Écritures internes

Une écriture interne compense entre elles des lignes de produits et de charges des dossiers de votre société, au lieu de les facturer à un client ou de recevoir une facture fournisseur d’un fournisseur. Par exemple, lorsqu’un de vos dossiers effectue un travail pour un autre, comme un dossier de transport qui achemine un conteneur pour un dossier de dédouanement, le dossier de transport a une ligne de produit et le dossier de dédouanement une ligne de charge du même montant. Une écriture interne regroupe les deux lignes. Une fois qu’une ligne figure sur une écriture interne, elle ne peut plus être portée sur une facture ou une facture fournisseur, et elle n’est plus comptée parmi les lignes en attente de facture ou de facture fournisseur.

La page Internal Postings liste les écritures internes d’une société. Depuis cette page, vous pouvez retrouver une écriture interne, l’ouvrir, exporter la liste et ajouter une nouvelle écriture interne.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Internal Posting.

Une écriture interne appartient à une société, et ses lignes proviennent des dossiers financiers de cette société. Les lignes de produits et les lignes de charges doivent totaliser le même montant pour que l’écriture interne puisse être approuvée. Pour savoir comment remplir, approuver et finaliser une écriture interne, voir Écriture interne.

Note

Le nom de la référence du dossier est défini pour votre société ; le libellé du filtre peut donc différer de celui de cette page, par exemple T/D pour Transport Document.

Choisir la société et l’exercice

Les deux listes en haut déterminent les écritures internes que vous voyez :

• La société : les sociétés auxquelles vous avez accès. TrakIT mémorise votre choix.
• L’exercice : les exercices de la société, ou – All FY –. Par défaut, c’est l’exercice ouvert qui couvre la date du jour ou, à défaut, le dernier exercice ouvert. Seules les écritures internes datées dans l’exercice sont listées.

Changer de société réinitialise les filtres.

Trouver une écriture interne

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres nécessaires.
3. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page.

Filtre	Trouve
Posting Number	Les écritures internes dont le numéro de séquence contient le texte.
Référence du dossier	Les écritures internes ayant une ligne d’un dossier dont la référence contient le texte. Le libellé est le nom court de la référence du dossier défini pour votre société, par exemple T/D.
Account Status	Les écritures internes selon l’approbation de leurs lignes : Any Unapproved (au moins une ligne est en attente d’approbation), Any Approved (au moins une ligne est approuvée ou ne nécessite pas d’approbation), All Unapproved (toutes les lignes sont en attente d’approbation), All Approved (aucune ligne n’est en attente d’approbation) ou No Accounts (aucune ligne pour l’instant).
Sync Status	Show Synced Only, Show Unsynced Only ou Show Sync Errors Only, pour les écritures internes envoyées à un système comptable externe.
Posting Date, Approved Date, Finalised Date	Les écritures internes datées, approuvées ou finalisées entre les dates From et To. La flèche à côté de chaque libellé propose des périodes comme This Month ou Last Quarter.
Fin Ref	Les écritures internes dont la référence dans votre système comptable externe contient le texte.
Status	Les statuts à inclure : Draft, Approved et Finalised. Approved inclut aussi les écritures internes finalisées. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Files	With No Files ou With Files.
Created By, Approved By	Les utilisateurs qui ont ajouté ou approuvé les écritures internes.
Select Data Field	Les écritures internes dont un champ de données correspond. Choisissez le champ, puis le mode de recherche dans Search Mode : Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range ou Date Range. Select Empty Data Field trouve les écritures internes dont un champ est vide.

La liste

L’en-tête indique combien d’écritures internes correspondent, par exemple Internal Postings - 24 Found. La liste affiche 50 écritures internes par page, les plus récentes en premier. Sélectionnez une ligne pour ouvrir l’écriture interne dans un nouvel onglet.

Colonne	Affiche
ID	L’ID de l’écriture interne, attribué lors de son ajout.
Posting Date	La date de l’écriture interne.
Sequence	Le numéro que reçoit l’écriture interne lors de son approbation, ou - pour un brouillon.
Currency	La devise de l’écriture interne.
Accounts	Le nombre de lignes de l’écriture interne.
Remarks	Les remarques. Pointez sur elles pour les lire en entier.
Champs de données	Les champs de données d’écriture interne configurés pour s’afficher dans les listes, le cas échéant.
Added By	Qui a ajouté l’écriture interne.
Approved By, Finalised By	Qui l’a approuvée et finalisée, et il y a combien de temps.
Sync	Pour les écritures internes envoyées à un système comptable externe : ✓ une fois envoyée, [Error] en cas d’échec.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger sous forme de fichier Excel les écritures internes qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Outre les colonnes de la liste, le fichier contient les références des dossiers des lignes, la société, la date et l’heure de chaque étape, le statut, l’heure et la référence de synchronisation, le nombre de fichiers et tous les champs de données d’écriture interne.

Effacer les erreurs de synchronisation

Si votre société envoie les écritures internes à un système comptable externe, les administrateurs système voient aussi Clear Sync Errors. Ce bouton retire l’erreur de chaque écriture interne de la société sélectionnée dont la synchronisation a échoué, afin qu’elles apparaissent comme non synchronisées.

Ajouter une écriture interne

Une nouvelle écriture interne est ajoutée à la société sélectionnée en haut de la page.

1. Sélectionnez Add Internal Posting.
2. Vérifiez Posting Date. Au départ, c’est la date du jour. La date ne peut pas être dans le futur ni remonter à plus de 5 ans.
3. Choisissez la devise dans Currency : l’une des devises définies pour la société. TrakIT mémorise votre choix pour la prochaine fois.
4. Saisissez des remarques dans Remarks, si nécessaire.
5. Sélectionnez Add.

TrakIT ajoute l’écriture interne à l’état Draft. Ouvrez-la depuis la liste pour affecter ses lignes de produits et de charges : voir Écriture interne.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Internal Posting	Read	Ouvrir la page et voir les écritures internes des sociétés auxquelles vous avez accès.
Internal Posting	Create	Ajouter des écritures internes.
Internal Posting	Export	Exporter la liste.

Clear Sync Errors est réservé aux administrateurs système.