Ordre de travail

La page de l’ordre de travail affiche un ordre de travail : un conteneur ou un chargement d’un dossier. Elle affiche l’en-tête de l’ordre de travail, ses tâches, et des onglets pour ses événements, ses données, ses documents et plus encore. Les parties qui apparaissent dépendent du workflow et de vos autorisations.

Pour ouvrir un ordre de travail, sélectionnez son ID sur la page Dossiers, sur son dossier, ou partout ailleurs où TrakIT l’affiche. Pour passer à un autre ordre de travail, ouvrez le menu des tâches (voir Tâches) et saisissez une référence de dossier, un conteneur, un ID de chargement ou un ID d’ordre de travail. Sur un téléphone, voir Ordre de travail dans l’application mobile.

Le haut de la page

La première ligne indique le dossier : sa référence, qui ouvre le dossier, une icône de copie, le nombre d’ordres de travail du dossier qui ne sont pas annulés, et l’ID du dossier.

À droite :

Élément	Effet
Drapeau	Marque l’ordre de travail d’un drapeau de couleur : Red, Amber, Green, Blue ou Gray, ou Clear. Les drapeaux sont personnels : vous seul voyez les vôtres.
PDF	Crée un PDF de l’ordre de travail.
Share	Partage le lien vers l’ordre de travail, ou le copie. Le lien nécessite une connexion à TrakIT.
Actions	Exécute une action que votre société a configurée pour les ordres de travail. TrakIT vous demande d’abord de confirmer ; les actions sont irréversibles.
Statut	Active, Abandoned, Cancelled ou Closed, avec la date de clôture ou d’annulation. Pour un ordre de travail annulé, l’icône d’info-bulle indique le motif.

Un ordre de travail devient Abandoned lorsqu’il ne reçoit aucun nouvel événement pendant un nombre de jours défini pour votre installation ou pour son workflow, compté à partir de son dernier événement qui n’est pas donné à titre d’information, ou de sa création s’il n’en a aucun. Votre installation peut aussi faire clôturer automatiquement les ordres de travail abandonnés : chaque dimanche, TrakIT clôture ceux dont le dernier événement date de plus d’un nombre de jours défini, au moins 90. Pour le passage d’un statut à l’autre, voir Statuts des ordres de travail.

Tâches

Pointez sur le numéro de l’ordre de travail, ou sélectionnez-le, pour ouvrir le menu des tâches. L’icône placée avant le numéro indique la priorité de l’ordre de travail. Les tâches que vous ne pouvez pas utiliser sont en gris.

Tâche	Effet
Modify Header	Ouvre Modifier un ordre de travail.
Reset Work Order	Reconstruit les événements et les données.
Change référence du dossier	Modifie la référence du dossier, ou déplace des ordres de travail vers un autre dossier.
Change Workflow/Services	Modifie le workflow ou les services.
Duplicate Work Order	Crée des copies de l’ordre de travail.
Close or Cancel Work Order, Re-open Work Order	Clôture, annule ou rouvre l’ordre de travail.
Delete Work Order	Supprime un ordre de travail créé il y a moins de 96 heures qui n’a aucun document et aucun article confirmé dans un entrepôt.
Create Location	Ajoute un lieu à TrakIT. Le client du job, s’il y en a un, est pré-rempli comme propriétaire du lieu ; modifiez-le ou effacez-le avant d’enregistrer.
Location List	Ouvre la liste des lieux.
Job Finance, WO Finance	Ouvrent les pages financières du dossier et de l’ordre de travail, si le workflow gère la finance.
Measurements	Ouvre le journal des mesures.
Create PDF	Crée un PDF de l’ordre de travail.

La plupart des tâches ne fonctionnent que tant que l’ordre de travail est actif ou abandonné.

En-tête

L’encadré Header affiche les détails de l’ordre de travail. Sélectionnez son titre pour le replier ou le déplier ; le crayon ouvre Modifier un ordre de travail.

Les champs dépendent des champs d’en-tête du workflow : par exemple le client, le chargeur, le réceptionnaire et le transporteur, le numéro de conteneur, le type de chargement, le numéro de scellé, la taille, le poids et le volume, le type de dossier, les pays et les incoterms. Une icône d’information à côté d’une entité ou d’une personne affiche ses détails. Une icône d’avertissement ambre à côté du numéro de conteneur signifie que le numéro n’est pas valide pour le workflow. Last Event et Customer Status indiquent le dernier événement, et le dernier événement que le client peut voir.

En dessous :

• Services : les services de l’ordre de travail. Sélectionnez un service pour voir ce qu’il comprend ; l’icône de camion permet de les modifier.
• Internal Remarks, Remarks For Customer et Remarks For Job : voir Remarques.
• Quotation : le devis lié au dossier. Voir Lier un devis.
• Les événements et les champs de données configurés pour être affichés dans l’en-tête, le cas échéant.

Remarques

1. Sélectionnez le crayon à côté de Internal Remarks, Remarks For Customer ou Remarks For Job.
2. Saisissez les remarques.
3. Pour les remarques internes et les remarques pour le client, sélectionnez Apply to Job pour écrire les mêmes remarques sur tous les ordres de travail du dossier, en remplaçant les leurs.
4. Dans Notify Users, choisissez les utilisateurs à qui envoyer les nouvelles remarques par e-mail.
5. Sélectionnez Save.

Les remarques pour le dossier sont partagées par tous ses ordres de travail. La modification des remarques nécessite l’autorisation Update Remarks, et l’ordre de travail doit être actif ou abandonné.

Lier un devis

1. Sélectionnez le crayon à côté de Quotation.
2. Dans Link to Quotation, choisissez le devis dans Select Quotation, ou — pour le délier. La liste affiche les devis approuvés, générés et finalisés de la société du workflow qui correspondent au workflow et au client, y compris ceux établis sans workflow ou sans client.
3. Sélectionnez Save.

Le devis est lié à l’ensemble du dossier.

Détails du type de chargement

Sélectionnez l’icône d’information à côté de Load Type pour voir la longueur, la hauteur, la largeur et la description du type de chargement.

Liste des lieux

Le champ Location List affiche les lieux où se rend l’ordre de travail, dans l’ordre. Il apparaît si le workflow utilise des listes de lieux.

Pour modifier la liste, sélectionnez l’icône de carte à côté, ou Location List dans le menu des tâches :

1. Dans Selection Type, choisissez où chercher les lieux : Global, Company, Workflow ou Entities (les lieux des entités du dossier et de l’ordre de travail).
2. Tapez dans Select Location, choisissez un lieu, et sélectionnez l’icône plus pour l’ajouter.
3. Utilisez les icônes de chaque lieu pour le monter, le descendre ou le supprimer.
4. Pour donner la même liste à tous les ordres de travail du dossier, sélectionnez Apply to Job.

Chaque lieu est une fiche numérotée avec sa ville et, s’ils sont renseignés, son adresse, son contact, son téléphone et ses instructions particulières. Entre les fiches, la page indique la distance et le temps de trajet d’un lieu au suivant et, en haut, le total. Sélectionnez le repère rouge d’une fiche pour afficher le lieu sur la carte à côté de la liste.

Pour corriger les détails d’un lieu, comme son adresse ou son contact, sélectionnez l’icône de crayon de sa fiche pour ouvrir Modify Location. Save ou Cancel vous ramène à la liste. Le crayon apparaît si votre rôle a Update dans la section Geo Data & Locations, et la fenêtre contextuelle nécessite aussi Read dans cette section.

Actifs

Si le workflow utilise des actifs, l’encadré Assets liste les actifs de l’ordre de travail, comme des camions, des remorques ou des équipements.

Ajouter un actif

1. Sélectionnez l’icône plus (Add Asset).
2. Choisissez la société dans Company, le type d’actif dans Asset Type, à qui appartient l’actif dans Belongs To, et l’actif dans Asset Name. TrakIT indique si l’actif figure déjà sur d’autres ordres de travail actifs.
3. Dans If an asset of same type already exists, choisissez Do not add, Replace asset of same type ou Allow multiple assets of same type.
4. Sélectionnez Save.

Les actifs liés à l’actif sont également ajoutés. Certains champs de données de l’ordre de travail peuvent être remplis à partir de l’actif.

Détails de l’actif

Sélectionnez l’icône d’information à côté d’un actif pour voir son type, sa catégorie, son numéro de série, son propriétaire, ses remarques et ses champs. Pour un actif GPS, et si votre rôle le permet, les détails affichent aussi sa dernière position sur une carte.

Retirer un actif

Sélectionnez la croix rouge sur l’actif, puis Yes. Les actifs qui lui sont liés sont également retirés.

Ordres de travail liés et enfants

Si l’ordre de travail a été créé à partir d’un autre, Parent Work Order affiche cet ordre de travail, avec les colonnes de détail du dossier configurées pour son workflow. Si d’autres ordres de travail ont été créés à partir de celui-ci, Child Work Orders les liste. Sélectionnez l’un ou l’autre titre pour replier le tableau ou le déplier.

Child Work Orders omet les ordres de travail que vos listes d’ordres de travail ne vous montreraient pas, et un parent que vous ne pouvez pas voir est affiché par son ID uniquement.

Modifier la référence du dossier

Change référence du dossier dans le menu des tâches modifie la référence du dossier de l’ordre de travail, ou déplace certains de ses ordres de travail vers un autre dossier. Une fois que l’ordre de travail a plus d’un certain nombre de jours, défini pour votre installation (3 par défaut), seul le support TrakIT peut modifier la référence.

1. Saisissez la nouvelle référence du dossier dans New.
2. Si le dossier a plusieurs ordres de travail, choisissez la portée dans Select Scope :
   • All work orders in job : modifie la référence de tout le dossier.
   • This work order only : déplace cet ordre de travail vers un nouveau dossier.
   • Selected work orders only : déplace les ordres de travail que vous sélectionnez vers un nouveau dossier. Vous pouvez coller une liste d’ID d’ordres de travail ou de numéros de conteneur, un par ligne, et sélectionner Select.
3. Pour déplacer les ordres de travail vers un dossier qui existe déjà, sélectionnez Allow joining with existing job.
4. Sélectionnez Apply Change.

Un nouveau dossier reçoit le client, le chargeur, le réceptionnaire, le type de marchandise, la nature de la marchandise et la devise de l’ancien, ainsi qu’une copie de ses données financières au niveau du dossier. Les données financières propres aux ordres de travail les suivent. Les commentaires ne sont pas copiés. Un dossier qui n’a plus d’ordre de travail est supprimé. Les ordres de travail ne peuvent pas être déplacés vers un dossier d’un autre workflow ou d’un autre type de dossier, ni lorsque leurs postes figurent sur une facture ou une facture fournisseur approuvée. Si l’un des ordres de travail sélectionnés ne peut pas être déplacé, aucun ne l’est, et la liste indique pourquoi.

Modifier le workflow ou les services

1. Sélectionnez Change Workflow/Services dans le menu des tâches, ou l’icône de camion à côté de Services.
2. Choisissez le workflow dans Select Workflow, ou les services dans Select Services.
3. Dans Applies To, choisissez Whole Job ou This WO Only. Un nouveau workflow s’applique toujours à tout le dossier.
4. Sélectionnez Save.

Attention

Modifier le workflow supprime et recrée les événements et les données des ordres de travail. Les valeurs ne sont conservées que pour les événements et les champs de données dont les codes correspondent dans le nouveau workflow. Modifier les services ajoute ou retire des événements et des données pour correspondre aux services.

Mesures

Le Measurement Log enregistre les mesures prises pour l’ordre de travail, avec leur heure et la personne qui les a ajoutées.

1. Choisissez le type de mesure, si le workflow en a plusieurs.
2. Sous Add New Measurement, saisissez l’heure et la valeur.
3. Sélectionnez l’icône plus.

La valeur doit respecter les limites définies pour le type de mesure. Les types de mesure sont attribués au workflow par un administrateur.

Réinitialiser les événements et les données

Reset Work Order reconstruit les événements et les données de l’ordre de travail à partir de la définition actuelle du workflow, par exemple après une modification du workflow.

1. Sélectionnez Reset Work Order dans le menu des tâches.
2. Pour vider aussi les dates des événements et les valeurs saisies, sélectionnez Clear event dates and user data. Sinon, les valeurs sont conservées.
3. Sélectionnez Reset.

Dupliquer un ordre de travail

1. Sélectionnez Duplicate Work Order dans le menu des tâches.
2. Saisissez le nombre de copies, de 1 à 200.
3. Pour créer les copies sans leurs événements ni leurs données, sélectionnez Clear Events/Data for duplicate WO.
4. Pour les créer dans un autre workflow, sélectionnez Change Workflow, choisissez le workflow dans Target Workflow, et saisissez la nouvelle référence du dossier dans New.
5. Sélectionnez Create.

Dans le même workflow, les copies rejoignent le même dossier, sans le numéro de conteneur ni l’ID de chargement, et reçoivent les données financières propres à l’ordre de travail. Avec une nouvelle référence de dossier ou un autre workflow, TrakIT crée un seul nouveau dossier pour toutes les copies ; si ce workflow numérote ses dossiers automatiquement, il utilise son propre numéro. Les copies reçoivent la liste des lieux, les services, et les valeurs des événements et des données qui s’appliquent à tout le dossier.

Chaque copie est enregistrée séparément. Si une copie échoue, celles créées avant elle sont conservées, et TrakIT indique combien ont été créées.

Clôturer, annuler ou rouvrir

1. Sélectionnez Close or Cancel Work Order dans le menu des tâches, ou Re-open Work Order pour un ordre de travail clôturé ou annulé.
2. Pour clôturer ou annuler, choisissez Close Work Order ou Cancel Work Order. Pour annuler, choisissez aussi le motif dans Reason for Cancellation et saisissez les détails.
3. Pour faire de même avec les autres ordres de travail du dossier, sélectionnez Apply to all open WO in Job ou, lors d’une réouverture, l’option qui rouvre tous les ordres de travail clôturés ou annulés du dossier.
4. Sélectionnez Yes.

Un ordre de travail dont des articles d’entrepôt ne sont pas confirmés ne peut pas être clôturé, et un ordre de travail dont des articles sont confirmés ne peut pas être annulé. Lorsque vous annulez un ordre de travail sur cette page, son responsable reçoit un e-mail, sauf si c’est vous. Un ordre de travail annulé sort du suivi des retards, et ses mouvements de parc ne lui sont plus liés. Un ordre de travail dont le conteneur est utilisé dans un autre ordre de travail actif du workflow ne peut pas être rouvert.

Créer un PDF

1. Sélectionnez PDF, ou Create PDF dans le menu des tâches.
2. Sous Select sections to include in PDF, décochez les sections que vous ne voulez pas : Internal Remarks, Customer Remarks, Remarks for Job, Events, Data, Items, Documents, KPIs and Alerts, Comments et Job Details (les autres ordres de travail du dossier).
3. Sélectionnez Create.

Le PDF est téléchargé sous le nom WO suivi du numéro de l’ordre de travail.

Supprimer un ordre de travail

Vous pouvez supprimer un ordre de travail actif ou abandonné dans les 96 heures qui suivent sa création, s’il n’a aucun document et aucun article confirmé dans un entrepôt.

1. Sélectionnez Delete Work Order dans le menu des tâches.
2. Sélectionnez Delete.

Cette opération est irréversible. Un dossier qui n’a plus d’ordre de travail est également supprimé. Si vous avez ouvert l’ordre de travail depuis une liste, TrakIT actualise la liste et ferme l’onglet de l’ordre de travail ; sinon, il vous amène sur la page Dossiers.

Onglets

Les onglets sous l’en-tête dépendent du workflow : un administrateur les choisit pour chaque workflow. Audit Log apparaît si votre rôle peut consulter le journal d’audit. La plupart des onglets affichent un nombre, par exemple Events (12) ; les nombres de Events et de Data n’incluent que les lignes que votre rôle peut voir. Documents affiche une icône ambre lorsqu’il n’y a aucun document, et KPIs une icône d’alerte colorée. La page s’ouvre sur Events, ou sur le premier onglet si le workflow n’a pas d’onglet Events.

Si vous avez des modifications non enregistrées lorsque vous changez d’onglet, TrakIT vous demande de confirmer.

Onglet Events

L’onglet Events liste les événements de l’ordre de travail : les étapes du workflow, chacune enregistrée avec une date et une heure. La première ligne indique quand l’ordre de travail a été créé et, pour un ordre de travail clôturé ou annulé, la dernière ligne indique quand il a été clôturé ou annulé.

• Une étoile signifie que l’événement est obligatoire. Les événements en italique avec * sont donnés à titre d’information.
• Une icône d’éclair signifie que l’événement déclenche des actions.
• Utilisez Search pour trouver un événement par son nom. Show Codes ajoute les codes et Show Descriptions ajoute les descriptions ; TrakIT mémorise les deux.

Pour enregistrer des événements :

1. Sélectionnez le champ de date de l’événement. Dans le sélecteur de date, sous Quick Select, choisissez Current Date/Time, Not Applicable (NA), To Be Advised (TBA) ou Clear, ou choisissez l’heure et la date. L’icône d’horloge règle l’événement sur l’heure actuelle dans votre fuseau horaire.
2. Saisissez des remarques dans Remarks si nécessaire.
3. Si le dossier a plusieurs ordres de travail, sélectionnez Apply To Job pour enregistrer le même événement sur tous ses ordres de travail ouverts. Cette option est déjà sélectionnée pour les événements qui s’appliquent à tout le dossier.
4. Sélectionnez Save. Lorsque vous faites défiler la page vers le bas, un second bouton Save reste en haut à droite.

TrakIT vérifie et enregistre chaque ligne modifiée, et affiche Saved! ou le motif dans la ligne. Les contrôles sont les mêmes que sur la page Événements et données : par exemple, les événements doivent être enregistrés dans l’ordre, et ne peuvent pas se situer plus de 5 minutes dans le futur, sauf s’ils sont donnés à titre d’information. Une ligne qui n’est pas enregistrée conserve ce que vous avez saisi, sauf une ligne marquée Event Changed ou Data Changed : quelqu’un d’autre l’a enregistrée après que vous avez ouvert la page, et elle affiche maintenant sa valeur. Si les contrôles propres au workflow refusent l’enregistrement, rien n’est enregistré.

Lorsque tous les événements et toutes les données obligatoires de l’ordre de travail sont renseignés avec une valeur autre que TBA, l’ordre de travail se clôture automatiquement. NA compte comme une valeur.

Vous pouvez modifier les événements tant que l’ordre de travail est actif ou abandonné, si votre rôle peut mettre à jour les événements et les données. Sans cette autorisation, l’onglet indique No permission to update sous la liste. Le workflow peut aussi mettre certains événements en lecture seule, ou les masquer, pour votre rôle.

Export télécharge l’onglet dans un fichier Excel.

Détails des événements et des données

Sélectionnez l’icône d’information d’une ligne pour voir la description de l’événement ou du champ de données. More Info affiche son code, les services auxquels il appartient, la façon dont il est calculé ou contrôlé, et les actions qu’il déclenche, avec le moment où chacune s’est exécutée et son résultat.

Mettre à jour plusieurs ordres de travail à la fois

Si le dossier a plusieurs ordres de travail, l’icône Edit Multiple WO d’une ligne ouvre cet événement ou ce champ de données pour tous les ordres de travail du dossier.

1. Saisissez la valeur et les remarques de chaque ordre de travail. Pour copier la valeur et les remarques d’une ligne sur les autres, sélectionnez l’icône de copie verte de cette ligne.
2. Décochez la case de tout ordre de travail que vous ne voulez pas modifier.
3. Sélectionnez Save.

Les ordres de travail clôturés et annulés sont affichés en gris et ne peuvent pas être modifiés.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données de l’ordre de travail, comme des numéros de référence, des noms ou des montants, et fonctionne comme l’onglet Events : saisissez la valeur dans Value et les remarques dans Remarks, puis sélectionnez Save.

Selon le champ, vous tapez la valeur, choisissez une date, choisissez un lieu ou une entité dans une liste (tapez au moins 2 caractères), ou choisissez une ou plusieurs valeurs dans une liste. Les champs calculés sont déterminés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés.

Onglet Items

L’onglet Items liste les articles d’entrepôt de l’ordre de travail. Pour le fonctionnement de l’entreposage, voir Entrepôts et Entreposage : réceptionner et sortir des articles.

La liste affiche la quantité, l’unité, le poids, le volume, le numéro de série, l’emplacement de stockage, le code SH, la référence et les remarques de chaque article, avec les totaux en bas. Sélectionnez le nom d’un article pour ouvrir l’article. Export télécharge la liste dans un fichier Excel.

Si le workflow utilise des entrepôts, choisissez l’entrepôt et le sens (Inbound ou Outbound) au-dessus de la liste avant d’ajouter des articles. Ils ne peuvent plus être modifiés une fois que l’ordre de travail a des articles.

Ajouter un article

1. Sélectionnez Add Item.
2. Choisissez la zone dans Area et l’article dans Item. Pour les articles en sortie, seuls les articles en stock sont affichés.
3. Dans Storage Owner, choisissez Not Owned, ou le client, pour lister les emplacements de stockage qui lui sont réservés.
4. Choisissez où va l’article, sous Select Storage, ou d’où le prélever, sous Select Source : By Storage, By Transaction ou By Customer. Avec By Transaction, sélectionnez Same Job Only pour ne voir que le stock reçu sur ce dossier. La liste affiche le stock et son âge.
5. Saisissez la quantité dans Quantity et, si nécessaire, Total Weight, Total Volume et, pour les articles en entrée, Reference. Pour un article avec numéros de série, saisissez à la place le numéro de série dans Serial No. Ajoutez des Remarks si nécessaire.
6. Sélectionnez Save.

Pour modifier ou supprimer un article qui n’est pas encore confirmé, sélectionnez son icône de crayon ou de croix.

Confirmer les articles

L’ajout d’articles ne modifie pas le stock. Lorsque les articles ont été déplacés, sélectionnez Commit Inbound ou Commit Outbound :

• Chaque article doit avoir un emplacement de stockage et une quantité.
• Le workflow peut exiger qu’un événement soit réalisé au préalable.
• Les articles en entrée doivent tenir dans leurs emplacements de stockage, en comptant ensemble tous les articles destinés au même emplacement. Les articles en sortie doivent être en stock.

Après la confirmation, les articles ne peuvent plus être modifiés, et l’ordre de travail ne peut être ni annulé ni supprimé. Pour annuler la confirmation, sélectionnez Cancel Inbound ou Cancel Outbound ; une confirmation d’entrée ne peut être annulée que tant qu’aucune partie de son stock n’a été sortie.

Onglet Documents

L’onglet Documents comporte deux parties : Documents Uploaded, les documents de l’ordre de travail et ceux du dossier, et Document Checklist, les documents dont le dossier a besoin.

Documents chargés

La liste affiche d’abord les documents de tout le dossier, sous For Job, puis les documents de cet ordre de travail uniquement, sous For this Work Order only. Pour la restreindre, choisissez un type de document, comme Uploaded By User ou External Access, ou tapez une partie d’un titre ou d’un nom de fichier, et sélectionnez l’icône d’entonnoir.

Pour chaque document, la liste affiche son titre, le nom et la taille du fichier, les éléments de la liste de contrôle auxquels il est lié, sa date d’expiration dans Expiry (en rouge une fois dépassée) et la personne qui l’a chargé. Ext signifie que les utilisateurs externes, comme le client, peuvent le voir ; un transporteur routier ne voit que les documents propres à l’ordre de travail, pas ceux du dossier entier. Les documents annulés sont estompés. Des icônes permettent de télécharger, de prévisualiser et d’imprimer un document, et d’afficher sur une carte l’endroit où il a été capturé, s’il a une position.

Pointez sur l’icône de menu au bout d’une ligne pour plus d’options :

Élément de menu	Effet
Modify	Modifie les détails du document.
Share Link	Affiche un lien vers le document qui fonctionne pendant 7 jours, sans connexion à TrakIT. Sélectionnez Copy Link pour le copier.
Cancel Document, Reinstate Document…	Annule le document, ou réactive un document annulé. L’annulation retire aussi son accès externe et ses liens avec la liste de contrôle.
Delete Document	Supprime définitivement le document, et envoie un e-mail à la personne qui l’a chargé, si c’était quelqu’un d’autre. Certains documents, comme ceux générés à partir de certains formulaires, ne peuvent pas être supprimés, et un workflow peut empêcher la suppression des documents.

Les documents réservés à certains rôles sont en gris si vous n’avez aucun de ces rôles, et vous ne pouvez pas les ouvrir.

Ajouter des documents

1. Sélectionnez Add Documents.
2. Dans Select Document Scope, choisissez la référence du dossier (pour tout le dossier) ou This Work Order Only.
3. Dans External Access, choisissez Internal Only ou Allow Access. Le reste du formulaire apparaît.
4. Renseignez ce dont vous avez besoin :
   • Notify Users : les utilisateurs à prévenir par e-mail des nouveaux documents, avec un message facultatif dans Instructions.
   • Role Access : les rôles qui peuvent voir les documents. Laissez vide pour tous les rôles.
   • Update Document Checklist : les éléments de la liste de contrôle auxquels correspondent les documents, et leur nouveau statut.
   • Document Title : un titre pour les documents. Sans titre, chaque document prend pour titre son nom de fichier.
   • Expiry Date.
5. Faites glisser les fichiers sur le cadre, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement démarre immédiatement.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types indiqués sur le formulaire. Si vous ne choisissez pas d’éléments de la liste de contrôle, TrakIT lie les documents aux éléments dont le motif de nom correspond au nom du fichier. Vous pouvez aussi envoyer des documents à TrakIT par e-mail : voir Charger des documents.

Modifier un document

1. Pointez sur l’icône de menu du document et sélectionnez Modify.
2. Modifiez le titre dans New Title, le nom du fichier (sans son extension) dans File Name, les rôles dans Role Access, les éléments de la liste de contrôle auxquels il est lié et leur statut dans Checklist Status, la date dans Expiry Date, ou Allow External Access.
3. Sélectionnez Save.

Envoyer des documents par e-mail

1. Cochez la case de chaque document à envoyer.
2. Sélectionnez Email Docs.
3. Dans Email Document(s), saisissez l’objet dans Subject et le message dans Message.
4. Choisissez les destinataires dans Recipients :
   • Sous Myself, cochez votre propre adresse.
   • Le client, le transporteur routier et les agents du dossier qui ont des adresses e-mail sont listés avec leurs adresses General, Finance et Management. Cochez les adresses auxquelles envoyer l’e-mail. Un intervenant dont aucune adresse n’est cochée ne reçoit pas d’e-mail.
   • Other Emails : d’autres adresses, séparées par des virgules ou des points-virgules.
5. Pour envoyer des liens de téléchargement plutôt que des fichiers, sélectionnez Send links instead of attachments. Les liens fonctionnent pendant 7 jours.
6. Sélectionnez Send.

TrakIT mémorise vos destinataires et vos options pour la prochaine fois.

Liste de contrôle des documents

La liste de contrôle présente les documents dont le dossier a besoin, issus du workflow et ajoutés pour ce dossier, en indiquant pour chacun s’il faut un Original ou une Copy, son Status et la personne qui l’a mis à jour en dernier. Une étoile signale un document obligatoire ; un badge indique combien de documents lui sont liés. La liste de contrôle est la même sur tous les ordres de travail du dossier.

Pour modifier le statut d’un élément de la liste de contrôle, sélectionnez sa ligne, puis choisissez le statut dans Update Document Status. Il est enregistré immédiatement.

Pour ajouter un document à la liste de contrôle de ce dossier, sélectionnez Add, saisissez le nom dans Document Name et sélectionnez Add. Pour modifier ou supprimer un document ajouté pour ce dossier, sélectionnez son icône de crayon. Les éléments de la liste de contrôle qui proviennent du workflow ne peuvent pas être modifiés ici.

Demander des documents

Vous pouvez demander par e-mail les documents de la liste de contrôle.

1. Cochez la case de chaque élément de la liste de contrôle à demander.
2. Sélectionnez Request Documents.
3. Vérifiez Subject et Message, et choisissez les destinataires dans Recipients.
4. Dans Options, choisissez Include Upload Links for each document, ou Request to email documents to me.
5. Sélectionnez Send Request.

Avec les liens de chargement, les destinataires peuvent charger chaque document sans se connecter à TrakIT, pendant 24 heures. Un document chargé devient un document du dossier avec accès externe, et son élément de la liste de contrôle prend le statut Requires Validation. Vous recevez un e-mail pour chacun.

Onglet KPIs

L’onglet KPIs liste les KPI (indicateurs clés de performance) de l’ordre de travail : le temps accordé entre des événements et le temps réellement pris. Pour les KPI de plusieurs ordres de travail, voir les rapports de KPI.

Colonne	Affiche
Icône d’alerte	Rouge lorsque le KPI dépasse sa cible, orange lorsque l’alerte est suspendue, grise sinon.
KPI, Type	Le KPI, et s’il compte en Business Hours ou en Calendar Hours.
Start, End	Les moments entre lesquels le KPI court. Current signifie qu’il compte jusqu’à maintenant.
Target, Actual	Le temps accordé et le temps pris, en jours et en heures. Actual est en rouge en cas de dépassement de la cible. Un jour ouvré compte 8 heures.
Closed	Yes lorsque le KPI est terminé.
Snooze Till, Ack By	La date jusqu’à laquelle l’alerte est suspendue, et la personne qui l’a suspendue.

Pour suspendre une alerte :

1. Dans Snooze Till, choisissez la date jusqu’à laquelle la suspendre. Elle peut aller jusqu’à un nombre de jours défini pour votre installation dans les paramètres de l’application.
2. Pour suspendre le même KPI sur tous les ordres de travail ouverts du dossier, sélectionnez Apply to Job.
3. Sélectionnez Save.

Pour mettre fin à une suspension, effacez la date et sélectionnez Save.

Onglet Forms

L’onglet Forms crée des documents PDF à partir des formulaires configurés pour le workflow, remplis avec les détails de l’ordre de travail. Pour la configuration de ces formulaires par les administrateurs, voir Configurer les modèles de documents.

1. Choisissez le formulaire dans Select Form. L’aperçu l’affiche à droite ; vous pouvez saisir du texte dans les champs modifiables. Save et Load conservent les valeurs saisies dans votre navigateur pour plus tard.
2. Pour un formulaire de dossier envoyé à une entité, choisissez-la sous Filter.
3. Réglez External Access pour permettre aux utilisateurs externes, comme le client, de voir le document. Ce réglage reprend le paramètre Default External Access du formulaire chaque fois que vous choisissez un formulaire ; ce paramètre est désactivé sauf s’il a été activé dans la définition du formulaire.
4. Si le formulaire utilise votre signature, activez Signature Permission.
5. Dans Select Option, choisissez Generate PDF Only ou Generate PDF & Email.
6. Sélectionnez Generate, ou Generate & Email.

Le PDF est ajouté aux documents de l’ordre de travail, ou à ceux du dossier pour les formulaires de dossier, sauf si le workflow en dispose autrement ; dans ce cas, il est téléchargé. Le workflow peut aussi enregistrer un événement lorsque le formulaire est généré. Certains formulaires ne peuvent être générés qu’une seule fois, seulement après que certains événements ou champs ont été renseignés, ou seulement par certains rôles ; la page explique pourquoi un formulaire ne peut pas être généré.

Avec Generate PDF & Email, choisissez les destinataires : Myself, le client, le transporteur routier, l’agent de caution et le commissionnaire en douane, ou d’autres adresses. Pour chacun de ces intervenants, cochez les adresses e-mail à utiliser : General, Finance ou Management. Un intervenant sans adresse e-mail n’est pas listé. Vérifiez Email Subject et Message, et sélectionnez Send. Pour un formulaire d’ordre de travail, vous pouvez aussi le générer pour tous les ordres de travail ouverts du dossier.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires du dossier : les mêmes commentaires apparaissent sur le dossier et sur tous ses ordres de travail.

• Sort affiche les plus récents ou les plus anciens en premier ; Show n’affiche que les commentaires ayant un statut donné.
• Chaque commentaire a un statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. Si votre rôle peut mettre à jour les commentaires, sélectionnez le statut pour le modifier.
• Sélectionnez l’icône d’agrandissement pour lire un long commentaire en plein écran.

Publier un commentaire

1. Sélectionnez Add….
2. Rédigez le commentaire. Vous pouvez le mettre en forme et ajouter des liens, des images et des tableaux.
3. Visible externally est sélectionné par défaut : le client peut alors voir le commentaire dans le portail et le reçoit par e-mail. Décochez cette option pour un commentaire interne.
4. Sélectionnez Post.

Pour enregistrer plutôt un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du microphone, puis Start Recording, Stop et Post. Un enregistrement peut durer jusqu’à 5 minutes. Les commentaires vocaux ne sont jamais visibles par le client. Si la page est ouverte depuis plus d’un jour, l’enregistrement n’est pas publié, et TrakIT affiche You do not have permission to add comments here. Please reload the page and try again. Rechargez la page et recommencez l’enregistrement.

Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication.

Qui est informé des nouveaux commentaires

Comment Recipients liste les utilisateurs informés des nouveaux commentaires. Vous y êtes ajouté lorsque vous publiez un commentaire. Un destinataire ne reçoit un e-mail que s’il s’est abonné aux notifications de commentaires, dans System > Notifications.

Si votre rôle peut ajouter des commentaires, vous pouvez modifier la liste :

• Pour ajouter un utilisateur, sélectionnez Add, choisissez l’utilisateur dans Add New User et sélectionnez Add User. La liste propose les utilisateurs internes actifs ayant une adresse e-mail qui peuvent ouvrir le dossier : les utilisateurs de son workflow et les administrateurs système.
• Pour retirer un destinataire, sélectionnez la croix rouge à côté de son nom.

Onglet Yard Moves

L’onglet Yard Moves liste les mouvements de parc liés à l’ordre de travail : les mouvements planifiés en gris, les mouvements effectués, et les mouvements annulés en rouge. Pour chaque mouvement, il affiche le Move ID, le moment où il a été effectué, le conteneur et son type, la nature du mouvement (comme Gate In ou In Stack), le sens, si le conteneur était plein ou vide, le mode, la zone et la position, les photos et les remarques.

Lieu du mouvement

Sélectionnez le repère rouge à côté d’une position pour voir sur une carte l’endroit où le mouvement a été enregistré.

Onglet Photos

L’onglet Photos affiche les photos de l’ordre de travail, avec leurs titres et la personne qui les a ajoutées. Sélectionnez une photo pour la voir en taille réelle, et utilisez Search Title pour trouver des photos par titre.

Ajouter des photos

1. Sélectionnez Add Photos.
2. Faites glisser les photos sur le cadre, ou sélectionnez le bouton pour les choisir. Le chargement démarre immédiatement.

Chaque photo peut faire jusqu’à 20 Mo. Chaque photo prend pour titre son nom de fichier.

Pour prendre une photo avec l’appareil photo de votre appareil, sélectionnez Take Photo.

Si la page est ouverte depuis plus d’un jour, le chargement s’arrête avec You do not have permission to add files here. Please reload the page and try again. Rechargez la page et ajoutez de nouveau les photos.

Modifier ou supprimer une photo

1. Sélectionnez le titre de la photo.
2. Dans Modify Title, modifiez le titre dans Title et sélectionnez Update, ou sélectionnez l’icône de suppression pour supprimer la photo.

Les photos peuvent être ajoutées et modifiées tant que l’ordre de travail est actif ou abandonné.

Onglet Audit Log

L’onglet Audit Log liste ce qui a été fait sur l’ordre de travail : qui l’a fait, quand et quoi, comme des événements mis à jour, des documents ajoutés ou la clôture de l’ordre de travail. Les modifications apportées à tout le dossier, comme les événements enregistrés avec Apply To Job, figurent dans le journal d’audit du dossier.

Filtrez la liste par User, Action ou Information, et sélectionnez Search. Sélectionnez Show Exact Time pour voir les dates plutôt que le temps écoulé. Export télécharge la liste dans un fichier Excel.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Work Orders pour ouvrir un ordre de travail, et vous devez avoir accès à son workflow. Tout le reste nécessite sa propre autorisation dans la section Work Orders :

Pour	Autorisations
En-tête et tâches	Update (Modify Header, liste des lieux, Actions), Update Remarks, Change référence du dossier, Change Workflow, Change Services, Duplicate, Close/Cancel, Re-open, Reset, Delete, PDF Create
Actifs	View Assets, Assign Asset, Remove Asset
Mesures	View Measurement, Add Measurement, Delete Measurement
Événements et données	View Events & Data, Update Events & Data, Export Events & Data
Articles	Add Item, Delete Item (également nécessaire pour modifier un article), Commit Items, Cancel Items, Export
Documents	View Document List, Upload Document, Allow Shared Document (pour les documents du dossier), Allow External Access to Document, Allow Rename Document Title, Preview/Download Internal Document, Preview/Download External Document, Cancel Document, Reinstate Document, Delete Document, View Document Checklist, Update Document Checklist, Email Documents
KPI	View KPIs, KPI Snooze
Formulaires	Generate Form
Commentaires	View Comments, Add Comments (également pour ajouter ou retirer des destinataires), Update Comments (pour modifier le statut d’un commentaire), Delete Comment
Photos	View Photos, Add Photos, Delete Photos (la suppression nécessite aussi Add Photos)
Journal d’audit	View Audit Log

Autres sections : Read dans Job Finance pour les liens vers la finance, Read dans Yard Moves pour l’onglet Yard Moves, et dans Geo Data & Locations, Create Location pour Create Location (l’enregistrement du nouveau lieu nécessite aussi Create), Update pour corriger les détails d’un lieu depuis la liste des lieux, et Read pour ouvrir la fenêtre contextuelle du lieu dans les deux cas.