Activités

La page Activities de l’application mobile liste vos activités : des tâches, des appels et des réunions datés, chacun avec un type, un propriétaire et, si nécessaire, une équipe, un rappel et une récurrence. C’est la version pour téléphone de la page Activités de TrakIT sur un ordinateur, et elle affiche les mêmes activités.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Activities dans le menu ou sur la page d’accueil. Sélectionnez une activité pour l’ouvrir : voir Activité.

Activités à venir et passées

Deux onglets en haut, Upcoming et Past, répartissent les activités selon leur date et leur heure, et non selon leur statut. Le nombre à côté de Activities en haut compte les activités de l’onglet qui correspondent à vos filtres.

La liste affiche 20 activités à la fois ; faites défiler vers le bas pour en charger davantage. Elle se termine par No more activities, ou affiche No activities found lorsque rien ne correspond.

Onglet Upcoming

Upcoming liste les activités qui commencent maintenant ou plus tard, les plus proches en premier. Une activité planifiée passe dans Past dès qu’elle commence. Une activité que vous avez terminée ou annulée avant son heure de début reste sous Upcoming jusqu’à cette heure.

Onglet Past

Past liste les activités qui ont déjà commencé, les plus récentes en premier : celles qui sont en cours, en retard, terminées ou annulées.

Les cartes des activités

Chaque activité est une carte. Sélectionnez-la pour ouvrir l’activité.

Partie	Affiche
Titre et statut	Le titre, et le statut à droite : Planned, In Progress, Overdue, Completed ou Cancelled. Voir Statuts des activités.
Ligne de l’horloge	Le moment où l’activité commence, dans votre fuseau horaire, par exemple 14:30, 25 Sep 2026, suivi de sa durée, par exemple 1h 30m, si elle en a une.
Type et propriétaire	Le type d’activité et le nom du propriétaire.
Objet	Ce que concerne l’activité : Entity, Asset, Lead ou Work Order, suivi du nom du client ou de l’actif, ou du numéro du prospect ou de l’ordre de travail. Une activité générale n’a pas cette ligne.
Dernière ligne	La fréquence à laquelle l’activité se répète, par exemple Every 2 Weeks, et un trombone si elle a des fichiers.

Filtrer la liste

Sélectionnez Filter.
Définissez les filtres dont vous avez besoin.
Sélectionnez Apply.

Le nombre rouge sur Filter indique combien de filtres sont utilisés. Clear les efface. Sélectionnez de nouveau Filter pour fermer le panneau sans appliquer vos modifications.

Filtre	Trouve
Scope	Mine : les activités dont vous êtes propriétaire. All : les activités dont le propriétaire appartient à l’une de vos sociétés ; toutes les activités pour un administrateur système.
Title, Details	Les activités dont le titre ou les détails contiennent le texte.
Type	Un type d’activité, ou All.
Owner	Les activités d’un propriétaire, ou All. Utilisez-le avec All dans Scope : avec Mine, un autre propriétaire ne trouve rien.
For	Les activités dont le nom du client ou de l’actif, ou le numéro du prospect ou de l’ordre de travail, contient le texte.
Status	Les statuts que vous cochez. Si aucun n’est coché, tous les statuts.

TrakIT mémorise votre Scope pour votre prochaine visite, ici et sur la page Activités de TrakIT sur un ordinateur. L’onglet et les autres filtres restent tels que vous les avez laissés pendant que vous ouvrez des activités et revenez, jusqu’à ce que vous fermiez l’onglet du navigateur ou l’application.

Créer une activité

Sélectionnez le bouton plus (New Activity) en haut à droite. Le formulaire New Activity s’ouvre.
Dans Activity For, choisissez General, Customer, Asset ou Lead :
- Customer : dans le champ en dessous, tapez au moins deux lettres du nom du client, puis choisissez-le.
- Asset : choisissez l’Asset Type, puis l’Asset.
- Lead : tapez au moins deux lettres du nom du prospect, puis choisissez-le.
Dans Title, tapez le titre.
Définissez la date et l’heure de début dans Date et Time. Le formulaire les remplit avec l’heure pleine suivante.
Choisissez l’Activity Type.
Renseignez les autres champs dont vous avez besoin. Voir le tableau ci-dessous.
Sélectionnez Create.

Create reste grisé tant que Title, Date, Time et Activity Type ne sont pas renseignés. TrakIT indique Activity created et ouvre la nouvelle activité. Sélectionnez Cancel pour fermer le formulaire sans rien créer.

Votre société peut utiliser un autre nom pour les clients, à la fois dans Activity For et comme nom du champ en dessous.

Champ	Ce qu’il fait
Asset	Les actifs du type choisi dans votre propre société.
Team Assigned	Les autres utilisateurs de vos sociétés qui participent. Nobody tant qu’il est vide. Ils reçoivent l’invitation de calendrier.
Details	Une description.
Duration	La durée de l’activité, de 1 min à 360 min, ou –N/A–.
Reminder	Combien de temps avant le début le propriétaire reçoit un rappel par e-mail, de 1 hr à 72 hrs, ou No Reminder. Il vaut au départ 1 hr.
Owner	[Myself], ou un autre utilisateur de vos sociétés. Grisé lorsqu’il n’y a personne d’autre à choisir.
Repeat Every	Disabled, ou un nombre de 1 à 12, puis Days, Weeks ou Months : TrakIT crée l’activité suivante chaque fois qu’une activité commence.
Send Calendar Invite	Activé au départ. Vous et l’équipe recevez une invitation de calendrier. Une activité avec une invitation et sans durée est enregistrée avec une durée de 10 minutes.

Pour les e-mails qu’envoie TrakIT (l’invitation, le rappel) et la façon dont une activité répétée se poursuit, voir Ce que TrakIT envoie.

Dates et rappels

Avec un rappel, le délai avant le début doit dépasser la durée du rappel plus une heure. Ainsi, avec un début à l’heure pleine suivante, le rappel de 1 hr est trop proche : choisissez No Reminder, ou un début plus tardif.
Une activité dont le début est dans le passé est créée comme terminée : TrakIT indique Activity created and marked Completed (the date is in the past). Choisissez No Reminder pour celle-ci.
Date et Time sont dans le fuseau horaire de votre fiche utilisateur.

Message	Que faire
Activity Date/Time is too close for selected Reminder	Choisissez un rappel plus court ou No Reminder, ou un début plus tardif.
Cannot set a reminder on past date/time	Choisissez No Reminder pour une activité dans le passé.
Select a Customer, Select an Asset ou Select a Lead	Choisissez la fiche dans le champ sous Activity For, ou choisissez General.
The selected Customer is not valid, The selected Asset is not valid ou The selected Lead is not valid	La fiche ne vous est plus accessible, par exemple un client inactif ou un prospect déjà converti. Choisissez-en une autre.
Title has possible html tags or disallowed text, Detail has possible html tags or disallowed text	Ne commencez pas le titre ou les détails par =, + ou @, et ne placez pas < juste avant une lettre.

Qui peut utiliser cette page

Vous avez besoin du mode d’accès PWA, et de l’élément Activities dans la partie PWA de votre Menu Access pour voir la page dans le menu. Voir Qui peut utiliser l’application mobile.

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Activities :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page.
Create	Voir le bouton plus et créer des activités.