Créer un dossier

La page Create New Job crée un dossier dans un workflow, avec un ordre de travail pour chaque conteneur ou chargement. Vous pouvez aussi l’utiliser pour ajouter des ordres de travail à un dossier qui existe déjà.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Create sur la page Dossiers. Pour la suite, jusqu’à la clôture des ordres de travail, voir Du dossier à l’ordre de travail clôturé.

Les champs de cette page dépendent du workflow que vous choisissez : un administrateur définit les champs d’en-tête que chaque workflow affiche et ceux qui sont obligatoires. Les champs obligatoires sont signalés sur la page.

Créer un dossier

1. Sélectionnez le workflow dans [ Select a Workflow ]. Le reste du formulaire apparaît.
2. Remplissez l’en-tête du dossier. Laissez Create New sélectionné.
3. Sélectionnez les Job Types et les Services qui s’appliquent, si le workflow en a.
4. Remplissez les champs des données du dossier que vous connaissez.
5. Sous Work Orders, saisissez les conteneurs ou les chargements, un ordre de travail pour chacun, avec un formulaire ou depuis Excel ou un fichier CSV.
6. Sélectionnez Create.

TrakIT crée le dossier et ses ordres de travail, ouvre le premier ordre de travail dans un nouvel onglet du navigateur, et vous ramène à la page Dossiers. Pour quitter la page sans rien créer, sélectionnez Cancel.

Si quelque chose manque ou est incorrect, un message vous indique ce qu’il faut corriger, et rien n’est créé.

Ajouter des ordres de travail à un dossier existant

1. Sélectionnez le workflow du dossier existant.
2. Saisissez la référence du dossier existant.
3. Sélectionnez Add To Existing. TrakIT trouve le dossier dans le workflow sélectionné et remplit les champs d’en-tête à partir de ses ordres de travail.
4. Vérifiez les champs d’en-tête, puis saisissez les nouveaux ordres de travail.
5. Sélectionnez Create.

Les nouveaux ordres de travail reçoivent aussi les événements et les données au niveau du dossier des ordres de travail existants du dossier.

En-tête du dossier

Champ	Ce qu’il faut saisir
Référence du dossier	La référence du dossier, par exemple le numéro du connaissement. Son libellé est défini pour votre société, par exemple Transport Document. Si le workflow numérote les dossiers automatiquement, le numéro suivant est déjà saisi ; sélectionnez Re-generate pour en obtenir un nouveau. Un nouveau dossier ne peut pas reprendre une référence existante.
Responsible Person	L’utilisateur responsable des ordres de travail. Le champ contient au départ votre nom, ou le responsable par défaut du workflow. Tapez un nom et sélectionnez l’utilisateur dans la liste. Si le workflow attribue toujours son responsable par défaut, TrakIT utilise cette personne.
Customer	Le client.
Shipper, Receiver	Le chargeur et le réceptionnaire. Same as Customer est sélectionné par défaut ; décochez-le pour choisir une autre entité.
Carrier	Le transporteur.
Country of Origin, Final Destination	Les pays.
Origin Location, Destination Location	Le premier et le dernier lieu des ordres de travail.
Commodity	La marchandise. Si le workflow a une liste de marchandises, choisissez-en une dans la liste.
Incoterms	Un ou plusieurs Incoterms.
Bond Agent, Clearing Agent, Transporter	Les entités qui traitent les ordres de travail. Un second champ de transporteur routier, pour le transporteur routier de retour, peut aussi apparaître ; son libellé est défini pour votre société.
Cargo Type	Le type de marchandise.
Remarks For Job	Des remarques sur le dossier.
Select Job Types	Les types de dossier qui s’appliquent, ou No Job Types. Si le workflow exige un type de dossier, No Job Types n’apparaît pas.
Select Services	Les services qui s’appliquent, ou No Services. Si le workflow exige un service, No Services n’apparaît pas.

Le client, le chargeur, le réceptionnaire, les Incoterms, le type de marchandise, les types de dossier, les services, les remarques et les données du dossier appartiennent au dossier : ils n’apparaissent donc que lorsque vous créez un nouveau dossier.

Selon votre rôle, une icône plus à côté du nom d’un champ vous permet d’ajouter une entité ou un lieu qui ne figure pas encore dans la liste.

Données du dossier

Job Data liste les événements et les champs de données du workflow qui sont enregistrés une seule fois pour l’ensemble du dossier. La liste peut changer lorsque vous sélectionnez le client, les types de dossier ou les services.

• Saisissez une Value, et des Remarks si nécessaire. Certains champs vous permettent de choisir dans une liste.
• Certains champs exigent des remarques lorsque vous saisissez une valeur : leur texte indicatif affiche Remarks required if Value entered.
• Les champs que vous ne pouvez pas modifier sont grisés.

Les valeurs qui ne passent pas la validation du champ sont ignorées sans avertissement : vérifiez-les donc dans l’ordre de travail après l’avoir créé.

Ordres de travail

Choisissez comment saisir les ordres de travail dans Select Input Method : Form ou Excel/CSV. Vous pouvez créer jusqu’à 100 ordres de travail à la fois.

Saisir les ordres de travail dans un formulaire

1. Sélectionnez Form.
2. Dans Number of Work Orders, sélectionnez le nombre d’ordres de travail à créer. Une ligne apparaît pour chacun.
3. Remplissez chaque ligne. Les colonnes dépendent du workflow :
   • Container Nr. : lorsque vous quittez le champ, TrakIT remplit le Type s’il connaît le conteneur.
   • L’ID de chargement, pour les chargements sans conteneur. Son libellé est défini pour votre société.
   • Weight en kilogrammes et Volume en mètres cubes.
   • Seal Number.
   • Type : le code du type de conteneur. Sélectionnez l’icône de recherche pour le choisir dans une liste.
   • Shipper Owned, pour les conteneurs qui appartiennent au chargeur.

Dans la première ligne, l’icône de copie à côté de Weight, Volume ou Type copie la valeur dans toutes les lignes. Pour supprimer une ligne, sélectionnez la croix rouge à son extrémité.

Coller les ordres de travail depuis Excel ou un fichier CSV

1. Sélectionnez Excel/CSV.
2. Dans Enter or Paste Data, saisissez un ordre de travail par ligne, avec les champs séparés par des virgules ou des tabulations, dans l’ordre des colonnes indiqué à côté de la zone. Laissez un champ vide si vous n’avez pas l’information. Vous pouvez copier et coller des lignes directement depuis Excel.
3. Pour partir d’une feuille de calcul qui a les bonnes colonnes, sélectionnez Download Sample Excel.

Les colonnes peuvent inclure le conteneur, l’ID de chargement, Weight (kg), Volume (m3), Seal Number, Load Type et Shipper Owned (Y/N), selon le workflow. Si certaines lignes comportent des erreurs lorsque vous sélectionnez Create, la Work Order Error List les affiche par ligne.

Contrôles sur chaque ordre de travail

Avant de créer quoi que ce soit, TrakIT contrôle chaque ordre de travail :

• Le numéro de conteneur est valide, si le workflow contrôle les numéros de conteneur.
• Les numéros de conteneur, les ID de chargement et les numéros de scellé ne sont pas répétés dans la liste.
• Le conteneur ou l’ID de chargement ne figure pas déjà dans un ordre de travail actif. Pour ignorer ce contrôle, sélectionnez l’option Allow Container/… already active in another workflow sous Options (son libellé inclut le nom que votre société donne à l’ID de chargement). Les numéros de conteneur commençant par TBA ne sont pas contrôlés.
• Le poids est un nombre de 0 à 50 000 000, et le volume un nombre supérieur à 0 et inférieur à 1 000 000.
• Les champs obligatoires du workflow sont remplis.

Remplir le formulaire à partir d’un PDF de connaissement

Si votre société l’a mis en place et que votre rôle le permet, AI PDF Extraction… apparaît après que vous avez sélectionné le workflow. Cette fonction lit le PDF d’un connaissement et remplit le formulaire à votre place.

1. Sélectionnez AI PDF Extraction….
2. Dans Upload File, sélectionnez le PDF du connaissement.
3. Cochez la case pour confirmer que vous acceptez de charger le document sur la plateforme GetBL.ai pour l’OCR et l’extraction automatique des champs.
4. Sélectionnez Extract.

TrakIT remplit ce qu’il trouve : la référence du dossier, le client, le chargeur, le réceptionnaire et le transporteur, les pays, les champs de données du workflow activés pour l’extraction, et une ligne d’ordre de travail par conteneur, avec son numéro, son scellé et son poids. Les champs qu’il remplit remplacent ce que vous aviez saisi ; les champs qu’il ne trouve pas restent vides.

Attention

L’extraction peut ne pas être exacte pour tous les documents. Vérifiez chaque champ avant de sélectionner Create.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Work Orders :

Autorisation	Vous permet de
Create	Ouvrir la page et créer des dossiers et des ordres de travail.
Update Events & Data	Saisir les données du dossier. Sans cette autorisation, les champs des données du dossier sont grisés.
AI PDF Extraction	Voir AI PDF Extraction…, si votre société l’a mis en place.

Les icônes plus nécessitent des autorisations dans d’autres sections : Create dans la section Entity Management pour ajouter une entité, et Create Location dans la section Geo Data & Locations pour ajouter un lieu. La fenêtre contextuelle Create New Location nécessite aussi Read dans cette section, et l’enregistrement du lieu y nécessite Create.

Vous ne pouvez choisir que les workflows auxquels vous avez accès.