Finance en attente
La page Finance Pending affiche les postes réels d’une société qui ne figurent encore sur aucune facture ni facture fournisseur, ou qui figurent sur une facture ou une facture fournisseur encore à l’état de brouillon. Utilisez-la pour trouver le travail effectué mais pas encore facturé, les coûts qu’aucune facture fournisseur ne couvre encore, et depuis combien de temps ils attendent. Pour savoir quoi en faire, voir Voir ce qui reste dû.
Pour l’ouvrir, sélectionnez Analytics > Finance Pending.
La page comporte quatre encadrés, un pour chaque type de poste en attente. Sélectionnez un encadré pour voir ses chiffres, ses graphiques et la liste de ses postes. Depuis la liste, ouvrez le dossier financier, l’ordre de travail ou le brouillon de facture ou de facture fournisseur.
Les postes pris en compte
Section intitulée « Les postes pris en compte »La page examine les montants réels des dossiers, et les postes qui n’appartiennent à aucun dossier (postes ad hoc). Elle exclut :
- les estimations et les postes des devis ;
- les postes des dossiers dont la finance est annulée ;
- les postes soldés par une écriture interne ;
- les postes de produits, si votre rôle ne peut pas les voir. La page indique alors Income accounts are not shown to you, so the invoice boxes hold disbursements only.
Vous voyez les postes des dossiers des workflows auxquels vous avez accès, ainsi que les postes ad hoc, qui n’appartiennent à aucun workflow. Les administrateurs système voient les postes de tous les workflows.
Dates et âges
Section intitulée « Dates et âges »Chaque poste suit une seule date, affichée sous le nom Rev/Exp Date : la date de constatation des produits et des charges de son dossier ou, quand le dossier n’en a pas ou que le poste n’a pas de dossier, le jour où le poste a été enregistré. Son âge est le nombre de jours écoulés depuis cette date. Le filtre Rev/Exp Date, l’ancienneté et la liste utilisent tous cette date.
Montants et devises
Section intitulée « Montants et devises »Le montant d’un poste est son tarif multiplié par sa quantité, hors taxes, dans la devise de la finance de son dossier pour la société ou, pour un poste ad hoc, dans la devise de sa facture ou de sa facture fournisseur.
Lorsqu’une seule société est sélectionnée, les totaux sont aussi exprimés dans la devise par défaut de la société, par exemple Amount, XOF. Les postes dans d’autres devises sont convertis à un taux unique par devise : le dernier taux de change daté d’aujourd’hui ou d’avant. Une note sous les graphiques l’indique, avec la date, et nomme toute devise qui n’a pas de taux vers la devise de la société ; les postes dans cette devise sont exclus des montants. Si la société n’a pas de devise par défaut, c’est la devise de dossier la plus utilisée qui est affichée. Pour les taux de change, voir Taux de change.
Avec – All Companies –, les montants ne sont pas additionnés d’une devise à l’autre. Chaque chiffre affiche la devise qui compte le plus de postes, et le nombre d’autres devises ; pointez sur le chiffre pour voir toutes les devises.
Les filtres s’appliquent aux encadrés, aux chiffres, aux graphiques et à la liste. Sélectionnez Filters pour ouvrir ou fermer le panneau ; son titre indique combien de filtres sont appliqués. Il n’y a pas de bouton Search : la page se recharge un instant après que vous avez modifié un filtre, ou tout de suite quand vous appuyez sur Entrée dans un champ de texte.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| Company | La société dont vous voyez les postes. La liste contient les sociétés auxquelles vous avez accès, est d’abord réglée sur votre propre société, et n’apparaît que s’il y en a plusieurs. Les administrateurs système peuvent aussi choisir – All Companies –. |
| Workflow | All workflows, un workflow, ou All of un groupe de workflows. Les workflows sont regroupés par groupe de workflows, avec Other workflows pour ceux qui n’en ont pas, et un workflow inactif affiche (inactive). Le filtre n’apparaît que si vous avez plusieurs workflows. Choisir un workflow exclut les postes ad hoc. |
| Jobs | Open and closed, Not closed ou Closed only : inclure ou non les postes des dossiers dont la finance est clôturée. La finance d’un dossier peut être clôturée alors que certains de ses postes n’ont jamais figuré sur une facture ou une facture fournisseur. |
| Rev/Exp Date | Les postes dont la Rev/Exp Date est comprise entre les deux dates. Vous pouvez ne renseigner que l’une d’elles. |
| Account Category | Toute partie du nom de la catégorie du poste. |
| Account Name or Code | Toute partie du nom ou du code du poste. |
| Référence du dossier or Job ID | Toute partie de la référence du dossier ou, pour un nombre, également le dossier qui a cet ID. Le libellé utilise le nom court de la référence du dossier de votre société, par exemple T/D or Job ID. |
| Entity | Toute partie du nom de l’entité à qui le poste est facturé ou qui le facture. |
Reset efface tous les filtres sauf Company.
TrakIT mémorise dans ce navigateur la société, les filtres Jobs et Workflow, l’encadré que vous avez sélectionné et vos affichages. Les autres filtres sont vides à chaque ouverture de la page.
La ligne sous les filtres nomme la société et indique quand les chiffres ont été lus. Sélectionnez Refresh pour les relire. La page s’actualise aussi d’elle-même toutes les 30 minutes tant que son onglet de navigateur est affiché.
Les quatre encadrés
Section intitulée « Les quatre encadrés »| Encadré | Contient |
|---|---|
| No Invoice | Les postes de produits et de débours qui ne figurent sur aucune facture. |
| Draft Invoice | Les postes de produits et de débours qui figurent sur une facture pas encore approuvée. Les factures annulées sont exclues. |
| No Bill | Les postes de charges et de débours qui ne figurent sur aucune facture fournisseur. |
| Draft Bill | Les postes de charges et de débours qui figurent sur une facture fournisseur pas encore validée. |
Un débours passe à la fois sur une facture et sur une facture fournisseur ; il peut donc se trouver en même temps dans un encadré de factures et dans un encadré de factures fournisseurs. Pour les étapes des factures et des factures fournisseurs, voir Facture et Les étapes d’une facture fournisseur dans TrakIT.
Chaque encadré affiche le nombre de postes qu’il contient et leur montant. Un encadré sans poste est estompé. Sélectionnez un encadré pour afficher en dessous ses chiffres, ses graphiques et ses postes ; l’encadré sélectionné est mis en surbrillance.
Les chiffres de l’encadré
Section intitulée « Les chiffres de l’encadré »| Chiffre | Affiche |
|---|---|
| Amount | Le montant des postes de l’encadré, hors taxes. Avec une seule société, le libellé nomme sa devise, par exemple Amount, XOF. Les très grands montants sont abrégés, par exemple 12.5M ; pointez sur le chiffre pour le voir en entier. |
| Jobs | Le nombre de dossiers sur lesquels figurent les postes et, pour Draft Invoice et Draft Bill, le nombre de brouillons de factures ou de factures fournisseurs. Pour les autres encadrés, le nombre moyen de postes par dossier. |
| Oldest | L’âge en jours du poste le plus ancien. |
| Over 90 days | Le nombre de postes de plus de 90 jours, la part de l’encadré qu’ils représentent et, avec une seule société, leur montant. |
| On closed jobs | Le nombre de postes qui figurent sur des dossiers dont la finance est clôturée, et la part de l’encadré qu’ils représentent. Masqué quand Jobs est réglé sur Not closed. |
| No rate | Le nombre de postes sans tarif saisi. Leur montant n’est pas connu ; il n’est donc pas compris dans les totaux. |
| No exchange rate | Avec une seule société : le nombre de postes dans une devise sans taux de change vers la devise de la société, et donc exclus des montants. N’apparaît que s’il y en a. |
Over 90 days, On closed jobs, No rate et No exchange rate sont en rouge quand ils sont supérieurs à zéro. Sélectionnez l’un d’eux, marqué d’une icône d’entonnoir, pour ne lister que ces postes.
Graphiques et tableaux
Section intitulée « Graphiques et tableaux »Trois graphiques ventilent l’encadré :
| Graphique | Affiche |
|---|---|
| Ageing | Les postes par âge : Up to 30 days, 31-60 days, 61-90 days, 91-180 days, 181-365 days et Over a year. Un poste daté dans le futur compte dans la première tranche. |
| Invoice to ou Billed by | Les dix plus grandes entités à qui les postes sont facturés, pour les encadrés de factures, ou qui les facturent, pour les encadrés de factures fournisseurs. Not set signifie que le poste n’a pas encore d’entité. |
| Breakdown | Les dix plus grands éléments d’une ventilation. Choisissez Workflow, Category (la catégorie de postes) ou Updated by (l’utilisateur qui a modifié le poste en dernier) à côté du titre. No job (ad-hoc) regroupe les postes ad hoc. |
Au-dessus des graphiques :
- By amount ou accounts détermine si les graphiques mesurent le montant ou le nombre de postes, et quels sont les dix plus grands. Ce choix n’apparaît qu’avec une seule société ; avec – All Companies –, les graphiques comptent les postes.
- Charts ou Tables affiche les ventilations sous forme de graphiques à barres ou de tableaux, avec le nombre de postes et le montant de chaque ligne.
Quand il y a plus de dix entités, workflows, catégories ou utilisateurs, une note sous le graphique indique combien de postes ont les autres et, avec une seule société, leur montant.
Pour lister les postes qui se trouvent derrière une barre ou une ligne de tableau, sélectionnez-la. La barre est mise en surbrillance, et la liste n’affiche que ces postes.
Les postes
Section intitulée « Les postes »La liste sous les graphiques affiche les postes de l’encadré sélectionné, par exemple No Invoice accounts. Quand vous avez sélectionné une barre, une ligne ou un chiffre, son nom apparaît à côté du titre, par exemple Aged 91-180 days ou Invoice to: suivi du nom de l’entité. Sélectionnez la croix à côté pour afficher à nouveau tous les postes de l’encadré. Sélectionner un autre encadré, ou modifier un filtre, les affiche aussi tous.
La liste commence par la Rev/Exp Date la plus ancienne. Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne, et sélectionnez-le à nouveau pour inverser l’ordre ; ETA/ETD, Applies, Rate, Qty et Taxes ne se trient pas. Choisissez le nombre de postes à afficher dans Per page : 25, 50, 100 ou 200. Le bas de la liste indique les postes que vous voyez, par exemple 1-25 of 340, et les numéros de page.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Type | Income, Expense ou Disbursement. |
| Account | Le nom du poste, avec en dessous sa catégorie, son code et son détail. |
| Référence du dossier | Le dossier, qui ouvre sa page de dossier financier dans un nouvel onglet. Closed signifie que la finance du dossier est clôturée. Le numéro de série du workflow figure en dessous. - signifie un poste ad hoc. L’en-tête utilise le nom court de la référence du dossier de votre société, par exemple T/D. |
| Work Order | L’ordre de travail du poste, s’il en a un. Sélectionnez-le pour ouvrir l’ordre de travail dans un nouvel onglet. |
| ETA/ETD | Le premier ETA ou ETD des ordres de travail du dossier. |
| Rev/Exp Date | La date du poste. rec. après la date signifie qu’il s’agit du jour où le poste a été enregistré, car le dossier n’a pas de date de constatation des produits et des charges. En dessous figure l’âge du poste, en rouge quand il dépasse 90 jours, ou in n days pour une date dans le futur. |
| Invoice To ou Billed By | L’entité à qui le poste est facturé ou qui le facture, ou Not set. |
| Invoice ou Bill | Pour Draft Invoice et Draft Bill : le brouillon de facture ou de facture fournisseur, qui s’ouvre dans un nouvel onglet. |
| Applies | La façon dont la quantité est calculée. Voir Applies. |
| Rate, Qty | Le tarif et la quantité. |
| Total | Le tarif multiplié par la quantité, hors taxes, dans la devise du poste. Avec une seule société, un poste dans une autre devise affiche aussi en dessous le montant dans la devise de la société. |
| Taxes | Les taxes du poste, avec leurs taux. |
| Updated By | L’utilisateur qui a modifié le poste en dernier. |
Exporter la liste
Section intitulée « Exporter la liste »Sélectionnez Export pour télécharger les postes de la liste dans un fichier Excel : tous les postes, pas seulement la page que vous voyez, jusqu’à 50 000. Quand la liste en contient davantage, pointez sur Export pour voir que seuls les 50 000 premiers sont exportés. Le fichier suit les filtres de la liste, la barre ou le chiffre sélectionné, et l’ordre de la liste.
La feuille commence par l’encadré, les filtres, ce que vous avez sélectionné, et quand et par qui elle a été générée. Elle contient ensuite une ligne par poste, avec les colonnes Type, Category, Account, Code, Detail, la référence du dossier, Job ID, Workflow Serial, Work Order, ETA/ETD, Rev/Exp Date (la date de constatation du dossier), Recorded (le jour où le poste a été enregistré), Age (days), Invoice To ou Billed By, Invoice Number ou Bill Number pour les encadrés de brouillons, Applies, Currency, Rate, Quantity, Total, Total, suivi de la devise de la société quand une seule société est sélectionnée, Taxes, Updated By et Job Closed. Le dossier, l’ordre de travail et la facture ou la facture fournisseur contiennent un lien vers TrakIT.
Messages
Section intitulée « Messages »| Message | Signification |
|---|---|
| No accounts in encadré for these filters. | L’encadré sélectionné est vide. Sélectionnez un autre encadré, ou modifiez les filtres. |
| – Nothing found – | Aucun poste ne correspond à la barre ou au chiffre que vous avez sélectionné. |
| The page could not be set up., The figures could not be read. ou The accounts could not be listed. | Sélectionnez Try again à côté du message. |
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »| Section | Autorisation | Vous permet de |
|---|---|---|
| Job Finance | Read et Read Actuals | Ouvrir la page et voir les postes en attente. |
| Job Finance | Access Income Accounts | Voir les postes de produits. Sans cette autorisation, les encadrés de factures ne contiennent que des débours. |
| Job Finance | Export | Exporter la liste. |
Le filtre Company liste les sociétés auxquelles vous avez accès. Les administrateurs système voient toutes les sociétés et tous les workflows, et peuvent choisir – All Companies –. Les utilisateurs externes, comme les utilisateurs du portail client, ne peuvent pas utiliser cette page.