Dossier financier

La page du dossier financier regroupe la partie financière d’un dossier : les produits et les coûts que vous prévoyez (les estimations), les produits et les coûts réellement constatés (les montants réels), ainsi que les factures, les factures fournisseurs, les documents et les commentaires qui s’y rapportent. Elle fait aussi passer la finance du dossier par ses étapes d’approbation et de clôture. La partie opérationnelle du même dossier se trouve sur la page du dossier.

Pour ouvrir un dossier financier, sélectionnez son Job ID sur la page Workflow Finance, sélectionnez Finance sur le dossier, ou sélectionnez Job Finance dans le menu des tâches de l’un de ses ordres de travail. Les liens financiers des rapports, des tableaux de bord, des factures et des factures fournisseurs l’ouvrent aussi. Pour les postes « for WO » d’un seul ordre de travail, voir Finance de l’ordre de travail.

Fonctionnement d’un dossier financier

Chaque dossier financier passe par ces étapes :

1. Draft : vous ajoutez les estimations, par exemple en les initialisant à partir des postes par défaut du workflow ou d’un devis.
2. Approval Requested : quelqu’un demande l’approbation des estimations. Elles ne peuvent plus être modifiées.
3. Approved : les estimations sont approuvées et verrouillées, et TrakIT les copie dans les montants réels. Vous enregistrez alors les chiffres réels, émettez des factures et saisissez des factures fournisseurs.
4. Request for Closing : quelqu’un demande la clôture du dossier financier. Les montants réels ne peuvent plus être modifiés.
5. Closed : le dossier financier est terminé.

Un dossier financier peut aussi passer à l’état Cancelled avant l’approbation de ses estimations, et un dossier clôturé ou annulé peut être rouvert. Voir Statut du dossier. Pour suivre la finance d’un dossier du devis jusqu’aux paiements, voir Du devis au paiement.

Sociétés et devises

La finance est tenue séparément pour chaque société qui travaille sur le dossier. Chaque société a ses propres postes, statut, devise, commentaires et journal d’audit. Choisissez la société dans la première liste sous le titre (son info-bulle est Company Selection). Elle contient les sociétés auxquelles vous avez accès ; s’il y en a plusieurs, la page s’ouvre sur la première société qui a des postes sur le dossier.

La deuxième liste (Currency Selection) est la devise de la finance du dossier pour cette société. Tous les montants de la page sont dans cette devise, sauf indication contraire. Vous ne pouvez la changer que tant que le statut est Draft et qu’il n’y a pas encore d’estimations, si votre rôle peut mettre à jour les estimations.

Le haut de la page

Le titre est la forme abrégée de la référence de dossier de votre société (par exemple T/D) et la référence du dossier, qui ouvre le dossier.

À droite :

Commande	Ce qu’elle fait
Share	Partage le lien vers le dossier financier, ou le copie. Le lien nécessite une connexion à TrakIT.
Actions	Exécute une action que votre société a configurée pour la finance des dossiers, pour la société sélectionnée. TrakIT vous demande d’abord de confirmer ; les actions ne peuvent pas être annulées. Le bouton n’apparaît que si de telles actions existent et que votre rôle peut ajouter des postes.
PDF	Print ouvre une synthèse imprimable du dossier financier dans une nouvelle fenêtre ; Download l’enregistre sous le nom FinJob suivi de l’ID du dossier. La synthèse comprend les informations du dossier, le récapitulatif des postes, Ops Data Display, la notation de crédit du client, les estimations, les montants réels (une fois approuvés), les commentaires et la rentabilité par catégorie de postes. Elle n’affiche que ce que votre rôle vous permet de voir.

Informations du dossier

L’encadré Job Information affiche les détails du dossier. Les champs affichés dépendent du workflow.

Champ	Affiche
Workflow, Job ID	Le workflow et le numéro du dossier dans TrakIT.
Workflow Serial	Le numéro de série du dossier dans son workflow, s’il en a un.
Job Type, Commodity	Les détails du dossier.
Client, chargeur, réceptionnaire	Les entités, sous les noms que votre société utilise pour ces types d’entités. L’icône d’information à côté du client affiche ses détails.
Work Orders	Le nombre d’ordres de travail, avec le nombre de conteneurs de 20’, de 40’ et autres. Account Lines Mismatch en rouge signifie que certains postes « for WO » n’ont pas une ligne pour chaque ordre de travail : vérifiez-les dans l’onglet Estimates ou Actuals.
Work Order ID ou First WO	L’ordre de travail, ou le premier si le dossier en a plusieurs. Si tous les ordres de travail sont annulés, il affiche le premier ordre de travail annulé.
Total Weight/Volume	Les totaux des ordres de travail, en kilogrammes et en mètres cubes.
Created	La date de création du dossier.
Services	Les services du dossier.
Quotation	Le devis à partir duquel les postes ont été initialisés, le cas échéant. Sélectionnez-le pour ouvrir le devis.

Récapitulatif des postes

L’encadré Account Summary compare les estimations et les montants réels, dans la devise financière.

Ligne	Affiche
Income	Le total des postes de produits.
Expenses	Le total des postes de charges.
Gross Margin	Les produits moins les charges, et la marge en pourcentage des produits. Elle est en rouge, avec une icône d’avertissement (Insufficient Margin), quand elle est inférieure à la marge requise.
Req. Margin	La marge minimale définie pour le workflow du dossier : un montant fixe, ou un pourcentage des produits, des charges ou des débours (par exemple (10% Inc)).
Disbursements	Le total des postes de débours : les montants que vous payez pour le compte du client et que vous lui refacturez. Ils n’entrent pas dans la marge.
Rev/Exp Recognition	La date de constatation des produits et des charges, ou Pending.

Les colonnes Actuals et % Diff se remplissent une fois les estimations approuvées. Une flèche à côté d’un montant réel indique s’il est supérieur ou inférieur à l’estimation : verte quand c’est favorable à la marge (plus de produits, moins de charges), rouge sinon. % Diff affiche l’écart en montant et en pourcentage.

Les lignes Income, Gross Margin et Req. Margin n’apparaissent que si votre rôle a accès aux postes de produits.

Export télécharge tous les postes du dossier pour la société sélectionnée dans un fichier Excel : les estimations, et les montants réels si votre rôle peut les mettre à jour, avec leurs taxes, entités, factures, factures fournisseurs et remarques. Les postes supprimés sont inclus en rouge, avec (Deleted) après le nom et qui les a supprimés. Le bouton apparaît si votre rôle peut mettre à jour les estimations.

Date de constatation des produits et des charges

La date de constatation est la date à laquelle les produits et les charges du dossier sont pris en compte, par exemple dans les rapports de rentabilité. Elle appartient à l’ensemble du dossier, et non à une seule société. Si le workflow du dossier est configuré avec un événement de constatation, TrakIT remplit la date quand cet événement est enregistré sur les ordres de travail.

Pour la définir ou la modifier manuellement :

1. Sélectionnez le crayon à côté de Rev/Exp Recognition (Modify Rev/Exp Recognition).
2. Sous Select Date, choisissez la date, ou sélectionnez Clear Date pour la supprimer.
3. Sélectionnez Save.

La date peut remonter jusqu’à un an dans le passé et aller jusqu’à trois mois dans le futur. Les contrôles propres à votre société peuvent aussi refuser la modification. La modification est enregistrée dans l’onglet Audit Log et dans le journal d’audit du dossier.

Ops Data Display et notation de crédit du client

Si le workflow affiche certains champs de données du dossier dans l’en-tête financier, l’encadré Ops Data Display liste ceux que vous avez le droit de voir.

L’encadré Customer Credit Rating affiche le crédit configuré pour le client du dossier : Credit Type (Full Credit en vert, Partial Credit en orange, No Credit en rouge), Credit History, Credit Days, Credit Limit et Remarks. Si le client n’en a pas, il affiche – No Credit History Found –.

Statut du dossier

L’encadré Job Status affiche le statut du dossier financier pour la société sélectionnée, ainsi que les boutons des étapes suivantes. Empty signifie que le statut est Draft et qu’il n’y a pas encore d’estimations.

Bouton	Quand	Ce qu’il fait
Request Approval	Draft	Demande l’approbation des estimations. Le dossier doit avoir au moins une estimation.
Approve Estimates	Draft ou Approval Requested	Approuve et verrouille les estimations, et crée les montants réels à partir d’elles (voir ci-dessous).
Reject Estimates	Approval Requested	Renvoie les estimations à l’état Draft. Les remarques sont obligatoires.
Cancel Request	Approval Requested ou Request for Closing	Retire la demande : retour à Draft ou à Approved.
Reverse Approved	Approved	Renvoie le dossier à l’état Draft et supprime les montants réels, pour que les estimations puissent être modifiées. Impossible dès qu’un montant réel figure sur une facture ou une facture fournisseur. Les remarques sont obligatoires.
Request Closing	Approved	Demande la clôture du dossier financier.
Close Job	Approved ou Request for Closing	Clôture le dossier financier. Impossible tant que le dossier a des factures non approuvées ou des factures fournisseurs non validées.
Reject Closing	Request for Closing	Renvoie le dossier à l’état Approved. Les remarques sont obligatoires.
Cancel Job	Draft ou Approval Requested	Annule le dossier financier. Les remarques sont obligatoires.
Reopen Job	Closed ou Cancelled	Rouvre le dossier financier : retour à Approved s’il a des montants réels, sinon à Draft. Les remarques sont obligatoires.
Create Quote	Approved, Request for Closing ou Closed	Crée un devis à partir du dossier.

Chaque bouton n’apparaît que si votre rôle le permet ; voir Qui peut utiliser cette page.

Quand les estimations sont approuvées :

• Chaque estimation qui a un tarif, ou qui appartient à un ordre de travail, est copiée dans les montants réels avec ses taxes.
• Les montants réels de produits et de débours sans entité à facturer reçoivent le client du dossier, sauf si la rubrique désigne un autre type d’entité. Les postes dont la rubrique désigne un type d’entité par défaut, comme le transporteur routier ou le commissionnaire en douane, reçoivent cette entité à partir des ordres de travail.
• Les estimations qui n’ont pas de tarif et n’ont jamais été modifiées par un utilisateur sont supprimées.
• Selon la rubrique, un poste copié est déjà approuvé ou attend une approbation.
• La page passe à l’onglet Actuals.

Avant l’approbation, TrakIT vérifie que les champs obligatoires du client sont remplis. Les contrôles propres à votre société peuvent aussi bloquer tout changement de statut, et des actions configurées par votre société peuvent s’exécuter après.

TrakIT notifie les utilisateurs qui se sont abonnés à ces événements dans le groupe Jobs des notifications financières, sous System > Notifications, pour la société, s’ils ont accès au workflow du dossier : par exemple quand une approbation est demandée, quand les estimations sont approuvées ou rejetées, et quand le dossier est clôturé ou annulé. La personne qui a demandé l’approbation ou la clôture reçoit aussi un e-mail quand sa demande est approuvée, rejetée ou annulée.

Changer le statut

1. Sélectionnez le bouton dans l’encadré Job Status.
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, par exemple Request For Approval ou Close Job, saisissez vos remarques dans Remarks. Elles sont obligatoires pour rejeter, revenir sur une approbation, annuler ou rouvrir.
3. Sélectionnez le bouton en bas, par exemple Request, Approve ou Close.

Les remarques sont enregistrées dans l’onglet Audit Log et incluses dans les e-mails. Si quelqu’un d’autre a changé le statut après que vous avez ouvert la page, TrakIT vous demande d’actualiser la page et de réessayer.

Créer un devis à partir du dossier

Create Quote crée un nouveau devis à partir du dossier, par exemple pour chiffrer de nouveau le même service.

1. Sélectionnez Create Quote dans l’encadré Job Status.
2. Dans Create New Quote, saisissez le titre dans Title.
3. Remplissez ce dont vous avez besoin :
   • Validity : le nombre de jours de validité du devis.
   • Hide Total et Restricted : les options du devis ; voir Devis.
   • Notify Users : les utilisateurs de la société à notifier.
   • Internal Remarks, External Remarks et Terms & Conditions.
4. Sélectionnez Create.

Le nouveau devis est un brouillon pour la société sélectionnée, avec le workflow et la devise du dossier, le client, le chargeur, le réceptionnaire, le type de dossier et les services du dossier, ainsi que les entités Carrier et Transporter de son premier ordre de travail. Il reçoit une copie des postes réels du dossier avec leurs taxes, sauf les postes « for WO », ainsi que les données de niveau dossier du premier ordre de travail. TrakIT ouvre ensuite le devis.

Onglets

Les onglets sous les encadrés sont :

Onglet	Apparaît
Estimates	Toujours. Un cadenas vert ouvert jusqu’à l’approbation des estimations, puis un cadenas rouge fermé.
Actuals	Une fois les estimations approuvées. Un cadenas vert ouvert tant que le statut est Approved ou Request for Closing.
Invoices	Une fois les estimations approuvées, si votre rôle peut lire les factures.
Bills	Une fois les estimations approuvées, si votre rôle peut lire les factures fournisseurs.
Documents, Analyse	Toujours.
Comments	Si votre rôle peut voir les commentaires des ordres de travail.
Audit Log	Si votre rôle peut voir le journal d’audit financier.

La plupart des onglets affichent un nombre, par exemple Estimates (12). La page s’ouvre sur Estimates jusqu’à l’approbation des estimations, puis sur Actuals.

Onglet Estimates

L’onglet Estimates liste les postes que vous prévoyez pour le dossier : ce que vous facturerez au client (produits), ce que vous paierez aux fournisseurs (charges) et ce que vous paierez puis refacturerez (débours). Les postes sont regroupés sous Income Accounts, Expense Accounts et Disbursement Accounts.

Vous pouvez modifier les estimations tant que le statut est Draft, si votre rôle peut mettre à jour les estimations. Les boutons à droite sont :

• Initialize Accounts : remplit une liste vide ; voir Initialiser les postes.
• Add Account… : ajoute un poste.
• Get Rates : chiffre les estimations à partir des tarifs publiés de votre société, si votre société utilise la gestion des tarifs et que votre rôle peut obtenir des tarifs. Voir Get Rates.
• Quick Edit : modifie les tarifs et les quantités de nombreux postes à la fois ; voir Modification rapide.
• Tasks : agit sur les postes sélectionnés ; voir Travailler sur plusieurs postes.

Colonne	Affiche
Account Name	La rubrique, l’ID de l’ordre de travail entre parenthèses pour un poste « for WO », le détail du poste et le nom local du poste. Le groupe de postes, s’il y en a un, figure en rouge au-dessus ; les remarques internes (Int:) et externes (Ext:) figurent en dessous. Sélectionnez le nom pour ouvrir le poste.
Code	Le code du poste.
Applies	La façon dont la quantité est calculée ; voir Applies.
WO	Pour un poste « for WO », l’ordre de travail, avec la taille et le numéro de son conteneur ou son ID de chargement. Une icône d’avertissement orange signifie que l’ordre de travail est annulé.
Rate	Le tarif dans la devise financière, en rouge s’il est négatif. Pour un poste dans une autre devise, le tarif dans cette devise est affiché en dessous, en gris.
Quantity, Total	La quantité, et le tarif multiplié par la quantité.
Tax Name, Tax Amount, Total + Tax	Les taxes du poste et leurs montants, et le total taxes comprises.
Entity	Qui est facturé ou qui vous facture. Pour un débours, Inv: est l’entité facturée et Bill: l’entité qui vous facture.
Updated By	Qui a modifié le poste en dernier, ou System, et quand.

La dernière ligne affiche la (Column Sum) des totaux : les produits moins les charges. Les débours ne sont pas comptés.

Au-dessus de la liste :

• Accounts Found affiche le nombre de postes, et le nombre de postes que vous avez sélectionnés.
• Search trouve des postes par nom de poste, code, ID d’ordre de travail ou numéro de conteneur.
• Group WO Accounts affiche chaque rubrique « for WO » sur une seule ligne, avec le nombre d’ordres de travail, la quantité totale et les totaux. Sélectionnez la ligne pour afficher ou masquer ses ordres de travail. La case à cocher apparaît quand le dossier a plus d’un ordre de travail et des postes « for WO ». TrakIT mémorise votre choix.
• Pour changer l’ordre des postes, faites-les glisser par l’icône de flèches. Cela fonctionne tant que le statut est Draft et qu’aucune recherche n’est en cours.

Quand vous ouvrez la page alors que le statut est Draft, TrakIT recalcule les quantités à partir des ordres de travail, comme le fait Actualiser les quantités, et indique combien de postes il a mis à jour.

Initialiser les postes

Initialize Accounts remplit en une seule étape une liste d’estimations vide. Le bouton apparaît tant que le statut est Draft et qu’il n’y a pas d’estimations.

1. Sélectionnez Initialize Accounts.
2. Choisissez une option :
   • Initialize From Workflow Default Accounts : les postes par défaut configurés pour le workflow et la société. Cette option n’est disponible que si le workflow en a.
   • Initialize From Quotation : les postes d’un devis. Choisissez-le dans la liste, qui affiche les devis approuvés, générés et finalisés de la société pour le client et le workflow du dossier, ainsi que ceux établis sans client ou sans workflow.
3. Sélectionnez Initialize.

À partir des postes par défaut du workflow, TrakIT ajoute les postes qui correspondent aux services et aux types de dossiers du dossier, avec leurs tarifs, remarques, groupes de postes et taxes par défaut. Un poste par défaut « for WO » reçoit une ligne pour chaque ordre de travail non annulé. Les postes de produits et de débours reçoivent le client du dossier comme entité à facturer, sauf si la rubrique désigne un autre type d’entité.

À partir d’un devis, TrakIT copie ses postes avec leurs entités, remarques et taxes, recalcule les quantités pour le dossier et lie le devis au dossier. Si le devis est dans une autre devise, ses tarifs deviennent des tarifs dans cette devise.

Si votre société utilise la gestion des tarifs et que votre rôle peut obtenir des tarifs, TrakIT chiffre aussi les postes à partir des tarifs publiés après l’initialisation depuis le workflow. Si le workflow est configuré pour sauter l’approbation des estimations, TrakIT approuve immédiatement les estimations et passe à l’onglet Actuals.

Ajouter ou modifier un poste

Pour ajouter un poste :

1. Dans l’onglet Estimates (statut Draft) ou l’onglet Actuals (statut Approved), sélectionnez Add Account….
2. Dans Add New Account, choisissez le type de poste dans Account Type : Income, Expense ou Disbursement.
3. Choisissez la rubrique dans Account Master. La liste affiche les rubriques actives de ce type de la société, sous la forme catégorie, nom et code. Si le workflow limite les postes qu’il utilise, seuls ceux qui correspondent aux services et aux types de dossiers du dossier sont listés.
4. Remplissez les champs ci-dessous.
5. Sélectionnez Add.

Pour modifier un poste, sélectionnez son nom dans la liste. La fenêtre s’appelle Update Account, ou View Account quand vous ne pouvez pas le modifier. Modifiez les champs et sélectionnez Save.

Champ	Remarques
Account Detail	Jusqu’à 50 caractères, ajoutés au nom du poste. Utilisez-le pour distinguer deux lignes de la même rubrique : la même rubrique avec le même détail ne peut pas être ajoutée deux fois.
Applies	La façon dont la quantité est calculée ; voir Applies.
Work Orders	Pour un nouveau poste « for WO » : les ordres de travail concernés. Tous les ordres de travail sont sélectionnés au départ ; sélectionnez le nombre pour voir la liste et la modifier. Les ordres de travail annulés ne peuvent pas être sélectionnés. TrakIT ajoute une ligne par ordre de travail.
Invoice Entity Type, Invoice To	Pour les postes de produits et de débours : qui est facturé. Choisissez le type d’entité, puis saisissez du texte dans Invoice To et choisissez l’entité.
Billing Entity Type, Billed By	Pour les postes de charges et de débours : qui vous facture.
Account Group	Pour les postes de produits et de débours, si votre société a des groupes de postes. Sur le document de facture, les postes d’un groupe apparaissent sur une seule ligne, au nom du groupe.
Rate	Le tarif unitaire. Choisissez la devise dans la liste à côté. Vous pouvez saisir jusqu’à 4 décimales ; TrakIT arrondit le tarif au nombre de décimales de la devise lors de l’enregistrement.
Quantity	Calculée à partir de Applies. Vous ne la saisissez que pour les postes Manual et « for WO ». Elle ne peut être ni nulle ni négative, et peut avoir jusqu’à 4 décimales.
Base Currency, Exchange Rate	Pour un tarif dans une autre devise : le tarif dans la devise financière et le taux de change. Si votre société prend ses taux dans sa table des taux de change, TrakIT remplit le taux le plus récent. Sinon, saisissez le taux de change ou le montant de base, ou sélectionnez Get Rate pour rechercher le taux sur Internet.
Internal Remarks	Jusqu’à 500 caractères, pour vos collègues.
External Remarks	Jusqu’à 300 caractères. Elles sont imprimées sous la ligne du poste sur la facture.

Quand vous choisissez la rubrique, TrakIT définit le type d’entité : le type indiqué sur la rubrique, que vous ne pouvez alors pas changer, ou à défaut le client côté facturation et le transporteur routier côté factures fournisseurs. Pour le client, il remplit le client du dossier, et pour le transporteur routier, le transporteur routier du premier ordre de travail. Si une rubrique est limitée à un type d’entité, l’entité doit être de ce type.

Ce que vous pouvez modifier :

• Les estimations peuvent être modifiées tant que le statut est Draft, si votre rôle peut mettre à jour les estimations.
• Les montants réels peuvent être modifiés tant que le statut est Approved, si votre rôle peut mettre à jour les montants réels, jusqu’à ce que le poste figure sur une facture approuvée, une facture fournisseur validée ou une écriture interne approuvée. L’entité à facturer peut être modifiée jusqu’à ce que le poste figure sur une facture, et l’entité qui vous facture jusqu’à ce qu’il figure sur une facture fournisseur.
• Sur un poste existant, Applies ne peut ni passer à « for WO » ni quitter « for WO ».
• Sauf si votre société l’autorise, une modification qui rend négatif le produit réel d’une entité est refusée.

Modifier un montant réel déjà approuvé le remet en attente d’approbation. Si le poste figure sur une facture ou une facture fournisseur en brouillon, son total est mis à jour.

Champ Applies

Option	Quantité
per référence de dossier (affiché per Job dans la liste)	1 pour l’ensemble du dossier.
per WO	Le nombre d’ordres de travail non annulés.
per m3	Le volume total des ordres de travail.
per Kg, per Ton	Le poids total des ordres de travail, en kilogrammes ou en tonnes.
per TEU	1 pour chaque conteneur de 20’ et 2 pour chaque conteneur de 40’ ou de 45’.
per 20’, per 40’	Le nombre de conteneurs de 20’, ou de conteneurs de 40’ et de 45’.
for WO’ (affiché for WO dans la liste)	Une ligne par ordre de travail, avec sa propre quantité, 1 par défaut.
Manual	La quantité que vous saisissez, 1 par défaut.

Les quantités calculées proviennent des ordres de travail du dossier, sans compter ceux qui sont annulés.

Taxes d’un poste

Une fois un poste enregistré, ses taxes sont listées en bas de la fenêtre, ou – No taxes applicable – s’affiche. Si votre rôle peut modifier les taxes et que vous pouvez modifier le poste :

• Pour ajouter une taxe, sélectionnez Add Tax…, choisissez la taxe sous Add New Tax, puis sélectionnez Add. Chaque taxe ne peut être ajoutée qu’une fois. Une taxe qui ne s’applique qu’aux postes de produits ou qu’aux postes de charges ne peut pas être ajoutée à l’autre type.
• Pour retirer une taxe, sélectionnez la croix rouge sur sa ligne.
• Reset Taxes remplace les taxes par les taxes par défaut configurées dans le workflow pour le poste.

Ajouter ou retirer une taxe remet un montant réel approuvé en attente d’approbation.

Supprimer un poste

1. Ouvrez le poste.
2. Sélectionnez la croix en bas à gauche (Delete Account).
3. À la question Confirm Delete Account?, sélectionnez Yes.

Un poste qui figure sur une facture ou une facture fournisseur ne peut pas être supprimé. Pour supprimer plusieurs postes, utilisez Delete Accounts.

Onglet Actuals

L’onglet Actuals liste les produits, les charges et les débours réels du dossier. Il apparaît une fois les estimations approuvées, et commence par en être une copie. Vous pouvez ajouter et modifier des montants réels tant que le statut est Approved, si votre rôle le permet.

Les boutons à droite sont Add Account… (ajouter un poste), Quick Edit (modification rapide) et Tasks (travailler sur plusieurs postes). La recherche, Group WO Accounts, le réordonnancement et la (Column Sum) fonctionnent comme dans l’onglet Estimates.

Les colonnes sont celles des estimations, plus :

Colonne	Affiche
Appr	Si le poste nécessite une approbation : gris pour Approval not required, orange pour Waiting for Approval, vert pour Approved.
Docs	Le nombre de documents du poste. Sélectionnez l’icône plus pour ajouter des documents au poste, ou le nombre pour ouvrir l’onglet Documents avec le nom du poste dans la zone de recherche.
Estimated	Le total de l’estimation dont provient le montant réel.
Quantity	Une flèche indique une quantité supérieure ou inférieure à l’estimation. Une icône d’avertissement orange (Qty does not match Ops) signifie que la quantité ne correspond plus aux ordres de travail ; voir Actualiser les quantités.
Total	Pour les produits et les charges, une flèche indique si le total est supérieur ou inférieur à l’estimation : verte quand c’est favorable à la marge, rouge sinon. Pointez dessus pour voir de combien.
Inv/Bill/IPost	Pour les produits, la facture (Draft en orange, Approved en vert) ou Not Invoiced. Pour les charges, la facture fournisseur (Received en orange, Validated en vert) ou No Bill Received. Les débours affichent les deux. Un poste qui figure sur une écriture interne affiche IPost: et son numéro. Sélectionnez un numéro pour l’ouvrir.

Approuver des postes

Certaines rubriques sont configurées pour que leurs montants réels nécessitent une approbation. Une facture qui contient un tel poste ne peut pas être approuvée, et une facture fournisseur ne peut pas être validée, tant que le poste n’est pas approuvé.

1. Sélectionnez les postes en attente d’approbation.
2. Sélectionnez Tasks > Approve Accounts.

Approve Accounts est grisé si aucun poste n’est en attente ou si votre rôle ne peut pas approuver les estimations.

Masquer des postes

Vous pouvez masquer les montants réels que vous n’avez pas besoin de voir, par exemple des lignes vides. Le masquage retire seulement un poste de la liste : il compte toujours dans les totaux. Le nombre de postes masqués est affiché en rouge à côté de Accounts Found.

• Pour masquer des postes, sélectionnez-les et sélectionnez Tasks > Hide Accounts.
• Pour voir les postes masqués, sélectionnez Tasks > Show Hidden. Ils sont affichés en rouge ; Hide Hidden les retire de nouveau de la liste.
• Pour rendre des postes masqués visibles définitivement, affichez-les, sélectionnez-les et sélectionnez Tasks > Show Accounts.

Travailler sur plusieurs postes

Pour agir sur plusieurs postes à la fois, sélectionnez leurs cases à cocher, ou utilisez l’icône de l’en-tête de colonne pour tout sélectionner ou rien. Pour des postes « for WO » regroupés, l’icône de la ligne du groupe sélectionne ses ordres de travail. Choisissez ensuite une tâche dans le menu Tasks. Les tâches que vous ne pouvez pas utiliser sont grisées.

Tâche	Sur	Ce qu’elle fait
Approve Accounts	Montants réels	Approuve les postes en attente d’approbation.
Assign Entity	Les deux	Définit les entités à facturer ou qui vous facturent.
Create Bill	Montants réels	Crée une facture fournisseur à partir des postes de charges et de débours sélectionnés.
Set Amount/Tax	Les deux	Définit le tarif ou la taxe des postes.
Duplicate Accounts	Les deux	Crée des copies des postes.
Delete Accounts	Les deux	Supprime les postes, après votre confirmation. Les montants réels qui figurent sur une facture ou une facture fournisseur sont ignorés. TrakIT indique combien ont été supprimés.
Show Hidden, Hide Hidden, Hide Accounts, Show Accounts	Montants réels	Masquer ou afficher des postes.
Refresh Quantity	Les deux	Actualise les quantités.

Les tâches sont disponibles dans l’onglet Estimates tant que le statut est Draft, et dans l’onglet Actuals tant qu’il est Approved. Si votre société l’a configurée, l’onglet Actuals a une tâche de plus, par exemple Payment Request : elle vérifie les postes sélectionnés selon les règles de votre société, crée un PDF à partir d’un formulaire, l’ajoute aux documents du dossier et l’envoie par e-mail aux personnes configurées pour cela.

Modification rapide

Quick Edit modifie les tarifs et les quantités de nombreux postes dans une seule fenêtre.

1. Sélectionnez Quick Edit. Quick Edit Accounts liste les postes de l’onglet, ou ceux trouvés par la recherche.
2. Modifiez le champ Rate des postes, et le champ Quantity des postes Manual et « for WO ». Pour un poste dans une autre devise, le tarif est dans cette devise.
3. Sélectionnez Save.

Les postes enregistrés passent en vert. Un poste qui n’a pas pu être enregistré passe en orange, avec la raison sous son nom. Les montants réels qui figurent sur une facture approuvée ou une facture fournisseur validée ne peuvent pas être modifiés. Pour un poste dans une autre devise, TrakIT calcule le montant de base avec le taux le plus récent de la table des taux de change ou, si votre société saisit les taux de change manuellement, avec le taux de change propre au poste.

Close vous demande de confirmer si vous avez des modifications non enregistrées. La colonne Inv/Bill affiche I pour une facture et B pour une facture fournisseur : en vert quand elle est approuvée ou validée, en orange quand elle ne l’est pas encore, en rouge quand il n’y en a pas.

Attribuer des entités

1. Sélectionnez les postes, puis Tasks > Assign Entity.
2. Sous Invoice To, pour les postes de produits et de débours, choisissez Type et Entity.
3. Sous Billed By, pour les postes de charges et de débours, choisissez Type et Entity. Vous pouvez remplir un côté ou les deux.
4. Sous Options, choisissez Assign accounts without entity pour ne remplir que les postes qui n’ont pas encore d’entité, et Replace entity on accounts pour remplacer aussi l’entité des autres.
5. Sélectionnez Assign.

L’entité doit être autorisée pour la société. Un poste qui figure déjà sur une facture ou une facture fournisseur n’est pas modifié ; pour un débours, seul le côté qui ne figure pas encore sur une facture ou une facture fournisseur est modifié. TrakIT indique combien de postes ont été attribués et combien n’ont pas été modifiés. Les postes non modifiés sont affichés en rouge : pointez sur l’un d’eux pour voir pourquoi.

Définir le montant ou la taxe

1. Sélectionnez les postes, puis Tasks > Set Amount/Tax.
2. Pour définir le tarif, sélectionnez Set Amount et saisissez-le. Laissez-le vide pour effacer le tarif. Si tous les postes sélectionnés ont le même tarif, il est prérempli.
3. Pour définir une taxe, sélectionnez Set Tax et choisissez la taxe, ou – Remove Taxes – pour retirer toutes leurs taxes.
4. Sélectionnez Save.

Tous les postes sélectionnés doivent être dans la même devise. Le tarif est dans cette devise ; pour les postes dans une autre devise, TrakIT calcule le montant de base comme pour la modification rapide. Une taxe n’est ajoutée qu’aux postes qui n’ont pas encore de taxe, et n’est retirée que des postes qui en ont une. Les postes qui figurent sur une facture approuvée ou une facture fournisseur validée ne sont pas modifiés. TrakIT indique combien de postes ont été enregistrés et combien n’ont pas été modifiés.

Dupliquer des postes

1. Sélectionnez les postes, puis Tasks > Duplicate Accounts.
2. Saisissez le nombre de copies dans Number of copies, de 1 à 10.
3. Sélectionnez Duplicate.

Chaque copie reçoit les mêmes détails, tarif, quantité, entités et taxes, avec un numéro ajouté à son détail de poste, par exemple Port charges (2). Les copies de montants réels ne figurent sur aucune facture ni facture fournisseur, et attendent une approbation si leur rubrique l’exige.

Actualiser les quantités

Quand les ordres de travail changent, par exemple quand un ordre de travail est ajouté ou qu’un poids est corrigé, les quantités des postes peuvent ne plus être à jour.

1. Sélectionnez Tasks > Refresh Quantity.
2. Dans Refresh Quantities, sélectionnez Yes.

TrakIT recalcule les quantités à partir des ordres de travail : pour les estimations tant que la finance du dossier n’est pas encore approuvée, et pour les montants réels ensuite. Les postes qui s’appliquent par référence de dossier, « for WO » ou Manual ne sont pas modifiés, pas plus que les postes qui figurent sur une facture approuvée ou une facture fournisseur validée. TrakIT indique combien de postes ont été mis à jour.

Créer une facture fournisseur

Une facture fournisseur enregistre ce qu’un fournisseur vous facture. Vous pouvez en créer une à partir des montants réels, ou depuis l’onglet Bills.

À partir des montants réels :

1. Sélectionnez les postes de charges et de débours que le fournisseur a facturés.
2. Sélectionnez Tasks > Create Bill.

Depuis l’onglet Bills :

1. Sélectionnez Create New….
2. Dans Create New Bill, choisissez dans Entity Type et Entity l’entité qui vous a facturé. TrakIT reprend tous ses montants réels qui ne figurent pas encore sur une facture fournisseur, ainsi que ceux qui n’ont pas d’entité qui vous facture.

Ensuite, dans Create New Bill :

1. Saisissez dans Bill Number le numéro qui figure sur la facture du fournisseur, jusqu’à 30 caractères. TrakIT l’enregistre en majuscules, sans espaces.
2. Vérifiez la devise dans Currency. Total Amount affiche le total des postes dans cette devise, hors taxes.
3. Saisissez la date de la facture fournisseur dans Bill Date et sa date de réception dans Bill Received On.
4. Remplissez si nécessaire Bill Due In (le nombre de jours après la date de la facture fournisseur, de 0 à 365) et Remarks.
5. Pour valider la facture fournisseur immédiatement, sélectionnez Validate bill after creation. Laissez la case décochée si vous allez ajouter d’autres postes à la facture fournisseur.
6. Sélectionnez Create Bill.

Les postes ne doivent comprendre ni postes de produits ni postes qui figurent déjà sur une facture fournisseur, et ils doivent tous avoir un tarif. Ils doivent tous être facturés par la même entité, ou n’en avoir aucune, et au moins l’un d’eux doit avoir une entité. La date de la facture fournisseur ne peut être ni dans le futur ni antérieure de plus de 5 ans, et la facture fournisseur ne peut pas être reçue avant sa date. Si la facture fournisseur ne peut pas être validée, elle est tout de même créée et TrakIT indique pourquoi. Pour travailler sur la facture fournisseur, ouvrez-la depuis l’onglet Bills : voir Facture fournisseur.

Onglet Invoices

L’onglet Invoices liste les factures, les notes de débit et les avoirs du dossier pour la société, avec les colonnes Date, Type, Number, Entity, Amount et Status. Les montants des avoirs sont négatifs. Les documents en brouillon et annulés sont en gris. Sélectionnez un numéro pour ouvrir la facture.

Statut	Signification
Draft	Le document n’est pas encore approuvé.
Approved	Le document est approuvé.
Reversed	Le document a été approuvé, puis contre-passé par un avoir.
Cancelled	Le document a été annulé avant son approbation.

R à côté du statut signale un avoir qui fait référence à une facture.

La liste est vide si votre rôle n’a pas accès aux postes de produits.

Créer une facture, une note de débit ou un avoir

Vous pouvez créer des factures tant que le statut est Approved.

1. Sélectionnez Create New….
2. Dans Create New, choisissez le type dans Type : Invoice, Debit Note ou Credit Note.
3. Choisissez dans Entity Type et Entity l’entité à facturer. Les listes affichent les entités des montants réels de produits et de débours du dossier.
4. Vérifiez la devise dans Currency. La liste affiche les devises du dossier ; sélectionnez Show All Currencies pour en choisir une autre.
5. Vérifiez le centre de profit dans Profit Center. Il reprend au départ le centre de profit par défaut de l’entité.
6. Pour une facture, vérifiez le délai de paiement dans Credit Period : le nombre de jours, de 0 à 365, dont le client dispose pour payer. Il reprend au départ les jours de crédit de l’entité pour la société et la devise, ou la valeur par défaut de la société. Vous pouvez le modifier si votre rôle le permet.
7. Pour un avoir qui contre-passe une facture, saisissez le numéro de cette facture dans Ref. Invoice Number.
8. Sélectionnez Create.

TrakIT crée un brouillon daté du jour et y ajoute les montants réels de produits et de débours de l’entité qui ne figurent pas encore sur une facture : ceux dont le montant est différent de zéro pour une facture ou une note de débit, et ceux dont le montant est négatif pour un avoir. Un avoir avec un numéro de facture de référence reçoit à la place les lignes de cette facture. Ouvrez la nouvelle facture depuis la liste pour la vérifier et l’approuver : voir Facture. Les avoirs nécessitent l’autorisation qui les permet.

Onglet Bills

L’onglet Bills liste les factures fournisseurs qui contiennent des postes du dossier pour la société :

Colonne	Affiche
ID, Bill Date	Le numéro de la facture fournisseur dans TrakIT et sa date.
Bill Num	Le numéro de facture du fournisseur. Sélectionnez-le pour ouvrir la facture fournisseur.
Bill Seq	Le numéro de séquence que TrakIT attribue à la facture fournisseur lors de sa validation.
Jobs	Les dossiers de la facture fournisseur : une facture fournisseur peut couvrir plusieurs dossiers.
Entity, Currency, Billed Amt	Qui vous a facturé, et le montant.
Status	Received, Submitted, Disputed, Rejected, Validated ou Finalised. Les factures fournisseurs contestées sont en rouge.

Pour créer une facture fournisseur, sélectionnez Create New… : voir Créer une facture fournisseur. Vous pouvez créer des factures fournisseurs tant que le statut est Approved.

Onglet Documents

L’onglet Documents liste les documents financiers du dossier pour la société : les documents chargés ici ou pour un poste, les documents créés par TrakIT et les fichiers joints aux factures du dossier. Les documents des postes de produits ne sont listés que si votre rôle a accès aux postes de produits. Votre société peut aussi limiter les documents financiers que vous voyez.

Colonne	Affiche
Case à cocher, icônes	Sélectionnez un document pour l’envoyer par e-mail. Les icônes le téléchargent et le prévisualisent.
Title	Le titre du document.
Account (Actual)	Le poste auquel se rapporte le document, et son ordre de travail, le cas échéant.
File Name, File Size	Le fichier.
Uploaded By	Qui l’a ajouté, et quand.
Crayon, icône d’annulation	Modifier le document, ou l’annuler. Un document annulé est en rouge et ne peut être ni téléchargé ni envoyé par e-mail ; l’icône de flèches le restaure.

Les fichiers joints à une facture se modifient et s’annulent dans l’onglet Files de cette facture. Un document de facture définitif ne peut pas être annulé.

Search trouve des documents par titre ou par nom de fichier.

Ajouter des documents

Vous pouvez ajouter des documents tant que le statut est Draft, Approval Requested ou Approved, si votre rôle peut charger des documents.

1. Sélectionnez Add Documents, ou l’icône plus de la colonne Docs d’un montant réel pour ajouter des documents à ce poste.
2. Dans Upload Documents, faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement démarre immédiatement.
3. Sélectionnez Upload More Files pour en ajouter d’autres, ou Close.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo et doit être de l’un des types listés sous Allowed Files. Chaque document a pour titre son nom de fichier.

Modifier un document

1. Sélectionnez le crayon sur la ligne du document.
2. Dans Edit Document, modifiez Title ou File Name (sans son extension). Sans titre, le nom de fichier est utilisé.
3. Sélectionnez Update.

Envoyer des documents par e-mail

1. Sélectionnez la case à cocher de chaque document à envoyer.
2. Sélectionnez Email Documents.
3. Dans Email Document(s), vérifiez Subject et Message.
4. Sous Recipients, saisissez les adresses e-mail, séparées par des virgules ou des points-virgules. Add Myself ajoute votre adresse ; l’autre lien (par exemple Add Customer) ajoute les adresses financières du client du dossier, ou ses adresses générales s’il n’en a pas.
5. Pour envoyer des liens de téléchargement au lieu des fichiers, sélectionnez Send links instead of attachments. Les liens fonctionnent pendant 7 jours. TrakIT mémorise ce choix.
6. Sélectionnez Send.

L’e-mail liste les documents ainsi que la référence, le workflow, le client et la marchandise du dossier. Si les fichiers sont trop volumineux pour être joints, envoyez plutôt des liens. L’envoi de documents par e-mail nécessite l’accès aux postes de produits.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires financiers du dossier pour la société. Ils sont distincts des commentaires opérationnels du dossier : sélectionnez Show Ops Comments pour inclure aussi ces derniers. Ils sont marqués Ops. TrakIT mémorise ce choix.

Les commentaires fonctionnent comme sur un ordre de travail, voir Commentaires, sauf que les commentaires financiers n’ont pas d’option Visible externally : le client ne les voit jamais. Les destinataires sont notifiés s’ils se sont abonnés à Comments dans le groupe Jobs des notifications financières, sous System > Notifications.

Onglet Analyse

L’onglet Analyse compare la rentabilité estimée et réelle du dossier pour la société. Choisissez la vue dans la liste ; TrakIT la mémorise.

Vue	Une ligne par
Account Master Summary	Rubrique.
Account Category Summary	Catégorie de postes.
Work Order Profitability	Ordre de travail, avec ses colonnes Work Order ID, Container, Type et Status (son dernier événement).

Pour chaque ligne, le tableau affiche Income, Expense, Margin et Margin % pour Estimates et pour Actuals, ainsi que Deviation : l’écart entre la marge réelle et la marge estimée, en Amount et en %. Les marges négatives sont en rouge, et des flèches indiquent où les montants réels sont supérieurs ou inférieurs aux estimations. La dernière ligne contient les totaux. Les débours ne sont pas inclus.

Dans Work Order Profitability, chaque ordre de travail reçoit ses postes « for WO », les postes qui s’appliquent par ordre de travail, et ceux qui s’appliquent par conteneur de 20’ ou de 40’ et qui correspondent à son conteneur. La ligne For Job contient les postes qui s’appliquent par référence de dossier. Les postes qui s’appliquent par m3, par kg, par tonne, par EVP ou manuellement ne figurent pas dans cette vue.

Export télécharge la vue dans un fichier Excel, si votre rôle peut exporter. Pour voir cet onglet, vous devez pouvoir lire les estimations et les montants réels et avoir accès aux postes de produits ; sinon, il affiche – Your profile does not have access to this information –.

Onglet Audit Log

L’onglet Audit Log liste ce qui a été fait sur la finance du dossier pour la société : postes ajoutés, modifiés et supprimés, taxes, changements de statut, documents, commentaires et modifications de la date de constatation.

Colonne	Affiche
Time & Date, User	Quand, et qui, ou System.
Account Type	Income, Expense ou Disbursement, pour une entrée qui concerne un poste.
Action, Information	Ce qui a été fait, et les détails, comme l’ancienne et la nouvelle valeur.

Saisissez du texte dans la zone de recherche pour filtrer par utilisateur, action ou information. Les chargements de page sont exclus ; sélectionnez Include Page Loads pour les lister aussi. Si votre rôle n’a pas accès aux postes de produits, seules les entrées qui concernent des postes de charges et de débours sont listées.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Job Finance pour ouvrir la page, et vous devez avoir accès au workflow du dossier. Le reste dépend de ces autorisations :

Section	Autorisation	Vous permet de
Job Finance	Read Estimates, Read Actuals	Voir les estimations et les montants réels.
Job Finance	Access Income Accounts	Voir les postes de produits, les totaux de produits et les marges, la liste des factures, les documents de produits et l’onglet Analyse, et envoyer des documents par e-mail.
Job Finance	Initialize Accounts	Initialiser les estimations.
Job Finance	Add Account	Utiliser Add Account… (l’ajout nécessite aussi Update Estimates ou Update Actuals), le bouton Actions et, sur les montants réels, Quick Edit, Duplicate Accounts et Delete Accounts.
Job Finance	Update Estimates	Modifier les estimations et utiliser les tâches des estimations, changer la devise financière, et utiliser Export dans le récapitulatif des postes.
Job Finance	Update Actuals	Modifier les montants réels, et y utiliser Assign Entity, Set Amount/Tax, Create Bill et Refresh Quantity.
Job Finance	Modify Taxes	Ajouter, retirer et rétablir les taxes d’un poste.
Job Finance	Request Estimate Approval	Utiliser Request Approval, et annuler la demande.
Job Finance	Approve Estimate	Utiliser Approve Estimates, Reject Estimates et Approve Accounts.
Job Finance	Reverse Approval	Utiliser Reverse Approved.
Job Finance	Request Closing	Utiliser Request Closing, et annuler la demande.
Job Finance	Close Job	Utiliser Close Job et Reject Closing.
Job Finance	Cancel Job, Re-open Job	Utiliser Cancel Job et Reopen Job.
Job Finance	Update Rev/Exp	Définir la date de constatation.
Job Finance	Upload Document	Ajouter, modifier, annuler et restaurer des documents.
Job Finance	View Audit Log	Voir l’onglet Audit Log.
Job Finance	Export	Exporter l’onglet Analyse.
Invoices	Read, Create	Voir l’onglet Invoices et créer des factures.
Invoices	Allow Credit Notes, Change Credit Days	Créer des avoirs, et modifier le délai de paiement.
Bills	Read, Create	Voir l’onglet Bills et créer des factures fournisseurs.
Bills	Validate	Valider une facture fournisseur lors de sa création.
Quotations	Create	Utiliser Create Quote.
Work Orders	View Comments	Voir l’onglet Comments.
Rate Management	Get Rates	Utiliser Get Rates, et faire chiffrer les nouvelles estimations à partir des tarifs publiés.