Postes

La page Accounts liste en un seul endroit les lignes financières en montants réels de tous vos dossiers. Dans TrakIT, chaque ligne de facturation ou de coût d’un dossier financier s’appelle un poste : une ligne de produit est facturée à un client, une ligne de charge est facturée par un fournisseur, et un débours est les deux. Utilisez cette page pour trouver des lignes dans plusieurs dossiers, par exemple les lignes pas encore facturées ou les lignes sans taxe, et pour en modifier un grand nombre à la fois.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Accounts. La page ne liste que les lignes en montants réels, pas les estimations ni les lignes de devis. Pour travailler sur les lignes d’un seul dossier, ouvrez son dossier financier.

Note

Le libellé de la référence du dossier est défini pour votre société ; il peut donc différer de cette page, par exemple Transport Document.

Choisir la société et l’exercice

Les deux listes en haut de la page permettent de choisir la société et l’exercice. La liste des sociétés affiche les sociétés auxquelles vous avez accès, et TrakIT mémorise votre choix. Changer de société réinitialise les filtres.

L’exercice proposé au départ est l’exercice ouvert qui comprend la date du jour, ou le dernier exercice ouvert. Quand un exercice est choisi, la page ne liste que les lignes dont la facture, la facture fournisseur ou l’écriture interne est datée de cet exercice. Pour inclure les lignes qui ne figurent pas encore sur une facture, une facture fournisseur ou une écriture interne, choisissez – All FY –.

Onglets des groupes de workflows

Si vos workflows avec finance sont organisés en plusieurs groupes de workflows, un onglet apparaît pour chaque groupe, plus All. La liste et le filtre Workflows n’affichent que les workflows du groupe sélectionné. TrakIT mémorise le dernier onglet que vous avez utilisé.

Trouver des lignes

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Le nombre de résultats apparaît au-dessus de la liste, par exemple Total - 125 Found. Reset efface les filtres et coche toutes les cases. TrakIT mémorise les filtres Workflows, Account Type, Invoice Status, Bill Status, Job Status, Taxes, Account not assigned, Account Name et Entity pour la prochaine fois.

Filtre	Trouve
Account Name	Les lignes dont le nom du poste contient le texte.
Entity	Les lignes dont le nom de l’entité Invoice To ou Billed By contient le texte.
Account Type	Les lignes Income, Expense ou Disbursement. L’icône de coche coche tout ou rien.
Account Approval	Unapproved : les lignes dont le poste nécessite une approbation et n’est pas encore approuvé. Approved : les lignes approuvées ou qui ne nécessitent pas d’approbation.
Invoice Status	Les lignes avec No Invoice, ou sur une facture Draft, Approved ou Finalised. Les lignes de charge ne sont pas concernées par ce filtre.
Bill Status	Les lignes avec No Bill, ou sur une facture fournisseur Draft, Validated ou Finalised. Les lignes de produit ne sont pas concernées par ce filtre.
Workflows	Les workflows à inclure. Tapez dans Search pour raccourcir la liste.
Job Status	Le statut du dossier financier : Approved, Request for Closing ou Closed.
Taxes	Show All, With Taxes Only ou Without Taxes Only.
Rev/Exp Recognition	Les lignes des dossiers dont la date de constatation des produits et des charges est comprise entre les dates From et To. La flèche à côté du libellé propose des périodes telles que This Month.
Account not assigned	Les lignes sans entité. Pour un débours, une ligne à laquelle il manque l’une de ses deux entités.
Invoice Number	Les lignes d’une facture dont le numéro contient le texte.
Bill Number / IPost ID	Les lignes d’une facture fournisseur dont le numéro contient le texte, ou de l’écriture interne qui a cet ID.
Invoice/Bill/IPost Date	Les lignes dont la facture, la facture fournisseur ou l’écriture interne est datée entre les deux dates.
Approved/Validated	Les lignes dont la facture a été approuvée, la facture fournisseur validée ou l’écriture interne approuvée entre les deux dates.
Invoice/Bill Finalised	Les lignes dont la facture ou la facture fournisseur a été finalisée entre les deux dates.
Référence du dossier	Les lignes des dossiers dont la référence contient le texte.
Work Order ID	Les lignes d’un ordre de travail donné.
Container	Les lignes des ordres de travail dont le numéro de conteneur contient le texte.
Updated	Les lignes modifiées pour la dernière fois Today, dans les Last 24 Hours, Last 3 Days ou Last 7 Days, This Month, ou dans une Date Range.
Job Created	Les lignes des dossiers créés entre les deux dates.
Amount Range	Les lignes dont le total (tarif multiplié par la quantité, dans la devise du dossier) est compris entre les deux montants.
Quantity Range	Les lignes dont la quantité est comprise entre les deux nombres.
Multi-Value Search	Une liste de 100 ID au plus d’un même type, séparés par des virgules, des points-virgules, des tabulations ou des retours à la ligne : Bill ID, Invoice ID, IPost ID, Job ID, Line ID ou Master ID (la rubrique dans les référentiels financiers).

Si un administrateur a limité les dossiers financiers que vous pouvez voir, la liste n’affiche que les lignes de ces dossiers.

La liste

La liste affiche 20 lignes par page, de la plus récente à la plus ancienne. Sélectionnez un en-tête de colonne comme Type, Job, Rev/Exp Date ou Rate pour trier selon cette colonne.

Colonne	Affiche
Case à cocher	Sélectionne la ligne pour une tâche. Les lignes sur une facture approuvée ou une facture fournisseur validée n’ont pas de case à cocher ; avec Update Actuals, un débours la garde tant que l’un de ses côtés ne figure pas encore sur une facture ou une facture fournisseur. L’icône de coche dans l’en-tête sélectionne toutes les lignes de la page, ou aucune.
Type	Inc (produit) en vert, Exp (charge) en rouge ou Disb (débours) en orange.
Category, Account Name	La catégorie du poste, et son nom et son détail, avec son code en dessous.
Appr	Gris : approbation non requise. Orange : en attente d’approbation. Vert : approuvé.
Work Flow	Le workflow du dossier.
Job	L’ID du dossier, qui ouvre le dossier financier, et le statut financier du dossier.
Work Order	Pour les lignes d’un ordre de travail, son ID, la taille du conteneur et le numéro du conteneur.
APR Date	La date à laquelle une demande de paiement a été faite pour la ligne, si votre société utilise les demandes de paiement.
Rev/Exp Date	La date de constatation des produits et des charges du dossier.
Invoice To	Pour les lignes de produit et de débours, l’entité facturée et le numéro de la facture. Le voyant est orange pour une facture en brouillon, vert pour une facture approuvée, et rouge quand la ligne n’est pas encore facturée.
Billed By	Pour les lignes de charge et de débours, l’entité qui facture le coût et le numéro de la facture fournisseur. Le voyant est orange pour une facture fournisseur en brouillon, vert pour une facture fournisseur validée, et rouge quand la ligne n’a pas encore de facture fournisseur.
IPost	L’écriture interne sur laquelle figure la ligne : orange tant qu’elle est en brouillon, vert une fois approuvée.
Applies	Comment la quantité est comptée : per Job, per WO, per m³, per Kg, per Ton, per TEU, per 20’, per 40’, for WO (une ligne pour chaque ordre de travail) ou Manual.
Currency, Rate	La devise du dossier, et le tarif dans cette devise.
Quantity, Total	La quantité et le total. Une flèche indique quand ils sont supérieurs (▲) ou inférieurs (▼) à l’estimation ; pointez-la pour voir de combien. Sur le total, le vert signifie mieux pour la marge du dossier, et le rouge moins bien.
Tax Name, Tax Amount, Total+Tax	Les taxes de la ligne, le montant de chacune, et le total taxes comprises.
Updated By	La personne qui a modifié la ligne en dernier, et il y a combien de temps.

Sélectionnez un numéro de facture, de facture fournisseur ou d’écriture interne pour l’ouvrir.

Exporter

Sélectionnez Export pour télécharger dans un fichier Excel toutes les lignes qui correspondent à vos filtres. Outre les colonnes de la liste, le fichier contient le Line ID, le code et le détail du poste, l’ID et le statut du dossier, les services de l’ordre de travail, les dates et les statuts des factures et des factures fournisseurs, les tarifs dans la devise de base et dans la devise alternative, et les remarques internes et externes. Vous pouvez l’utiliser comme point de départ d’une mise à jour groupée.

Tâches

Pour modifier plusieurs lignes à la fois :

1. Cochez la case de chaque ligne, sur la page en cours.
2. Pointez Tasks et choisissez la tâche. Les tâches que vous ne pouvez pas utiliser sont grisées.

Tâche	Ce qu’elle fait
Approve	Approuve les lignes sélectionnées dont le poste nécessite une approbation.
Assign Entity	Définit l’entité Invoice To ou Billed By. Voir Affecter une entité.
Assign Bill	Place des lignes de charge et de débours sur une facture fournisseur. Voir Affecter une facture fournisseur.
Set/Remove Tax	Ajoute une taxe aux lignes, ou retire leurs taxes. Voir Définir ou retirer des taxes.
Delete	Supprime les lignes, après confirmation.

Une fois la tâche terminée, TrakIT indique combien de lignes ont été modifiées et combien ne l’ont pas été. Les lignes refusées apparaissent en rouge, avec la raison en dessous.

Approve laisse de côté les lignes déjà approuvées ou qui ne nécessitent pas d’approbation. Les règles de validation du workflow peuvent aussi refuser une ligne.

Delete ne peut pas supprimer une ligne qui figure sur une facture, une facture fournisseur ou une écriture interne, ni une ligne verrouillée. Il refuse aussi quand la suppression de la ligne rendrait négatif le produit du dossier provenant d’une entité, sauf si votre société autorise un produit négatif, et quand les règles de validation du workflow la refusent. La suppression est irréversible.

Affecter une entité

1. Sélectionnez les lignes, puis pointez Tasks et sélectionnez Assign Entity.
2. Sous Invoice To, pour les lignes de produit et de débours, choisissez le Type d’entité, puis tapez une partie du nom dans Entity et choisissez l’entité.
3. Sous Billed By, pour les lignes de charge et de débours, faites de même.
4. Sous Options, choisissez les lignes à modifier :
   • Assign accounts without entity, sélectionné au départ : les lignes qui n’ont pas encore d’entité.
   • Replace entity on accounts : également les lignes qui ont déjà une autre entité.
5. Sélectionnez Assign.

Vous pouvez remplir Invoice To, Billed By ou les deux. L’entité doit être autorisée dans la société de la ligne. Une ligne qui figure déjà sur une facture ou une facture fournisseur ne peut pas être modifiée ; pour un débours, le côté qui figure déjà sur une facture ou une facture fournisseur reste tel quel, et l’autre côté peut encore changer.

Affecter une facture fournisseur

1. Sélectionnez les lignes de charge et de débours, puis pointez Tasks et sélectionnez Assign Bill.
2. Dans Select Entity, choisissez le fournisseur. La liste affiche les entités qui ont des factures fournisseurs pas encore validées dans la société.
3. Dans Bill, choisissez la facture fournisseur. Chacune affiche sa date, son numéro et son total.
4. Sous Options, choisissez les lignes à modifier :
   • Assign accounts without bills, sélectionné au départ : les lignes qui ne figurent pas encore sur une facture fournisseur.
   • Replace bill/entity on accounts : également les lignes sur une autre facture fournisseur non validée.
5. Sélectionnez Assign.

Seules les lignes de la société et de la devise de la facture fournisseur (la devise du dossier ou la devise alternative de la ligne) sont affectées, et uniquement sur les dossiers qui ne sont ni clôturés ni annulés ; les autres lignes restent telles quelles. Une ligne dont l’entité Billed By est une autre entité n’est pas modifiée. Une ligne sans entité Billed By prend l’entité de la facture fournisseur. Pour créer une nouvelle facture fournisseur à partir de lignes, utilisez plutôt le dossier financier.

Définir ou retirer des taxes

1. Sélectionnez les lignes, puis pointez Tasks et sélectionnez Set/Remove Tax.
2. Dans Set Tax, choisissez la taxe à ajouter, ou – Remove Taxes – pour retirer toutes les taxes des lignes.
3. Sélectionnez Save.

La liste affiche les taxes du pays de la société. Si toutes les lignes sélectionnées sont des produits, ou toutes des charges, elle n’affiche que les taxes utilisables sur ce type de ligne.

Une taxe n’est ajoutée qu’aux lignes qui n’ont pas encore de taxe. Les lignes ne peuvent pas être modifiées quand leur facture est approuvée, quand leur facture fournisseur est validée, quand elles figurent sur une écriture interne, ou quand le statut financier de leur dossier a dépassé Approved. Une taxe réservée aux lignes de produit ne peut pas aller sur une ligne de charge, et inversement ; les débours peuvent recevoir n’importe quelle taxe. Les règles de validation du workflow peuvent aussi refuser une taxe. Ajouter ou retirer une taxe retire l’approbation de la ligne.

Mise à jour groupée

Bulk Update… modifie de nombreuses lignes à partir d’un fichier Excel : leur facture fournisseur, leur facture ou leur écriture interne, leurs tarifs, leur approbation et leurs remarques.

1. Trouvez les lignes et sélectionnez Export pour les télécharger, ou préparez votre propre fichier Excel avec une colonne Line ID.
2. Dans le fichier, modifiez les cellules nécessaires, et remplissez chaque cellule modifiée en jaune.
3. Sélectionnez Bulk Update….
4. Sous MS-Excel File Upload, sélectionnez le fichier : un fichier .xlsx ou .xlsm de 2 Mo au plus.
5. Sélectionnez Upload.

TrakIT met à jour les lignes en arrière-plan et vous envoie les résultats par e-mail : le nombre de lignes traitées, mises à jour, rejetées et ignorées, et le résultat de chaque ligne.

TrakIT lit la première feuille visible. La première ligne contient les noms des colonnes, qui peuvent être dans n’importe quel ordre ; la casse et les espaces n’ont pas d’importance. Sur les autres lignes, il lit le Line ID et uniquement les cellules remplies en jaune standard.

Colonne	Ce qu’elle modifie
Line ID	Obligatoire : la ligne à modifier.
Bill Number	Pour les lignes de charge et de débours : la facture fournisseur qui porte ce numéro dans la société. L’entité Billed By de la ligne devient l’entité de la facture fournisseur.
Invoice Number	Pour les lignes de produit et de débours : la facture qui porte ce numéro. L’entité Invoice To d’une ligne de produit devient l’entité de la facture.
IPost ID	Pour les lignes de produit et de charge : l’écriture interne qui a cet ID.
Base Rate	Le tarif dans la devise du dossier.
Alt Rate	Le tarif dans la devise alternative de la ligne.
Approved	Yes approuve la ligne, si son poste nécessite une approbation. No ou NA retire l’approbation.
Internal Remarks, External Remarks	Les remarques.

TrakIT vérifie chaque ligne du fichier :

• La ligne doit appartenir à la société choisie en haut de la page, et vous devez avoir accès au workflow du dossier.
• Le statut financier du dossier doit être Approved.
• La facture fournisseur actuelle de la ligne ne doit pas être validée, ni sa facture et son écriture interne approuvées. Il en va de même pour la nouvelle facture fournisseur, la nouvelle facture ou la nouvelle écriture interne.
• Une ligne sur une écriture interne ne peut pas aller sur une facture fournisseur ou une facture, et une ligne sur une facture fournisseur ou une facture ne peut pas aller sur une écriture interne.
• Les nouvelles valeurs passent par les mêmes contrôles que lorsque vous modifiez la ligne sur le dossier financier.

Modifier une ligne retire son approbation, sauf si la même ligne du fichier règle Approved sur Yes. TrakIT met ensuite à jour les totaux des factures fournisseurs et des factures concernées.

Une seule tâche groupée s’exécute à la fois dans TrakIT, y compris les tâches groupées côté Opérations. Si une tâche est en cours, TrakIT indique qui l’a lancée et vous demande de réessayer plus tard.

Qui peut utiliser cette page

Vous ne voyez que les lignes des workflows qui vous sont attribués, sauf si vous êtes administrateur système.

Section	Autorisation	Vous permet de
Job Finance	Read	Ouvrir la page.
Job Finance	Access Income Accounts	Voir les lignes de produit. Sans elle, la page ne liste que les lignes de charge et de débours.
Job Finance	Export	Exporter la liste.
Job Finance	Approve Estimate	Utiliser Approve, et la colonne Approved d’une mise à jour groupée.
Job Finance	Update Actuals	Utiliser Assign Entity, Assign Bill, Set/Remove Tax et Delete, et mettre à jour des lignes dans une mise à jour groupée.
Bills	Create	Voir Bulk Update… (avec Update Actuals), et utiliser la colonne Bill Number d’une mise à jour groupée.
Invoices	Create	Utiliser la colonne Invoice Number d’une mise à jour groupée.
Internal Posting	Create	Utiliser la colonne IPost ID d’une mise à jour groupée.