Ordre de travail

La page Work Order suit un ordre de travail de l’un de vos dossiers. Un ordre de travail est un conteneur ou un chargement du dossier, suivi à chacune des étapes que la société lui fait franchir, comme l’arrivée du navire, le dédouanement et la livraison. La page affiche les principaux détails de l’ordre de travail, et des onglets pour ses événements, ses autres détails, ses documents et, lorsqu’il est suivi, sa position sur une carte.

Pour ouvrir un ordre de travail, sélectionnez sa ligne dans l’onglet Work Orders de son dossier. Un lien vers un ordre de travail dans un e-mail de TrakIT l’ouvre aussi ici, une fois que vous vous êtes connecté.

Le haut de la page

• La flèche en haut à gauche (Back to the Job) revient au dossier de l’ordre de travail.
• Le titre est le numéro de l’ordre de travail. Au-dessus, Work Order · Job est suivi de la référence du dossier, par exemple le numéro du connaissement.
• En dessous, un encadré affiche les principaux détails de l’ordre de travail que la société partage avec vous. Les détails qui apparaissent dépendent du type de dossier, et la société définit le nom de certains d’entre eux ; un détail sans valeur est omis.

Les détails peuvent comprendre :

Détail	Affiche
Le client, le chargeur, le réceptionnaire, le transporteur et les agents	Les entreprises concernées, sous les libellés que la société leur donne, comme Shipper ou Carrier.
Container No., ou la référence du chargement	Le numéro de conteneur, ou la référence d’un chargement sans conteneur.
Load Type, Seal Number	Le type de conteneur, par exemple 22G1, et son numéro de scellé.
Commodity, Cargo Type	Les marchandises, et le type de marchandise, par exemple FCL pour un conteneur complet.
Weight, Volume	Le poids en kg et le volume en m3.
Transporter, Return Transporter	Les entreprises de transport qui déplacent le conteneur, et qui le restituent vide.
Job Type	Les types de service du dossier.
Location List	Les lieux où se rend l’ordre de travail, dans l’ordre, séparés par =>.
Country of Origin, Final Destination	Les pays d’où viennent les marchandises et où elles vont.

Sous l’encadré se trouvent les onglets que votre rôle autorise, dans cet ordre : Details, Events, Documents et Location. Le premier s’ouvre.

L’ordre de travail n’a pas de commentaires : les commentaires appartiennent au dossier, dans son onglet Comments.

Onglet Details

L’onglet Details liste les champs de données de l’ordre de travail que la société partage avec vous : le nom et la valeur de chacun, par exemple un numéro de réservation ou un numéro de déclaration en douane. Les dates et les heures sont affichées dans votre fuseau horaire.

Nothing to show signifie que la société ne partage aucun champ de données sur cet ordre de travail.

Onglet Events

L’onglet Events affiche les étapes de l’ordre de travail que la société partage avec vous, sous forme de chronologie, dans l’ordre où le processus de la société les liste, par exemple Vessel Arrived, Customs Cleared et Delivered.

• Une étape qui a eu lieu porte une coche, avec l’heure et la date où elle a eu lieu, dans votre fuseau horaire, par exemple 14:30, 25 Sep.
• Une étape qui n’a pas encore eu lieu n’a pas de coche. Au lieu d’une date, elle peut afficher NA lorsque l’étape ne s’applique pas à cet ordre de travail, ou TBA lorsque sa date n’est pas encore connue.

Nothing to show signifie que la société ne partage aucun événement sur cet ordre de travail.

Onglet Documents

L’onglet Documents liste les documents que la société partage avec vous sur cet ordre de travail : ceux de l’ordre de travail lui-même, et ceux du dossier dans son ensemble, marqués Job. Ils sont classés par ordre alphabétique de titre.

Colonne	Affiche
Title	Le titre du document, avec une icône indiquant le type de fichier. Job marque un document de l’ensemble du dossier : il apparaît sur chaque ordre de travail du dossier.
File Name	Le nom du fichier.
Size	La taille du fichier, en Ko.
(icônes)	L’icône de téléchargement (Download) enregistre le fichier. L’icône en forme d’œil (Preview) ouvre un PDF, une image ou un fichier texte dans un nouvel onglet du navigateur ; les autres types de fichier sont téléchargés.

No Documents Available signifie que la société n’a encore partagé aucun document sur cet ordre de travail ou sur son dossier.

Charger un document

Si votre rôle le permet, vous pouvez ajouter un document depuis cet onglet.

1. Dans l’onglet Documents, sélectionnez Upload.
2. Dans Upload Document, indiquez le Document Title : choisissez-en un dans la liste si la société a configuré des titres de documents pour ce type de dossier, ou tapez un titre de 100 caractères au maximum.
3. Dans File, choisissez le fichier. Il peut faire jusqu’à 20 Mo.
4. Sélectionnez Upload.

Le document est ajouté au dossier dans son ensemble, et pas seulement à cet ordre de travail : il est marqué Job, et apparaît dans l’onglet Documents de chaque ordre de travail du dossier et du dossier lui-même. La personne chargée du dossier au sein de la société est prévenue par e-mail. Vous ne pouvez ni renommer ni supprimer le document par la suite.

Si le chargement est refusé, la fenêtre contextuelle reste ouverte et le motif apparaît en haut de la page. Pour la signification de chaque message, voir Charger un document sur la page du dossier.

Onglet Location

L’onglet Location apparaît lorsque la société suit l’ordre de travail, par exemple avec un traceur GPS dans le camion, et que votre rôle vous permet de le voir. La carte affiche :

• le trajet parcouru jusqu’ici, sous forme de ligne bleue, depuis l’étape à laquelle la société commence à suivre l’ordre de travail. Une fois que l’étape à laquelle le suivi s’arrête a eu lieu, le trajet s’arrête là ; si l’ordre de travail est clôturé ou annulé avant cette étape, le trajet s’arrête au moment de la clôture ou de l’annulation ;
• une flèche à la dernière position, pointant dans la direction du déplacement. Sa couleur indique l’ancienneté de la position : vert pour moins d’une heure, orange pour moins de 12 heures, rouge au-delà.

Sélectionnez la flèche pour voir les détails de cette position, comme son heure, ainsi que la vitesse et la direction lorsqu’elles sont connues. Utilisez les commandes de la carte pour zoomer et vous déplacer.

No location data available signifie que le suivi n’a pas encore commencé, ou qu’aucune position n’a été reçue. Si la carte elle-même ne peut pas se charger, le portail affiche The map could not be drawn. Ouvrez de nouveau l’onglet pour réessayer.

Messages

Message	Signification
That work order was not found, or you do not have permission to view it.	L’ordre de travail n’existe pas, ou ce n’est pas l’un des vôtres. Back to Jobs revient à la liste des dossiers.
That work order could not be loaded.	TrakIT n’a pas pu être joint, ou a renvoyé une erreur. Sélectionnez Retry.
Not found or not permitted	Un élément que vous avez demandé ne vous est pas accessible, par exemple parce que votre rôle a changé. Rechargez la page.

Si votre session a pris fin, le portail vous ramène à la page de connexion : voir Quand TrakIT vous déconnecte.

Qui peut utiliser cette page

La page nécessite un rôle du portail ayant ces autorisations :

Section	Autorisation	Vous permet de
Jobs & Work Orders	Read	Ouvrir l’ordre de travail et voir ses principaux détails.
Jobs & Work Orders	View Data Fields	Voir l’onglet Details.
Jobs & Work Orders	View Events	Voir l’onglet Events.
Jobs & Work Orders	View Tracking Map	Voir l’onglet Location d’un ordre de travail suivi.
Documents	Preview/Download	Voir l’onglet Documents, et télécharger et prévisualiser ses documents.
Documents	Upload	Charger des documents avec Upload.

Vous ne pouvez ouvrir un ordre de travail que si le client de son dossier est une entreprise à laquelle vous êtes lié en tant que Customer, et s’il n’est pas exclu par des filtres que la société a définis pour votre compte. Si vous êtes lié à une entreprise en tant que Transporter, les ordres de travail que vous transportez s’ouvrent sur une page qui leur est propre : voir Ordre de travail de transport.

Votre contact au sein de la société configure votre rôle et vos liens. Pour les administrateurs, voir Jobs & Work Orders, Documents et Linked Entities.