FAQ générale

Cette page répond aux questions que posent souvent les utilisateurs de TrakIT, regroupées par domaine. Chaque réponse est courte et renvoie à la page qui traite le sujet en détail. Pour le sens des termes de TrakIT, voir le Glossaire. Pour une tâche complète du début à la fin, voir les guides, comme Du dossier à l’ordre de travail clôturé, et pour les écrans que TrakIT affiche lorsqu’il ne peut pas ouvrir une page, voir Messages d’erreur.

Certains noms sont configurés pour votre installation ; les vôtres peuvent donc différer de ceux de cette page : le nom de la référence du dossier (par exemple Transport Document, ou T/D en abrégé) et les noms des types d’entités (comme Customer ou Transporter).

La connexion et votre compte

Comment réinitialiser mon mot de passe ?

Sur la page de connexion, sélectionnez Lost Password?, tapez votre identifiant utilisateur ou votre adresse e-mail et sélectionnez Submit. TrakIT vous envoie par e-mail un lien qui fonctionne une seule fois, pendant 24 heures : ouvrez-le et tapez deux fois votre nouveau mot de passe. Si vous ne recevez pas l’e-mail, un administrateur dont le rôle a Reset Password dans la section User Management peut réinitialiser votre mot de passe, et TrakIT vous envoie un nouveau mot de passe par e-mail. Voir Réinitialiser un mot de passe oublié.

Mon compte est verrouillé. Comment le déverrouiller ?

User account is locked signifie qu’un administrateur a verrouillé votre utilisateur, ou que TrakIT l’a verrouillé parce que vous n’aviez pas utilisé TrakIT depuis plus longtemps que votre société ne l’autorise. Demandez à un administrateur dont le rôle a Lock User dans la section User Management de le déverrouiller. Five unsuccessful attempts made. Try again after 30 minutes. n’est pas un verrouillage : attendez 30 minutes et réessayez, ou réinitialisez votre mot de passe. Voir Si vous ne pouvez pas vous connecter.

Comment obtenir un utilisateur TrakIT ?

Sélectionnez Request Access sur la page de connexion et remplissez le formulaire. TrakIT envoie votre demande par e-mail aux administrateurs système de votre installation, qui vous créent un utilisateur s’ils sont d’accord. Voir Demander un accès.

Pages, menus et autorisations

Pourquoi une page affiche-t-elle Authorization Failed ?

Vos rôles n’ont pas l’autorisation dont la page a besoin. Chaque page vérifie vos autorisations à son ouverture, quelle que soit la façon dont vous y êtes arrivé, depuis le menu ou depuis un lien. Une ligne en rouge sous le message peut donner plus de détails, comme Read Permission Denied, et certaines pages sont réservées aux administrateurs système. La section Qui peut utiliser cette page, à la fin de chaque page d’aide, nomme les autorisations ; demandez à votre administrateur un rôle qui les a. Voir Gestion des rôles et Accès refusé.

Pourquoi un élément de menu est-il absent ?

• SysAdmin Pages et les éléments qu’il contient n’apparaissent qu’aux administrateurs système.
• Un administrateur système peut masquer des menus de premier niveau pour un rôle, et un utilisateur qui peut mettre à jour les utilisateurs peut les masquer pour vous sur votre fiche utilisateur. Un menu vous est masqué lorsque chacun de vos rôles le masque, ou que votre fiche utilisateur le masque.
• Le support TrakIT peut masquer des éléments de menu pour toute votre installation, et les pages supplémentaires que votre société a ajoutées peuvent être limitées à certains rôles et à certaines sociétés.
• Dans une fenêtre étroite, le menu se replie derrière l’icône de menu à gauche de la barre supérieure.

Un menu peut aussi porter un autre nom sur votre installation. Voir Le menu principal.

Pourquoi ne puis-je pas trouver un ordre de travail ou un dossier ?

Vous ne voyez que les dossiers et les ordres de travail des workflows auxquels vous avez accès. Vous accédez à un workflow par les zones géographiques de Geo Data qui vous sont affectées, ou lorsqu’il vous est affecté sur votre fiche utilisateur. Les filtres personnalisés de vos rôles, et les filtres de votre fiche utilisateur, peuvent aussi masquer certains enregistrements. Un lien vers un ordre de travail que vous ne pouvez pas voir affiche Invalid Resource, comme pour un ordre de travail qui n’existe pas. Demandez à un administrateur de vérifier votre accès aux workflows.

Ordres de travail

Pourquoi mon ordre de travail est-il passé au statut Abandoned ?

Un ordre de travail devient Abandoned lorsque son dernier événement, hors événements donnés à titre d’information, date de plus d’un certain nombre de jours ou, s’il n’a aucun événement, lorsqu’il a été créé il y a plus longtemps que cela. Ce nombre est le paramètre Abandoned After du workflow, ou à défaut la valeur par défaut de votre installation, et TrakIT vérifie toutes les six heures. S’il a des événements ou des champs de données requis, l’ordre de travail redevient Active lorsqu’un événement daté de moins de ce nombre de jours est enregistré. Vous pouvez toujours mettre à jour un ordre de travail abandonné, et votre installation peut clôturer automatiquement les ordres de travail abandonnés une fois par semaine.

Pourquoi mon ordre de travail s’est-il clôturé tout seul ?

• Tous ses événements et champs de données obligatoires ont une valeur autre que TBA (NA compte comme une valeur) : TrakIT l’a donc clôturé.
• Un événement ou un champ de données a une action Close Work Order.
• Votre installation clôture automatiquement les ordres de travail abandonnés.

L’onglet Audit Log de l’ordre de travail indique quand il a été clôturé. Pour y travailler de nouveau, sélectionnez Re-open Work Order dans son menu des tâches. Voir Clôturer, annuler ou rouvrir. Pour toutes les façons dont un ordre de travail se clôture, voir Clôturer les ordres de travail.

Comment supprimer un ordre de travail ?

Sélectionnez Delete Work Order dans le menu des tâches de l’ordre de travail, puis Delete. Vous pouvez supprimer un ordre de travail actif ou abandonné dans les 96 heures qui suivent sa création, s’il n’a aucun document et aucun article confirmé dans un entrepôt, et votre rôle doit avoir Delete dans la section Work Orders ; sinon, la tâche est grisée. Passé ce délai, clôturez ou annulez plutôt l’ordre de travail. Un administrateur système peut supprimer un dossier entier créé par erreur au moyen de la suppression complète du dossier. Voir Supprimer un ordre de travail.

Pourquoi ne puis-je pas modifier la référence du dossier (T/D) ?

Change référence du dossier dans le menu des tâches de l’ordre de travail, par exemple Change Transport Document, est grisé lorsque :

• l’ordre de travail a été créé il y a plus d’un certain nombre de jours, défini pour votre installation ;
• votre rôle n’a pas l’autorisation Change référence du dossier dans la section Work Orders ;
• l’ordre de travail est clôturé ou annulé.

Pour modifier la référence après ce nombre de jours, adressez-vous au support TrakIT. Voir Modifier la référence du dossier.

Comment déplacer des ordres de travail vers un autre dossier ?

1. Ouvrez l’un des ordres de travail et sélectionnez Change référence du dossier dans son menu des tâches.
2. Saisissez la nouvelle référence du dossier dans New.
3. Dans Select Scope, choisissez This work order only, ou Selected work orders only et sélectionnez les ordres de travail.
4. Pour les déplacer vers un dossier qui existe déjà, sélectionnez Allow joining with existing job.
5. Sélectionnez Apply Change.

Une référence qui n’existe pas encore crée un nouveau dossier : c’est ainsi que vous scindez un dossier en deux. Un dossier que vous rejoignez doit avoir le même workflow et le même type de dossier, et les ordres de travail dont les postes figurent sur une facture ou une facture fournisseur approuvée ne peuvent pas être déplacés. Voir Modifier la référence du dossier.

Comment modifier le workflow d’un ordre de travail ?

1. Sélectionnez Change Workflow/Services dans le menu des tâches de l’ordre de travail.
2. Choisissez le workflow dans Select Workflow, et les services dans Select Services.
3. Sélectionnez Save.

Un nouveau workflow s’applique à tout le dossier, et le type de dossier du dossier doit exister dans ce workflow. TrakIT supprime et recrée les événements et les données des ordres de travail du dossier, et ne conserve que les valeurs des champs dont les codes correspondent dans le nouveau workflow. Votre rôle doit avoir Change Workflow et Change Services dans la section Work Orders. Voir Modifier le workflow ou les services.

Pourquoi un champ est-il obligatoire ?

C’est le workflow qui en décide :

• Un champ d’en-tête coché Mandatory dans l’onglet Header Fields du workflow doit être rempli lorsqu’un ordre de travail est créé et lorsque son en-tête est enregistré, par exemple Seal Number is required. Les champs de données au niveau du dossier marqués Mandatory doivent être remplis lorsqu’un dossier est créé.
• Un événement ou un champ de données peut exiger un autre champ au préalable (Requires). Tant que ce champ n’a pas de valeur autre que TBA, TrakIT indique Missing suivi de son nom, par exemple Missing Transporter.
• Un champ peut exiger des remarques avec sa valeur : Remarks are required.
• Une étoile marque un événement ou un champ de données obligatoire. Elle ne vous empêche pas d’enregistrer : l’ordre de travail se clôture lorsque tous ses champs obligatoires ont une valeur.

Votre société peut aussi avoir des contrôles configurés par le support TrakIT, qui affichent leurs propres messages. Pour modifier les règles, adressez-vous aux administrateurs de votre workflow. Voir Définitions d’événements et de données.

Événements et données

Pourquoi un événement indique-t-il Out of sequence ?

Les événements sont enregistrés dans l’ordre du workflow : vous ne pouvez pas enregistrer un événement tant qu’un événement antérieur de l’ordre de travail est encore vide. Enregistrez d’abord les événements antérieurs ou, lorsqu’ils le permettent, réglez-les sur Not Applicable (NA) ou To Be Advised (TBA). Avec Apply To Job, (Check all) après le message signifie qu’un événement antérieur est vide sur un autre ordre de travail ouvert du dossier. Les événements donnés à titre d’information ne sont jamais contrôlés, et le contrôle est désactivé dans un workflow où Ignore Event Sequence est activé. Voir Lorsqu’une valeur n’est pas enregistrée.

Pourquoi ne puis-je pas enregistrer la valeur d’un événement ou d’une donnée ?

TrakIT contrôle chaque ligne lorsque vous enregistrez, et affiche le motif dans la ligne. Outre Out of sequence, les motifs les plus courants sont :

• Future Time/Date : l’événement se situe plus de 5 minutes dans le futur.
• Chronological order : le workflow exige des événements dans l’ordre des dates, et celui-ci est antérieur à un événement qui le précède, ou à la création de l’ordre de travail.
• Event Changed ou Data Changed : quelqu’un d’autre a enregistré la valeur après que vous avez ouvert la page.

Une valeur grisée ne peut pas être modifiée : elle est calculée, votre rôle peut seulement la consulter, votre rôle n’a pas Update Events & Data dans la section Work Orders, ou l’ordre de travail est clôturé ou annulé. Voir Lorsqu’une valeur n’est pas enregistrée.

Mises à jour groupées

Pourquoi ma mise à jour groupée indique-t-elle Header Missing ?

TrakIT lit la première feuille de calcul qui n’est pas masquée, et sa première cellule, A1, doit contenir l’intitulé de la première colonne, comme WOID, Container ou le libellé de votre référence du dossier. Header Missing dans l’e-mail de résultats signifie que cette cellule est vide ; Invalid header signifie qu’elle contient un autre intitulé. Assurez-vous que la feuille qui contient vos données est la première feuille visible. Voir Mise à jour groupée.

Comment ignorer l’ordre des événements dans une mise à jour groupée ?

Sélectionnez Ignore event sequence sur la page Mise à jour groupée ou Création groupée. Cette option nécessite Ignore Event Sequence dans la section Bulk Updates de votre rôle : sans cette autorisation, l’option est grisée. Sur un ordre de travail lui-même, seul le paramètre Ignore Event Sequence du workflow désactive le contrôle.

Puis-je envoyer une mise à jour groupée par e-mail ?

Oui, si votre installation lit les e-mails entrants. Demandez à votre administrateur système l’adresse e-mail de TrakIT.

1. Préparez le fichier Excel comme pour la page Mise à jour groupée, et enregistrez-le au format .xlsx.
2. Envoyez-le en pièce jointe depuis l’adresse e-mail de votre utilisateur TrakIT, avec un objet qui commence par TrakIT Update. Pour ignorer aussi l’ordre des événements, ajoutez IgnoreSequence, en un seul mot, à l’objet.

TrakIT applique le fichier comme si Overwrite existing data était sélectionné, et répond par un e-mail Email Response qui donne les résultats. Votre rôle doit avoir Upload et Overwrite Existing Data dans la section Bulk Updates, et Ignore Event Sequence pour ignorer l’ordre des événements. Un objet qui commence par TrakIT Upload fait autre chose et ne met pas à jour les ordres de travail. Voir Envoyer un fichier de mise à jour groupée et Emails Received.

Entités

Comment ajouter un transporteur routier ou une autre entité ?

1. Sélectionnez System > Entity Management.
2. Sélectionnez l’onglet du type d’entité, par exemple Transporter.
3. Sélectionnez Create.
4. Remplissez au moins Entity Code, Entity Name, Country et Responsible Company.
5. Sélectionnez Create.

Votre rôle doit avoir Create dans la section Entity Management. Pour permettre à d’autres sociétés d’utiliser l’entité, activez-les dans son onglet Per Company. Voir Créer une entité.

Quels caractères un code d’entité peut-il contenir ?

Les lettres de A à Z, les chiffres de 0 à 9, les tirets (-) et les traits de soulignement (_), jusqu’à 25 caractères. Sur la page de l’entité, TrakIT supprime les espaces et met les lettres en majuscules. Les autres caractères, comme les lettres accentuées, donnent Entity Code must be alphanumeric, et un code plus long Entity Code cannot exceed 25 characters. Pour certains types d’entités, TrakIT numérote lui-même les codes, et le champ est grisé. Une importation contrôle chaque ligne de la même façon et rejette les lignes en échec. Voir Champs de l’entité.

Pourquoi une adresse e-mail est-elle exclue, et comment la retirer ?

TrakIT cesse d’envoyer des e-mails à une adresse lorsque le destinataire se désabonne avec le lien d’un e-mail de TrakIT, lorsque l’adresse est rejetée sur les installations dont le service d’e-mail signale les rejets, ou lorsqu’un administrateur système l’ajoute à la liste. Tant qu’elle est exclue, TrakIT la retire de chaque e-mail, et les champs d’adresse e-mail la refusent avec Email … is excluded. Seul un administrateur système peut la retirer : dans Admin > Logs > Message Log, dans l’onglet Emails Excluded, sélectionnez le X à la fin de sa ligne. Voir Onglet Emails Excluded.

KPI

Pourquoi la cible de 40 heures d’un KPI s’affiche-t-elle comme 5 jours ?

Le KPI (indicateur clé de performance) compte des heures ouvrées. Un jour ouvré compte 8 heures, de 9 h à 17 h dans le fuseau horaire du KPI, les jours qui ne sont ni des jours de week-end ni des jours fériés du pays du KPI : une cible de 40 heures s’affiche donc 5d 0h dans l’onglet KPIs de l’ordre de travail. Un KPI en heures calendaires compte 24 heures par jour : 40 heures s’affichent donc 1d 16h. La colonne Type indique Business Hours ou Calendar Hours. Voir Jours fériés par pays.

J’ai modifié un KPI. Pourquoi les ordres de travail affichent-ils encore l’ancienne cible ?

Un ordre de travail conserve les KPI et les cibles qui lui ont été attribués. Lorsque vous modifiez un KPI dans l’onglet KPIs du workflow, sélectionnez Update Target Days in existing open work orders pour donner la nouvelle cible aux ordres de travail actifs et abandonnés. Pour un nouveau KPI, sélectionnez Apply KPI to existing open work orders where KPI is missing. Sans ces options, seuls les ordres de travail créés à partir de ce moment reçoivent la modification. Voir Créer ou modifier un KPI.

Comment établir un rapport sur les KPI d’une période ?

Sélectionnez Reports > Interactive, puis KPI Performance sous KPIs. Choisissez les workflows et les KPI, indiquez les dates auxquelles les KPI ont démarré, et sélectionnez Run report. Pour des chiffres mois par mois, utilisez KPI Trend avec Period réglé sur Monthly ; pour le nombre d’ordres de travail par mois, utilisez WO Throughput. Voir Rapports de KPI.

Suivi des retards

Pourquoi un conteneur ne figure-t-il pas dans la liste Delay Tracking ?

Un conteneur est ajouté quelques minutes après que son ordre de travail a enregistré un événement qui démarre le suivi. L’ordre de travail doit être actif ou abandonné et avoir un numéro et une taille de conteneur, et le conteneur ne doit pas appartenir au chargeur. Les événements qui démarrent et arrêtent le suivi sont définis sur chaque événement du workflow. Voir Comment les conteneurs sont suivis.

Pourquoi un conteneur n’a-t-il pas reçu les nouveaux jours de franchise ?

Un conteneur reçoit ses jours de franchise et ses tarifs des définitions des coûts de retard du workflow lorsqu’il est ajouté à la liste. Pour donner de nouvelles valeurs aux conteneurs qui y figurent déjà, enregistrez la définition avec Apply to Active Containers in Tracking List. Voir Jours de franchise et frais.

Définitions de workflows

Comment ajouter un événement ou un champ de données à un workflow ?

1. Sélectionnez Admin > Workflow Definitions et ouvrez le workflow.
2. Dans l’onglet Events ou Data, sélectionnez Create.
3. Choisissez le Master Event ou le Master Data, et remplissez les champs.
4. Pour l’ajouter aussi aux ordres de travail ouverts du workflow, sélectionnez Add to open work orders as well.
5. Sélectionnez Create.

Sinon, seuls les ordres de travail créés à partir de ce moment le reçoivent. Voir Définitions d’événements et de données.

Comment faire dépendre un champ d’un autre champ ?

Ouvrez l’événement ou le champ de données depuis le workflow, sélectionnez le crayon (Edit Detail) et, dans Requires, choisissez Header, Event ou Data, puis le champ. Sélectionnez Save. Les utilisateurs ne peuvent alors lui donner une valeur qu’une fois que ce champ a une valeur autre que TBA. Voir Champs.

Comment rendre des champs d’en-tête obligatoires ou les masquer ?

Ouvrez le workflow et sélectionnez son onglet Header Fields. Cochez Visible pour afficher un champ, Mandatory pour le rendre obligatoire et External pour le montrer aux utilisateurs externes, puis sélectionnez Save. Location List, Yard Position et Shipper Container ne peuvent pas être rendus obligatoires, et la référence du dossier est toujours visible. Voir Onglet Header Fields.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un événement d’un workflow ?

Un événement que des ordres de travail ont n’est supprimé que si vous sélectionnez Delete from all work orders and reports, ce qui supprime aussi ses valeurs. TrakIT indique Unable to delete. Please check references. tant que des utilisateurs sont choisis sous Workflow Instructions, ou tant que les délais d’échéance d’un autre champ sont comptés à partir de l’événement : retirez-les d’abord. L’événement de constatation des produits et des charges, et les champs qu’un autre champ indique dans Requires, ne peuvent pas être supprimés ; désactivez plutôt Currently Active, lorsque c’est permis. Voir Supprimer un événement ou un champ de données.

Pourquoi TrakIT indique-t-il Cannot find event code ?

Un paramètre de workflow qui désigne un événement, comme Rev/Exp Recognition ou Warehouse Commit Event, attend le code de l’événement, et non son nom. Saisissez le code figurant dans la colonne Code de l’onglet Events du workflow. Voir Paramètres du workflow.

Pourquoi certains services ne sont-ils pas proposés lorsque je crée un dossier ?

Un dossier ne propose que les services autorisés pour son workflow. Ouvrez le workflow, sélectionnez son onglet Services/Job Type, cochez les services sous Allowed Services et sélectionnez Save. Les services eux-mêmes sont gérés sous Admin > Masters > Master Tables (Workflow Services). Voir Onglet Services/Job Type.

Rapports

Comment ne plus recevoir un rapport ?

1. Sélectionnez Reports > My Reports.
2. Sous Recipient of Reports, sélectionnez l’icône moins (Remove report) sur la ligne du rapport.
3. Confirmez.

L’icône n’apparaît que pour les rapports qui vous sont envoyés par votre nom ou par votre adresse e-mail. Pour un rapport que vous recevez en tant que membre d’un groupe d’utilisateurs, demandez au propriétaire du rapport de modifier ses destinataires. Voir Ne plus recevoir un rapport.

Géographie

Comment ajouter un dépôt sous une ville ?

Les dépôts, les parcs, les ports et les autres sites sont des lieux, situés sous une ville dans Geo Data.

1. Sélectionnez System > Geo Data.
2. Trouvez la ville avec Search code or name, et sélectionnez-la.
3. Sélectionnez l’icône plus à côté de la liste sous la ville. Create New Location s’ouvre avec la ville déjà renseignée.
4. Remplissez les champs du lieu et sélectionnez Save.

Vous pouvez aussi en créer un depuis System > Location List. Votre rôle doit avoir Read et Create dans la section Geo Data & Locations. Voir Ajouter un lieu.

Finance

Pour les questions sur la comptabilité, les comptabilisations, les exercices et les devises, voir le Glossaire et FAQ de la comptabilité.