Rapports financiers

Le groupe Finance de la page Interactive Reports comporte cinq rapports sur le volet financier de vos dossiers :

Rapport	Répond à la question
Job Profitability	Combien les dossiers d’une période ont-ils rapporté et coûté, et comment cela se compare-t-il à leurs estimations ?
Revenue Trend	Combien a-t-on facturé chaque mois ou chaque semaine, déduction faite des avoirs ?
Work Not Invoiced or Billed	Quels postes attendent encore une facture ou une facture fournisseur, et depuis combien de temps ?
Invoicing Turnaround	Combien de jours s’écoulent entre l’enregistrement des postes du travail et l’approbation de la facture ?
Days Sales Outstanding	Que doivent les clients, quelle part de ce montant est en retard, et combien de jours de ventes cela représente-t-il ?

Pour en ouvrir un, sélectionnez Reports > Interactive, puis sélectionnez le rapport sous Finance dans la liste des rapports. Le choix d’un rapport, les filtres, le graphique, le tableau récapitulatif, les listes de détail et l’export Excel fonctionnent comme pour tous les rapports interactifs : voir Rapports interactifs. Cette page explique ce qui est propre aux rapports financiers.

Note

Certains libellés utilisent des noms paramétrés pour votre société : la référence du dossier (par exemple T/D) et le type d’entité client (par exemple Customer). Ils peuvent différer de ce qui figure sur cette page.

Ce que les rapports financiers ont en commun

Une société, une devise

Chaque rapport financier porte sur une seule société à la fois, de sorte que tous ses montants sont dans une seule devise. Choisissez-la dans Company, le premier filtre. La liste affiche les sociétés auxquelles vous avez accès, chacune avec sa devise entre parenthèses, et est d’abord réglée sur votre propre société. Sous la liste, Amounts in indique la devise du rapport.

La devise du rapport est la Default Currency de la société (voir Configurer une société). Si la société n’en a pas, le rapport utilise la devise que les dossiers et les factures de la société utilisent le plus, et la note sous le tableau l’indique.

Les montants dans d’autres devises sont convertis à un seul taux de change par devise : le dernier taux daté d’un jour donné ou d’avant, quelle que soit son ancienneté. S’il n’y a pas de taux de cette devise vers la devise du rapport, TrakIT utilise le dernier taux dans l’autre sens. Ce jour est :

Rapport	Date des taux
Job Profitability, Revenue Trend, Invoicing Turnaround	La date de fin du rapport.
Work Not Invoiced or Billed	Aujourd’hui.
Days Sales Outstanding	La date Statement as of.

Quand un rapport convertit des montants, une barre au-dessus du tableau liste les taux qu’il a utilisés, par exemple Converted to XOF at 1 USD = 600 XOF (01 Oct 2026). Une date de taux en orange est antérieure de plus de trois mois environ à la date du rapport. Une devise sans aucun taux affiche no rate, left out en rouge : les montants dans cette devise ne sont pas additionnés, et la note sous le tableau la nomme. Ajoutez le taux manquant et établissez à nouveau le rapport. Le fichier Excel liste les mêmes taux dans son en-tête, sous Exchange rates.

Deux montants apparaissent dans ces rapports :

• Un poste est une ligne de la finance d’un dossier (ligne de produits, de charges ou de débours). Son montant est son tarif multiplié par sa quantité, hors taxes, dans la devise du dossier : la devise financière du dossier pour la société (voir Sociétés et devises), ou la devise propre du dossier quand celle-ci n’est pas définie.
• Un total de facture est le total d’une facture, d’une note de débit ou d’un avoir, taxes comprises, dans la devise de la facture.

Job Profitability, Revenue Trend et Work Not Invoiced or Billed additionnent des postes. Invoicing Turnaround et Days Sales Outstanding utilisent des totaux de factures.

Dossiers, ordres de travail et postes

Job Profitability et Work Not Invoiced or Billed portent sur la finance des dossiers. Chaque dossier compte une seule fois pour la société, avec tous ses postes pour cette société, y compris les postes « for WO » de chacun de ses ordres de travail : les ordres de travail sont agrégés dans leur dossier. Les postes supprimés ne sont pas comptés.

When the job completed, une option de Work Not Invoiced or Billed et d’Invoicing Turnaround, correspond au moment où le dernier des ordres de travail du dossier a été clôturé. Les ordres de travail annulés sont ignorés. Un dossier qui a un ordre de travail actif ou abandonné, ou qui n’a aucun ordre de travail, n’est pas achevé.

Factures sans dossier

Certaines factures ne portent pas sur un seul dossier : les factures de postes ad hoc, et les factures émises sur plusieurs dossiers. Une telle facture n’appartient à aucun workflow. Dans Revenue Trend, Invoicing Turnaround et Days Sales Outstanding :

• elle est regroupée sous (Without workflow) ;
• elle n’est incluse que tant qu’aucun workflow ni groupe de workflows n’est choisi, et elle est exclue dès que vous en choisissez un ;
• elle est affichée à toute personne autorisée à établir le rapport pour la société, quels que soient ses workflows, comme sur la page Factures.

La note sous le tableau le signale quand le rapport contient de telles factures.

Filtre des clients

Le filtre des clients (par exemple Customers) restreint chaque rapport :

• au client du dossier, dans Job Profitability et Work Not Invoiced or Billed ;
• à l’entité à qui la facture est adressée, dans Revenue Trend, Invoicing Turnaround et Days Sales Outstanding ;
• à l’entité de l’encaissement, pour les encaissements non affectés dans Days Sales Outstanding.

Notes sous le tableau

Chaque rapport financier écrit sous son tableau une note qui résume comment ses chiffres ont été calculés, avec les options que vous avez choisies : la date retenue pour situer les dossiers ou les factures, ce qui a été exclu, et les devises. La note figure aussi dans le fichier Excel, sous le tableau.

Job Profitability

Job Profitability affiche les produits, les charges et la marge des dossiers d’une période, dans la devise de la société, et la façon dont la marge se compare à l’estimation sur laquelle le dossier a été planifié.

Fonctionnement

• Quels dossiers : les dossiers qui ont une finance pour la société, dont le statut financier fait partie de ceux cochés sous Job finance status, et dont la date se situe dans la plage de dates. Vous choisissez la date dans Place jobs by their :

  • Rev/Exp Recognition date (par défaut) : la date de constatation des produits et des charges du dossier, la date à laquelle ses produits et ses charges sont pris en compte, et donc la date par rapport à laquelle les objectifs de rentabilité sont fixés. Un dossier qui n’a pas encore de date de constatation n’appartient à aucune période et est exclu.
  • Created date : le jour où le dossier a été créé.

  Si aucun dossier dans TrakIT n’a eu de date de constatation au cours de l’année écoulée, le rapport démarre plutôt sur Created date, jusqu’à ce que vous choisissiez vous-même une option.

• Quels chiffres : tous les postes du dossier pour la société, quelles que soient leurs propres dates. Les produits, les charges et les débours proviennent des montants réels ; la marge estimée provient des estimations.

• Margin correspond aux produits moins les charges, hors taxes. Margin % est la marge en pourcentage des produits. Les débours sont refacturés au client ; ils sont donc affichés à part et n’entrent pas dans la marge.

• Chaque dossier est converti à un seul taux : voir Une société, une devise. Un dossier dont la devise n’a pas de taux compte quand même dans Jobs, mais pas dans les montants.

Ce sont les mêmes chiffres que ceux de l’encadré Account Summary du dossier financier, additionnés sur de nombreux dossiers.

Filtres et options

Filtre	Ce qu’il fait
Company	La société dont la finance des dossiers fait l’objet du rapport.
Workflows	Les dossiers de ces workflows.
Clients	Les dossiers de ces clients.
Rev/Exp Recognition date ou Job created	La plage de dates. Le libellé suit Place jobs by their.
Job finance status	Les statuts financiers à inclure : Draft, Awaiting approval, Approved, Closing requested, Closed et Cancelled. Approved, Closing requested et Closed sont cochés au départ. Awaiting approval et Closing requested sont les statuts que la page du dossier financier appelle Approval Requested et Request for Closing.
Group by	Workflow, then customer ou Customer, then workflow.
Place jobs by their	Rev/Exp Recognition date ou Created date. L’info-bulle à côté explique les deux.

Chiffres

Chiffre	Affiche
Jobs	Le nombre de dossiers couverts par le rapport.
Income, Expense	Les produits et les charges réels, avec la devise, par exemple Income, XOF.
Margin	Les produits moins les charges. En rouge quand elle est négative.
Margin %	La marge en pourcentage des produits.
Loss-making jobs	Le nombre de dossiers dont les charges dépassent les produits.

Graphique

Income and expense by workflow (ou par client), avec la devise : une paire de barres pour chaque ligne de premier niveau du tableau, les 15 plus grandes. Sélectionnez une barre pour lister les dossiers de cette ligne.

Tableau

Une ligne pour chaque workflow, qui se développe en ses clients, ou l’inverse. (No customer) regroupe les dossiers qui n’ont pas de client.

Colonne	Affiche
Jobs	Le nombre de dossiers. Sélectionnez-le pour les lister.
Income, Expense	Les produits et les charges réels.
Margin, Margin %	Les produits moins les charges, et ce montant en pourcentage des produits. - quand il n’y a pas de produits.
Estimated margin	Les produits estimés moins les charges estimées.
Against estimate	La marge moins la marge estimée : positive quand les dossiers ont fait mieux que prévu.
Disbursements	Les débours réels, qui n’entrent pas dans la marge.
Loss-making jobs	Les dossiers dont la marge est négative. Sélectionnez-le pour les lister. Une ligne de deuxième niveau dont la marge est négative est en rouge.

Estimated margin et Against estimate n’apparaissent que si votre rôle peut lire les estimations.

Détail

Jobs liste les dossiers, les plus récents en premier. Loss-making jobs liste ces dossiers, la plus grosse perte en premier. La liste comporte ces colonnes, avec les montants dans la devise de la société :

Colonne	Affiche
Référence du dossier	Le dossier, qui ouvre sa page de dossier financier dans un nouvel onglet.
Workflow, client	Le workflow et le client du dossier.
Created	La date de création du dossier.
Rev/Exp Recognition	La date de constatation du dossier.
Finance status	Le statut financier du dossier pour la société.
Job currency	La devise financière du dossier.
Income, Expense, Margin, Margin %	Les chiffres du dossier.
Estimated margin, Against estimate	Comme dans le tableau, si votre rôle peut lire les estimations.
Disbursements	Les débours réels du dossier.

Revenue Trend

Revenue Trend affiche les produits facturés chaque mois ou chaque semaine, déduction faite des avoirs et hors taxes, ventilés par workflow ou par entité facturée.

Fonctionnement

• Quelles factures : les factures, notes de débit et avoirs de la société qui sont approuvés et non annulés, et datés dans la plage de dates. Vous choisissez la date dans Place invoices by their :
  • Invoice date (par défaut) : la date figurant sur la facture, celle que retient la comptabilité. Une facture peut être antidatée ; un mois peut donc encore augmenter après sa fin, quand une facture datée de ce mois est approuvée plus tard.
  • Approval date : le moment où la facture a été approuvée. Un mois terminé reste tel quel.
• Revenue correspond aux postes de produits des factures et des notes de débit, moins les postes de produits des avoirs, hors taxes. Les postes d’un avoir sont négatifs ; un avoir réduit donc les produits de la période à laquelle il est daté.
• Disbursements recharged correspond aux postes de débours de ces mêmes documents. Ils sont refacturés au client et ne sont pas des produits.
• Chaque poste est dans la devise de son dossier, ou dans la devise de la facture pour un poste ad hoc. Une facture émise sur plusieurs dossiers prend la devise de ses dossiers, et non la sienne. Chaque facture est convertie à un seul taux.

Filtres et options

Filtre	Ce qu’il fait
Company	La société dont les factures font l’objet du rapport.
Workflows	Les factures des dossiers de ces workflows. Voir Factures sans dossier.
Clients	Les factures adressées à ces entités.
Invoices dated	La plage de dates. Avec Approval date, c’est la date d’approbation qui doit se situer dans la plage.
Period	Monthly ou Weekly. Les semaines commencent le lundi.
Break each period down by	Workflow ou Invoice to (l’entité facturée).
Place invoices by their	Invoice date ou Approval date. L’info-bulle à côté explique les deux.

Un rapport peut compter jusqu’à 106 périodes. Pour une plage plus longue, choisissez Monthly ou raccourcissez la plage.

Chiffres

Chiffre	Affiche
Revenue	Les produits de toute la plage, avec la devise.
Average per month ou Average per week	Les produits divisés par le nombre de périodes de la plage, périodes vides comprises.
Invoices	Le nombre de factures et de notes de débit.
Credited	Les produits crédités par des avoirs, sous forme de montant négatif.
Highest month ou Highest week	La période qui a le plus de produits.

Graphique

Revenue per month (ou par semaine), avec la devise : une barre pour chaque période, dans l’ordre chronologique. Sélectionnez une barre pour lister les factures de cette période.

Tableau

Une ligne pour chaque période, y compris les périodes sans facture, afin que la tendance n’ait pas de trous. La première et la dernière période peuvent être partielles : elles ne comptent que les jours compris dans la plage de dates. Chaque période se développe en ses workflows ou en ses entités facturées ; (Not set) regroupe les factures sans entité.

Colonne	Affiche
Invoices	Le nombre de factures et de notes de débit. Sélectionnez-le pour les lister.
Credit notes	Le nombre d’avoirs. Sélectionnez-le pour les lister.
Invoiced	Les postes de produits des factures et des notes de débit.
Credited	Les postes de produits des avoirs, sous forme de montant négatif.
Revenue	Invoiced plus Credited. Sélectionnez-le pour lister tous les documents.
On previous period	L’évolution des produits par rapport à la période précédente, en pourcentage. Sur une ligne de workflow ou d’entité, l’évolution par rapport au même workflow ou à la même entité de la période précédente. Vide quand il n’y a rien à comparer.
Disbursements recharged	Les postes de débours, déduction faite des avoirs.

Détail

La liste affiche les documents qui se trouvent derrière le chiffre, les plus gros produits en premier :

Colonne	Affiche
Invoice	Le numéro de la facture, de la note de débit ou de l’avoir, qui ouvre la facture dans un nouvel onglet.
Type	Invoice, Debit note ou Credit note.
Référence du dossier	Le dossier de la facture, qui ouvre sa page de dossier financier. Vide pour une facture sans dossier.
Workflow, Invoice to	Le workflow et l’entité facturée.
Invoice date, Approved	La date figurant sur la facture, et le moment où elle a été approuvée.
Revenue, Disbursements	Les postes de produits et de débours, dans la devise de la société.
Charge currency	La devise des postes avant conversion.
Revenue in charge currency	Les produits avant conversion.

Work Not Invoiced or Billed

Work Not Invoiced or Billed liste les postes qui ne figurent encore sur aucune facture ni facture fournisseur, répartis par ancienneté selon le nombre de jours depuis lesquels ils attendent. Utilisez-le pour trouver le travail effectué mais pas facturé, et les coûts qu’aucune facture fournisseur ne couvre encore. Il montre la situation du jour ; il n’a donc pas de plage de dates.

Fonctionnement

• Not invoiced : les postes réels de produits et de débours qui ne figurent sur aucune facture, pas même un brouillon.
• Not billed : les postes réels de charges et de débours qui ne figurent sur aucune facture fournisseur, pas même un brouillon.
• Un débours passe à la fois sur une facture et sur une facture fournisseur ; il peut donc figurer dans les deux.
• Exclus : les estimations, les postes des dossiers dont la finance est Cancelled, et les postes soldés par une écriture interne. Les dossiers dont la finance est clôturée sont inclus, car un dossier peut être clôturé alors que certains de ses postes n’ont jamais figuré sur une facture ou une facture fournisseur.
• L’âge d’un poste dépend de Count days from :
  • When the charge was recorded (par défaut) : les jours écoulés depuis la saisie du poste. Chaque poste encore en attente est compté.
  • When the job completed : les jours écoulés depuis l’achèvement du dossier. Les dossiers non achevés sont exclus. Les ordres de travail ne sont souvent clôturés qu’après la facturation ; ce choix affiche donc beaucoup moins de postes.
• Les postes négatifs, comme les remboursements de caution ou les avoirs fournisseurs, sont affichés sous Credits pending et sont tenus à l’écart des âges et du total. Un poste qui n’a pas encore de montant compte dans Charges mais n’ajoute rien aux montants.
• Les montants sont hors taxes, convertis aux taux du jour.

La page Finance Pending affiche le même type de postes dans un tableau de bord, avec ceux des brouillons de factures et de factures fournisseurs dans des encadrés distincts, et des âges comptés à partir de la date de constatation.

Filtres et options

Filtre	Ce qu’il fait
Company	La société dont les postes font l’objet du rapport.
Workflows	Les postes des dossiers de ces workflows.
Clients	Les postes des dossiers de ces clients.
Count days from	When the charge was recorded ou When the job completed. L’info-bulle à côté explique les deux.

Chiffres

Pour Not invoiced et pour Not billed :

Chiffre	Affiche
Not invoiced, Not billed	Le total en attente, avec la devise, par exemple Not billed, XOF.
Not invoiced over 90 days, Not billed over 90 days	La part qui attend depuis plus de 90 jours.
Jobs not invoiced, Jobs not billed	Le nombre de dossiers qui ont des postes en attente.

Graphique

Not invoiced by workflow and age (ou Not billed), avec la devise : une barre empilée pour chaque workflow, les 15 plus grands, répartie par âge. Sélectionnez une partie d’une barre pour lister ces postes.

Tableau

Le rapport comporte deux onglets, Not invoiced et Not billed. Chacun a une ligne pour chaque workflow, qui se développe en entités à facturer (Invoice to) ou en fournisseurs (Billed by). (Not set) regroupe les postes qui n’ont pas encore d’entité.

Colonne	Affiche
Jobs	Le nombre de dossiers qui ont des postes en attente.
Charges	Le nombre de postes en attente. Sélectionnez-le pour les lister.
0-30 days, 31-60 days, 61-90 days, Over 90 days	Le montant en attente, par âge.
Total	Le montant en attente.
Credits pending	Les postes négatifs en attente, comme les remboursements ou les avoirs fournisseurs.
Oldest (days)	L’âge du poste le plus ancien.

Not invoiced n’apparaît que si votre rôle a accès aux postes de produits. Sélectionnez n’importe quel montant pour lister les postes qui se trouvent derrière.

Détail

La liste affiche les postes, les plus anciens en premier :

Colonne	Affiche
Référence du dossier	Le dossier, qui ouvre sa page de dossier financier dans un nouvel onglet.
Workflow	Le workflow du dossier.
Invoice to ou Billed by	L’entité à facturer, ou le fournisseur.
Charge	Le nom du poste, et son détail.
Recorded	Le moment où le poste a été saisi.
Job completed	Le moment où l’ordre de travail du dossier clôturé le plus récemment a été clôturé. Avec When the charge was recorded, le dossier peut encore avoir des ordres de travail ouverts.
Days	L’âge du poste.
Amount	Le montant dans la devise de la société.
Job currency, Amount in job currency	La devise du dossier, et le montant avant conversion.

Invoicing Turnaround

Invoicing Turnaround montre la rapidité avec laquelle le travail est facturé : le nombre de jours entre l’enregistrement des postes du travail, ou l’achèvement du dossier, et l’approbation de la facture. Il ventile ce délai par workflow et par personne ayant émis la facture.

Fonctionnement

• Quelles factures : les factures et notes de débit de la société approuvées dans la plage de dates. Exclus : les avoirs, les factures annulées et les factures de remboursement (une facture dont le total est négatif, comme une caution restituée), car un remboursement peut être émis longtemps après le poste qu’il rembourse.
• Les jours dépendent de Count days from :
  • When the charge was recorded (par défaut) : du moment où le dernier poste de la facture a été saisi, c’est-à-dire le moment à partir duquel la facturation était possible, jusqu’à l’approbation. Un poste saisi après l’approbation compte pour 0 jour. Une facture à laquelle aucun poste n’est lié est comptée sous No charges linked.
  • When the job completed : de l’achèvement du dossier jusqu’à l’approbation. Une facture approuvée alors que son dossier avait encore des ordres de travail ouverts compte sous Before completion. Les ordres de travail ne sont souvent clôturés qu’après la facturation ; avec ce choix, de nombreuses factures peuvent donc y compter. Les factures sans dossier sont exclues : il n’y a pas de dossier à achever.
• Days to approve est une mesure distincte : les jours écoulés entre la création de la facture et son approbation.
• La personne est celle qui a créé la facture, affichée sous Raised by.
• Invoiced correspond aux totaux des factures, taxes comprises, dans la devise de la société.

Filtres et options

Filtre	Ce qu’il fait
Company	La société dont les factures font l’objet du rapport.
Workflows	Les factures des dossiers de ces workflows. Voir Factures sans dossier.
Clients	Les factures adressées à ces entités.
Invoice approved	La plage de dates de la date d’approbation.
Group by	Workflow, then person ou Person, then workflow.
Count days from	When the charge was recorded ou When the job completed. L’info-bulle à côté explique les deux.

Chiffres

Chiffre	Affiche
Invoices	Le nombre de factures couvertes par le rapport.
Average days to invoice	Le nombre moyen de jours, sur les factures dont les jours ont pu être comptés.
Invoiced within 7 days	La part de ces factures approuvées dans les 7 jours.
Over 30 days	Le nombre de factures qui ont pris plus de 30 jours.
No charges linked ou Before completion	Les factures dont les jours n’ont pas pu être comptés.
Invoiced	Les totaux des factures, avec la devise, si votre rôle a accès aux postes de produits.

Graphique

Invoices by days to approval, selon le premier niveau du tableau : une barre empilée pour chaque workflow ou personne, les 15 plus actifs, répartie en 0-2 days, 3-7 days, 8-30 days et Over 30 days. Sélectionnez une partie d’une barre pour lister ces factures.

Tableau

Une ligne pour chaque workflow, qui se développe en personnes ayant émis ses factures, ou l’inverse.

Colonne	Affiche
Invoices	Le nombre de factures.
No charges linked ou Before completion	Les factures dont les jours n’ont pas pu être comptés.
0-2 days, 3-7 days, 8-30 days, Over 30 days	Le nombre de factures par nombre de jours.
Average days	Le nombre moyen de jours.
Days to approve	Le nombre moyen de jours entre la création et l’approbation.
Invoiced	Les totaux des factures, si votre rôle a accès aux postes de produits.

Sélectionnez n’importe quel nombre pour lister les factures qui se trouvent derrière.

Détail

La liste affiche les factures, les plus lentes en premier :

Colonne	Affiche
Invoice	La facture ou la note de débit, qui ouvre la facture dans un nouvel onglet.
Référence du dossier	Le dossier de la facture, qui ouvre sa page de dossier financier.
Workflow, Invoice to	Le workflow et l’entité facturée.
Raised by	Qui a créé la facture.
Last charge recorded	Le moment où le dernier poste de la facture a été saisi.
Job completed	Le moment où l’ordre de travail du dossier clôturé le plus récemment a été clôturé. Avec When the charge was recorded, le dossier peut encore avoir des ordres de travail ouverts.
Approved	Le moment où la facture a été approuvée.
Days, Days to approve	Les jours de la facture, et les jours écoulés entre la création et l’approbation.
Invoiced, Invoice currency, Amount in invoice currency	Le total dans la devise de la société, sa devise, et le total avant conversion. Affichés si votre rôle a accès aux postes de produits.

Days Sales Outstanding

Days Sales Outstanding montre ce que les clients doivent sur leurs relevés de factures à une date donnée, quelle part de ce montant est échue, et combien de jours de ventes représente le montant dû.

Fonctionnement

Le rapport lit le relevé de factures de la société tel qu’il se présentait à la fin de la date Statement as of :

1. Ce qui figure sur le relevé : les factures, notes de débit et avoirs approuvés à la fin de ce jour. Ceux qui sont annulés sont exclus.
2. Ce que doit chaque document : son total, taxes et ajustements compris, moins sa Tax Deduction (la retenue à la source opérée par le client) et les encaissements qui lui sont affectés. Sur un avoir, la retenue à la source réduit le crédit. Seuls comptent les encaissements approuvés datés au plus tard de la date d’arrêté. Une facture marquée comme payée ou passée en pertes à cette date ne doit rien.
3. Open items : un avoir qui nomme sa facture (son Ref. Invoice Number, voir Avoirs) est imputé sur cette facture et partage sa date d’échéance. Tout autre crédit, comme un avoir non rattaché à une facture, une facture de remboursement ou un trop-perçu, reste un élément distinct, classé par ancienneté selon sa propre date d’échéance, sous forme de montant négatif. Les crédits ne sont pas imputés sur les factures les plus anciennes : c’est à vos comptables de rapprocher un crédit d’une facture.
4. Encaissements non affectés : la part d’un encaissement approuvé, daté au plus tard de la date d’arrêté, qui n’est affectée à aucune facture est aussi un crédit. Elle figure sous (Without workflow), et elle est exclue dès que vous choisissez un workflow ou un groupe de workflows. Les affectations n’ont pas de date propre ; pour une date d’arrêté passée, le rapport utilise donc les affectations d’aujourd’hui.
5. Dates d’échéance : une facture ou une note de débit est due à sa date plus son Credit Period, ou à sa date quand elle n’en a pas. Un avoir est dû à sa date. Un encaissement non affecté est dû à sa date plus les Unallocated Receipt Grace Days de la société, définis sur la société. Chaque élément est échu à partir du lendemain de sa date d’échéance.

DSO correspond au total du relevé divisé par ce qui a été facturé au cours des 90 jours qui se terminent à la date d’arrêté, multiplié par 90. Ce qui a été facturé correspond aux totaux des factures, notes de débit et avoirs datés de ces 90 jours, diminués de leurs retenues à la source, y compris ceux déjà payés. Par exemple, si les clients doivent 450 000 et que 900 000 ont été facturés au cours des 90 derniers jours, le DSO est de 450 000 / 900 000 x 90 = 45 jours.

Les montants sont taxes comprises. Si votre société n’enregistre pas dans TrakIT les encaissements ni les marquages comme payées, chaque facture approuvée compte toujours comme due, et la majeure partie du relevé apparaît comme échue.

Filtres et options

Filtre	Ce qu’il fait
Company	La société dont le relevé est lu.
Workflows	Les factures des dossiers de ces workflows. Les factures sans dossier et les encaissements non affectés sont exclus dès que vous en choisissez un.
Clients	Les factures et les encaissements de ces entités.
Statement as of	Le jour auquel le relevé est lu, aujourd’hui au départ. Il ne peut pas être postérieur à aujourd’hui, et revient à aujourd’hui chaque fois que vous ouvrez la page. L’info-bulle à côté explique comment le relevé est lu.
Group by	Workflow, then customer ou Customer, then workflow.

Chiffres

Chiffre	Affiche
Statement total	Le montant dû au total, avec la devise.
Past due	La part qui a dépassé sa date d’échéance.
Past due %	La part échue en pourcentage du total du relevé.
Not yet due	La part qui n’est pas encore échue.
DSO (days)	Le délai moyen de recouvrement (DSO).

Graphique

Owed by workflow and days late (ou par client), avec la devise : une barre empilée pour chaque ligne de premier niveau, les 15 plus grandes, répartie en Not yet due et les quatre tranches de retard. Sélectionnez une partie d’une barre pour lister ces éléments.

Tableau

Une ligne pour chaque workflow, qui se développe en ses clients, ou l’inverse. (Not set) regroupe les éléments sans entité.

Colonne	Affiche
Open items	Le nombre d’éléments qui présentent un montant dû ou crédité.
Not yet due	Le montant non encore échu.
1-30 days late, 31-60 days late, 61-90 days late, Over 90 days late	Le montant échu, par nombre de jours de retard.
Past due	Le montant échu.
Statement total	Le montant dû : tout ce qui précède, crédits compris.
Past due %	Past due en pourcentage de Statement total. Vide quand rien n’est dû.
DSO (days)	Le DSO de la ligne. Vide quand rien n’a été facturé au cours des 90 jours, ou que la ligne présente un solde créditeur.
Oldest past due (days)	Le nombre de jours de retard de l’élément le plus ancien encore dû.

Sélectionnez Open items, Statement total ou un montant pour lister les éléments qui se trouvent derrière.

Détail

La liste affiche les éléments, ceux qui ont le plus de jours de retard en premier :

Colonne	Affiche
Document	La facture, qui ouvre la facture, ou l’encaissement, qui ouvre l’encaissement, dans un nouvel onglet.
Type	Invoice, Debit note, Credit note ou Unallocated receipt.
Référence du dossier	Le dossier de la facture, qui ouvre sa page de dossier financier.
Workflow, client	Le workflow et l’entité.
Date, Due date	La date et la date d’échéance du document.
Days late	Le nombre de jours de retard de l’élément. Vide quand il n’est pas échu.
Invoiced	Le total du document.
Credited	Les avoirs imputés sur lui.
Received	Les encaissements qui lui sont affectés.
Tax deducted	La retenue à la source opérée par le client sur ce document, nette de celle de ses avoirs.
Outstanding	Ce qui reste dû : négatif pour un crédit.
Settled	Marked paid ou Written off, quand la facture a été marquée comme payée ou passée en pertes. Ce qui reste sur un tel élément, ce sont ses avoirs.
Currency, Outstanding in its currency	La devise du document, et ce qui est dû avant conversion.

Messages

Message	Signification
Select a company	Aucune société n’est choisie. Choisissez-en une dans Company.
Select a company you have access to	La société ne fait pas partie de celles que vous pouvez ouvrir. Choisissez-en une autre.
Select at least one job finance status	Job Profitability nécessite au moins un statut coché.
That is more than 106 periods - choose monthly or a shorter date range	Revenue Trend compte trop de semaines ou de mois.
Choose the as-of date	Days Sales Outstanding nécessite une date Statement as of.
You do not have the finance permissions this report needs	Il manque à votre rôle une autorisation listée ci-dessous. Le rapport est grisé dans la liste des rapports.

Pour les messages communs à tous les rapports interactifs, voir Rapports interactifs.

Qui peut utiliser ces rapports

Pour savoir qui peut ouvrir la page Interactive Reports, voir Qui peut utiliser cette page. Chaque rapport financier nécessite aussi les autorisations dont proviennent ses chiffres :

Rapport	Nécessite
Job Profitability	Read, Read Actuals et Access Income Accounts dans la section Job Finance.
Revenue Trend	Read dans la section Invoices, et Access Income Accounts dans la section Job Finance.
Work Not Invoiced or Billed	Read et Read Actuals dans la section Job Finance.
Invoicing Turnaround	Read dans la section Invoices.
Days Sales Outstanding	Read dans la section Invoices, et Access Income Accounts dans la section Job Finance.

Ces autorisations modifient aussi ce qu’un rapport affiche :

Section	Autorisation	Vous permet de
Job Finance	Read Estimates	Voir Estimated margin et Against estimate dans Job Profitability.
Job Finance	Access Income Accounts	Voir l’onglet Not invoiced de Work Not Invoiced or Billed, et les montants Invoiced d’Invoicing Turnaround.

Un rapport pour lequel il vous manque des autorisations reste dans la liste, grisé ; le sélectionner en indique la raison.

Le filtre Company liste votre propre société et les autres sociétés auxquelles on vous a donné accès. Vous voyez les dossiers et les factures des workflows auxquels vous avez accès, ainsi que les factures sans dossier et les encaissements non affectés de la société. Les administrateurs système voient toutes les sociétés et tous les workflows.