Dossier

La page du dossier affiche un dossier : son en-tête, les ordres de travail qu’il regroupe, et ce qui appartient au dossier dans son ensemble, comme ses documents et ses commentaires. Son titre est la référence du dossier.

Pour ouvrir un dossier, sélectionnez sa référence sur la page Dossiers ou sur l’un de ses ordres de travail. Sur un téléphone, voir Dossier dans l’application mobile.

En-tête du dossier

L’en-tête affiche les détails du dossier. Les champs qui apparaissent dépendent du workflow.

Champ	Affiche
Workflow	Le workflow du dossier.
Job ID	Le numéro du dossier dans TrakIT.
WO Count	Le nombre d’ordres de travail, plus le nombre d’ordres de travail annulés, par exemple 3 (+1 cancelled).
Customer, Shipper, Receiver	Les entités. Sélectionnez l’icône d’information pour voir les détails d’une entité.
Total Weight, Total Volume	Les totaux des ordres de travail, en kilogrammes et en mètres cubes.
Job Type, Cargo Type, Commodity, Incoterms	Les détails du dossier.
Quotation	Le devis lié au dossier. Sélectionnez-le pour ouvrir le devis.
Workflow Serial	Le numéro de série du dossier dans son workflow, s’il en a un.

Sous les champs, la page indique quand le dossier a été créé.

Au-dessus de l’en-tête :

• Finance ouvre la page financière du dossier dans un nouvel onglet. Ce bouton n’apparaît que si le workflow a la finance.
• L’icône de partage (Share Job Link) partage ou copie le lien vers le dossier.
• Les étiquettes qualifient le dossier. Pour en ajouter une, tapez une étiquette d’au moins 3 caractères dans Add a Tag et appuyez sur Entrée, ou choisissez l’une des suggestions ; pour en retirer une, sélectionnez la croix à côté. Vous pouvez modifier les étiquettes si votre rôle peut créer ou mettre à jour des ordres de travail.

Lier un devis

1. Sélectionnez l’icône de crayon à côté de Quotation.
2. Dans Link to Quotation, choisissez le devis dans Select Quotation.
3. Sélectionnez Save.

La liaison enregistre seulement le devis sur le dossier et ses ordres de travail : elle ne copie aucun poste dans la finance du dossier, et le dossier n’apparaît pas dans l’onglet Jobs du devis. Pour reporter les prix du devis dans la finance, voir Transformer le devis en dossier.

Onglet Work Orders

L’onglet Work Orders liste les ordres de travail du dossier. Les colonnes sont définies pour votre société.

• Sélectionnez un ID d’ordre de travail pour ouvrir l’ordre de travail.
• Un numéro de conteneur ouvre les détails du conteneur dans un nouvel onglet. Une icône d’avertissement orange à côté signifie que le numéro n’est pas valide pour le workflow.
• Les ordres de travail annulés sont affichés en rose, et les ordres de travail clôturés en gris.
• L’icône de copie dans l’en-tête des colonnes du conteneur, du poids et de l’ID de l’ordre de travail copie toute la colonne.

Si vous n’avez pas accès à certains ordres de travail du dossier, la liste ne les affiche pas, et une note l’indique sous la liste.

Pour restreindre la liste, utilisez le panneau Filters, puis sélectionnez Search. Par défaut, la liste affiche tous les ordres de travail sauf les ordres de travail annulés ; Reset revient à cet affichage.

Filtre	Trouve
WO Status	Active, Abandoned, Cancelled ou Closed.
Services	Les ordres de travail avec les services sélectionnés, si le dossier en a plusieurs.
Entity Type	Les ordres de travail avec un Transporter, un transporteur routier de retour, un Bond Agent ou un Clearing Agent donné. Choisissez le type, puis l’entité.
Completed Event	Les ordres de travail où l’événement est réalisé, entre deux dates si vous les saisissez. NA Status n’inclut que les événements marqués comme non applicables (NA Only), ou les exclut (Exclude NA).
Not Completed Event	Les ordres de travail où l’événement n’est pas encore réalisé.
Data	Les ordres de travail où un champ de données correspond. Search Mode peut être Partial Match, Exact Match, Not Like, Empty, Not Empty, Number Range ou Date Range.
Multi-Value Search	Une liste de 100 numéros Container ou Workorder ID au plus.

Pour exporter la liste vers un fichier Excel avec les mêmes colonnes, sélectionnez Export.

Modifier plusieurs ordres de travail à la fois

1. Cochez la case de chaque ordre de travail à modifier. Pour sélectionner une plage, sélectionnez le premier, puis maintenez Maj enfoncée et sélectionnez le dernier. L’icône de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
2. Sélectionnez Action….
3. Dans Modify Workorders, choisissez l’action dans Select Action, et renseignez ce qu’elle demande.
4. Sélectionnez Submit.

Action	Ce qu’elle fait
Close Workorders	Clôture les ordres de travail.
Cancel Workorders	Annule les ordres de travail. Choisissez un Reason et saisissez les Reason Details.
Re-Open Workorders	Rouvre les ordres de travail.
Change type d’entité	Définit le Transporter, le transporteur routier de retour, le Bond Agent, le Clearing Agent ou le Carrier des ordres de travail. Pour l’effacer à la place, sélectionnez Remove.
Change Load Type	Définit le code du type de chargement. Sélectionnez ? pour le choisir dans une liste.
Update Container Numbers	Définit les numéros de conteneur, dans l’ordre des ordres de travail sélectionnés. Saisissez un numéro par ordre de travail, séparés par des virgules, des points-virgules ou des retours à la ligne. Sélectionnez Allow containers from other jobs pour utiliser des conteneurs qui figurent déjà dans d’autres dossiers.
Add Service(s), Remove Service(s), Change Service(s)	Ajoute, retire ou modifie les services des ordres de travail. TrakIT réinitialise ensuite chaque ordre de travail pour que ses événements et ses données correspondent à ses services, en conservant les valeurs déjà saisies. Cette action nécessite l’autorisation Reset, et un service exigé par le workflow ne peut pas être retiré.

Les ordres de travail clôturés et annulés ne peuvent pas être modifiés, sauf pour être rouverts. Pour la plupart des actions, si certains ordres de travail ne peuvent pas être modifiés, TrakIT modifie les autres et liste ceux qu’il a ignorés. Un changement de services se fait en tout ou rien : si un ordre de travail échoue, aucun n’est modifié.

Onglet Documents

L’onglet Documents liste les documents joints au dossier dans son ensemble, et la liste de contrôle des documents du dossier. Les documents ajoutés à un ordre de travail n’apparaissent que sur cet ordre de travail. Les documents que vous ajoutez ici concernent l’ensemble du dossier. Pour le reste, vous ajoutez, envoyez par e-mail et gérez les documents de la même façon que sur un ordre de travail : voir Documents.

Onglet Items

Si le workflow utilise des articles d’entrepôt, l’onglet Items liste les articles de tous les ordres de travail du dossier, avec leur quantité, leur poids, leur volume et s’ils sont engagés, et des totaux en bas. Sélectionnez Export pour télécharger la liste sous forme de fichier Excel.

Onglet Tracking

Si votre société a mis en place le suivi des transporteurs, l’onglet Tracking affiche ce que les compagnies maritimes signalent sur les conteneurs du dossier : le port de déchargement, l’heure d’arrivée et les derniers événements. L’onglet apparaît lorsque l’un des ordres de travail actifs du dossier a un numéro de conteneur et un transporteur dont le Shipping Line (SCAC) est suivi, ou lorsque le dossier a déjà été recherché.

TrakIT recherche le dossier auprès de chaque transporteur à intervalles planifiés, par son document de transport, son numéro de réservation ou ses numéros de conteneur. Pour chaque transporteur, le haut de l’onglet affiche le statut du suivi, la référence qui a permis de trouver le dossier, la date de la dernière recherche et celle de la prochaine, et la dernière erreur, s’il y en a une.

Statut	Signification
Tracking	Le dossier est recherché selon la planification.
Done	Le suivi s’est arrêté : le dossier n’a plus d’ordres de travail de conteneur actifs avec ce transporteur, ou ses conteneurs sont arrivés depuis un certain temps.
Not found	Le transporteur n’a pas reconnu le dossier après plusieurs tentatives. TrakIT le recherche une fois par jour.

La liste affiche une ligne par conteneur :

Colonne	Affiche
Container	Le numéro de conteneur. Les conteneurs signalés par le transporteur qui ne font pas partie de ce dossier sont en gris, avec la note Not in this job.
Carrier	La compagnie maritime.
POL, Port of Discharge	Le port de chargement et le port de déchargement.
Arrival	Le moment où le conteneur est arrivé (ATA), ou sinon le moment où il est attendu : ETA pour une estimation, PLN pour une heure prévue.
Vessel / Voyage	Le navire et le voyage.
Last Event	Le dernier événement signalé par le transporteur, avec son lieu et son heure.
Note	Par exemple No container events from the carrier. Une note en rouge signifie que TrakIT n’a pas pu mettre à jour un champ d’un ordre de travail.

Les heures sont affichées dans votre fuseau horaire. Sélectionnez un conteneur pour voir, dans Carrier Events, tous les événements que le transporteur a envoyés pour ce conteneur, du plus récent au plus ancien. Selon la façon dont le suivi des transporteurs est configuré, TrakIT copie aussi des valeurs comme l’heure d’arrivée et le port de déchargement dans les champs des ordres de travail.

Pour rechercher le dossier immédiatement, sélectionnez Track now. Vous pouvez le faire une fois toutes les 5 minutes pour un dossier, sauf si vous êtes administrateur système. Cela relance aussi le suivi d’un dossier dont le statut est Done ou Not found.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires du dossier. Ce sont les mêmes commentaires que sur chacun des ordres de travail du dossier : voir Commentaires.

Onglet Audit Log

L’onglet Audit Log liste les modifications apportées au dossier et à ses ordres de travail. Il n’apparaît que si votre rôle peut consulter le journal d’audit.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Work Orders :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page.
Update, Close/Cancel ou Re-open	Sélectionner des ordres de travail et utiliser Action…. Modifier les entités et le type de chargement nécessite Update ; clôturer et annuler nécessitent Close/Cancel ; rouvrir nécessite Re-open ; modifier les services nécessite aussi Reset.
Export	Exporter la liste des ordres de travail.
View Document List	Voir les documents de l’onglet Documents.
Update Events & Data	Sélectionner Track now dans l’onglet Tracking.
View Comments, Add Comments	Voir et ajouter des commentaires.
View Audit Log	Voir l’onglet Audit Log.