Groupes de workflows

La page Workflow Groups liste les groupes qui organisent vos workflows, par exemple par activité ou par région. Chaque workflow appartient à un groupe, choisi dans ses paramètres.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Masters > Workflow Groups.

Lorsque les workflows appartiennent à plusieurs groupes, des pages comme Dossiers, Workflow Finance, Accounts, Rapports de workflow et Delay Tracking affichent un onglet pour chaque groupe. Le Default Workflow Group d’un utilisateur, défini sur sa page utilisateur, est l’onglet sur lequel s’ouvrent des pages comme Dossiers tant que l’utilisateur n’en choisit pas un autre.

La liste des groupes

La liste affiche tous les groupes, par nom, avec le nombre trouvé au-dessus.

Colonne	Affiche
Code	Le code du groupe.
Name	Le nom du groupe.
Description	La description, s’il y en a une.
Finance	Yes si la finance est activée pour le groupe.
Only WO	Yes si le groupe n’affiche que la vue par ordre de travail sur la page Dossiers.
Workflows	Le nombre de workflows qui appartiennent au groupe.

Sélectionnez une ligne pour modifier le groupe.

Ajouter un groupe

1. Sélectionnez Create.
2. Dans Add New Workflow Group, renseignez les champs ci-dessous.
3. Sélectionnez Create.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Group Code:	Jusqu’à 10 lettres, chiffres ou tirets, et unique. TrakIT le convertit en majuscules. Obligatoire.
Group Name:	Jusqu’à 30 caractères, et unique. Certains caractères spéciaux, comme # ou <, ne sont pas acceptés. Obligatoire.
Group Description:	Jusqu’à 200 caractères. Facultatif.
Enable Finance:	Activé si les workflows du groupe utilisent la finance. Voir ci-dessous.
Only Work Orders:	Activé si l’onglet du groupe sur la page Dossiers ne doit afficher que la vue By Work Order, sans l’onglet By Job.

Pour placer des workflows dans le groupe, choisissez-le comme Workflow Group dans les paramètres de chaque workflow.

Ce que change Enable Finance

Avec Enable Finance désactivé :

• le groupe n’a pas d’onglet sur les pages Workflow Finance et Accounts, et ses workflows sont exclus de leurs listes de workflows ;
• les dossiers des workflows du groupe n’affichent pas le lien Finance, et leurs ordres de travail n’affichent pas Job Finance et WO Finance dans le menu des tâches.

Modifier ou supprimer un groupe

1. Sélectionnez le groupe dans la liste.
2. Dans Modify Workflow Group, modifiez les champs et sélectionnez Save.

Pour supprimer le groupe, ouvrez-le et sélectionnez la croix (Delete Group) en bas à gauche. Un groupe ne peut pas être supprimé tant que des workflows lui appartiennent, ou tant que d’autres paramètres, comme la disposition des colonnes d’une liste, y font encore référence. Déplacez d’abord ses workflows vers un autre groupe. Les utilisateurs dont le groupe supprimé était le groupe de workflows par défaut n’en ont plus.

Messages

Message	Que faire
Workflow Group updated successfully	Le groupe a été créé ou enregistré.
Group Code must be specified, Group Name must be specified	Renseignez le code et le nom.
Code cannot contain non-alphanumeric characters	N’utilisez que des lettres, des chiffres et des tirets, sans espaces.
Group Code or Name has invalid characters, Group Name contains possible html tags or disallowed text	Retirez les caractères spéciaux du nom.
Workflow Group name must be unique, Workflow Code name must be unique	Un autre groupe a ce nom ou ce code. Choisissez-en un autre.
Unable to update workflow group	La modification n’a pas pu être enregistrée, par exemple parce qu’un autre groupe a déjà ce code ou ce nom.
Cannot delete Workflow Group with workflows	Le groupe est toujours utilisé. Déplacez d’abord ses workflows vers un autre groupe.

Qui peut utiliser cette page

Seuls les administrateurs système peuvent ouvrir cette page et gérer les groupes de workflows.