Politique de conservation des données

TrakIT supprime automatiquement les anciennes données, pour que la base de données reste petite et rapide. La page Data Retention Policy indique, pour chaque type de données, pendant combien de mois TrakIT les conserve et quand la suppression a été exécutée pour la dernière fois.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > SysAdmin Pages > Data Retention Policy. Seuls les administrateurs système peuvent l’ouvrir. La page est en lecture seule : pour modifier une durée, écrivez au support TrakIT, comme l’indique la note en bas de la page.

Le tableau de conservation

Colonne	Affiche
Section / Table	Le type de données, avec une courte description.
Range	Les durées minimale et maximale autorisées, en mois.
Current Setting	Le nombre de mois pendant lesquels les données sont conservées.
Last Run	Il y a combien de temps la suppression s’est exécutée sans erreur pour la dernière fois.

Ce qui est supprimé, et quand

Chaque dimanche à 03:12 UTC, les tâches d’arrière-plan hebdomadaires de TrakIT parcourent le tableau. Pour chaque ligne, elles suppriment les données plus anciennes que le Current Setting de la ligne :

Ligne	Supprime
Advanced Reports	Les abonnements des rapports avancés qui n’ont généré aucun rapport pendant cette durée.
Broadcast Messages	Les messages de diffusion, comptés à partir de leur envoi.
Email Inbox	Les e-mails que TrakIT a reçus, comptés à partir de leur arrivée.
Email Outbox	Les e-mails que TrakIT a envoyés, comptés à partir de leur envoi.
Geofence Log	Les entrées du journal des périmètres virtuels.
Home Documents	Les documents de Home > Documents, comptés à partir de leur ajout.
Home News	Les articles des actualités, comptés à partir de leur publication. Les articles épinglés sont conservés.
Interface Log	Les entrées du journal des interfaces.
Internal User Chat	Les messages de la messagerie entre utilisateurs.
Location Data - Assets	Les positions GPS enregistrées pour les actifs.
Location Data - Users	Les positions GPS enregistrées pour les utilisateurs.
Message Outbox	Les messages texte envoyés, par exemple par SMS ou par WhatsApp.
Quotations	Rien pour le moment : TrakIT ne supprime pas encore les documents de devis.
Report History	Les fichiers conservés dans l’historique des rapports de workflow, des rapports avancés et des rapports de requête. Voir l’onglet History.
User Action Log	Les entrées du journal des actions des utilisateurs.
Work Orders	Des dossiers entiers : chaque dossier qui a un ordre de travail créé il y a plus longtemps que la durée définie est supprimé avec tous ses ordres de travail, leurs événements et leurs données, leurs documents, leurs KPI, leurs journaux d’audit, leurs articles et leurs mouvements de parc, ainsi que les documents, la liste de contrôle des documents, les commentaires, le journal d’audit financier, les postes, les factures et les documents financiers du dossier. Quelle que soit la durée définie, TrakIT ne supprime jamais de cette façon des dossiers de moins de 36 mois.
Workflow Reports	Les abonnements clients et les abonnements utilisateurs des rapports de workflow qui n’ont généré aucun rapport pendant cette durée.

Si une suppression échoue, TrakIT envoie un e-mail au support TrakIT, et le Last Run de cette ligne ne change pas.

Qui peut utiliser cette page

Seuls les administrateurs système peuvent ouvrir cette page. Elle vérifie que vous en êtes un, plutôt qu’une autorisation de vos rôles : les autres utilisateurs qui l’ouvrent voient Authorization Failed. Seul le support TrakIT peut modifier une durée.