Documents financiers

La page Finance Documents liste en un seul endroit les documents financiers de tous vos dossiers : les documents des dossiers financiers, y compris les documents que TrakIT génère pour les factures, et les fichiers joints aux factures, aux factures fournisseurs, aux encaissements, aux paiements et aux devis. Depuis cette page, vous pouvez prévisualiser des documents, exporter la liste, et envoyer par e-mail ou télécharger plusieurs documents à la fois.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Documents.

Note

Les libellés des références de dossier sont définis pour votre société ; ils peuvent donc différer de ceux de cette page, par exemple Transport Document et sa forme abrégée T/D.

Rechercher des documents

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Le nombre de résultats s’affiche au-dessus de la liste, par exemple Documents - 125 Found. TrakIT mémorise la plupart de vos filtres pour la prochaine fois. Reset les efface et coche tous les workflows, toutes les sociétés et tous les utilisateurs, ainsi que Without Workflow.

Filtre	Trouve
Title, File Name	Les documents par titre ou par nom de fichier, selon le réglage de Search Mode.
Search Mode	La façon dont Title et File Name sont comparés : Partial Match (contient le texte), Exact Match ou Not Containing.
Document Upload Date	Les documents ajoutés entre les dates From et To. La flèche à côté du libellé propose des périodes telles que This Month.
Show Cancelled	Affiche aussi les documents annulés.
Référence du dossier	Les documents des dossiers dont la référence contient le texte.
Entity	Les documents dont le nom de l’entité contient le texte : l’entité de la facture, de la facture fournisseur, de l’encaissement, du paiement ou du devis.
Invoice/Bill/Payment	Les documents d’une facture, d’une facture fournisseur, d’un encaissement, d’un paiement ou d’un devis dont le numéro contient le texte.
Document Source	Ce à quoi appartient le document : Bill, Invoice, Credit Note, Debit Note, Payment, Receipt ou Quotation. Other trouve les documents des dossiers financiers qui ne sont liés à aucune facture.
Payment Status	Outstanding : les documents des factures et des factures fournisseurs qui ne sont pas entièrement payées. Fully Paid : les documents des factures et des factures fournisseurs entièrement payées ou marquées comme payées, et les documents liés à aucune facture ni facture fournisseur. Ce filtre apparaît quand Document Source est vide ou vaut Bill, Invoice, Credit Note ou Debit Note.
Invoice/Bill Date	Les documents des factures, des factures fournisseurs et des devis datés entre les deux dates. Un document que TrakIT a généré pour une facture prend la date de la facture une fois celle-ci approuvée.
Workflows	Les workflows à inclure. L’icône de coche les coche tous ou aucun.
Without Workflow	Inclut aussi les documents sans workflow, comme les documents des factures fournisseurs, des encaissements et des paiements.
Companies	Les sociétés à inclure. Ce filtre apparaît si vous avez accès à plusieurs sociétés ; sinon, la page affiche les documents de votre société.
Added By	Les utilisateurs qui ont ajouté les documents.

Vous ne voyez que les documents des workflows qui vous sont attribués, et les documents sans workflow, sauf si vous êtes administrateur système. Si un administrateur a limité les documents que vous pouvez voir, le panneau des filtres affiche Custom Filters Active.

La liste

La liste affiche 20 documents par page, les plus récents en premier. Sélectionnez l’en-tête de la colonne Title, Job ID, Entity, référence du dossier ou Invoice/Bill/Payment pour trier selon cette colonne.

Colonne	Affiche
Case à cocher	Sélectionne le document, pour l’envoyer par e-mail ou le télécharger. L’icône de coche de l’en-tête sélectionne tous les documents de la page, ou aucun.
Icône de loupe	Ouvre un aperçu du document.
Company	La société à laquelle appartient le document.
Title, File Name, Size (KB)	Le document.
Job ID	Le dossier. Sélectionnez-le pour ouvrir le dossier financier.
Entity	L’entité de la facture, de la facture fournisseur, de l’encaissement, du paiement ou du devis.
Référence du dossier	La référence du dossier, sous sa forme abrégée, par exemple T/D. Sélectionnez-la pour ouvrir le dossier.
Inv/Bill Date	La date de la facture, de la facture fournisseur ou du devis.
Invoice/Bill/Payment	Le numéro de la facture, de la facture fournisseur, de l’encaissement, du paiement ou du devis. Sélectionnez-le pour l’ouvrir.
Added, Added By	Quand le document a été ajouté, dans votre fuseau horaire, et par qui.

Les documents annulés, affichés avec Show Cancelled, sont en rouge. Ils ne peuvent être ni prévisualisés, ni envoyés par e-mail, ni téléchargés.

Exporter

Sélectionnez Export pour télécharger les documents qui correspondent à vos filtres sous forme de fichier Excel, avec les colonnes de la liste. Les documents annulés sont en rouge. Un export peut contenir jusqu’à 5 000 documents ; au-delà, affinez les filtres.

Envoyer des documents par e-mail

1. Cochez la case de chaque document à envoyer. Vous ne pouvez sélectionner que des documents de la page en cours.
2. Sélectionnez Email…. La boîte Email Documents affiche le nombre de documents sélectionnés et leur taille totale.
3. Choisissez les destinataires :
   • Si tous les documents sélectionnés appartiennent à la même entité, les adresses e-mail de l’entité sont listées, chacune marquée General, Finance ou Management. Cochez les adresses à utiliser.
   • Internal Users : saisissez un nom pour ajouter des utilisateurs TrakIT de votre société.
   • Additional Emails : d’autres adresses, séparées par des espaces, des virgules ou des points-virgules.
4. Pour envoyer des liens de téléchargement au lieu de joindre les fichiers, sélectionnez Use document links instead. Les liens sont valables 7 jours. Vous devez utiliser des liens lorsque les documents dépassent 20 Mo au total.
5. Sélectionnez Send.

L’e-mail a pour objet Documents et liste chaque document avec son titre, son nom de fichier, sa taille et la personne qui l’a ajouté.

Télécharger un fichier zip

1. Cochez la case de chaque document à télécharger. Vous ne pouvez sélectionner que des documents de la page en cours.
2. Sélectionnez Download Zip…. La boîte Download Zip File affiche le nombre de fichiers sélectionnés et leur taille totale, qui peut atteindre 100 Mo.
3. Sous Select File Name Prefix, choisissez ce qui est ajouté devant chaque nom de fichier, dans cet ordre :
   • Date/Time (yyMMdd-HHmm) : le moment où le document a été ajouté.
   • Document ID.
   • Entity Name.
   • La référence du dossier. Le libellé est défini pour votre société.
4. Sélectionnez Download.

Le fichier zip est téléchargé sous le nom ZipDocs_ suivi de votre identifiant utilisateur, de la date et de l’heure.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Job Finance	View All Documents	Ouvrir la page et exporter la liste.
Job Finance	Access Income Accounts	Voir les documents liés aux produits, comme ceux des factures et des encaissements, et envoyer par e-mail ou télécharger des documents.