Données de référence
Le menu Masters, sous Admin, contient les pages de configuration de ce sur quoi repose le reste de TrakIT : vos sociétés, les listes financières, les tables de référence partagées, vos propres champs de données, les entrepôts et les parcs, les groupes de workflows, les listes du CRM et les listes des litiges. La plupart sont remplies lors de la première configuration de TrakIT, puis modifiées seulement de temps à autre. Pour l’ordre dans lequel les remplir, voir Configurer TrakIT et Configurer une société.
Le menu affiche les huit pages. Celles que vous pouvez ouvrir, et ce que vous pouvez y modifier, dépendent de votre rôle, comme l’explique chaque page.
Companies
Section intitulée « Companies »La page Sociétés liste vos sociétés. Une société est une entité juridique que TrakIT tient séparée des autres : chaque workflow, chaque utilisateur et chaque facture appartient à une société, et chaque société a ses propres paramètres, ses documents et sa finance. Créez une société tôt, une fois que son pays figure dans Geo Data et que sa devise figure dans les tables de référence financières, car ses workflows, ses utilisateurs et sa finance en ont besoin.
Seuls les administrateurs système peuvent ouvrir cette page.
La page Tables de référence CRM (intitulée CRM Master Tables) contient les sources et les étapes des prospects dans lesquelles les prospects font leur choix. Configurez-les avant que votre équipe ne commence à enregistrer des prospects.
Seuls les administrateurs système peuvent les modifier.
Data Fields
Section intitulée « Data Fields »La page Champs de données (intitulée Data Field Definitions) ajoute vos propres champs aux fiches autres que les dossiers et les ordres de travail : actifs, factures fournisseurs, sociétés, employés, entités, écritures internes, factures, articles, prospects, lieux, paiements, devis, encaissements, utilisateurs et mouvements de parc, avec un onglet pour chacun. Ajoutez-en chaque fois que vous avez besoin d’enregistrer plus que les champs propres à TrakIT. Les champs des dossiers et des ordres de travail appartiennent plutôt à leur workflow.
Seuls les administrateurs système peuvent ouvrir cette page.
Disputes
Section intitulée « Disputes »La page Configuration des litiges (intitulée Dispute Configuration) contient les listes dans lesquelles les litiges choisissent : les catégories, les types de chaque catégorie, les causes racines et les types de documents. Elle comporte aussi Transfer Ownership, qui transfère des litiges d’un propriétaire à un autre. Remplissez les listes avant que votre équipe ne commence à enregistrer des litiges.
Votre rôle doit avoir Read Configuration ou Transfer Ownership dans la section Dispute Management pour l’ouvrir. Seuls les administrateurs système peuvent modifier les listes.
Finance Masters
Section intitulée « Finance Masters »La page Tables de référence financières contient les listes financières de chaque société, avec un onglet pour chacune : Account Masters (les rubriques dont sont constitués les dossiers, les devis, les factures et les factures fournisseurs), Country Taxes, Currencies, Account Groups, Financial Years, Payment Methods et Adjustments. Ajoutez les devises avant de créer une société ; configurez le reste lorsque vous configurez la finance de la société.
Votre rôle doit avoir Read dans la section Finance Masters pour l’ouvrir. Certains onglets demandent d’autres autorisations, et certaines modifications sont réservées aux administrateurs système.
Master Tables
Section intitulée « Master Tables »La page Tables de référence contient les listes partagées dont se servent les workflows, les dossiers, les entités, les actifs, les devis et les employés : les événements et les champs de données de référence à partir desquels les workflows sont construits, les services de workflow, les types de dossiers, les définitions de KPI, les types de chargement, les types de documents, les groupes de clients, les types de suivi des retards, les motifs, les modèles de message, les catégories d’actifs, les fonctions et les services. Remplissez-les avant de construire les workflows qui les utilisent.
Votre rôle doit avoir Read dans la section Masters pour les voir. Seuls les administrateurs système peuvent les modifier, et le support TrakIT ajoute les types de chargement.
Warehouses & Yards
Section intitulée « Warehouses & Yards »La page Entrepôts et parcs contient vos entrepôts et vos parcs à conteneurs, avec leurs zones et leurs emplacements de stockage. Configurez-les lorsque votre société commence à gérer un entrepôt ou un parc ; voir Configurer l’entreposage.
Votre rôle doit avoir View Warehouses & Yards dans la section Masters pour l’ouvrir. Seuls les administrateurs système peuvent ajouter et modifier les entrepôts, les parcs, les zones et les emplacements de stockage.
Workflow Groups
Section intitulée « Workflow Groups »La page Groupes de workflows rassemble les workflows en groupes : chaque workflow appartient à un groupe. Un groupe a un code et un nom, et définit si ses workflows utilisent la finance (Enable Finance) et s’ils n’affichent que la vue des ordres de travail (Only Work Orders). Créez un groupe avant les workflows qui en feront partie.
Seuls les administrateurs système peuvent ouvrir cette page.