Fichier des articles

La page Item Master liste les articles d’un type d’article, avec leur stock actuel. Depuis cette page, vous ouvrez et ajoutez des articles, vous les importez et les exportez, et vous obtenez le rapport de stock.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Operations > Warehouses > Item Masters.

Pour le fonctionnement de l’entreposage, voir Entrepôts.

Trouver des articles

1. Choisissez le type d’article en haut de la page.
2. Définissez les filtres.
3. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. TrakIT mémorise le type d’article et la plupart des filtres, mais pas l’entrepôt, la zone et l’emplacement.

Filtre	Trouve
Item Code, Item Name	Les articles dont le code ou le nom contient le texte.
Storage Owner	Les articles en stock dans les emplacements de stockage réservés à ce client.
Warehouse, Area, Storage	Les articles en stock à cet endroit. Le stock affiché est alors uniquement le stock à cet endroit.
GTIN/HS Code	Les articles dont le GTIN ou le code SH contient le texte.
Stock Level	Low Level Only, High Level Only, Low Or High Level, Non-Zero Level ou Zero Level.
Unit	Les articles comptés dans cette unité.

La liste

La liste affiche 20 articles par page, triés par nom. Sélectionnez un article pour l’ouvrir.

Colonne	Affiche
Item Code, Item Name, Unit	L’article.
Stock	La quantité en stock. Elle est en rouge lorsqu’elle est inférieure ou égale au niveau bas ou supérieure ou égale au niveau haut, et en vert entre les deux.
GTIN, HS Code	Les codes de l’article.
Weight per Unit, Volume per Unit, Shelf Life	Les caractéristiques de l’article.
Updated By	La personne qui a modifié l’article en dernier, et il y a combien de temps.

Les champs de données d’article configurés pour être affichés apparaissent aussi en colonnes.

Ajouter un article

Sélectionnez Add Item pour ajouter un article du type sélectionné sur la page de l’article.

Exporter et importer des articles

Export télécharge dans un fichier Excel les articles qui correspondent à vos filtres, avec leurs caractéristiques et leurs champs de données. Le fichier ne contient pas les chiffres de stock.

Pour créer ou modifier de nombreux articles à la fois :

1. Sélectionnez Export pour télécharger les articles.
2. Dans Excel, supprimez la colonne Item ID, pour que Item Code soit la première colonne.
3. Modifiez les valeurs et donnez à chaque cellule modifiée un arrière-plan jaune standard. Pour ajouter un article, ajoutez une ligne avec son code et colorez les cellules que vous remplissez.
4. Enregistrez le fichier.
5. Sélectionnez Import.
6. Dans Import Items, choisissez le fichier sous MS-Excel File Upload. La page indique la taille maximale du fichier.
7. Sélectionnez Allow overwriting with blanks si les cellules jaunes vides doivent effacer des valeurs.
8. Sélectionnez Upload.

TrakIT importe le fichier en arrière-plan et vous envoie les résultats par e-mail : combien de lignes et de champs ont été insérés, mis à jour ou rejetés, et pourquoi. Seules les cellules jaunes sont lues. Une ligne dont le code est nouveau crée un article du type d’article sélectionné.

Rapport de stock

Le rapport de stock indique, pour chaque article du type sélectionné, son stock au début d’un mois, ce qui est entré et sorti pendant le mois, et son stock à la fin du mois.

1. Sélectionnez Stock Report….
2. Dans Select Warehouse, choisissez un entrepôt ou – All Warehouses –.
3. Pour un seul entrepôt, vous pouvez choisir un client dans Customer pour ne rapporter que son stock.
4. Choisissez le mois et l’année dans Select Month/Year. Le mois précédent est proposé par défaut.
5. Laissez Exclude items with zero stock and no transactions sélectionné pour exclure les articles sans stock ni mouvement.
6. Sélectionnez Email pour recevoir le rapport par e-mail, ou Download.

Le rapport est un fichier Excel avec les colonnes Item Code, Item Name, Unit, Opening, Inbound, Outbound, Closing et Status. Le statut est Low Stock, High Stock ou Ok, selon les niveaux de stock de l’article. Le rapport couvre tout le type d’article, quels que soient les filtres de la page.

Charger le stock initial

Les administrateurs système peuvent charger le stock initial des articles qui n’ont encore aucune transaction, par exemple lorsqu’un entrepôt commence à utiliser TrakIT.

1. Sélectionnez Initialize Stock.
2. Dans Initialize Opening Stock, choisissez l’entrepôt dans Warehouse.
3. Dans Enter Item Stock List, saisissez une ligne par article et par emplacement de stockage : ITEMCODE, STORAGECODE, QUANTITY. Le code de stockage est le nom de l’emplacement de stockage, par exemple A-01-2.
4. Sélectionnez Initialize.

Import Result affiche le résultat de chaque ligne. Chaque ligne chargée devient une transaction d’entrée avec la remarque Opening Stock. Les articles qui ont déjà des transactions à l’emplacement de stockage sont rejetés.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Item Master :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page.
Create	Voir Add Item, et créer des articles par importation.
Import	Voir Import.
Update	Modifier des articles par importation.
Export	Voir Export et Stock Report….

Initialize Stock est réservé aux administrateurs système.