Account Invoice Status	Les dossiers selon les postes réels de produits et de débours de la société sélectionnée. Un-Invoiced Amounts : au moins un poste ne figure sur aucune facture. Invoice Pending : au moins un poste figure sur une facture qui n’est pas encore approuvée. Invoice Approved : au moins un poste figure sur une facture approuvée. All Revenue Invoiced : tous figurent sur des factures approuvées.
Account Bill Status	La même chose pour les postes réels de charges et de débours et leurs factures fournisseurs : Un-Billed Amounts, Bill Received (sur une facture fournisseur qui n’est pas encore validée), Bill Validated et All Expenses Billed.
Status	Le statut financier du dossier dans la société sélectionnée : Empty (brouillon, encore sans postes), Draft (avec des postes), Approval Requested, Approved, Closure Requested, Closed ou Cancelled. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Currency	Les dossiers dont la devise financière, dans la société sélectionnée, est cette devise.
Workflows	Les workflows à inclure, actifs ou inactifs. Saisissez du texte dans Search pour raccourcir la liste ; l’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Created By/On	Qui a créé les ordres de travail du dossier, ainsi qu’une date From et To : date de création du dossier dans la vue By Job, date de création de l’ordre de travail dans la vue By Work Order.
Rev/Exp Recognition	With Dates Only : les dossiers qui ont une date de constatation des produits et des charges, éventuellement entre une date From et To. Without Dates Only : les dossiers qui n’en ont pas.
Quotation	With Quotation Only ou Without Quotation Only : les dossiers dont les postes, dans la société sélectionnée, ont été, ou n’ont pas été, initialisés à partir d’un devis.
Quotation Number	Toute partie du numéro ou du nom de ce devis. Ce filtre est ignoré avec Without Quotation Only.
Tags	Les dossiers qui ont les étiquettes sélectionnées. [No Tags] trouve les dossiers sans étiquette.

Dans un filtre à cases à cocher, comme Status ou Workflows, gardez au moins un élément sélectionné : si aucun n’est sélectionné, la recherche ne trouve rien.

La flèche à côté d’une date From et To propose des périodes rapides : This Month, Last Month, This Quarter, Last Quarter, Year-To-Date, Last Year et Clear Dates.

Quand vous modifiez les workflows sélectionnés, les listes des autres filtres, comme les entités, les événements et les champs de données, s’adaptent. L’icône d’actualisation à côté de Workflows (Refresh other filters) met ces listes à jour immédiatement.

Ajouter ou retirer des filtres

Vous pouvez afficher jusqu’à 10 filtres supplémentaires.

Dans le panneau des filtres, sélectionnez Customize.
Sélectionnez les filtres que vous voulez utiliser.
Sélectionnez Save.

La page se recharge avec les filtres que vous avez sélectionnés. Pour retirer un filtre, décochez-le dans Customize, ou sélectionnez la croix rouge à côté de son nom dans le panneau des filtres.

Filtre	Trouve
Carrier, Transporter, Bond Agent, Clearing Agent	Les dossiers ayant un ordre de travail avec l’une des entités sélectionnées. — trouve les ordres de travail qui n’en ont pas. Les libellés sont les noms que votre société donne à ces types d’entités.
Transporteur routier de retour	Les dossiers ayant un ordre de travail avec le transporteur routier de retour sélectionné. Le libellé est configuré pour votre société.
Job Type	Les dossiers des types de dossiers sélectionnés.
Events	Completed Event : les dossiers où l’événement est réalisé. Dans NA Status, choisissez NA Only pour ne trouver que les événements définis sur Not Applicable, ou Exclude NA pour les exclure, et saisissez une date From et To si nécessaire. Not Completed Event : les dossiers où l’événement n’est pas encore réalisé. Avec les deux, un dossier doit correspondre aux deux.
Data	Les dossiers où un champ de données correspond. Choisissez le champ, puis un Search Mode : Partial Match, Exact Match, Not Like, Empty, Not Empty, Number Range ou Date Range. Une plage de nombres compare la valeur à un nombre (Equal To, More Than, etc.) ou à deux (In Range, Outside Range).
Service	Les dossiers ayant un ordre de travail avec l’un des services sélectionnés.
Customer Group	Les dossiers dont le client fait partie des groupes sélectionnés.
Responsible Country	Les dossiers dont le workflow appartient à une société de l’un des pays sélectionnés.
Cargo Type	Les dossiers des types de marchandise sélectionnés.
Locations	First Location et Last Location : les dossiers ayant un ordre de travail dont le nom du premier ou du dernier lieu contient le texte.
Responsible Person	Les dossiers ayant un ordre de travail dont le responsable fait partie des personnes sélectionnées.
Multi-Value	Une liste de 100 valeurs au plus d’un même type : Job ID, la référence du dossier ou Workorder ID. Séparez les valeurs par des virgules, des points-virgules, des tabulations ou des retours à la ligne.

Si un administrateur a limité les dossiers que vous pouvez voir, le panneau des filtres affiche Custom Filters Active.

Afficher par dossier ou par ordre de travail

Deux onglets au-dessus de la liste permettent de passer d’une vue à l’autre. TrakIT mémorise celle que vous avez utilisée en dernier.

Vue By Job

Une ligne par dossier, du plus récent au plus ancien. Les chiffres sont ceux de l’ensemble du dossier dans la société sélectionnée. Dans cette vue, vous pouvez aussi changer le statut financier de plusieurs dossiers.

Vue By Work Order

Une ligne par ordre de travail, en commençant par le dossier le plus récent. Les ordres de travail annulés sont exclus. Les filtres portent toujours sur les dossiers : la liste affiche donc tous les ordres de travail de chaque dossier qui correspond. Les colonnes de produits et de charges sont calculées uniquement à partir des postes réels propres à l’ordre de travail : ceux qui s’appliquent « for WO » à cet ordre de travail, et non les postes de l’ensemble du dossier.

La liste

Les colonnes sont configurées pour votre société et peuvent varier selon le groupe de workflows. Elles peuvent inclure des détails du dossier, des événements et des champs de données des ordres de travail, et des chiffres comme :

Colonne	Affiche
ID du dossier	Ouvre la page financière du dossier.
Référence du dossier	Ouvre le dossier.
ID de l’ordre de travail	Dans la vue By Work Order, ouvre la page financière de l’ordre de travail.
Statut	Le statut financier du dossier : Draft, Approval Requested, Approved, Request for Closing, Closed ou Cancelled. Un dossier sans postes qui est encore en brouillon affiche -.
Statut modifié par	Qui a modifié le statut financier en dernier, et il y a combien de temps.
Produits, charges et débours estimés et réels	Les totaux des estimations et des montants réels du dossier, dans la devise financière du dossier.
Marge estimée et réelle	Les produits moins les charges. Elle est en rouge quand elle est nulle ou négative.
Écart	La marge réelle moins la marge estimée, en montant ou en pourcentage de la marge estimée. Il est en rouge quand il est négatif.

Les colonnes de produits, de marge et d’écart restent vides si votre rôle ne peut pas voir les postes de produits.

Les dossiers clôturés sont affichés en gris et les dossiers annulés en rouge. Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne, si elle le permet. Utilisez les pages en bas de la liste pour parcourir les résultats.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger toutes les lignes qui correspondent à vos filtres dans un fichier Excel, avec les colonnes de la liste. Dans le fichier, les ID de dossiers et d’ordres de travail renvoient à leurs pages financières. Export apparaît quand votre rôle peut exporter la finance des dossiers et que la recherche a trouvé des résultats.

Changer le statut de plusieurs dossiers

Dans la vue By Job, le menu Tasks change le statut financier des dossiers que vous sélectionnez, dans la société sélectionnée.

Sélectionnez By Job.
Sélectionnez la case à cocher de chaque dossier. L’icône de coche de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
Pointez sur Tasks et sélectionnez la tâche.

Tâche	Change le statut en	Fonctionne pour les dossiers qui
Request Approval	Approval Requested	Sont en Draft et ont des estimations dans la société sélectionnée.
Approve	Approved, ce qui crée les montants réels à partir des estimations	Sont en Draft ou en Approval Requested, et dont le client a tous ses champs obligatoires remplis.
Request Closing	Request for Closing	Sont Approved ou déjà en Request for Closing.
Close Job	Closed	Sont Approved ou en Request for Closing, sans factures non approuvées ni factures fournisseurs non validées, dans la société sélectionnée.

Les tâches que votre rôle ne peut pas utiliser sont grisées. Votre société peut aussi configurer ses propres contrôles pour chaque changement.

TrakIT change chaque dossier séparément, puis indique combien ont été changés et combien ne l’ont pas été. Les dossiers restent sélectionnés ; ceux qui n’ont pas été changés sont surlignés en rouge, avec la raison en dessous. Un changement de statut envoie les mêmes notifications que sur la page financière du dossier.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Job Finance	Read	Ouvrir la page.
Job Finance	Access Income Accounts	Voir les colonnes de produits, de marge et d’écart.
Job Finance	Export	Exporter la liste.
Job Finance	Request Estimate Approval	Utiliser Request Approval.
Job Finance	Approve Estimate	Utiliser Approve.
Job Finance	Request Closing	Utiliser Request Closing.
Job Finance	Close Job	Utiliser Close Job.

Les cases à cocher n’apparaissent que si votre rôle peut utiliser au moins une des tâches. Il vous faut aussi une société attribuée à votre utilisateur, et l’accès aux workflows dont vous voulez voir les dossiers. Si vous n’avez aucun workflow, TrakIT vous l’indique à l’ouverture de la page.