Congés

TrakIT peut gérer les congés de vos employés. Les employés demandent des congés, leur responsable et les éventuels autres approbateurs statuent, et TrakIT tient un solde de jours pour chaque employé et chaque type de congé. Les congés approuvés sont inscrits dans les présences, et les chiffres sont prêts pour la paie.

Les congés se configurent séparément pour chaque société, sur la page Configuration des congés. Pour commencer, voir Configurer les congés d’une société.

Employés et responsables

Les employés sont des utilisateurs TrakIT qui ont une fiche employé : voir Employé. Seuls les utilisateurs qui ont une fiche employé peuvent demander un congé, et ils demandent les types de congé de leur propre société. Le module des congés utilise aussi ces informations de la fiche employé :

Information	Utilisée pour
Manager	Le premier approbateur de chaque demande. Un employé sans responsable ne peut pas demander de congé. Lorsque le responsable d’un employé change, les demandes qui attendent la décision de l’ancien responsable passent au nouveau.
Department	Les niveaux d’approbation configurés pour un service, et les chiffres par service des rapports.
Start Date	L’ancienneté minimale qu’un type de congé peut exiger, le calcul au prorata de la première acquisition d’un nouvel employé, et la date des acquisitions à la date anniversaire.
Status	Les employés qui sont partis (Resigned, Terminated ou Retired) n’acquièrent plus de jours.
Gender	Les types de congé réservés à un seul sexe.

Types et politiques de congés

Chaque société a ses propres types de congé, par exemple les congés annuels, les congés maladie et les congés non rémunérés. Un type est rémunéré ou non rémunéré, peut autoriser les demi-journées, et peut exiger une pièce justificative au-delà d’un certain nombre de jours.

Chaque type a une politique, conservée en versions datées : la façon dont les jours sont crédités, le droit annuel, les limites d’utilisation des jours, ce que deviennent les jours non utilisés en fin d’année, si le solde peut descendre en dessous de zéro, et le nombre de niveaux d’approbation nécessaires aux demandes. TrakIT utilise la version en vigueur à la date concernée, par exemple le premier jour du congé : une modification de la politique à partir d’une date laisse donc les congés antérieurs soumis aux règles qui s’appliquaient alors.

Voir l’onglet Leave Types et l’onglet Policy Rules.

Décompte des jours

Une demande couvre chaque jour calendaire, de son premier à son dernier jour. TrakIT compte chaque jour ainsi :

• 0 pour un samedi ou un dimanche ;
• 0 pour un jour férié du pays de la société de l’employé, tel qu’indiqué sur la page Country Holidays ;
• 0,5 pour une demi-journée, qui peut être le premier ou le dernier jour lorsque le type de congé autorise les demi-journées ;
• 1 pour tout autre jour.

Par exemple, un congé du jeudi au mardi suivant, sans jour férié, compte 4 jours.

Les années de congés sont des années civiles. Une demande est comptée dans l’année où elle commence, même lorsqu’elle se poursuit sur l’année suivante.

Soldes

Chaque employé a un solde pour chaque type de congé et chaque année de congés :

Chiffre	Signification
Opening	Les jours reportés de l’année précédente.
Accrued	Les jours crédités par acquisition pendant l’année.
Used	Les jours de congés approuvés, moins les jours de congés approuvés annulés ensuite.
Adjusted	Les jours ajoutés ou retirés par les RH, y compris les soldes d’ouverture importés.
Encashed	Les jours monétisés.
Lapsed	Les jours perdus en fin d’année, ou lorsque des jours reportés expirent.
Closing	Le solde : Opening + Accrued + Adjusted − Used − Encashed − Lapsed.

Les employés voient leurs propres soldes sur Mes congés, et les RH et les responsables dans le rapport Leave Balance.

Le registre des congés

Chaque modification d’un solde est une écriture dans le registre des congés de l’employé : une acquisition, l’utilisation de jours par un congé approuvé, la contre-passation d’un congé annulé, un ajustement, un report ou une perte. Les chiffres du solde sont les totaux de ces écritures. Une écriture n’est jamais modifiée ni supprimée : une correction est une nouvelle écriture.

Aucune écriture ne peut retirer plus de jours que n’en contient le solde. Le solde Closing ne peut pas descendre en dessous de zéro ni, si la politique du type autorise un solde négatif, en dessous de moins sa limite. TrakIT refuse alors l’écriture avec le message Insufficient leave balance. Cela s’applique à chaque déduction, y compris aux congés non rémunérés : les types de congé non rémunérés ont donc besoin d’une politique qui autorise un solde négatif. Voir Types rémunérés et non rémunérés.

Acquisition

L’acquisition est la façon dont les employés gagnent des jours. TrakIT l’exécute une fois par jour pour chaque société qui a des types de congé actifs, et ne crédite chaque période qu’une seule fois : un jour manqué est donc rattrapé à l’exécution suivante. Ce qu’il crédite dépend du réglage Accrual Frequency de la politique :

Fréquence	Quand TrakIT crédite Days per Cycle	Calcul au prorata
Fixed grant	Jamais : TrakIT ne crédite rien de lui-même. Les RH attribuent leurs jours aux employés avec un fichier de soldes d’ouverture.	–
Monthly	Au début de chaque mois.	Avec Pro-rate new joiners, un employé qui commence en cours de mois reçoit une part proportionnelle aux jours où il est employé.
Yearly	En janvier, aux employés en poste en janvier. Les employés qui arrivent plus tard dans l’année reçoivent leur premier crédit en janvier de l’année suivante.	Avec Pro-rate new joiners, un employé qui commence en cours de janvier reçoit une part correspondant à la partie de l’année où il est employé.
On anniversary	Le mois de la Start Date de l’employé, à partir du premier anniversaire.	Jamais calculé au prorata.

TrakIT réduit un crédit pour que les acquisitions de l’année ne dépassent pas la valeur Annual Entitlement de la politique, lorsqu’elle est définie, et que le solde ne dépasse pas sa valeur Max Balance. Les employés qui sont partis n’acquièrent rien, et rien n’est acquis non plus pour les types de congé inactifs ou les types sans politique pour la période.

Fin d’année : report et perte

À partir du 1er janvier, TrakIT clôture l’année de congés précédente pour chaque employé et chaque type de congé, en appliquant la politique en vigueur au 31 décembre :

• Si Carry Forward est autorisé, le solde de clôture passe sur la nouvelle année, dans la limite du maximum de la politique, comme Opening de la nouvelle année. Le reste est perdu.
• S’il n’est pas autorisé, la totalité du solde de clôture est perdue.
• Un solde nul ou négatif ne reporte rien. Un solde négatif reste dans l’ancienne année, et rien n’est reporté sur la nouvelle.

Les jours perdus apparaissent dans le chiffre Lapsed de l’ancienne année. L’exécution se répète chaque jour de janvier, si bien qu’un jour manqué est rattrapé, et elle ne reporte jamais deux fois le même solde.

Si la politique définit Expires after months, les jours reportés encore inutilisés ce nombre de mois après le 1er janvier sont perdus. TrakIT considère comme perdu le plus petit des deux nombres, les jours reportés ou le solde actuel, car les jours que l’employé a pris entre-temps sont sortis du même solde.

Ajustements et soldes d’ouverture

Les RH ajoutent ou retirent des jours en chargeant un fichier dans l’onglet Opening Balances : en général, les soldes que les employés avaient lorsque votre société a commencé à gérer les congés dans TrakIT, puis toute correction ultérieure. Chaque ligne est un ajustement, qui apparaît dans le chiffre Adjusted.

Demande de congé et approbation

1. L’employé fait sa demande sur Mes congés : il choisit le type de congé et les dates, et TrakIT affiche les jours comptés, le solde restant et tout problème avant qu’il ne soumette la demande. Il peut aussi enregistrer la demande comme brouillon et la soumettre plus tard.
2. Lorsqu’il la soumet, TrakIT vérifie qu’il a un responsable, que le type de congé lui est accessible, qu’il a l’ancienneté minimale en jours fixée par la politique, que le congé comporte des jours ouvrés et pas plus de jours consécutifs que la politique n’en autorise, qu’il ne chevauche pas une autre demande en attente ou approuvée, et, pour un type rémunéré, que son solde le couvre, sauf si la politique autorise un solde négatif.
3. Si la politique exige une approbation, la demande passe au statut Pending et est envoyée au responsable de l’employé. Sinon, elle est approuvée immédiatement et ses jours sont déduits.
4. Le responsable l’approuve ou la rejette sur Approbation des congés. Un rejet exige un motif.
5. Après l’approbation du responsable, la demande peut passer à un deuxième et à un troisième approbateur, selon la configuration de la matrice d’approbation. Une demande qui attend trop longtemps à ces niveaux peut être transmise au niveau supérieur.
6. À l’approbation finale, TrakIT déduit les jours du solde et les inscrit dans les présences.

Les approbateurs peuvent confier leurs approbations à un autre utilisateur pendant une période, par exemple lorsqu’ils sont eux-mêmes absents : voir Approbation des congés. Chaque décision, escalade et annulation est aussi ajoutée aux notes de la demande.

Statuts

Statut	Signification
Draft	Enregistrée par l’employé mais pas soumise. Rien n’est encore vérifié ni déduit.
Pending	Soumise et en attente d’un approbateur.
Approved	Approuvée définitivement. Ses jours sont déduits du solde et inscrits dans les présences.
Rejected	Rejetée par un approbateur.
Cancelled	Annulée par l’employé.

Annulation

Les employés annulent leurs propres demandes sur Mes congés. Une demande en brouillon ou en attente peut être annulée à tout moment. Une demande approuvée ne peut être annulée qu’avant son premier jour : ses jours reviennent au solde, et les jours de présence qu’elle avait définis repassent à Present.

Une demande comprise dans une période de paie clôturée ne peut être ni annulée, ni modifiée, ni faire l’objet d’une décision.

Congés et présences

Lorsqu’une demande est approuvée définitivement, TrakIT marque chacun de ses jours de congé dans les présences : On Leave pour une journée entière, Half Day Leave pour une demi-journée, avec le nom du type de congé dans les remarques. Les week-ends et les jours fériés restent tels quels. TrakIT ajoute le jour aux présences s’il n’y figure pas encore.

Lorsqu’une demande approuvée est annulée, ses jours repassent à Present, sauf si quelqu’un les a modifiés dans les présences entre-temps.

Absence non rémunérée

Une fois par jour, TrakIT examine les présences de la veille. Un employé marqué Absent sans congé approuvé pour ce jour reçoit une demande approuvée d’une journée, du type de congé non rémunéré de la société, marquée comme absence non rémunérée (LOP). Son motif indique que l’employé était absent sans congé approuvé. Le jour reste Absent dans les présences.

Pour que cela fonctionne, la société doit avoir un type de congé non rémunéré actif dont la politique autorise un solde négatif : voir Types rémunérés et non rémunérés. Sans ce type, l’absence n’est pas convertie. Les jours d’absence non rémunérée apparaissent sous LOP dans les rapports de congés.

Périodes de paie

Lorsque la paie a utilisé les chiffres de congés d’une période, les RH clôturent la période dans l’onglet Payroll Cut-off. Les demandes qu’elle comprend sont alors figées : personne ne peut les modifier, les annuler ni statuer dessus tant que les RH ne rouvrent pas la période.

Le rapport Monthly Summary donne les jours de congés rémunérés, de congés non rémunérés et d’absence non rémunérée de chaque employé sur un mois. Les systèmes de paie peuvent lire les mêmes chiffres via l’API TrakIT, lorsque le support TrakIT le configure. Chaque clé qu’utilise un système de paie vaut pour une seule société.

Notifications

Quand	Qui est informé	Comment
Une demande qui exige une approbation est soumise	Le responsable de l’employé	E-mail
Une demande approuvée à un niveau passe au suivant	L’approbateur suivant	Message dans la messagerie et e-mail
Une demande est approuvée définitivement ou rejetée	L’employé	E-mail, avec le motif en cas de rejet
Une demande est transmise au niveau supérieur	Le nouvel approbateur et l’approbateur initial	Message dans la messagerie et e-mail
Un approbateur délègue ses approbations	Le délégué	Message dans la messagerie et e-mail

Les e-mails ne sont envoyés qu’aux utilisateurs qui ont une adresse e-mail dans TrakIT.

Les pages du module

Page	Emplacement	Utilisez-la pour
Mes congés	HR > My Leaves	Demander un congé, suivre vos demandes, voir vos soldes et votre calendrier des congés.
Approbation des congés	HR > Leaves > Approval	Approuver ou rejeter les demandes qui vous attendent, voir les congés de votre équipe et déléguer vos approbations.
Rapports de congés	HR > Leaves > Reports	Établir les rapports de solde, d’utilisation, par service, de récapitulatif mensuel et des approbations en attente.
Configuration des congés	HR > Leaves > Configuration	Configurer les types de congé, les politiques, les niveaux d’approbation, les soldes d’ouverture et les périodes de paie.

Qui fait quoi

Les autorisations des congés se trouvent dans la section Leave Management d’un rôle :

Autorisation	Habituellement pour	Vous permet de
Read	Tous les employés	Ouvrir My Leaves : voir vos demandes, vos soldes et votre calendrier des congés, et annuler vos demandes.
Create	Tous les employés	Demander un congé et enregistrer des brouillons.
Approve/Reject Leave	Les responsables et les autres approbateurs	Ouvrir Leave Approvals : statuer sur les demandes qui vous attendent, qui vous ont été déléguées ou qui vous ont été transmises par escalade, voir les congés de votre équipe et déléguer vos approbations.
View Team Leave	Les responsables	Établir les rapports de congés pour vos collaborateurs directs.
Adjust Balance	Les RH	Charger les soldes d’ouverture et les corrections sur Leave Configuration, ce qui exige aussi Configure Leave Policy, et établir les rapports de congés pour tous les employés.
Configure Leave Policy	Les RH	Ouvrir Leave Configuration et configurer les congés, et établir les rapports de congés pour tous les employés. Un utilisateur RH qui a cette autorisation peut aussi être choisi comme approbateur Role dans la matrice d’approbation.

Update et Delete dans cette section ne sont pas utilisées par les pages des congés. Les autorisations RH s’appliquent à votre société et aux sociétés auxquelles vous avez accès. Les administrateurs système ont toutes les autorisations, dans toutes les sociétés.