Factures

La page Invoices liste les factures, les notes de débit et les avoirs d’une société : ceux qui sont émis pour des dossiers et ceux qui sont émis indépendamment. Depuis cette page, vous pouvez voir ce qui reste dû, ouvrir n’importe quelle facture, en approuver ou en finaliser plusieurs à la fois, exporter la liste et créer une facture qui n’est pas rattachée à un seul dossier.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Invoices.

La facture d’un dossier est généralement créée depuis la page financière du dossier, dans son onglet Invoices. Toutes les factures, quel que soit l’endroit où elles ont été créées, apparaissent sur cette page et s’ouvrent sur la page Facture. Pour la place des factures dans la finance d’un dossier, voir Facturer le client.

Note

Certains libellés de cette page sont paramétrés pour votre société ; ils peuvent donc différer de ce qui figure ici : le nom de la référence du dossier (par exemple Transport Document, abrégé en T/D) et les noms des types d’entité (comme Customer).

Choisir la société et l’exercice

Les deux listes en haut à droite déterminent les factures que vous voyez :

• La société : les sociétés auxquelles vous avez accès. TrakIT mémorise votre choix.
• L’exercice : les exercices de la société, ou – All FY –. Par défaut, c’est l’exercice ouvert qui couvre la date du jour. Seules les factures datées dans l’exercice sont listées.

Changer de société réinitialise les filtres.

Nombres par statut

Les encadrés en haut comptent les factures de la société dans l’exercice sélectionné, par statut : Draft, Approved, Finalised, Cancelled, Reversed et Written Off. Les nombres ne tiennent pas compte des autres filtres. Sélectionnez un nombre pour régler le filtre Status sur ce seul statut et relancer la recherche. Un encadré sans facture est estompé.

Statut	Signification
Draft	Pas encore approuvée. Elle peut encore être modifiée, et son numéro est un numéro pro forma.
Approved	Approuvée : elle a son numéro définitif et son PDF, et ses postes ne peuvent plus changer. Une facture approuvée depuis cette liste n’a pas de PDF.
Finalised	Approuvée et finalisée.
Cancelled	Annulée alors qu’elle était un brouillon.
Reversed	Une facture contre laquelle un avoir a été émis. Dans les nombres et le filtre Status, ce statut inclut aussi les avoirs qui font référence à une facture.
Written Off	Son solde restant dû a été passé en pertes.

Pour savoir ce que permet chaque statut, voir Facture.

Trouver une facture

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Le nombre de résultats apparaît au-dessus de la liste, suivi du montant total dans chaque devise, par exemple Invoices - 125 Found; Total: XOF 18,450,000.00. Les avoirs comptent comme des montants négatifs dans le total. Reset efface les filtres.

TrakIT mémorise la plupart de vos filtres pour la prochaine ouverture de la page. Si un administrateur a limité les factures que vous pouvez voir, Custom Filters Active apparaît à côté des boutons.

Filtre	Trouve
Invoice Number	Toute partie du numéro.
Entity	Toute partie du nom de l’entité facturée.
Référence du dossier or WOID	Toute partie de la référence du dossier ou, pour un nombre, également les factures du dossier de l’ordre de travail qui a cet ID. Le libellé utilise le nom court de la référence du dossier de votre société, par exemple T/D or WOID.
Type	Invoice, Debit Note ou Credit Note, ou – All Types –.
Invoice Date	Les factures datées entre les dates From et To. La flèche à côté du libellé propose des plages telles que This Month.
Status	Les statuts à inclure. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Outstanding	Outstanding : ni annulées, ni passées en pertes, ni marquées comme payées, avec un montant restant à recevoir. Fully Paid : marquées comme payées, ou sans plus rien à recevoir. Written Off : passées en pertes.
Taxes	With Taxes Only ou Without Taxes Only : les factures avec ou sans taxe sur l’un de leurs postes.
Workflows	Les factures des dossiers des workflows sélectionnés. Lorsque vous restreignez les workflows, sélectionnez Without Workflow pour inclure aussi les factures qui ne concernent pas un seul dossier.
Created By, Approved By	Les utilisateurs qui ont créé ou approuvé les factures.
Currency	Les factures dans une devise.
Fin Ref	Toute partie de la référence attribuée à la facture dans votre système comptable externe, si votre société y envoie ses factures.
Sync Status	Show Synced Only, Show Unsynced Only ou Show Sync Errors Only, pour les factures envoyées à un système comptable externe.
Document Title	Les factures qui ont un document généré dont le titre contient le texte.
Select Data Field	Les factures dont un champ de données de facture correspond. Choisissez le champ, puis un Search Mode : Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range ou Date Range. Select Empty Data Field trouve les factures dont un champ est vide.
Tags	Les factures qui portent les étiquettes sélectionnées. [No Tags] inclut les factures sans étiquette.

La liste

La liste affiche 50 factures par page, les plus récentes en premier. Les brouillons apparaissent en gris. Les colonnes sont paramétrées pour votre société, et les champs de données de facture sont ajoutés à la fin. Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne, lorsque la colonne le permet.

Si votre rôle peut approuver ou finaliser des factures, la première colonne contient des cases à cocher pour approuver ou finaliser plusieurs factures à la fois.

Les colonnes peuvent comprendre :

Colonne	Affiche
Date	La date de la facture.
Number	Le numéro de la facture. Sélectionnez-le pour ouvrir la facture dans un nouvel onglet.
Type	Invoice, Debit Note ou Credit Note.
Entity	L’entité facturée. Sélectionnez-la pour ouvrir l’entité.
Référence du dossier	Le dossier, qui ouvre le dossier. - pour une facture qui ne concerne pas un seul dossier.
Status	Draft, Approved, Finalised, Cancelled, Reversed ou Written Off. Sur une facture contre-passée ou un avoir qui fait référence à une facture, un lien R ouvre l’autre document.
Currency, Amount	La devise et le total, taxes comprises. Les avoirs affichent le montant qu’ils créditent.
Credit Days, Due Date	Le délai de paiement et la date d’échéance du paiement. La date d’échéance est en gris sur un brouillon, car elle n’est fixée qu’à l’approbation, et en rouge lorsqu’elle tombe aujourd’hui ou est dépassée alors qu’un montant reste dû.
Outstanding	Ce qui reste à recevoir, après les ajustements, les encaissements approuvés et l’éventuelle retenue à la source. En rouge lorsqu’il est supérieur à zéro ; 0 pour une facture marquée comme payée.
Sync, Sync Reference	Pour les factures envoyées à un système comptable externe : ✓ une fois envoyée, [Error] en cas d’échec, et la référence attribuée.
Icônes de téléchargement et d’aperçu	Téléchargent le PDF de la facture ou en affichent un aperçu, si votre rôle peut prévisualiser les factures.

Votre société peut aussi ajouter des colonnes pour les événements et les champs de données du dossier de la facture.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger sous forme de fichier Excel les factures qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Le fichier a les mêmes colonnes que la liste, sans les icônes de téléchargement et d’aperçu, suivies de tous les champs de données de facture.

Créer une facture

Create crée une facture, une note de débit ou un avoir qui n’est pas rattaché à un seul dossier. Le document est créé dans la société sélectionnée en haut de la page.

1. Sélectionnez Create.
2. Dans Type, choisissez Invoice, Debit Note ou Credit Note.
3. Choisissez l’Entity Type, par exemple Customer. TrakIT mémorise votre choix.
4. Dans Invoice To, commencez à saisir le nom de l’entité à facturer et choisissez-la. La liste affiche les entités de ce type dans la société.
5. Choisissez la Currency. Elle est d’abord réglée sur la devise par défaut de la société.
6. Choisissez un Profit Center, si nécessaire. TrakIT renseigne le centre de profit propre à l’entité, si elle en a un.
7. Pour une facture ou une note de débit :
   • Vérifiez le Credit Period, en jours, de 0 à 365. TrakIT renseigne le délai de paiement de l’entité pour la société ou la devise, ou celui de la société par défaut, et le met à jour lorsque vous changez d’entité ou de devise.
   • Sous Options, sélectionnez Add all un-invoiced accounts pour ajouter immédiatement les postes de l’entité qui ne sont pas encore facturés. TrakIT mémorise ce choix.
8. Pour un avoir, saisissez le Ref. Invoice Number : le numéro de la facture qu’il crédite, s’il en crédite une.
9. Sélectionnez Create.

La nouvelle facture est un brouillon, avec un numéro pro forma. Ouvrez-la depuis la liste pour ajouter ses postes, la vérifier et l’approuver : voir Facture.

Add all un-invoiced accounts ajoute les postes réels de produits et de débours de l’entité dans cette société qui ne figurent pas encore sur une facture, depuis tous les dossiers des workflows auxquels vous avez accès. Les postes dont le montant est nul sont écartés. Tous les postes doivent être dans la même devise de dossier ; sinon, aucun n’est ajouté et la facture est créée vide. Vous pouvez toujours ajouter des postes plus tard avec Allocate sur la facture.

Avoirs avec une facture de référence

Le Ref. Invoice Number doit être une facture de la même société et de la même entité, finalisée et pas encore entièrement créditée. TrakIT copie alors tous les postes de cette facture sur l’avoir, avec des montants négatifs. Retirez ceux que vous ne voulez pas créditer, ou modifiez leurs quantités, avant de l’approuver : voir Facture.

Sans référence, l’avoir est d’abord vide : ajoutez les postes à créditer avec Allocate.

Pour créditer en une seule étape la totalité d’une facture de dossier, utilisez plutôt Reverse Invoice sur la facture : voir Contre-passer une facture.

Approuver ou finaliser plusieurs factures

1. Cochez la case de chaque facture. Un brouillon en a une si vous pouvez l’approuver, et une facture approuvée qui n’est pas finalisée en a une si vous pouvez la finaliser ; un avoir seulement si votre rôle autorise aussi les avoirs. L’icône de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
2. Sélectionnez Tasks, puis Approve ou Finalise.
3. Lisez la confirmation et sélectionnez Approve ou Finalise.

La confirmation indique combien de factures sélectionnées sont concernées par la tâche : les brouillons pour Approve, les factures approuvées qui ne sont pas finalisées pour Finalise. Les autres factures sélectionnées restent telles quelles.

TrakIT approuve ou finalise ensuite les factures une par une, avec les mêmes contrôles que sur la page Facture, puis indique combien ont réussi et combien ont échoué. Une facture en échec reste sélectionnée, avec la raison en dessous ; les autres ne sont plus sélectionnées. Tasks n’apparaît que lorsque la page affiche des factures que vous pouvez approuver ou finaliser, et ne propose que les tâches que votre rôle autorise.

La finalisation fonctionne comme Finalize sur la facture.

Approbation sans PDF

Approuver plusieurs factures à la fois ne génère pas leurs PDF, et la confirmation le signale avant toute approbation. Pour chaque brouillon, TrakIT :

1. avance sa date à aujourd’hui, comme le ferait son ouverture, sauf si elle a été antidatée ;
2. effectue les contrôles d’Approve, hormis le modèle ;
3. lui attribue son numéro définitif, sans générer son PDF ni l’envoyer par e-mail ;
4. ajoute Bulk approval - PDF not generated à l’entrée Invoice Approved de son journal des actions.

Les utilisateurs abonnés aux notifications des factures sont toujours informés de chaque approbation.

Une facture approuvée de cette façon n’a pas de PDF définitif : elle n’affiche ni icônes de téléchargement ou d’aperçu, ni Email…. Un administrateur système peut générer son PDF avec Recreate PDF sur la facture.

Effacer les erreurs de synchronisation

Les administrateurs système voient Clear Sync Errors. Ce bouton efface l’erreur sur toutes les factures de la société qui n’ont pas pu être transmises à votre système comptable externe, afin qu’elles soient renvoyées, et indique combien ont été effacées.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Invoices	Read	Ouvrir la page et voir les factures des sociétés auxquelles vous avez accès.
Invoices	Create	Créer des factures et des notes de débit.
Invoices	Allow Credit Notes	Créer des avoirs, avec Create, et les approuver ou les finaliser avec Tasks.
Invoices	Approve	Approuver plusieurs brouillons à la fois avec Tasks, sans générer leurs PDF.
Invoices	Finalise	Finaliser plusieurs factures approuvées à la fois avec Tasks.
Invoices	Export	Exporter la liste.
Invoices	Preview	Télécharger et prévisualiser les PDF des factures depuis la liste.