Liste des devis

La page Quotations liste les devis d’une société : les prix que vous proposez à un client avant que le dossier n’existe. Depuis cette page, vous pouvez trouver un devis, exporter la liste, et commencer un nouveau devis ou un modèle de devis. Sélectionnez un devis pour l’ouvrir sur la page Devis.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Quotations.

Choisir la société et l’exercice

Si vous avez accès à plusieurs sociétés, choisissez la société en haut à droite de la page. TrakIT mémorise votre choix pour la prochaine fois. Changer de société réinitialise les filtres.

À côté, choisissez l’exercice, ou – All FY –. La liste s’ouvre sur l’exercice ouvert de la société qui comprend la date du jour, ou sur son dernier exercice ouvert si aucun ne la comprend. L’exercice s’applique à la date du devis. Pour les exercices, voir Exercices.

Nombre de devis par statut

Les encadrés du haut comptent les devis de la société dans chaque statut, pour l’exercice sélectionné : Draft, Appr. Requested, Under Revision, Approved, Generated, Finalised, Rejected, Cancelled et Ops Assigned. Les nombres ne tiennent pas compte des autres filtres, et un encadré sans devis est estompé. Sélectionnez un nombre pour ne lister que les devis de ce statut. Pour la signification de chaque statut, voir Statuts.

Filtres

Sélectionnez Filters pour ouvrir ou fermer le panneau des filtres. Définissez les filtres, puis sélectionnez Search. Reset les efface. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois.

Filtre	Trouve
Number/Title	Toute partie du numéro ou du titre du devis.
Entity	Toute partie du nom du client.
Linked Job	Le devis lié à un dossier. Saisissez la référence complète du dossier.
Quotation Date	Les devis datés entre les dates From et To. La flèche à côté du libellé propose des périodes telles que This Month ou Last Quarter. Un filtre de date ne liste que les devis qui ont été générés : Generated, Finalised, Rejected, Cancelled ou Ops Assigned.
Type	Any Type, Templates Only ou Normal Only.
Status	Les statuts à inclure. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Created By	Les utilisateurs qui ont créé les devis.
Workflow	Les workflows des devis. – Empty / NA – trouve les devis sans workflow.
Select Data Field	Les devis dont un champ de données correspond. Choisissez le champ, ou – All – pour n’importe quel champ, puis un Search Mode : Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range ou Date Range. Une plage de nombres compare la valeur à un nombre (Equal To, More Than, etc.) ou à deux (In Range, Outside Range) ; une plage de dates prend une date From et une date To.
Select Empty Data Field	Les devis dont le champ de données choisi est vide.

Les filtres de champs de données utilisent les champs de données configurés pour les devis : voir Onglet Data.

La liste

La liste affiche les devis de la société sélectionnée que vous pouvez voir, du plus récent au plus ancien, 50 par page. Vous voyez un devis s’il n’a pas de workflow ou si son workflow fait partie des vôtres. Un devis restreint n’est listé que pour l’utilisateur qui l’a créé, les utilisateurs qu’il notifie et les administrateurs système.

Les modèles sont mis en surbrillance et les devis annulés apparaissent en rouge. Sélectionnez une ligne pour ouvrir le devis.

Colonne	Affiche
ID	L’ID du devis. Sélectionnez l’en-tête pour trier selon cette colonne.
Date	La date du devis : le jour où le devis a été généré pour la dernière fois, ou créé s’il ne l’a jamais été. Elle s’affiche quand le devis est Generated, Finalised, Rejected, Cancelled ou Ops Assigned, ou à partir de la révision 2 ; sinon, et pour les modèles, -. La date est en rouge quand la validité a expiré, et toujours quand le devis n’a pas de validité.
Number, Rev	Le numéro du devis, par exemple ABC-Q0042, et sa révision.
Title	Le titre du devis.
Company, Workflow	La société, et le workflow si le devis en a un.
Customer	Le client. Sélectionnez l’en-tête pour trier selon cette colonne.
Currency	La devise du devis. Sélectionnez l’en-tête pour trier selon cette colonne.
Income, Expense, Gross Profit	Les totaux des postes de produit et de charge, hors taxes, et leur différence. Gross Profit est en rouge quand il est négatif. Les débours ne sont pas comptés.
Status	Le statut. Un voyant rouge signifie que le devis est restreint.
Validity (Days)	Le nombre de jours pendant lesquels le devis est valable.
Champs de données	Les champs de données de devis configurés pour s’afficher dans les listes, le cas échéant.
Created By	La personne qui a créé le devis, et il y a combien de temps.

Créer un devis

1. Choisissez la société en haut de la page.
2. Sélectionnez New Quote.

Le nouveau devis s’ouvre pour cette société. Voir Créer un devis.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger dans un fichier Excel les devis qui correspondent aux filtres. Le fichier contient les colonnes ID, Date, Number, Type, Title, Company, Workflow, Entity, Currency, Income, Expense, Gross Profit, Status, Validity, Added By, Added On et Updated, puis une colonne pour chaque champ de données de devis. Export apparaît quand la liste contient au moins un devis.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Quotations	Read	Ouvrir la page.
Quotations	Create ou Create Template	Voir New Quote.
Quotations	Export	Exporter la liste.

La liste des sociétés affiche les sociétés auxquelles vous avez accès.