Affectations de formation

La page Training Assignments liste les formations affectées dans une société ; c’est là que vous affectez une formation à un employé, à un service ou à tous les employés de la société. Chaque affectation donne à chaque employé qu’elle concerne sa propre fiche de formation : l’employé termine la formation sur la page Mes formations, et vous en assurez le suivi sur la page Fiches de formation.

Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > Training > Assignment.

Pour savoir comment s’articulent les formations, les affectations et les fiches de formation des employés, voir Formation. Les formations elles-mêmes sont configurées dans le Fichier des formations.

Choisir la société

La liste en haut de la page détermine la société : vous voyez ses affectations, et les formations que vous affectez le sont dans cette société. Elle propose les sociétés auxquelles vous avez accès, et s’ouvre sur votre propre société. Changer de société réinitialise les filtres.

Trouver une affectation

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Choisissez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. Un filtre utilisé est mis en évidence. TrakIT mémorise si vous avez laissé le panneau des filtres ouvert ou fermé.

Filtre	Trouve
Training	Les affectations d’une formation. La liste propose les formations actives que la société peut utiliser.
Type	Les affectations Individual, Department ou All Employees, ou – Any – pour toutes.
Department	Les affectations faites à un service. Les formations affectées une par une à des employés de ce service ne sont pas incluses.
Overdue	Sélectionnez-le pour trouver les affectations dont la date limite est passée et qui ont encore au moins une fiche d’employé Pending ou In Progress.

La liste

Le nombre d’affectations trouvées apparaît au-dessus de la liste, par exemple Assignments Found - 12. La liste affiche 20 affectations par page, les plus récentes en premier.

Colonne	Affiche
Training	Le code de la formation, avec son titre en dessous.
Assigned To	Le nom de l’employé, le service suivi de (Dept), ou All Employees.
Type	Individual, Department ou All Employees.
Employees	Le nombre de fiches de formation d’employés liées à l’affectation. Voir Ce que crée une affectation.
Due Date	La date limite, ou - s’il n’y en a pas. Une date passée est en rouge et suivie de (Overdue).
Assigned On	La date à laquelle la formation a été affectée.
Assigned By	L’utilisateur qui l’a affectée.
Notes	Les notes saisies avec l’affectation.
(icônes)	L’icône de calendrier (Update Due Date) et l’icône de corbeille (suppression), si votre rôle les autorise.

Une ligne dont la date limite est passée est en rouge, même lorsque tous ses employés ont terminé la formation. Pour trouver les affectations dont des employés doivent encore la terminer, utilisez le filtre Overdue.

Affecter une formation

1. Sélectionnez Assign Training.

2. Dans Assign Training, renseignez :

   Champ	Ce qu’il faut saisir
   Training	La formation à affecter, affichée avec son code et son titre. La liste propose les formations actives que la société peut utiliser. Obligatoire.
   Assigment Type	Individual Employee, Department ou All Employees. Obligatoire.
   Employee	Pour Individual Employee uniquement : l’employé. La liste propose les employés de la société qui ne l’ont pas quittée.
   Department	Pour Department uniquement : le service. La liste affiche tous les services ; la formation n’est affectée qu’aux employés de la société sélectionnée qui appartiennent à ce service.
   Due Date	La date à laquelle les employés doivent avoir terminé la formation. Facultatif. Le calendrier propose des dates d’aujourd’hui jusqu’à deux ans plus tard.
   Notes	Jusqu’à 500 caractères. Facultatif.

3. Sélectionnez Assign.

L’affectation appartient à la société sélectionnée en haut de la page. TrakIT affiche Training assigned successfully. et la nouvelle affectation apparaît dans la liste.

Vous ne pouvez affecter une formation qu’une seule fois au même employé, une seule fois au même service et une seule fois à tous les employés d’une société. Pour l’affecter de nouveau, supprimez d’abord l’affectation précédente, ou modifiez plutôt sa date limite.

Ce que crée une affectation

Lorsque vous sélectionnez Assign, TrakIT donne à chaque employé concerné par l’affectation une fiche de formation avec le statut Pending et la date limite de l’affectation :

• Individual Employee : l’employé que vous avez choisi.
• Department : les employés de la société qui appartiennent à ce service à ce moment-là.
• All Employees : tous les employés de la société à ce moment-là.

Pour Department et All Employees, il s’agit des utilisateurs de la société sélectionnée qui sont configurés comme employés et dont le Status d’employé n’est pas Terminated, Resigned ou Retired (voir Employé).

TrakIT ignore un employé qui a déjà, pour la même formation, une fiche Pending, In Progress ou Completed, quelle que soit l’affectation dont elle provient. La colonne Employees indique le nombre de fiches que l’affectation a créées ; ce nombre peut donc être inférieur au nombre d’employés visés, voire égal à 0.

Une affectation ne suit pas les changements ultérieurs : un employé qui rejoint la société ou le service par la suite ne reçoit pas la formation. Affectez-la-lui avec Individual Employee.

Lorsque le certificat d’un employé expire, la nouvelle fiche Pending que TrakIT crée pour lui reste liée à la même affectation et est comptée dans sa colonne Employees. Voir Formation.

Messages

Message	Que faire
Training is required.	Choisissez la formation dans Training.
Assignment type is required.	Choisissez le type dans Assigment Type.
Employee is required for Individual assignment.	Choisissez l’employé dans Employee.
Department is required for Department assignment.	Choisissez le service dans Department.
Due Date is not valid.	Choisissez la date dans le calendrier.
Due Date cannot be in the past.	Choisissez aujourd’hui ou une date ultérieure, ou laissez la date limite vide.
Notes contains prohibited content.	Ne commencez pas les notes par =, + ou @, et ne tapez pas < directement suivi d’une lettre.
This training has already been assigned to this employee. (ou to this department, ou to all employees)	L’affectation existe déjà. Modifiez sa date limite, ou supprimez-la d’abord.
Training not found or is inactive.	La formation a été rendue inactive ou supprimée après l’ouverture du formulaire. Choisissez une autre formation.

Modifier la date limite

1. Sélectionnez l’icône de calendrier (Update Due Date) sur la ligne de l’affectation.
2. Dans Update Due Date, vérifiez la formation sous Training et à qui elle est affectée sous Assigned To.
3. Choisissez la nouvelle date dans New Due Date, ou videz ce champ pour supprimer la date limite. Le calendrier propose des dates d’aujourd’hui jusqu’à deux ans plus tard.
4. Sélectionnez Update.

TrakIT affiche Due date updated successfully. Il modifie la date limite de l’affectation et de ses fiches d’employés qui sont encore Pending. Les fiches In Progress ou déjà traitées conservent leur date limite.

Une date passée est refusée avec le message Due Date cannot be in the past.

La date limite détermine aussi les rappels par e-mail que TrakIT envoie aux employés : voir Formation.

Supprimer une affectation

1. Sélectionnez l’icône de corbeille sur la ligne de l’affectation.
2. Confirmez Remove this assignment? Pending employee records will be deleted.

TrakIT affiche Assignment removed successfully. Il supprime l’affectation et ses fiches d’employés qui sont encore Pending.

Vous ne pouvez supprimer une affectation que tant que toutes ses fiches d’employés sont encore Pending. Dès qu’un employé a commencé ou terminé la formation, ou y a échoué, TrakIT affiche Cannot remove: one or more employees have already started or completed this assignment.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Employee Training :

Autorisation	Vous permet de
Read et Assign	Ouvrir la page et voir les affectations. Il vous faut les deux.
Update	Affecter des formations avec Assign Training, et modifier les dates limites.
Delete	Supprimer des affectations.

Vous voyez les affectations des sociétés auxquelles vous avez accès.