Entité

La page Entity affiche une entité : un client, un chargeur, un réceptionnaire, un transporteur, un transporteur routier, un agent, une banque ou toute autre partie avec laquelle vos sociétés travaillent. Elle affiche les détails de l’entité en haut, et en dessous des onglets pour ses documents, ses ordres de travail, ses contacts, ses factures, ses données, ses paramètres par société et plus encore. C’est aussi là que vous modifiez, approuvez ou supprimez l’entité.

Pour ouvrir une entité, sélectionnez-la sur la page Gestion des entités, ou sélectionnez son nom partout où TrakIT renvoie vers elle. ◄ Entity Management vous ramène à la liste.

Le titre indique ce que vous faites et le type de l’entité, par exemple View Customer Details. Les noms des types d’entités sont configurés pour votre installation ; ils peuvent donc différer des exemples de cette page.

Le haut de la page

• Actions exécute une action que votre société a paramétrée pour les entités, s’il en existe une. TrakIT vous demande d’abord de confirmer ; les actions ne peuvent pas être annulées.
• Les étiquettes qualifient l’entité. Pour en ajouter une, saisissez une étiquette d’au moins 3 lettres ou chiffres, sans espaces, dans Add a Tag et appuyez sur Entrée ; pour en retirer une, sélectionnez la croix à côté. Vous pouvez rechercher des entités par étiquette sur la page Gestion des entités.

Si la société responsable de l’entité ne fait pas partie des sociétés auxquelles vous avez accès, la page affiche Modifications not permitted as the responsible company is suivi de son nom. Vous pouvez alors voir l’entité, mais pas la modifier, l’approuver ni la supprimer, émettre ses liens, ni modifier ses documents, contacts, champs de données, types, utilisateurs liés, situation de crédit ou rappels de paiement. Vous pouvez toujours modifier les paramètres de vos propres sociétés dans l’onglet Per Company, sauf Tax Exempt, et ses commentaires. Les actions et les étiquettes ne sont pas disponibles non plus. Si vous sélectionnez une option encore affichée, comme l’icône de coche ou un lien, TrakIT affiche You do not have the permission to change an entity of another company.

Détails de l’entité

L’encadré du haut affiche le code et le nom de l’entité, son nom local entre parenthèses, le drapeau de son pays et son logo. Sous le nom :

• Total WO Count : le nombre d’ordres de travail sur lesquels figure l’entité, dans n’importe quel rôle, dans les workflows auxquels vous avez accès. Les administrateurs système voient le nombre pour tous les workflows.
• Active, ou Entity Disabled pour une entité désactivée.
• Approved ou Not Approved, si les entités de ce type nécessitent une approbation.

Les champs propres aux clients n’apparaissent que sur les entités dont le type principal est le type client. Le champ Shipping Line (SCAC) apparaît sur les transporteurs, que le type transporteur soit leur type principal ou un type supplémentaire.

Champ	Affiche
Entity ID	Le numéro de l’entité dans TrakIT.
Group	Le groupe de clients, s’il y en a un.
Address	L’adresse postale.
Country	Le pays.
Contact, Phone	Les personnes à contacter et les numéros de téléphone.
Default Account, Currency	Le code de compte par défaut et la devise de base.
TIN, Registration	Le numéro d’identification fiscale et le numéro d’immatriculation.
Shipping Line (SCAC)	Transporteurs uniquement : la compagnie maritime à laquelle correspond le transporteur, ou dont il est une agence.
Responsible Company	La société responsable de l’entité. Seuls les utilisateurs qui y ont accès, et les administrateurs système, peuvent modifier l’entité.
Default Profit Center	Le centre de profit utilisé par défaut pour l’entité.
Status Updates	Clients uniquement : si le client reçoit les e-mails de mise à jour de statut.
Responsible	L’utilisateur responsable de l’entité.
WhatsApp Numbers	Les numéros WhatsApp.
Customer Group	Clients uniquement : le groupe de clients, s’il y en a un.
General Emails, Finance Emails, Management Emails	Les adresses e-mail, sous forme de liens. Un ensemble vide affiche Not set - General is used.
Remarks	Les remarques, s’il y en a.
Links	Clients uniquement : des liens à partager sans connexion à TrakIT.
API Key	Lorsque Enable API Access est activé : la clé que l’entité utilise pour l’API de TrakIT. Affichée uniquement aux utilisateurs qui peuvent modifier l’entité.

L’API Key est valable pour l’année civile en cours. Elle change au début de chaque année : donnez à l’entité la nouvelle clé affichée ici. Le système d’un client l’envoie pour suivre ses conteneurs avec GetList et GetAssetLocation.

La ligne du bas indique qui a créé l’entité et quand, et qui l’a modifiée en dernier. Pour un type qui nécessite une approbation, elle indique aussi qui l’a approuvée et quand, ou Waiting for Approval.

Les icônes en bas à droite :

Icône	Ce qu’elle fait
Partage (Share Entity Link)	Partage le lien vers cette page, ou le copie. Le lien nécessite une connexion à TrakIT.
Coche (Approve Entity)	Approuve l’entité.
Crayon (Edit Entity)	Modifie l’entité.
Corbeille (Delete Entity)	Supprime l’entité.

L’icône de bulle de dialogue en haut à droite (Change Log) ouvre le journal des modifications de l’entité : des notes sur les modifications apportées à l’entité, que les administrateurs système peuvent ajouter.

Partager un lien

Sur un client, Links dans les détails vous permet de donner au client un lien qui s’ouvre sans connexion à TrakIT :

• Issue a Tracking Link : un lien vers la liste des expéditions du client, où il peut ouvrir chaque ordre de travail. Il fonctionne pendant 15 jours.
• Issue an Invoice Statement Link : un lien vers le relevé de factures du client. Il fonctionne pendant 7 jours. Il apparaît si votre rôle peut prévisualiser les factures.

TrakIT crée un nouveau lien chaque fois que vous sélectionnez l’une de ces options. Pour émettre un lien, vous devez avoir accès à la société responsable du client, sauf si vous êtes administrateur système. Un lien que vous émettez affiche les ordres de travail de vos workflows, et les factures de vos sociétés, tels qu’ils sont au moment où il est ouvert ; le lien d’un administrateur système les affiche tous.

Share Link Issued

Le nouveau lien apparaît dans la fenêtre contextuelle Share Link Issued. Sélectionnez l’icône de copie (Copy link) pour le copier, puis Close.

Attention

Copiez le lien avant de fermer la fenêtre contextuelle : TrakIT ne l’affiche qu’une seule fois. Toute personne qui possède le lien peut l’ouvrir sans se connecter jusqu’à ce qu’il expire ou soit révoqué. Un administrateur système, ou un utilisateur dont le rôle a Manage Share Links dans la section Entity Management, peut révoquer un lien sous Admin > SysAdmin Pages > Shared Links. Si vous perdez un lien, émettez-en un autre.

Les e-mails de rappel de paiement de l’onglet Invoices contiennent aussi un lien vers le relevé de factures.

Modifier une entité

1. Sélectionnez l’icône de crayon (Edit Entity) en bas à droite des détails.
2. Modifiez les champs nécessaires, décrits dans Champs de l’entité.
3. Sélectionnez Save.

Cancel revient en arrière sans enregistrer.

Si les entités de ce type nécessitent une approbation et que l’entité est approuvée, le formulaire affiche This action will require re-approval of entity : l’enregistrement de toute modification retire l’approbation, et l’entité doit être approuvée de nouveau. Si rien n’a changé, TrakIT affiche No changes made.

Lorsque vous changez la société responsable, la nouvelle société est activée pour l’entité dans l’onglet Per Company. Lorsque vous changez le nom, TrakIT le met aussi à jour dans les champs de données qui font référence à l’entité.

Votre société peut aussi avoir ses propres contrôles qui bloquent une modification avec un message, et ses propres actions qui s’exécutent lorsqu’une entité est créée, modifiée ou supprimée. Les utilisateurs abonnés aux notifications d’entités sous Notifications reçoivent un e-mail lorsqu’une entité est créée, mise à jour ou supprimée.

Champs de l’entité

Les mêmes champs servent à créer une entité et à en modifier une.

Champ	Ce qu’il faut saisir
Entity Code	Un code unique pour l’entité, composé de lettres (A à Z), de chiffres, de tirets et de traits de soulignement, de 25 caractères au maximum. Les espaces sont supprimés et les lettres sont mises en majuscules. [ Code Exists! ] apparaît lorsqu’une autre entité a déjà ce code. Obligatoire, sauf si TrakIT numérote automatiquement les codes de ce type : le champ est alors grisé, et TrakIT donne à l’entité un code composé du préfixe du type et de son ID.
Entity Name	Jusqu’à 150 caractères. Obligatoire. Deux entités du même pays ne peuvent pas avoir le même nom.
Country	Le pays auquel appartient l’entité. Obligatoire.
Local Name	Le nom dans la langue ou l’écriture locale, jusqu’à 100 caractères.
Contact Person(s)	Jusqu’à 50 caractères.
Responsible Company	La société responsable de l’entité, parmi les sociétés auxquelles vous avez accès. Pour une nouvelle entité, c’est d’abord votre propre société. Obligatoire. La modifier remplit de nouveau Default Profit Center et Base Currency.
Default Profit Center	Un centre de profit de la société responsable.
Base Currency	L’une des devises de la société responsable.
Default Account	Le code de compte de l’entité, par exemple dans votre système comptable externe, jusqu’à 50 caractères : lettres, chiffres, tirets et barres obliques. Les espaces sont supprimés et les lettres sont mises en majuscules. Une société peut avoir son propre code dans l’onglet Per Company.
TIN	Le numéro d’identification fiscale, jusqu’à 20 caractères : lettres, chiffres, tirets, barres obliques, points et traits de soulignement.
Registration	Le numéro d’immatriculation de la société, jusqu’à 50 caractères, avec les mêmes caractères que TIN.
Shipping Line (SCAC)	Transporteurs uniquement : la compagnie maritime à laquelle correspond le transporteur, ou dont il est une agence. Le suivi des transporteurs s’en sert pour trouver la compagnie maritime d’un ordre de travail.
Phone Numbers	Jusqu’à 50 caractères : chiffres, lettres, espaces et + , - / ( ).
WhatsApp Numbers	Un ou plusieurs numéros au format +[CountryCode][Number], séparés par des virgules ou des points-virgules.
Responsible	L’utilisateur responsable de l’entité. Tapez un nom et choisissez l’utilisateur. Pour une nouvelle entité, c’est d’abord vous.
Customer Group	Clients uniquement : le groupe de clients, parmi ceux configurés sous Customer Groups dans les tables de référence.
General Emails	Une ou plusieurs adresses, séparées par des virgules ou des retours à la ligne, jusqu’à 500 caractères. Elles servent aux mises à jour de statut, aux e-mails des dossiers et à tout ce qui est réglé sur General.
Finance Emails	Les adresses pour les factures, les relevés et les rappels de paiement, et pour les actions ou les rapports réglés sur Finance. Si ce champ est vide, les e-mails généraux sont utilisés.
Management Emails	Les adresses pour les actions, les rapports et les messages de diffusion réglés sur Management. Si ce champ est vide, les e-mails généraux sont utilisés.
Remarks	Jusqu’à 1 000 caractères.
Postal Address	Jusqu’à 500 caractères.
Entity Logo	Une image PNG, de préférence sur fond transparent, d’au moins 70 pixels de haut et au plus 4 fois plus large que haute. TrakIT la redimensionne pour qu’elle tienne dans 280 × 70 pixels. Pour remplacer un logo, sélectionnez Remove Logo et enregistrez, puis modifiez de nouveau l’entité et choisissez la nouvelle image.
Status Updates	Clients uniquement : activé pour envoyer au client les e-mails de mise à jour de statut. Nécessite General Emails.
Send Link	Clients uniquement : un réglage activé ou désactivé, conservé avec le client. Pour donner au client un lien de suivi, voir Partager un lien.
Enable API Access	Activé pour permettre à l’entité d’utiliser l’API de TrakIT avec l’API Key affichée dans les détails.
Disable	Activé pour désactiver l’entité. Une entité désactivée n’est pas proposée dans les listes d’entités, et ses factures et ses factures fournisseurs ne peuvent être ni approuvées ni validées.

Les remarques, l’adresse, le nom local et les personnes à contacter ne peuvent pas contenir de balises HTML.

Message	Que faire
Entity Code specified already exists	Choisissez un autre code.
Entity Name specified already exists in selected country	Vérifiez que l’entité ne figure pas déjà dans TrakIT. S’il s’agit d’une autre entité, donnez-lui un nom différent.
General Emails must be specified if Status Updates are required	Saisissez une adresse e-mail, ou désactivez Status Updates.
WhatsApp number … is invalid.	Saisissez le numéro avec un + et l’indicatif du pays.
Logo must be in png format, Logo image size should be atleast 70 pixels high., Width of logo image cannot exceed 4 times the height.	Choisissez une autre image.
Responsible Person specified not found.	Choisissez l’utilisateur dans la liste pendant la saisie.

Approuver une entité

Le support TrakIT décide, pour chaque type d’entité, si ses entités nécessitent une approbation. Pour ces types, les factures d’une entité qui n’est pas approuvée ne peuvent être ni approuvées ni faire l’objet d’une facture pro forma, et ses factures fournisseurs ne peuvent pas être validées : voir Facture et Facture fournisseur.

1. Vérifiez les détails de l’entité.
2. Sélectionnez l’icône de coche (Approve Entity) en bas à droite des détails.

TrakIT vérifie les détails de l’entité, puis affiche Entity approved successfully. Les détails affichent alors Approved, avec qui l’a approuvée et quand. L’icône n’apparaît que sur une entité qui nécessite une approbation et qui n’est pas encore approuvée.

Toute modification de l’entité lui retire son approbation.

Supprimer une entité

1. Sélectionnez l’icône de corbeille (Delete Entity) en bas à droite des détails. La page affiche les détails de l’entité, grisés.
2. Sélectionnez Delete.

L’entité est supprimée avec ses paramètres par société et ses types supplémentaires, et vous revenez à la page Gestion des entités. Cancel la conserve.

Une entité utilisée ne peut pas être supprimée : par exemple une entité qui figure sur un dossier, un ordre de travail, une facture, une facture fournisseur ou un devis, ou qui a des documents, des entrées de situation de crédit, des utilisateurs liés, des actifs ou des lieux. TrakIT affiche alors Cannot delete Entity in use. Pour ne plus utiliser une telle entité, activez plutôt Disable. Sauf si vous êtes administrateur système, vous ne pouvez supprimer que les entités dont la société responsable est votre propre société.

Pour fusionner une entité en double avec une autre, adressez-vous au support TrakIT.

Onglets

Les onglets sous les détails sont Documents, Quotations (pour les clients), Work Orders, Activities, Assets, Contacts, Invoices, Entity Data, Locations, Multi-Type, Per Company, Linked Users, Credit Status, Comments et Action Log. TrakIT mémorise le dernier onglet que vous avez utilisé, et ouvre l’entité suivante sur celui-ci.

Onglet Documents

L’onglet Documents contient les documents de l’entité, comme les contrats, les licences, les certificats ou les présentations d’entreprise, du plus récent au plus ancien.

Utilisez Document Type pour afficher un seul type de document, ou < All Documents >. La liste affiche les documents destinés à toutes les sociétés, et ceux qui sont attribués à la société choisie dans Company.

Colonne	Affiche
Icônes	Téléchargement (Download Document) et aperçu (Preview Document), si votre rôle peut prévisualiser les documents.
Type, Title	Le type et le titre du document.
File	Le nom et la taille du fichier.
Status	Le statut du document, comme Have Original ou Requested.
Expiry	La date d’expiration, en rouge une fois passée.
Description	La description.
Company	La société à laquelle le document est destiné, ou - pour toutes les sociétés.
Uploaded By	La personne qui l’a ajouté, et il y a combien de temps.
Crayon	Modifie le document.

Ajouter un document

1. Sélectionnez Add Document.
2. Dans Add New Document, choisissez le Document Type. Les types sont configurés sous Doc Types dans les tables de référence. Choisir un type remplit le titre avec son nom.
3. Vérifiez le Document Title, jusqu’à 50 caractères. Obligatoire.
4. Choisissez un Document Status et une date Document Expiry, si nécessaire.
5. Pour réserver le document à une seule société, activez Assign Company et choisissez la société. Les documents sans société sont disponibles pour toutes les sociétés.
6. Dans Users to Notify, tapez le nom d’un utilisateur et choisissez l’utilisateur, pour chaque utilisateur à prévenir du document par e-mail. Pour retirer un utilisateur, sélectionnez le X à côté de son nom.
7. Saisissez une Description, si nécessaire, jusqu’à 300 caractères.
8. Faites glisser le fichier sur la zone sous Select Document, ou sélectionnez la zone pour le choisir. Vous pouvez ajouter un fichier à la fois.
9. Sélectionnez Add.

Le fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, doit être de l’un des types listés dans la zone (Allowed Files), et son nom peut compter jusqu’à 200 caractères. Les utilisateurs que vous avez choisis reçoivent un e-mail, Document Added for suivi du nom de l’entité, avec les détails du document et un lien vers l’entité. Votre société peut aussi avoir ses propres contrôles qui bloquent un chargement, et ses propres actions qui s’exécutent après un chargement.

Message	Que faire
Document Title must be specified	Saisissez un titre.
No file selected for upload ou Selected file is empty	Choisissez un fichier qui n’est pas vide.
Invalid File Extension ou Cannot upload this file type	Utilisez l’un des types listés sous Allowed Files.
Document file size cannot exceed 20 MB	Réduisez la taille du fichier.
Document Title/Description contains possible html tags or disallowed text	Supprimez les caractères spéciaux.

Modifier ou supprimer un document

1. Sélectionnez le crayon (Modify Document) sur la ligne du document.
2. Dans Modify Document, modifiez Document Type, Document Title, Document Status, Document Expiry, Assign Company ou Description.
3. Sélectionnez Update.

Vous ne pouvez pas remplacer le fichier : ajoutez le nouveau fichier comme nouveau document, et supprimez l’ancien. Pour supprimer un document, sélectionnez la croix (Delete File) en bas à gauche de Modify Document, puis confirmez.

Onglet Quotations

L’onglet Quotations apparaît sur les clients : les entités dont le type principal ou un type supplémentaire est le type client. Il liste les devis du client, 50 par page, du plus récent au plus ancien, des sociétés et des workflows auxquels vous avez accès. Sélectionnez ID dans l’en-tête pour trier selon cette colonne.

Pour trouver un devis, tapez une partie de son numéro ou de son titre dans Search et appuyez sur Entrée. Sélectionnez une ligne pour ouvrir le devis.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro du devis dans TrakIT.
Date	La date du devis, une fois qu’il a été généré ou révisé ; en rouge une fois sa validité dépassée. - avant cela, et pour les modèles.
Number, Rev	Le numéro du devis et sa révision.
Title	Le titre.
Company	La société qui l’émet.
Currency, Income, Expense, Gross Profit	La devise, le total des produits et des charges, et la différence, en rouge lorsqu’elle est négative.
Status	Le statut, comme Draft, Request for Approval, Approved, Generated ou Finalised.
Validity (Days)	Le nombre de jours de validité du devis.
Created By	La personne qui l’a créé, et il y a combien de temps.

Les modèles sont mis en évidence, et les devis annulés apparaissent en rouge.

Créer un devis pour le client

1. Sélectionnez New Quote.
2. Renseignez le devis et sélectionnez Create. Voir Créer un devis.

Le devis est créé dans la société responsable du client, avec le client déjà renseigné. New Quote ne fonctionne que sur un client actif, si votre rôle peut créer des devis.

Onglet Work Orders

L’onglet Work Orders liste les ordres de travail sur lesquels figure l’entité, dans n’importe quel rôle : client, chargeur, réceptionnaire, transporteur, transporteur routier, transporteur routier de retour, agent de caution ou commissionnaire en douane. Il en affiche 20 par page, du plus récent au plus ancien, des workflows auxquels vous avez accès.

Colonne	Affiche
Icône de priorité	La priorité de l’ordre de travail. Pointez sur l’icône pour voir son nom.
ID	L’ordre de travail. Sélectionnez-le pour ouvrir l’ordre de travail. L’ID d’un ordre de travail abandonné est en rouge.
Transporteur	Le code du transporteur. L’en-tête utilise le nom que votre société donne aux transporteurs.
Workflow	Le workflow.
Référence du dossier	La référence du dossier. L’en-tête utilise le nom que votre société lui donne, par exemple Transport Document.
Container/ID de chargement	Le numéro du conteneur, ou l’ID de chargement.
Size, Weight	La taille du conteneur et le poids.
Last Event	Le dernier événement, et il y a combien de temps il a eu lieu, dans la couleur de l’événement.

Les ordres de travail clôturés apparaissent en gris, et ceux qui sont annulés en rose.

Sélectionnez Export pour télécharger tous les ordres de travail de la liste sous forme de fichier Excel. Ce bouton apparaît si votre rôle peut exporter les ordres de travail.

Onglet Activities

L’onglet Activities liste les activités concernant l’entité, comme les appels, les réunions ou les tâches, des sociétés auxquelles vous avez accès, de la plus récente à la plus ancienne. Pour savoir ce que sont les activités, voir Activités.

Colonne	Affiche
Date/Time	Le moment où l’activité commence, et dans combien de temps.
Title, Type, Owner	Le titre, le type d’activité et son propriétaire.
Duration	Sa durée.
Status	Planned, In Progress, Overdue, Completed ou Cancelled.
Docs	Le nombre de fichiers joints.
Reminder	Combien d’heures avant le début le propriétaire reçoit un rappel.
Created	La date de sa création.

Les activités terminées apparaissent en gris, et les activités annulées en rouge. Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’activité dans un nouvel onglet.

Pour ajouter une activité, sélectionnez Add Activity. Le formulaire d’activité s’ouvre avec l’entité déjà choisie : renseignez-le comme décrit sous Créer une activité sur la page Activités.

Onglet Assets

L’onglet Assets liste les actifs qui appartiennent à l’entité, comme ses camions ou ses remorques. Il nécessite Read dans la section Asset Management, et affiche les actifs des sociétés auxquelles vous avez accès, en tant que société principale ou société supplémentaire. Les administrateurs système voient tous les actifs de l’entité.

1. Choisissez le Type d’actif.
2. Pour restreindre la liste, tapez une partie du nom ou du numéro de série d’un actif dans Name/Serial.

Colonne	Affiche
Asset Type, Category	Le type et la catégorie de l’actif.
Name, Serial	Le nom et le numéro de série de l’actif.
Value	La valeur de l’actif.
Linked To	L’actif auquel il est lié, avec son type.
Added By	La personne qui l’a ajouté, et il y a combien de temps.

Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’actif.

Onglet Contacts

L’onglet Contacts liste les personnes avec qui vous traitez au sein de l’entité, les contacts principaux en premier. Lorsqu’un prospect est converti en entité, ses contacts sont copiés ici.

Colonne	Affiche
Name, Designation	Le nom de la personne et sa fonction.
Phone, Email	Comment la joindre.
ID Number	Un numéro d’identité, si nécessaire.
Social	Un lien vers son profil, par exemple sur LinkedIn. Il s’ouvre dans un nouvel onglet.
Primary	Une coche verte pour un contact principal.

Ajouter ou modifier un contact

1. Sélectionnez Add Contact, ou sélectionnez la ligne d’un contact pour le modifier.
2. Saisissez le Name, jusqu’à 100 caractères. Obligatoire.
3. Renseignez Designation, Phone, Email, ID Number et Social / LinkedIn URL, selon les besoins. TrakIT ajoute https:// à une adresse web qui ne commence pas ainsi.
4. Sélectionnez Primary Contact pour un contact principal. Une entité peut en avoir plusieurs.
5. Sélectionnez Save.

Pour supprimer un contact, sélectionnez sa ligne, puis la croix (Delete Contact) en bas à gauche. Le contact est supprimé immédiatement.

Onglet Invoices

L’onglet Invoices liste les factures, les notes de débit et les avoirs de l’entité, des sociétés auxquelles vous avez accès, 10 par page, du plus récent au plus ancien. Il nécessite l’autorisation de lire les factures.

Colonne	Affiche
Date	La date de la facture.
Number	Le numéro de la facture. Sélectionnez-le pour ouvrir la facture.
Job Number	La référence du dossier, si la facture concerne un seul dossier.
Due Date	La date d’échéance du paiement, en rouge lorsqu’elle est dépassée et qu’un montant reste dû.
Status	Draft, Approved, Finalised, Cancelled, Reversed ou Written Off.
Currency, Amount	La devise et le total.
Outstanding	Ce qui reste à recevoir, en rouge lorsqu’il est supérieur à zéro. Une facture marquée comme payée affiche * devant.

Les brouillons apparaissent en gris, et les factures annulées en rouge. Pour trouver une facture, tapez son numéro complet, ou la référence complète du dossier, dans Search et appuyez sur Entrée. Pour toutes les factures d’une société, voir Factures.

Rappels de paiement

L’encadré Outstanding Invoices Reminder Email, à côté de la liste, envoie par e-mail à l’entité un rappel de ses factures impayées. Il indique quand le dernier rappel a été envoyé (Last Sent) et à qui il est adressé (Sent To) : les e-mails financiers, ou les e-mails généraux s’il n’y en a pas.

• Pour envoyer des rappels automatiquement, choisissez la Frequency : Daily, 2 Days, 3 Days, Weekly, Fortnightly ou Monthly, ou No Reminder pour les arrêter. Elle est enregistrée immédiatement. TrakIT vérifie une fois par jour, à 5 h 05 UTC, et envoie un rappel lorsque plus de jours que la fréquence se sont écoulés depuis le dernier.
• Pour en envoyer un maintenant, sélectionnez Send Reminder Now et confirmez. Vous en recevez une copie.

Frequency et Send Reminder Now nécessitent Read dans la section Invoices et, sauf si vous êtes administrateur système, l’accès à la société responsable de l’entité. Sans cela, Frequency est grisé et Send Reminder Now n’est pas affiché.

Le rappel liste les factures approuvées de l’entité qui ne sont ni payées, ni passées en pertes, ni annulées, avec leur date, leur numéro, leur dossier, leur date d’échéance, leur montant, leur montant restant dû et leur nombre de jours de retard. Il contient un lien vers le relevé de factures qui fonctionne pendant 7 jours. Aucun rappel n’est envoyé lorsque rien n’est dû (No outstanding invoices found), ou dans les 24 heures qui suivent le dernier (Reminder already sent less than 24 hours ago). Les rappels automatiques ne sont envoyés qu’aux entités actives qui ont une adresse e-mail.

Onglet Entity Data

L’onglet Entity Data liste les champs de données de l’entité : des champs supplémentaires que votre société a configurés pour les types de l’entité. Une étoile signale un champ obligatoire. Tant que les champs obligatoires de l’entité ne sont pas renseignés, TrakIT ne vous permet pas de :

• créer un dossier avec l’entité comme client, chargeur ou réceptionnaire, ni un ordre de travail avec l’entité comme transporteur routier ou transporteur routier de retour ;
• approuver les estimations d’un dossier dont l’entité est le client ;
• approuver une facture adressée à l’entité, ni valider une facture fournisseur de l’entité ;
• enregistrer un nouvel encaissement ou un nouveau paiement pour l’entité.

TrakIT indique alors le champ manquant.

1. Saisissez la Value et les Remarks des champs nécessaires. Selon le champ, vous tapez la valeur, choisissez une date, choisissez un lieu ou une entité dans une liste, ou choisissez une ou plusieurs valeurs dans une liste.
2. Sélectionnez Save.

Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code. Les champs calculés sont déterminés par TrakIT et ne peuvent pas être modifiés. Les champs inactifs apparaissent en rouge. Une icône d’alarme signifie que des rappels sont définis sur le champ : modifier sa valeur relance ces rappels. Certains champs peuvent être configurés pour copier leur valeur dans le champ de données correspondant des ordres de travail ouverts de l’entité lorsque vous enregistrez.

Vous pouvez modifier les champs de données si votre rôle peut mettre à jour les données des entités. Pour ajouter des champs, un administrateur système utilise Admin > Masters > Data Fields.

Onglet Locations

L’onglet Locations liste les lieux qui appartiennent à l’entité, comme ses entrepôts ou ses parcs. Il nécessite l’autorisation de lire les lieux.

Colonne	Affiche
Code, Location	Le code et le nom du lieu.
Type, Country	Le type de lieu et son pays.
Position	Ses coordonnées, ou -.
Geofence	Le rayon de son périmètre virtuel, en mètres.
GF Triggers	Le nombre de déclencheurs de périmètre virtuel qu’il a.

Sélectionnez une ligne pour ouvrir le lieu dans un nouvel onglet.

Pour ajouter un lieu qui appartient à l’entité, sélectionnez Add (Create a new location owned by this entity). Le formulaire du lieu s’ouvre avec le pays de l’entité déjà choisi. Lorsque vous enregistrez le lieu, la page se recharge et l’affiche dans la liste.

Onglet Multi-Type

Une entité a un type principal, et peut aussi avoir d’autres types, par exemple un client qui est aussi chargeur. L’onglet Multi-Type liste les types : le type principal est coché et ne peut pas être modifié.

1. Cochez les autres types de l’entité, et décochez ceux qu’elle n’a plus.
2. Sélectionnez Update.

TrakIT affiche Entity Type assignment updated successfully. Avec un autre type, l’entité :

• apparaît dans l’onglet de ce type sur la page Gestion des entités ;
• peut être choisie partout où une entité de ce type est requise, par exemple comme transporteur routier d’un ordre de travail ;
• reçoit les champs de données de ce type dans l’onglet Entity Data ;
• reçoit l’onglet Quotations, si le type est le type client, ou le champ Shipping Line (SCAC), s’il s’agit du type transporteur.

Sur certaines installations, seuls les administrateurs système peuvent ajouter certains types.

Onglet Per Company

Une entité peut être utilisée par plusieurs sociétés. L’onglet Per Company liste les sociétés auxquelles vous avez accès, avec les paramètres de l’entité dans chacune. Un voyant vert signifie que l’entité est activée pour la société ; un voyant rouge, sur une ligne rouge, signifie qu’elle ne l’est pas.

Dans TrakIT, les listes d’entités, par exemple lorsque vous choisissez le client d’un dossier ou l’entité d’une facture, ne proposent que les entités activées pour la société. La société responsable de l’entité est activée lorsque l’entité est créée.

Colonne	Affiche
Company	La société, avec son voyant.
Account	Le code de compte de l’entité dans cette société, par exemple son numéro de client ou de fournisseur dans votre système comptable externe.
Currency	La devise de l’entité dans cette société.
Credit Days	Le délai de paiement des factures de l’entité dans cette société.
Tax Exempt	Les taxes dont l’entité est exonérée dans cette société.
Updated By	La personne qui a modifié les paramètres en dernier, et il y a combien de temps.

Modify Account

1. Sélectionnez la ligne de la société.
2. Dans Modify Account, activez Enable Selection pour activer l’entité pour la société, ou désactivez-le pour la désactiver.
3. Saisissez l’Account Code, jusqu’à 50 caractères. Les espaces sont supprimés et les lettres sont mises en majuscules.
4. Choisissez la Currency, parmi les devises de la société.
5. Saisissez les Credit Days, de 0 à 999.
6. Sous Tax Exempt, cochez les taxes dont l’entité est exonérée. La liste affiche les taxes du pays de la société. Vous pouvez la modifier si votre rôle peut mettre à jour le statut fiscal et si la société responsable de l’entité est l’une des vôtres.
7. Sélectionnez Save.

Lorsque vous créez une facture pour l’entité dans la société, TrakIT remplit son Credit Period à partir de Credit Days ou, si ce champ est vide, à partir de la situation de crédit de l’entité dans la devise de la facture, et son Tax Exemption à partir de Tax Exempt : voir Factures et Modifier la facture.

Vous ne pouvez pas désactiver une société si un utilisateur interne lié à l’entité n’a accès qu’à cette société : TrakIT indique le nom de l’utilisateur. Si rien n’a changé, TrakIT affiche No changes made.

Sélectionner ou désélectionner toutes les sociétés

1. Sélectionnez (De)Select All….
2. Dans Select / De-select All Companies, choisissez Select All Companies ou De-select All Companies.
3. Sélectionnez Update.

Cela active, ou désactive, l’entité pour chacune de vos sociétés pour lesquelles elle a été configurée ; pour un administrateur système, pour chaque société pour laquelle elle a été configurée. Une société qui n’a jamais été configurée pour l’entité n’est pas modifiée : ouvrez plutôt sa ligne.

Onglet Linked Users

L’onglet Linked Users liste les utilisateurs liés à l’entité.

Un utilisateur externe lié à une entité travaille pour elle dans le portail externe. La façon dont l’utilisateur est lié (Linked As) détermine les dossiers et les ordres de travail auxquels il a accès :

• Customer : les dossiers dont l’entité est le client.
• Transporter : les ordres de travail dont l’entité est le transporteur routier ou le transporteur routier de retour.

Un utilisateur peut être lié des deux façons ; chaque lien est alors une ligne distincte.

Colonne	Affiche
User ID, Full Name	L’utilisateur.
User Type	Internal ou External.
Linked As	Pour un utilisateur externe : Customer ou Transporter.
Email, Roles	L’adresse e-mail et les rôles de l’utilisateur.
Session Count, Last Active	Le nombre de connexions de l’utilisateur, et le moment de sa dernière activité.

Les utilisateurs verrouillés apparaissent en rouge. Sélectionnez User ID, Full Name, Session Count ou Last Active dans l’en-tête pour trier selon cette colonne.

Ajouter un utilisateur

1. Sélectionnez Add User.
2. Dans Add New User, choisissez le User Type : Internal ou External.
3. Dans User ID or Name, tapez l’identifiant ou le nom de l’utilisateur et choisissez l’utilisateur.
4. Pour un utilisateur externe, choisissez dans Linked As comment l’utilisateur est lié.
5. Sélectionnez Add.

Un utilisateur interne ne peut être lié que s’il a accès à une société qui utilise l’entité (User and Entity company doesn’t match). Un utilisateur ne peut pas être lié deux fois de la même façon (User is already linked as Customer).

Pour retirer un lien, sélectionnez la croix au bout de sa ligne, puis Remove dans Confirm Remove User. Seul ce lien est retiré.

Onglet Credit Status

L’onglet Credit Status enregistre le crédit que vous accordez à l’entité : si elle bénéficie d’un crédit, pour combien de jours et jusqu’à quel montant, et comment elle a payé jusqu’ici. La page financière d’un dossier affiche la situation de crédit du client.

La liste affiche les entrées, de la plus récente à la plus ancienne.

Colonne	Affiche
Credit Type	No Credit, Partial Credit ou Full Credit.
Credit Days	Le délai de paiement, en jours.
Credit Limit	La devise et le montant.
Credit History	La qualité des paiements de l’entité, de Bad à Excellent.
Remarks	Les remarques.
Added By	La personne qui a ajouté l’entrée, et il y a combien de temps.

Une entrée affichée en rouge n’est plus en vigueur.

Ajouter une entrée

1. Sélectionnez Add Entry.
2. Dans Add New Entry, choisissez le Credit Type : No Credit, Partial Credit ou Full Credit. Obligatoire.
3. Choisissez le Credit History : Not Rated, Bad, Okay, Good ou Excellent.
4. Saisissez les Credit Days, de 0 à 365, et la Credit Limit avec sa devise. Ils sont obligatoires pour un crédit partiel et pour un crédit total.
5. Saisissez des Remarks, si nécessaire, jusqu’à 500 caractères.
6. Sélectionnez Add.

Attention

Les entrées de situation de crédit ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Pour modifier le crédit, ajoutez une nouvelle entrée : elle remplace l’entrée précédente de l’entité dans la même devise.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires sur l’entité. Aucune option ne permet de les rendre visibles en dehors de votre société.

• Sort affiche les plus récents ou les plus anciens en premier ; Show n’affiche que les commentaires qui ont un statut donné.
• Chaque commentaire a un statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. Si votre rôle peut mettre à jour les entités, sélectionnez le statut pour le modifier.
• Sélectionnez l’icône d’agrandissement pour lire un long commentaire en plein écran.

Pour publier un commentaire, sélectionnez Add…, rédigez le commentaire et sélectionnez Post. Vous pouvez le mettre en forme et ajouter des liens, des images et des tableaux. Pour enregistrer plutôt un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du micro. La publication de commentaires nécessite l’autorisation de mettre à jour les entités.

Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication, s’il n’a pas encore été envoyé par e-mail et si votre rôle a l’autorisation Delete Comment dans la section Work Orders.

Comment Recipients liste les utilisateurs informés des nouveaux commentaires. Vous y êtes ajouté lorsque vous publiez un commentaire. Un destinataire ne reçoit un e-mail que s’il est abonné aux notifications de commentaires, sous Notifications. Pour ajouter un utilisateur, sélectionnez Add, choisissez l’utilisateur et sélectionnez Add User : la liste propose les utilisateurs internes actifs qui ont une adresse e-mail et accès à la société responsable de l’entité. Pour en retirer un, sélectionnez la croix rouge à côté de son nom.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur l’entité et quand : la création, les modifications (avec chaque champ modifié), l’approbation, les documents ajoutés, modifiés et supprimés, les utilisateurs liés et déliés, les paramètres par société, les types, les étiquettes, les entrées de situation de crédit et les rappels de paiement. Utilisez Search pour trouver un utilisateur, une action ou une valeur, et Show Page Loads pour inclure les consultations de page. Sélectionnez Export pour télécharger le journal sous forme de fichier Excel. La durée de conservation du journal dépend de la politique de conservation des données de votre installation.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir Read dans la section Entity Management pour ouvrir une entité. Pour la modifier ou l’approuver, émettre ses liens et envoyer ses rappels de paiement, vous devez aussi avoir accès à sa société responsable, sauf si vous êtes administrateur système. Ce n’est pas nécessaire pour les commentaires, ni pour les lignes de vos propres sociétés dans l’onglet Per Company, sauf Tax Exempt. Tout le reste nécessite sa propre autorisation dans la section Entity Management :

Autorisation	Vous permet de
Update	Modifier l’entité, ses contacts, ses types supplémentaires et ses paramètres par société, voir son API Key, et publier des commentaires et changer leur statut.
Delete	Supprimer l’entité, si votre propre société est sa société responsable.
Approve	Approuver l’entité, pour les types qui nécessitent une approbation.
Upload Document	Ajouter des documents.
Preview/Download Document	Télécharger des documents et en afficher un aperçu.
Delete Document	Modifier et supprimer des documents.
Update Entity Data	Modifier les champs de données de l’entité.
Link/Unlink User	Lier des utilisateurs à l’entité et les retirer.
Add Credit History	Ajouter des entrées de situation de crédit.
Add/Update Tax Status	Modifier Tax Exempt dans l’onglet Per Company.

Autres sections :

• Work Orders : Read pour voir l’onglet Work Orders, Export pour l’exporter, et Delete Comment pour supprimer vos propres commentaires.
• Quotations : Read pour voir l’onglet Quotations, Create pour New Quote.
• Invoices : Read pour voir l’onglet Invoices, choisir la Frequency des rappels et envoyer des rappels immédiatement, Preview pour émettre des liens vers le relevé de factures.
• Activities : Create pour Add Activity.
• Asset Management : Read pour voir les actifs dans l’onglet Assets.
• Geo Data & Locations : Read pour voir l’onglet Locations, Create pour ajouter des lieux.

Sur certaines installations, seuls les administrateurs système peuvent modifier ou supprimer des entités de certains types.