Création groupée

La page Bulk Create crée des dossiers et des ordres de travail dans un workflow à partir d’un fichier Excel : une ligne par ordre de travail, regroupées en dossiers selon la référence du dossier. TrakIT importe le fichier en arrière-plan et vous envoie les résultats par e-mail.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Operations > Bulk Operations > Bulk Create.

Créer des ordres de travail à partir d’un fichier

Sélectionnez le workflow dans [ Select a Workflow ]. Le reste de la page apparaît.
Si le workflow a des services, sélectionnez les services des nouveaux ordres de travail sous Select Services, ou sélectionnez No Services.
Sélectionnez Download pour télécharger le modèle Excel du workflow.
Remplissez le modèle, une ligne par ordre de travail. Voir Le fichier.
Sous MS-Excel File Upload, choisissez le fichier.
Sélectionnez Upload.

Lorsque TrakIT a accepté le fichier, il affiche File upload successful!. Les résultats arrivent par e-mail une fois l’importation terminée.

Le fichier

Partez du modèle téléchargé : il a une colonne pour chaque champ d’en-tête, événement et champ de données du workflow, avec les intitulés attendus par TrakIT. Les champs d’en-tête obligatoires sont sur fond rouge.

Le fichier doit être un fichier Excel .xlsx de 2 Mo au maximum. TrakIT lit la première feuille.
La première ligne contient les intitulés. Chaque ligne suivante est un ordre de travail.
La colonne de la référence du dossier est obligatoire : son intitulé est le nom que votre installation donne à la référence du dossier, par exemple Transport Document. Les lignes qui ont la même référence vont dans le même dossier. Les lignes sans référence sont ignorées.
Supprimez les colonnes dont vous n’avez pas besoin. TrakIT ignore les colonnes dont il ne reconnaît pas l’intitulé.

Colonne par colonne :

Colonne	Ce qu’il faut saisir
Champs d’en-tête	La valeur. Pour les entités comme le client ou le transporteur, le nom, le code ou le numéro d’immatriculation. Si plusieurs entités correspondent, TrakIT utilise la première dont la société responsable est votre société principale.
Événements	Une date Excel, ou `NA` ou `TBA`.
Champs de données	La valeur.
Country of Origin, Final Destination	Le nom du pays.
Location List	Des lieux sous la forme `City - Location` ou par code de lieu, séparés par des points-virgules.
Incoterms	Un ou plusieurs parmi EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DPU, DAP, DDP, séparés par des virgules.
Shipper Container	`yes` ou `true` pour un conteneur qui appartient au chargeur.
Zone, Position	Pour les workflows avec des mouvements de parc : pour planifier le mouvement d’entrée au parc, saisissez la zone et la position, avec le numéro de conteneur et le type de chargement.

Pour un nouveau dossier, les champs du dossier sont repris de sa première ligne. Lorsque la référence du dossier existe déjà dans le workflow, l’ordre de travail est ajouté à ce dossier, et les champs du dossier ne sont pas modifiés.

Options

Sélectionnez Ignore event sequence pour enregistrer des événements même lorsque des événements antérieurs de l’ordre de travail sont vides. Il faut pour cela l’autorisation Ignore Event Sequence.

L’e-mail de résultats

L’e-mail Bulk Creation Result liste chaque ligne comme suit :

Success : le dossier ou l’ordre de travail a été créé, avec son numéro.
Warning : il a été créé, mais certains champs n’ont pas été renseignés, avec le motif.
Error : il n’a pas été créé, avec le motif.

Le fichier joint _Results.xlsx ajoute une colonne Status et une colonne Remarks aux lignes de votre fichier.

Chaque ligne est créée ou rejetée indépendamment : une ligne en erreur n’arrête pas les autres. Erreurs courantes :

Erreur	Motif
référence du dossier belongs to workflow …	La référence du dossier existe dans un autre workflow.
champ is not specified.	Un champ d’en-tête obligatoire est vide.
WO already exists	Le dossier a déjà un ordre de travail avec ce conteneur.
Invalid champ	La valeur d’un champ obligatoire est introuvable. Pour un champ qui n’est pas obligatoire, la ligne est créée avec un avertissement à la place.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir :

Section	Autorisation
Bulk Updates	Upload, et Ignore Event Sequence pour utiliser cette option
Work Orders	Create, Update et Update Events & Data

Vous ne pouvez choisir que les workflows auxquels vous avez accès.