Rapport de workflow

La page Workflow Report Detail affiche un rapport de workflow ; c’est là que son propriétaire le configure : les champs qui forment ses colonnes, les abonnements qui l’envoient par e-mail selon une planification, les destinataires de chacun, et les autres personnes qui peuvent le générer. Elle conserve aussi l’historique des fichiers générés, si le rapport est configuré pour cela.

Pour ouvrir un rapport, sélectionnez sa ligne sur la page Rapports de workflow. ◄ Back to List vous y ramène.

Comment fonctionne un rapport de workflow

Un rapport de workflow liste les ordres de travail d’un workflow :

Les rapports By Work Order comptent une ligne par ordre de travail, les rapports By Job une ligne par dossier.
Ses champs sont les colonnes, dans l’ordre que vous définissez.
Chaque abonnement produit un fichier à partir du rapport et l’envoie par e-mail selon sa propre planification, dans son propre format, à ses propres destinataires. Il en existe deux sortes :

	Abonnement client	Abonnement utilisateur
Pour	Un client.	Vos propres utilisateurs, par exemple une équipe.
Ordres de travail	Les ordres de travail ouverts du workflow dont le client est le client, le chargeur ou le réceptionnaire de l’ordre de travail, et, si vous le choisissez, ceux qui ont été clôturés récemment.	Tous les ordres de travail ouverts du workflow.
Nom	Le nom du client.	Un titre que vous lui donnez.
Objet de l’e-mail	Le nom du rapport, puis le workflow.	Le titre de l’abonnement, puis le workflow.
Formats	Excel, CSV ou HTML.	Excel, CSV ou HTML.

Les ordres de travail ouverts sont ceux qui ne sont ni clôturés ni annulés. Les deux sortes d’abonnements peuvent être restreintes davantage par un événement qui doit être réalisé, ou pas encore réalisé.

L’utilisateur qui a créé le rapport en est le propriétaire. Seuls le propriétaire et les administrateurs système peuvent modifier le rapport et ses abonnements. Les autres utilisateurs peuvent voir comment il est configuré, et prévisualiser les abonnements auxquels on leur a donné accès : voir Accès utilisateur.

Le haut de la page

Le nom du rapport apparaît en gras, avec :

Champ	Affiche
Report Type	By Workflow pour un rapport à une ligne par ordre de travail (affiché By Work Order dans la liste), ou By Job.
Report Owner	L’utilisateur propriétaire du rapport.
History Mode	No History, Sent Only ou Sent or Previewed : voir l’onglet History.
Auto disable	Yes si les abonnements qui ne produisent plus de fichiers sont désactivés : voir Nettoyage automatique.

En dessous, TrakIT indique quand le rapport a été créé, et quand et par qui il a été mis à jour en dernier. Un rapport inactif a un encadré ombré.

Le propriétaire et les administrateurs système voient aussi trois icônes à droite : le crayon (Modify Report), l’icône de copie (Duplicate Report) et la corbeille (Delete Report).

Les étiquettes, en haut à droite, qualifient le rapport et peuvent servir à filtrer la liste Rapports de workflow. Pour en ajouter une, saisissez une étiquette d’au moins 3 lettres ou chiffres, sans espaces, dans Add a Tag et appuyez sur Entrée ; pour en retirer une, sélectionnez la croix à côté. Seuls le propriétaire et les administrateurs système peuvent modifier les étiquettes.

Modifier le rapport

Sélectionnez le crayon (Modify Report).
Dans Modify Report, modifiez les champs voulus.
Sélectionnez Save.

TrakIT affiche Report was successfully updated. Le workflow et le type de rapport ne peuvent pas être modifiés.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Report Name	Jusqu’à 50 caractères. Obligatoire. Il forme le début de l’objet des e-mails envoyés aux clients.
File History	Les fichiers générés que TrakIT conserve dans l’onglet History : No History, Sent Only ou Sent or Previewed. Les rapports de workflow ne conservent que les fichiers prévisualisés ; seul Sent or Previewed ajoute donc des fichiers à l’historique.
Report Owner	L’utilisateur propriétaire du rapport. La liste contient les utilisateurs actifs de votre société et les administrateurs système ; un administrateur système peut choisir n’importe quel utilisateur actif. Si vous confiez le rapport à quelqu’un d’autre, vous ne pouvez plus le modifier : Changing owner will revoke your access to this report vous le rappelle.
Active	Décoché : aucun abonnement n’est envoyé, Send Now n’est pas disponible, et seuls le propriétaire et les administrateurs système voient le rapport.
Auto Disable	Coché : TrakIT désactive les abonnements de ce rapport qui n’ont produit aucun fichier depuis six mois. Voir Nettoyage automatique. Les nouveaux rapports commencent avec cette option cochée.

Dupliquer ou supprimer le rapport

Pour dupliquer le rapport, sélectionnez l’icône de copie (Duplicate Report), puis confirmez. TrakIT crée un nouveau rapport qui porte le nom de celui-ci suivi de -Copy, par exemple Daily status-Copy, avec le même workflow, le même type, les mêmes paramètres, le même propriétaire et les mêmes champs. Les abonnements et les destinataires ne sont pas copiés. La page reste sur ce rapport : retrouvez la copie dans la liste Rapports de workflow.

Pour supprimer le rapport, sélectionnez la corbeille (Delete Report), puis confirmez. Ses champs et ses abonnements sont supprimés avec lui, et cette opération est irréversible. Un rapport qui a des fichiers dans son historique ne peut pas être supprimé (Cannot delete report with history).

Onglet Fields

L’onglet Fields liste les champs du rapport : les colonnes du fichier, dans l’ordre. La page s’ouvre sur cet onglet, et le nombre de champs apparaît sur l’onglet.

Colonne	Affiche
(icône de flèches)	Re-Order : faites glisser un champ vers le haut ou vers le bas pour changer l’ordre des colonnes. Seulement pour le propriétaire et les administrateurs système, lorsqu’il y a au moins deux champs.
Column Name	L’intitulé de la colonne dans le fichier.
Source	La source de la valeur : Header, Events, Data ou KPIs.
Field Code	Le code du champ, de l’événement, du champ de données ou du KPI (indicateur clé de performance). Pour un champ d’en-tête, sa colonne dans la base de données, comme `CONTNUM` pour le numéro de conteneur.
Option	La partie de la valeur qui est affichée, par exemple Date Only ou Actual Days.

Pour modifier ou supprimer un champ, pointez sur l’icône de menu au bout de sa ligne et sélectionnez Modify ou Delete. Un rapport doit garder au moins un champ : la suppression du dernier est refusée avec At least one field is required in the report.

Ajouter un champ

Dans l’onglet Fields, sélectionnez Add Field.
Dans Add New Field, choisissez la source dans Source.
Choisissez le champ dans Field. La liste dépend de la source et du type de rapport.
Choisissez l’option, si la source en a une : Select Option, ou KPI Option pour un KPI.
Vérifiez Column Name. TrakIT le remplit avec le nom du champ choisi ; modifiez-le si nécessaire.
Sélectionnez Wrap Data si la colonne peut répartir un texte long sur plusieurs lignes.
Sélectionnez Add.

Le champ est ajouté en dernière colonne. Pour modifier un champ par la suite, sélectionnez Modify dans son menu : la fenêtre contextuelle s’appelle Edit Field, et vous pouvez modifier tous ses paramètres.

Source	Champs	Options
Header	Les informations de l’ordre de travail ou du dossier : par exemple la référence du dossier, le numéro de conteneur, le client, le chargeur, le réceptionnaire, la marchandise, le dernier événement, le statut ou Serial Number (le numéro de la ligne dans le fichier). Certains champs d’en-tête ne sont listés que si votre workflow les utilise, et les libellés reprennent les noms de votre société, par exemple pour la référence du dossier. Un rapport By Job propose aussi des totaux sur les ordres de travail du dossier : Total WO, No. of 20’, No. of 40’, TEU, FEU, Total Weight, Total Volume, Average Weight et Average Volume.	Aucune.
Events	Les événements du workflow.	By Work Order : Event Date Only, Event Time & Date, Event Updated Time & Date, Event Updated By ou Remarks Only. By Job : Latest Date, Earliest Date, Latest Time & Date, Earliest Time & Date, Event Updated By, Event Completed Count, Earliest Remark ou Latest Remark, sur les ordres de travail du dossier.
Data	Les champs de données du workflow.	By Work Order : Data Value, Remarks Only, Data Updated Time & Date ou Data Updated By. By Job : aucune ; la valeur est affichée.
KPIs	Les KPI du workflow.	Actual in Hours, Actual in Days, Target in Hours ou Target in Days.

Pour les événements, les données et les KPI, voir Events, Data et KPIs sur la page de l’ordre de travail. Dans un rapport By Job, les EVP comptent un conteneur de 20’ pour 1 et un conteneur de 40’ ou de 45’ pour 2, les FEU valent la moitié des EVP, et les moyennes ne tiennent pas compte des ordres de travail sans poids ou sans volume.

Delay Tracking et, pour les rapports By Job, Accounts apparaissent aussi dans Source, mais les rapports de workflow ne peuvent pas les utiliser : TrakIT ne vous laisse pas ajouter de champs de postes, et il ne remplit pas les colonnes de suivi des retards. Utilisez un rapport avancé pour cela.

Champ	Notes
Column Name	Jusqu’à 50 caractères : lettres, chiffres, espaces et `, - / ' ( ) [ ] $ + : " # . _ ~`. Obligatoire.
Wrap Data	Pour les fichiers HTML : un texte long dans la colonne peut s’étendre sur plusieurs lignes, au lieu que chaque valeur reste sur une seule ligne. Non disponible pour les événements et les KPI.

Onglet Customer Subscriptions

L’onglet Customer Subscriptions liste les clients qui reçoivent le rapport, dans l’ordre de leur nom. Le nombre d’abonnements apparaît sur l’onglet. Chaque client peut avoir un abonnement par rapport.

Colonne	Affiche
Customer	Le client auquel l’abonnement est destiné.
Recipients	Le nombre de ses destinataires : voir Destinataires.
User Access	Le nombre d’utilisateurs à qui on a donné accès pour le générer : voir Accès utilisateur. Vide s’il n’y en a aucun.
Type	Le format du fichier : XLSX, CSV ou HTML.
Zip	Yes si le fichier est compressé au format zip dans l’e-mail.
Days	Pour une planification hebdomadaire, les jours de la semaine, sous la forme M, T, W, T, F, S et S, avec _ pour un jour où il n’est pas envoyé, par exemple M_W_F__ ; pour une planification mensuelle, les dates, par exemple 1,15. Un abonnement sans planification n’affiche que des traits de soulignement.
Time	Les heures d’envoi, en UTC, par exemple 6,12 Z.
Last Queued	Le moment où il a été placé pour la dernière fois dans la file d’attente des rapports, par sa planification ou par Send Now.
Last Sent	Le moment où il a été envoyé par e-mail pour la dernière fois.
Updated By	La personne qui a modifié en dernier l’abonnement, ses destinataires ou son accès utilisateur, et quand.

Un abonnement en rouge est inactif. Pour les utilisateurs autres que le propriétaire, un abonnement en gris est un abonnement auquel ils n’ont pas accès.

Le propriétaire et les administrateurs système peuvent ajouter des abonnements avec Add Subscription (voir Ajouter ou modifier un abonnement), et pointer sur l’icône de menu au bout d’une ligne pour :

Élément du menu	Ce qu’il fait
Preview	Génère le fichier maintenant et le télécharge. Voir Prévisualiser et envoyer maintenant.
Recipients	Ouvre Set Recipients. Voir Destinataires.
User Access	Ouvre Set User Access. Voir Accès utilisateur.
Send Now	Envoie l’abonnement par e-mail maintenant. Voir Prévisualiser et envoyer maintenant.
Modify	Modifie l’abonnement. Voir Ajouter ou modifier un abonnement.
Delete	Supprime l’abonnement et ses destinataires, après confirmation.

Les autres utilisateurs voient Preview sur les abonnements auxquels ils ont accès, et Request Access sur les autres.

Onglet User Subscriptions

L’onglet User Subscriptions liste les abonnements destinés à vos propres utilisateurs, dans l’ordre de leur titre. Il fonctionne comme l’onglet Customer Subscriptions, avec le Title de l’abonnement dans la première colonne. Type peut aussi afficher XML pour un ancien abonnement qui utilise encore ce format : voir Le fichier du rapport.

Ajouter ou modifier un abonnement

Sélectionnez l’onglet Customer Subscriptions ou User Subscriptions.
Sélectionnez Add Subscription, ou Modify dans le menu d’un abonnement existant.
Remplissez les champs ci-dessous. La fenêtre contextuelle s’appelle Add New Customer Subscription, Edit Customer Subscription, Add New User Subscription ou Edit User Subscription.
Sélectionnez Add ou Save.

Un nouvel abonnement est actif, et n’a pas d’autre destinataire que le client, si vous avez choisi de l’ajouter. Ajoutez des destinataires avec Recipients dans son menu : un abonnement sans destinataire n’est pas envoyé.

Champs propres à un abonnement client :

Champ	Ce qu’il faut saisir
Select Entity	Le client. Choisissez le pays, puis tapez le nom du client et choisissez-le dans la liste. Le pays proposé au départ est celui du workflow.
Entity Type	Le rôle que le client doit tenir dans l’ordre de travail : le nom que votre société donne au client (par exemple Customer), Shipper ou Receiver.
Add Customer as Recipient	Nouveaux abonnements uniquement, coché par défaut : ajoute les General Emails du client comme destinataires To.
Closed Work Orders	Do Not Include, ou listez aussi les ordres de travail clôturés ou annulés dont le dernier événement date du dernier mois, ou des 2, 3, 6, 9 ou 12 derniers mois.

Champs propres à un abonnement utilisateur :

Champ	Ce qu’il faut saisir
Title	Jusqu’à 100 caractères. Obligatoire. Il forme le début de l’objet de l’e-mail. Pour y faire figurer la date, écrivez un format de date entre deux barres verticales : `Open containers \|dd MMM yyyy\|` donne Open containers 25 Oct 2026 le jour de l’envoi, et `\|ww\|` donne le numéro de la semaine dans l’année. La date est en UTC.

Champs communs aux deux :

Champ	Ce qu’il faut saisir
Custom Message	Jusqu’à 500 caractères, affichés dans l’e-mail au-dessus des détails du rapport.
Completed / NA Events	< All Events >, ou un événement : seuls les ordres de travail où cet événement est réalisé ou marqué comme non applicable sont listés.
Non-Completed / TBA Events	< None >, ou un événement : seuls les ordres de travail où cet événement n’est pas encore réalisé (vide, ou réglé sur TBA) sont listés. Il ne peut pas s’agir du même événement que dans Completed / NA Events.
Report Type	Le format du fichier : Excel Workbook (XLSX), sur lequel les nouveaux abonnements commencent, Comma Separated Values (CSV) ou HTML File (HTM). Voir Le fichier du rapport.
Report Options	Pour Excel : Apply Header Filter ajoute des boutons de filtre aux intitulés des colonnes. Pour HTML : HTML in Email place le rapport dans l’e-mail lui-même, au lieu de le joindre.
Select Excel Template	Pour Excel : – None –, ou l’un des modèles Excel installés pour votre société. Ils ne peuvent pas être ajoutés depuis les pages de TrakIT.
Zip Report	Coché par défaut : le fichier est compressé au format zip avant d’être joint à l’e-mail. Pas avec HTML in Email.
Report Frequency, Send on Day(s), At Hour(s)	Le moment de l’envoi. Voir Planification.
Active	Lorsque vous modifiez un abonnement : décoché, il n’est pas envoyé selon sa planification.

Planification

Weekly : cochez les jours dans Send on Day(s). L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Monthly : dans Send On Date(s), saisissez les dates du mois, de 1 à 30, dans l’ordre croissant et séparées par des virgules, par exemple 1,10,20. Une date qu’un mois n’a pas est ignorée.
At Hour(s) : les heures de la journée, de 0 à 23, dans l’ordre croissant et séparées par des virgules ou des points-virgules, par exemple 6,12,18. Obligatoire lorsque vous choisissez des jours.

Les jours, les dates et les heures sont en UTC ; une heure tardive ou matinale peut donc tomber un autre jour dans votre propre fuseau horaire. Laissez les jours vides pour un abonnement que vous envoyez uniquement avec Send Now ou que vous générez à la main.

À chaque jour et à chaque heure de la planification, TrakIT place l’abonnement dans la file d’attente des rapports peu après le début de l’heure (il vérifie toutes les demi-heures), et la file d’attente l’envoie dans les minutes qui suivent. Un abonnement est envoyé au plus une fois par heure : si vous avez utilisé Send Now plus tôt dans la même heure, l’envoi planifié est sauté.

Rien n’est envoyé lorsque le rapport ou l’abonnement est inactif, lorsque le rapport n’a aucun champ, lorsque l’abonnement n’a aucun destinataire, ou lorsqu’aucun ordre de travail ne correspond. La file d’attente des rapports montre ce qui a été envoyé et pourquoi un rapport ne l’a pas été. Lorsque l’envoi échoue pour une autre raison, la file d’attente réessaie, jusqu’à cinq tentatives.

Destinataires

Recipients, dans le menu d’un abonnement, ouvre Set Recipients, avec trois lignes : To:, Cc: et Bcc:. Chaque ligne affiche ses destinataires.

Pour ajouter un destinataire, tapez au moins deux caractères dans le champ de la ligne, puis choisissez dans la liste :

un utilisateur, par son nom, son identifiant utilisateur ou son adresse e-mail ;
un groupe d’utilisateurs que vous pouvez choisir, signalé comme groupe ;
ou ce que vous avez tapé, pour ajouter l’adresse e-mail d’une personne qui n’est pas un utilisateur TrakIT.

Pour retirer un destinataire, sélectionnez le x rouge à côté (Remove Recipient).

Lorsque l’abonnement est envoyé, TrakIT utilise l’adresse e-mail actuelle de chaque utilisateur et laisse de côté les utilisateurs verrouillés. Un groupe d’utilisateurs envoie à son adresse ou à ses membres, selon la configuration du groupe ; un groupe archivé n’atteint personne ((archived)). Les modifications s’appliquent au prochain e-mail ; fermez la fenêtre contextuelle pour voir le nouveau nombre dans la colonne Recipients.

Message	Signification
Recipient was added successfully, Recipient was removed successfully	C’est fait.
Recipient already present	Ce destinataire figure déjà dans la liste.
No matching user found, Matching users profile is locked	Aucun utilisateur actif ne correspond à ce que vous avez tapé. Pour envoyer à une adresse, tapez l’adresse e-mail complète.
… matching users were found for ‘…’. Please be more specific.	Ce que vous avez tapé correspond à plusieurs utilisateurs : choisissez plutôt l’utilisateur dans la liste.

Accès utilisateur

L’accès utilisateur permet à d’autres utilisateurs de générer eux-mêmes un abonnement, quand ils en ont besoin : depuis cette page avec Preview, et depuis Mes rapports. Il ne leur permet pas de modifier le rapport.

User Access, dans le menu d’un abonnement, ouvre Set User Access. Cette fenêtre liste les utilisateurs qui ont accès, et indique combien ils sont.

Pour donner l’accès, choisissez la société, puis l’utilisateur dans Add User. La liste des sociétés contient vos propres sociétés (toutes les sociétés pour un administrateur système), et la liste des utilisateurs les utilisateurs actifs de la société choisie. TrakIT l’ajoute immédiatement.
Pour retirer l’accès, sélectionnez le X rouge à côté de l’utilisateur.

Demander l’accès

Si vous n’êtes pas le propriétaire, un abonnement auquel vous n’avez pas accès apparaît en gris, et son menu propose Request Access. Cette option envoie au propriétaire du rapport une demande par e-mail, avec un bouton Grant Access. Si le propriétaire le sélectionne dans les sept jours, vous obtenez l’accès à cet abonnement, et TrakIT vous envoie l’e-mail Report Access Granted. Le bouton ne fonctionne que pour le propriétaire du rapport ou un administrateur système, connecté à TrakIT : toute autre personne qui l’ouvre obtient You do not have the permission to give access to this report.

Prévisualiser et envoyer maintenant

Preview génère maintenant le fichier de l’abonnement et le télécharge, pour que vous puissiez le vérifier. C’est le même fichier que celui que l’abonnement enverrait maintenant par e-mail, mais jamais compressé. Si le rapport conserve un historique avec Sent or Previewed, une copie est ajoutée à l’onglet History.

Send Now envoie immédiatement l’abonnement par e-mail à ses destinataires, quelle que soit sa planification. Confirmez avec OK : TrakIT affiche Report was successfully queued., et la file d’attente des rapports l’envoie en une minute environ. Send Now est grisé tant que le rapport est inactif (Report is not active).

Si le fichier ne peut pas être généré, une page affiche The report could not be generated! avec la raison, par exemple Nothing to export lorsqu’aucun ordre de travail ne correspond, ou Report generation is already in progress lorsque le même abonnement est en cours de génération à ce moment-là. Réessayez un peu plus tard.

Le fichier du rapport

Quels ordres de travail

Un abonnement client liste les ordres de travail du workflow du rapport :

dont le client, le chargeur ou le réceptionnaire est le client de l’abonnement, selon Entity Type ;
qui ne sont ni clôturés ni annulés, plus, avec Closed Work Orders, ceux qui sont clôturés ou annulés et dont le dernier événement a eu lieu pendant la période choisie ;
qui passent les filtres Completed / NA Events et Non-Completed / TBA Events.

Un abonnement utilisateur liste tous les ordres de travail du workflow qui ne sont ni clôturés ni annulés et qui passent les deux filtres d’événements.

Dans un rapport By Work Order, chaque ordre de travail est une ligne. Dans un rapport By Job, les ordres de travail de chaque dossier forment une ligne. Les lignes sont triées par avancement : les ordres de travail, ou les dossiers, dont le dernier événement réalisé vient le plus tôt dans le workflow apparaissent en premier. Les colonnes sont les champs, dans leur ordre, avec leurs noms de colonne comme intitulés.

Formats

Format	Ce que vous obtenez
Excel Workbook (XLSX)	Un fichier Excel avec les intitulés des colonnes sur la première ligne, qui reste visible lorsque vous faites défiler. Avec Apply Header Filter, les intitulés ont des boutons de filtre. Avec un modèle, le fichier reprend la mise en page du modèle, par exemple un titre au-dessus des données, avec le nom du rapport ou le titre de l’abonnement et la date remplis ; pour un abonnement client, il peut aussi afficher le logo du client.
Comma Separated Values (CSV)	Un fichier texte avec les intitulés sur la première ligne, puis une ligne de texte par ligne du rapport, avec des valeurs séparées par des virgules.
HTML File (HTM)	Une page web intitulée Consignment Report, avec la date de génération, le client (ou le titre de l’abonnement) et le workflow, puis un tableau. Dans un rapport By Work Order, chaque ligne prend la couleur du dernier événement de l’ordre de travail, si cet événement en a une. Avec HTML in Email, le rapport est placé dans le corps de l’e-mail sans son titre, et rien n’est joint.

XML Spreadsheet (XML) figure toujours dans la liste pour les abonnements utilisateurs, mais TrakIT ne le génère plus : il affiche XML Spreadsheets are deprecated. Please use Excel format for export. Choisissez plutôt Excel.

Les fichiers envoyés par e-mail sont nommés TrakITReport_ suivi de la date et de l’heure en UTC, par exemple TrakITReport_2610250601.xlsx pour le 25 octobre 2026 à 6 h 01, avec .zip ajouté lorsqu’ils sont compressés. Un fichier prévisualisé d’un abonnement utilisateur est plutôt nommé d’après le rapport et le titre de l’abonnement, par exemple Daily status (Operations team)_2610251432.xlsx.

L’e-mail

Objet : pour un abonnement client, le nom du rapport puis le workflow entre parenthèses ; pour un abonnement utilisateur, le titre puis le workflow. Votre installation peut ajouter un préfixe, comme TrakIT -.
Corps : le nom ou le titre du rapport en gras, le Custom Message, le client (ou le titre du rapport) et le workflow, puis Attachment: avec le nom et la taille du fichier, ou le tableau lui-même avec HTML in Email.
Expéditeur : l’e-mail est envoyé avec les paramètres e-mail de la société du propriétaire du rapport.

Last Sent, sur l’abonnement, indique quand il est parti pour la dernière fois.

Onglet History

L’onglet History liste les fichiers conservés pour le rapport, 20 par page, avec le nombre de fichiers sur l’onglet. Il apparaît lorsque File History n’est pas No History, ou lorsque le rapport a déjà des fichiers. Si l’historique a été désactivé depuis, [History is disabled] apparaît en rouge.

TrakIT conserve ici un fichier chaque fois que quelqu’un utilise Preview sur un abonnement, lorsque File History est Sent or Previewed. Les fichiers envoyés par e-mail par la planification ou par Send Now ne sont pas conservés dans cet onglet.

Colonne	Affiche
(icônes)	Télécharger ou prévisualiser le fichier.
Title / Customer	Le client de l’abonnement, ou le titre de l’abonnement utilisateur.
File Name, File Size	Le nom et la taille du fichier, en Ko.
Recipients	Download By User Only pour un fichier prévisualisé.
Initated By	La personne qui a généré le fichier, et quand.

Les fichiers plus anciens que la durée fixée par la politique de conservation des données de votre installation sont supprimés automatiquement. Tant que le rapport a des fichiers ici, il ne peut pas être supprimé.

Nettoyage automatique

Avec Auto Disable coché, TrakIT désactive chaque abonnement du rapport dont le dernier fichier a été produit il y a plus de six mois, par exemple parce qu’aucun ordre de travail n’a correspondu depuis. Il vérifie une fois par semaine. Vous pouvez réactiver l’abonnement dans Modify, mais il est de nouveau désactivé à la vérification suivante, sauf s’il produit un fichier d’ici là.
Quelle que soit la valeur d’Auto Disable, les abonnements dont le dernier fichier est plus ancien que la durée fixée par la politique de conservation des données de votre installation pour les rapports de workflow sont supprimés.

Un fichier compte comme produit lorsque l’abonnement est envoyé, ou prévisualisé.

Messages

Message	Que faire
Customer must be specified., Customer specified not found., Customer specified matches more than one.	Choisissez le client dans la liste pendant que vous tapez, dans le bon pays.
Selected Customer is already subscribed.	Le client a déjà un abonnement à ce rapport : modifiez plutôt celui-ci.
Title is required., Title cannot exceed 100 characters	Saisissez un titre de 100 caractères au plus.
Cannot select same event for Completed and Non-Completed filter.	Choisissez un autre événement dans l’une des deux listes.
Cannot Zip report if HTML in Email is selected	Décochez Zip Report ou HTML in Email.
Day(s) specified are invalid., Days must be in increasing order.	Saisissez des dates de 1 à 30, la plus petite en premier.
Hour(s) must be specified, Hour(s) specified are invalid., Hours must be in increasing order.	Saisissez des heures de 0 à 23, la plus petite en premier.
Select Option is required, KPI Option is required	Choisissez une option pour le champ.
Field already exists!	Le rapport a déjà ce champ avec cette option.
Field Name contains invalid characters	N’utilisez dans Column Name que des lettres, des chiffres, des espaces et `, - / ' ( ) [ ] $ + : " # . _ ~`.
You do not have the permission to add accounts	Les champs de postes ne peuvent pas être ajoutés aux rapports de workflow.
Permission Denied	Votre rôle ne peut pas faire cela : voir ci-dessous.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
WorkFlow Reports	Read	Ouvrir un rapport d’un workflow auquel vous avez accès, et voir ses champs, ses abonnements et son historique ; prévisualiser les abonnements auxquels vous avez accès, et demander l’accès aux autres.
WorkFlow Reports	Create	Sur les rapports dont vous êtes le propriétaire : enregistrer des modifications dans Modify Report, et dupliquer le rapport.
WorkFlow Reports	Delete	Supprimer les rapports dont vous êtes le propriétaire.

Tout le reste, sur un rapport, est réservé à son propriétaire et aux administrateurs système : les champs, les abonnements, les destinataires, l’accès utilisateur, Send Now et les étiquettes. Les administrateurs système peuvent tout faire sur n’importe quel rapport. Un rapport ne s’ouvre que pour les utilisateurs qui ont accès à son workflow (les administrateurs système ouvrent tous les rapports), et un rapport inactif seulement pour son propriétaire et les administrateurs système. Les utilisateurs qui ont reçu l’accès à un abonnement ne peuvent plus le générer une fois le rapport rendu inactif.