Configurer TrakIT

Avant que quiconque puisse créer un dossier, TrakIT a besoin de la structure sur laquelle repose le travail : les lieux où vous travaillez, vos sociétés, les listes que TrakIT propose dans ses formulaires, qui peut faire quoi, et vos workflows. Chaque étape ci-dessous utilise ce que les étapes précédentes ont mis en place : suivez-les donc dans cet ordre.

Cette page est la vue d’ensemble. Pour la liste de contrôle complète de ce dont une société a besoin, y compris les entités, les actifs, les modèles de documents et la finance, voir Configurer une société. Si votre société gère des entrepôts, voir aussi Configurer l’entreposage.

Les menus que vous voyez dépendent de votre rôle et de la façon dont votre société a configuré TrakIT. Les chemins de cette page sont ceux du menu standard ; voir Se repérer dans TrakIT.

Qui configure TrakIT

Les administrateurs système. Un administrateur système a toutes les autorisations, a accès à tous les workflows et voit le menu supplémentaire Admin > SysAdmin Pages. Plusieurs pages et actions de configuration sont réservées aux administrateurs système, comme l’indique chaque étape. C’est le support TrakIT qui fait d’un utilisateur un administrateur système.
Le support TrakIT tient quelques listes que personne d’autre ne peut modifier : les types d’entités, les types d’actifs, les types d’articles, les types de chargement et les types de taxes à partir desquels les taxes de votre société sont configurées. Il configure aussi les champs de données calculés et les modèles d’e-mail, c’est-à-dire la mise en page des e-mails qu’envoie TrakIT. Demandez-lui ce dont vous avez besoin. Les modèles de message, le texte des messages qu’envoie TrakIT, sont ajoutés par les administrateurs système.
Les autres utilisateurs peuvent se charger des autres étapes si leur rôle a les autorisations que chaque étape indique. Les autorisations sont définies par rôle à l’étape 4.

1. Ajouter votre géographie

Geo Data est l’arborescence des zones géographiques avec lesquelles TrakIT travaille : Global, puis les régions, les clusters (facultatif), les pays, les États (facultatif), les secteurs (facultatif) et les villes. Sous chaque ville se trouvent les lieux : ports, parcs, entrepôts, bureaux, sites des clients, etc. TrakIT utilise cette arborescence partout :

chaque société appartient à l’un de ses pays ;
chaque workflow est affecté à deux zones géographiques de l’arborescence, et les utilisateurs obtiennent l’accès aux workflows par les zones géographiques qui leur sont affectées ;
les entrepôts, les parcs et les endroits par lesquels passe un ordre de travail sont des lieux.

Où : System > Geo Data. Sélectionnez une zone géographique dans l’arborescence, puis l’icône plus de la liste des zones géographiques qu’elle contient. Les lieux peuvent aussi être ajoutés dans System > Location List, avec Create New….

Qui : les autorisations Geo Data & Locations : Create pour ajouter des zones géographiques et des lieux (dans la Location List, également Create Location), Assign User pour donner à des utilisateurs l’accès à une zone géographique.

2. Ajouter les devises et vos sociétés

Une société est une entité juridique que TrakIT tient séparée des autres : chaque workflow, chaque utilisateur et chaque facture appartient à une société. Une société a besoin de son pays dans Geo Data et d’au moins une devise : ajoutez donc d’abord les devises qu’utilisent vos sociétés. Dans Admin > Masters > Finance Masters, onglet Currencies, sélectionnez Add Currency.

Où : Admin > Masters > Companies, puis Create.

Qui : les administrateurs système uniquement, pour les devises comme pour les sociétés.

3. Remplir les tables de référence

Les tables de référence contiennent les listes partagées dont se servent les workflows : les événements et les champs de données de référence à partir desquels les workflows sont construits, les types de documents, les types de dossiers, les types de chargement, les services de workflow, les motifs, les définitions de KPI (indicateurs clés de performance), etc. Chaque workflow appartient aussi à un groupe de workflows.

Où : Admin > Masters > Master Tables, et Admin > Masters > Workflow Groups.

Qui : les administrateurs système ajoutent les entrées et les groupes de workflows. Les utilisateurs dont le rôle a Read dans la section Masters peuvent consulter les tables de référence. Les types de chargement sont ajoutés par le support TrakIT.

4. Configurer les rôles

Un rôle est un ensemble d’autorisations. Ajoutez les rôles dont votre organisation a besoin dans l’onglet Role Masters (Add New Role), puis choisissez ce que chaque rôle peut faire dans l’onglet Role Customisation. Un rôle peut être limité à une société. Une fois vos workflows créés, l’onglet Workflow Access définit les événements et les champs de données de chaque workflow qu’un rôle peut voir et modifier.

Où : Admin > Role Management.

Qui : les administrateurs système uniquement.

5. Ajouter les utilisateurs

Ajoutez un utilisateur pour chaque personne qui se connecte, avec sa société et un premier rôle. Sur la page de l’utilisateur, vous pouvez ensuite lui donner d’autres rôles, l’accès à d’autres sociétés, des workflows et des menus.

Où : Admin > User Management, puis Create.

Qui : Create dans la section User Management. Attribuer des rôles demande aussi Assign/Remove User Roles. Donner à un utilisateur l’accès à d’autres sociétés est réservé aux administrateurs système.

6. Définir les workflows

Un workflow décrit un type de dossier du début à la fin : ses événements, ses champs de données, ses documents, ses formulaires, sa finance, ses KPI et l’aspect de ses ordres de travail. Vous le créez avec un code, un nom, un type (Import, Export, Round Trip ou Non-Shipment), un groupe de workflows, une société responsable et deux zones géographiques de Geo Data, puis vous le complétez dans ses onglets. Voir Concevoir un workflow.

Où : Admin > Workflow Definitions, puis Create.

Qui : Create et Update dans la section WorkFlow Definitions. Un utilisateur qui n’est pas administrateur système doit aussi avoir accès à l’une des deux zones géographiques auxquelles le workflow est affecté.

Étapes suivantes

Configurer une société : la liste de contrôle complète pour chaque société, avec le détail des étapes ci-dessus, ainsi que les entités, les actifs, les modèles de documents et la configuration de la finance.
Configurer l’entreposage : les entrepôts, les articles et les paramètres de workflow qui permettent aux ordres de travail de recevoir et d’envoyer du stock.
Configurer la comptabilité : pour une société qui tient sa comptabilité dans TrakIT.