Configurer le portail externe

Le portail externe est la partie de TrakIT destinée aux personnes extérieures à votre société : le personnel d’un client qui suit ses dossiers, d’un transporteur routier qui prend en charge les ordres de travail que vous lui confiez, ou d’un fournisseur qui vous envoie des factures fournisseurs. Ces personnes se connectent en tant qu’utilisateurs externes et ne voient que ce qui concerne les entités auxquelles elles sont liées, dans les limites de ce que permet leur rôle du portail.

Cette page s’adresse aux administrateurs qui configurent le portail. Ce que les utilisateurs externes voient et font est décrit de leur point de vue dans les autres pages de cette section, à commencer par Accueil du portail.

Le portail et son adresse

Le portail se trouve à votre adresse TrakIT suivie de /portal, par exemple https://trakit.example.com/portal. Il fonctionne dans un navigateur web, sur un ordinateur ou un téléphone.

Les utilisateurs externes se connectent sur la même page de connexion que tout le monde. Une fois connectés, ils arrivent dans le portail, sauf si le support TrakIT a défini une autre page de démarrage pour eux ou pour leur rôle du portail.
Les utilisateurs internes ne peuvent pas ouvrir le portail : TrakIT affiche You do not have the permission to view this page.
Les utilisateurs externes ne peuvent pas utiliser les pages internes. S’ils suivent un lien vers la page interne d’un dossier ou d’un ordre de travail, par exemple dans un e-mail transféré ou dans le code QR d’un ordre de travail sur un formulaire, TrakIT ouvre à la place le même dossier ou le même ordre de travail dans le portail. L’application mobile et l’application TrakIT distincte sont réservées aux utilisateurs internes.

Configurer un utilisateur externe

Dans Admin > User Management, sélectionnez l’onglet External, puis Create, et créez l’utilisateur. Donnez-lui une adresse e-mail : un utilisateur qui n’en a pas ne peut pas se connecter. Choisissez son fuseau horaire dans Time Zone : le portail affiche les dates et les heures dans ce fuseau, et l’utilisateur ne peut pas le modifier dans le portail.
Dans l’onglet Linked Entities de l’utilisateur, liez-le à ses entités et choisissez pour chaque lien, dans Linked As, s’il est lié en tant que Customer ou Transporter. Voir Entités liées et relations. Vous pouvez aussi lier des utilisateurs depuis l’onglet Linked Users de l’entité.
Dans l’onglet Access Control de l’utilisateur, choisissez son Portal Role. Voir Rôles du portail.
Si l’utilisateur doit voir des graphiques sur sa page d’accueil, vérifiez que ces graphiques sont attribués à son rôle dans Graphiques du portail.
Si l’utilisateur doit télécharger des rapports, ajoutez son adresse e-mail aux destinataires de ces rapports. Voir Rapports.

Si Send Welcome Message and Password by Email (if provided) est sélectionné lorsque vous créez l’utilisateur, celui-ci reçoit par e-mail son identifiant utilisateur et son premier mot de passe. Communiquez-lui l’adresse du portail, et indiquez-lui qu’il peut changer son mot de passe depuis son menu utilisateur dans le portail : voir Change Password.

Un utilisateur externe sans rôle du portail, ou sans entité liée, peut tout de même se connecter, mais sa page d’accueil n’affiche ni encadrés ni graphiques.

Entités liées et relations

Un utilisateur externe agit pour les entités auxquelles il est lié, comme un client, un transporteur routier ou un fournisseur. Chaque lien a une relation, choisie dans Linked As, qui détermine les dossiers et les ordres de travail auxquels l’utilisateur a accès :

Linked As	L’utilisateur a accès à
Customer	Les dossiers dont l’entité est le client, avec leurs ordres de travail, sous Jobs dans le portail. Les graphiques Work Order Volume et Job Volume.
Transporter	Les ordres de travail dont l’entité est le transporteur routier ou le transporteur routier de retour, un par un et sans le reste du dossier, sous Work Orders dans le portail. Le graphique Work Orders Hauled.

Les autres enregistrements de l’entité ne dépendent pas de la relation : un lien de l’un ou l’autre type donne à l’utilisateur les factures adressées à l’entité et les factures fournisseurs que l’entité vous envoie, si son rôle du portail les lui autorise. Ainsi, pour un fournisseur qui ne fait qu’envoyer des factures fournisseurs, avec un rôle qui n’accorde que Vendor Bills, la relation choisie ne change rien.

Un utilisateur peut être lié à plusieurs entités, et à la même entité des deux façons. Chaque lien est une ligne distincte dans l’onglet Linked Entities.
Sans aucun lien, l’utilisateur ne voit ni dossiers, ni ordres de travail, ni factures, ni factures fournisseurs.
Les User Level Filters et un filtre personnalisé d’ordres de travail défini par le support TrakIT limitent davantage ce que voit l’utilisateur : ses dossiers, ses ordres de travail, ses factures, ses factures fournisseurs et ses graphiques.

Rôles du portail

Un rôle du portail est un rôle External dans la gestion des rôles. Un utilisateur externe a au plus un rôle du portail : un utilisateur qui est à la fois client et transporteur routier a donc besoin d’un rôle qui accorde les deux. Les autorisations du rôle se trouvent dans le groupe Portal ; chaque section est décrite dans Rôles et autorisations.

Le portail n’affiche un élément de menu, et un encadré sur la page d’accueil, que si le rôle et les liens de l’utilisateur le permettent :

Section et action	Élément de menu	Page d’accueil	Nécessite aussi
Jobs & Work Orders : Read	Jobs	Encadré Jobs	Un lien en tant que Customer.
Transporter Work Orders : Read	Work Orders	Encadré Open Work Orders	Un lien en tant que Transporter.
Invoices : Read	Invoices	Encadré Outstanding Invoices	Un lien de l’un ou l’autre type, pour l’encadré et les factures.
Vendor Bills : Read	Bills	Encadré Bills	Un lien de l’un ou l’autre type, pour l’encadré et les factures fournisseurs.
Reports : List Subscribed Reports	Reports	-	Des abonnements à des rapports : voir Rapports.
Dashboard : View Dashboard	-	Graphiques	Des graphiques attribués au rôle, et un lien du type que compte chaque graphique.
Documents	-	-	La section du dossier, de l’ordre de travail ou de la facture fournisseur auquel appartiennent les documents.
Profile	-	-	-

Le menu peut aussi contenir des pages personnalisées que le support TrakIT a ajoutées au portail pour votre installation.

Les modifications d’un rôle, ou du rôle ou des liens d’un utilisateur, s’appliquent à la requête suivante de l’utilisateur. Le menu et la page d’accueil sont mis à jour la prochaine fois que l’utilisateur ouvre ou recharge le portail.

Ce qu’il faut accorder à chaque type d’utilisateur

Ce sont des suggestions. N’accordez que ce dont chaque type d’utilisateur a besoin.

Le personnel d’un client (lié en tant que Customer) :

Jobs & Work Orders : Read, View Events, View Data Fields, View Tracking Map et View Comments ; Add Comment et Delete Own Comment s’ils peuvent publier des commentaires.
Documents : Preview/Download, et Upload s’ils vous envoient des documents.
Invoices : Read et Download Invoice PDF.
Reports : List Subscribed Reports et Generate/Download, si vous leur envoyez des rapports.
Dashboard : View Dashboard, pour les graphiques de leur page d’accueil.
Profile : View Own Profile, Update Own Profile (conserve leur choix du mode sombre) et Customise Own Columns (leur permet de choisir les colonnes de leurs listes de dossiers).

Le personnel d’un transporteur routier (lié en tant que Transporter) :

Transporter Work Orders : Read, View Events, View Data Fields et View Tracking Map.
Documents : Preview/Download, et Upload s’ils vous envoient des documents, comme des preuves de livraison.
Dashboard : View Dashboard, pour le graphique Work Orders Hauled.
Profile : View Own Profile et Update Own Profile.
Vendor Bills, comme ci-dessous, s’ils vous envoient aussi leurs factures fournisseurs.

Le personnel d’un fournisseur qui vous envoie des factures fournisseurs (lié de l’une ou l’autre façon) :

Vendor Bills : Read, Create, Update, Delete, Submit Bill, View Comments et Add Comment.
Documents : Preview/Download, Upload, Delete Own Document et Rename Own Document. Une facture fournisseur ne peut pas être soumise sans sa copie numérisée, que le fournisseur charge sous forme de fichier.
Profile : View Own Profile et Update Own Profile.

Le propre système d’un fournisseur peut aussi envoyer des factures fournisseurs par l’API des factures fournisseurs, qui agit en tant que l’un des utilisateurs externes du fournisseur et nécessite les mêmes autorisations.

Graphiques de la page d’accueil

La page d’accueil du portail peut afficher des graphiques, comme le nombre d’ordres de travail créés chaque mois. Vous configurez les graphiques, et choisissez les rôles du portail qui voient chacun d’eux, dans Graphiques du portail. Un utilisateur voit un graphique lorsque celui-ci est attribué à son rôle, que son rôle a View Dashboard dans la section Dashboard, et qu’il est lié de la façon dont le graphique compte : voir Qui voit un graphique.

Rapports

La page Reports du portail liste les rapports que reçoit l’utilisateur :

les abonnements actifs des rapports avancés actifs, et
les rapports de requête actifs,

qui comptent l’adresse e-mail de l’utilisateur parmi leurs destinataires. L’utilisateur les télécharge depuis cette page, et reçoit aussi par e-mail chacun de ceux qui sont envoyés par e-mail. Pour donner un rapport à un utilisateur, ajoutez-le comme destinataire : vous pouvez choisir l’utilisateur externe, qui est ajouté par son adresse e-mail.

Les destinataires sont reconnus par leur adresse e-mail. Si vous modifiez l’adresse e-mail de l’utilisateur, ajoutez la nouvelle adresse à ses rapports.
Les utilisateurs externes ne peuvent pas être membres de groupes d’utilisateurs : ajoutez-les donc à chaque rapport un par un.
Un rapport contient ce que sélectionnent les filtres de son abonnement ou sa requête. Le portail ne le limite pas aux entités liées de l’utilisateur : configurez donc le rapport pour ce destinataire avant de l’ajouter.

Le rôle de l’utilisateur doit avoir List Subscribed Reports et Generate/Download dans la section Reports.

Ce que les utilisateurs externes voient de vos enregistrements

Outre leur rôle et leurs liens, ce que les utilisateurs externes voient d’un enregistrement dépend de la configuration de l’enregistrement et de son workflow :

Quoi	Les utilisateurs externes voient
En-tête de l’ordre de travail et du dossier	Les champs cochés External dans l’onglet Header Fields du workflow. La page du dossier n’affiche le chargeur et le réceptionnaire que s’ils sont cochés. La référence du dossier est toujours affichée.
Événements et champs de données	Ceux dont External Access vaut Visible ou Updatable, sous leur External Name s’ils en ont un : voir les champs des événements. Le plus récent de ces événements est le statut qu’ils voient. Les colonnes d’événements et de champs de données des listes du portail, et des liens de partage Entity Tracking, suivent la même règle. Le portail ne leur permet pas de modifier les événements ni les champs de données.
Documents des dossiers et des ordres de travail	Les documents dont External Access vaut Allow Access, sauf s’ils sont annulés : voir l’onglet Documents de l’ordre de travail. Les documents qu’ils chargent dans le portail sont accessibles aux utilisateurs externes.
Commentaires des dossiers	Les commentaires publiés avec Visible externally : voir Publier un commentaire. Les commentaires qu’ils publient dans le portail sont visibles de l’extérieur.
Factures fournisseurs	Les fichiers marqués Available Externally dans l’onglet Files de la facture fournisseur, et les commentaires publiés avec Visible externally dans son onglet Comments. Lorsque vous rejetez une facture fournisseur, ses External Remarks sont affichées comme motif. Les fournisseurs n’ajoutent, ne renomment et ne suppriment leurs propres fichiers que tant que la facture fournisseur est un brouillon ou rejetée.
Factures	Les factures approuvées qui ne sont pas annulées, avec leurs Remarks, et le PDF de la facture une fois qu’il a été généré, si leur rôle a Download Invoice PDF. Les paiements reçus et les ajustements nécessitent View Payments & Adjustments.

Les colonnes des listes de dossiers et d’ordres de travail du portail sont configurées pour votre installation par le support TrakIT.

Liens directs vers le portail

Un lien vers une page du portail a la forme /portal?go= suivi de la page, par exemple https://trakit.example.com/portal?go=invoices/1234. Contrairement à l’adresse affichée dans le navigateur pendant que l’utilisateur est dans le portail, cette forme résiste au passage par la page de connexion : un utilisateur qui n’est pas connecté se connecte d’abord, puis la page s’ouvre.

`go=`	Ouvre
`jobs`, `jobs/{id}`	La liste des dossiers, ou le dossier qui a cet ID de dossier.
`workorders/{id}`	L’ordre de travail qui a cet ID. Pour un utilisateur qui n’y a accès qu’en tant que transporteur routier, le portail l’ouvre comme un ordre de travail de transport.
`transport`, `transport/{id}`	La liste des ordres de travail du transporteur routier, ou l’un d’eux.
`invoices`, `invoices/{id}`	La liste des factures, ou une facture.
`bills`, `bills/{id}`	La liste des factures fournisseurs, ou une facture fournisseur.
`reports`	La liste des rapports.

Toute autre valeur ouvre la page d’accueil du portail. Le portail vérifie toujours que l’utilisateur peut voir l’enregistrement : sinon, il indique que l’enregistrement est introuvable ou que l’utilisateur n’a pas l’autorisation de le voir.

TrakIT crée lui-même ces liens :

dans les e-mails concernant une facture fournisseur : l’e-mail envoyé à la personne qui a ajouté la facture fournisseur quand son statut change, et l’e-mail envoyé aux utilisateurs externes du fournisseur quand un commentaire visible de l’extérieur y est publié. Le numéro de la facture fournisseur ouvre celle-ci ;
dans le code QR d’une facture, si votre modèle de facture en imprime un : il ouvre la facture. Une personne qui n’a pas d’utilisateur du portail pouvant voir la facture ne peut pas l’ouvrir de cette façon ; pour partager une facture avec elle, utilisez un lien de partage.

Anciennes adresses du portail

Les pages de l’ancien portail, dont les adresses commençaient par /ext/, ont été remplacées. Leurs adresses fonctionnent toujours, par exemple dans d’anciens e-mails, dans des favoris et dans les codes QR de factures imprimées auparavant, et mènent à la page correspondante du portail :

Ancienne adresse	Ouvre
`ext/home`, `ext/home.aspx`, `ext/dashboards`, `ext/dashboards.aspx`, `ext/docupload.aspx`	La page d’accueil.
`ext/jobs`, `ext/extjobs.aspx`	Jobs.
`ext/invoices`, `ext/invoices.aspx`	Invoices.
`ext/bills`, `ext/bills.aspx`	Bills.
`ext/reports`, `ext/reports.aspx`	Reports.
`ext/job.aspx`, `ext/wo.aspx`, `ext/invoice.aspx`, `ext/bill.aspx`, `ext/billedit.aspx`	Le dossier, l’ordre de travail, la facture ou la facture fournisseur que désignait le lien, ou sa liste si le lien ne peut pas être lu.

Le widget de suivi public conserve sa propre adresse.

Personnes sans utilisateur du portail

Pour montrer quelque chose à une personne qui n’a pas d’utilisateur externe, sans lui demander de se connecter :

émettez un lien de partage, par exemple vers les expéditions ou les factures d’un client, ou vers un ordre de travail ;
orientez-la vers le widget de suivi, une page publique qui trouve les ordres de travail d’un dossier à partir de la référence du dossier.

Le logo

Le logo en haut à gauche du portail ouvre le site web de votre société dans un nouvel onglet, tel que le support TrakIT l’a défini pour votre installation. S’il n’est pas défini, il lance une recherche sur le web du nom de votre société. Pour le modifier, contactez le support TrakIT.

Qui peut configurer le portail

Quoi	Qui
Créer des utilisateurs externes	Create dans la section User Management.
Lier des utilisateurs à des entités	Update dans la section User Management et Link/Unlink User dans la section Entity Management. Retirer un lien depuis la page de l’utilisateur nécessite aussi Unlink Entity.
Donner à un utilisateur son rôle du portail	Assign/Remove User Roles dans la section User Management.
Créer des rôles du portail et choisir leurs autorisations	Les administrateurs système, dans la gestion des rôles.
Configurer les graphiques de la page d’accueil	Les administrateurs système, dans Graphiques du portail.
Ajouter un utilisateur aux destinataires d’un rapport	Le propriétaire du rapport et les administrateurs système.