Fiches de formation

La page Employee Training Records liste les fiches de formation des employés d’une société : une ligne par employé et par formation, avec son statut, sa date limite, son score et son certificat. C’est ici que vous marquez des formations comme terminées pour les employés, que vous approuvez les formations qu’ils ont soumises, que vous les dispensez de formations, que vous réinitialisez les formations non réussies ou expirées, et que vous téléchargez les certificats.

Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > Training > Records.

Les fiches sont créées lorsqu’une formation est affectée, sur la page Affectations de formation. Pour savoir comment les statuts se succèdent, voir Formation.

Choisir la société

La liste en haut de la page détermine les fiches que vous voyez : celles des employés d’une société. Elle contient les sociétés auxquelles vous avez accès, s’ouvre sur votre propre société, et est grisée si vous n’en avez qu’une. Changer de société réinitialise les filtres.

Les employés dont le statut est Terminated, Resigned ou Retired sont exclus, tout comme les formations qui ont été supprimées.

Trouver des fiches

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Filtre	Trouve
Employee	N’importe quelle partie du nom de l’employé.
Training	Les fiches d’une formation. La liste contient les formations actives que la société peut utiliser.
Department	Les fiches des employés d’un service.
Status	Les fiches qui ont un statut donné.
Mandatory	Yes pour les fiches des formations obligatoires, No pour les autres.
Overdue Only	Les fiches encore Pending ou In Progress dont la date limite est passée.

Un filtre utilisé est mis en évidence. Reset efface les filtres. TrakIT mémorise si vous avez laissé le panneau des filtres ouvert ou fermé.

Pour lister les formations en attente d’approbation, choisissez In Progress dans Status.

La liste

Le titre indique le nombre de fiches qui correspondent, par exemple Records Found - 48. La liste affiche 25 fiches par page, triées par date limite (les fiches sans date limite en premier), puis par nom d’employé.

Colonne	Affiche
Employee	Le nom de l’employé, avec son Employee ID en dessous.
Training	Le code de la formation, avec son titre en dessous.
Department	Le service de l’employé.
Status	Le statut de la fiche.
Due Date	La date limite, ou -. En rouge une fois la date passée, tant que la fiche est Pending ou In Progress.
Completed On	Le jour où la formation a été terminée.
Score	Le score saisi lorsque la formation a été marquée comme terminée : en vert pour une réussite et en rouge pour un échec, pour une formation qui a un seuil de réussite.
Cert Expiry	La date d’expiration du certificat, ou -. En orange dans les 30 jours qui précèdent l’expiration, et en rouge, avec (Expired), une fois qu’elle est passée.
(icônes)	Ce que vous pouvez faire avec la fiche. Voir ci-dessous.

Une ligne apparaît en rouge lorsque la formation est en retard, Expired ou Failed, et en gris lorsqu’elle est Waived.

Les icônes dépendent du statut de la fiche :

Icône	Nom	Sur	Ce qu’elle fait
Coche dans un cercle	Mark Complete	Les fiches Pending et In Progress	Marque la formation comme terminée, ou approuve une formation soumise.
Cercle barré	Waive	Les fiches Pending et In Progress	Dispense l’employé de la formation.
Flèches en cercle	Reset to Pending	Les fiches Expired et Failed	Réinitialise la fiche pour que l’employé puisse suivre de nouveau la formation.
PDF	Download Certificate	Les fiches Completed	Télécharge le certificat.

Vous ne voyez les trois premières que si votre rôle a Update dans la section Employee Training.

Marquer une formation comme terminée

Enregistrez une formation qu’un employé a suivie, par exemple une formation assurée par un prestataire externe :

1. Sélectionnez Mark Complete (la coche) sur la fiche.
2. Mark Training Complete affiche la formation et l’employé. Saisissez le Score (%) si la formation comportait un test, ou laissez ce champ vide.
3. Saisissez des Notes si nécessaire, jusqu’à 500 caractères.
4. Décidez pour Requires Approval. Cette case est cochée au départ pour une formation Classroom / In-Person :
   • Décochez-la pour terminer la formation maintenant.
   • Laissez-la cochée pour enregistrer la formation comme soumise pour approbation : elle reste alors In Progress jusqu’à ce qu’elle soit approuvée.
5. Sélectionnez Mark Complete.

Lorsque la formation est terminée, TrakIT l’enregistre comme terminée à la date du jour et délivre son certificat, dont la date d’expiration est calculée à partir d’aujourd’hui. Si la formation a un seuil de réussite et que le score saisi est inférieur à ce seuil, la formation est enregistrée comme Failed à la place : réinitialisez-la lorsque l’employé doit la suivre de nouveau.

Approuver une formation soumise

Une formation en attente d’approbation a le statut In Progress. Il s’agit soit d’une formation Classroom / In-Person qu’un employé a soumise sur la page Mes formations, soit d’une formation enregistrée ici avec Requires Approval coché. Pour l’approuver, marquez-la comme terminée sans approbation :

1. Choisissez In Progress dans Status, et sélectionnez Search.
2. Sélectionnez Mark Complete (la coche) sur la fiche.
3. Décochez Requires Approval.
4. Saisissez le Score (%), si la formation comportait un test, et éventuellement des Notes.
5. Sélectionnez Mark Complete.

La formation devient Completed, avec son certificat. Sa date d’achèvement, et donc la date d’expiration de son certificat, partent du jour où vous l’approuvez.

Il n’existe aucune action pour refuser une soumission : laissez-la In Progress, ou dispensez l’employé de la formation s’il n’en a pas besoin.

Dispenser un employé d’une formation

Dispensez un employé d’une formation qu’il n’a pas besoin de suivre, par exemple parce qu’il possède déjà une qualification équivalente :

1. Sélectionnez Waive (le cercle barré) sur une fiche Pending ou In Progress.
2. Dans Waive Training, renseignez Reason. Ce champ est obligatoire, jusqu’à 500 caractères.
3. Sélectionnez Waive.

La fiche devient Waived et apparaît en gris. Une fiche dont l’employé a été dispensé ne peut pas être remise à Pending depuis cette page.

Réinitialiser une formation non réussie ou expirée

Réinitialiser une fiche permet à l’employé de suivre de nouveau la formation :

1. Sélectionnez Reset to Pending (les flèches en cercle) sur une fiche Failed ou Expired.
2. Sélectionnez OK pour confirmer Reset this record back to Pending?.

La fiche repasse à Pending : sa date d’achèvement, son score et son certificat sont effacés. Sa date limite ne change pas ; la fiche peut donc apparaître en retard immédiatement. Modifier la date limite de l’affectation sur la page Affectations de formation la modifie pour toutes les fiches Pending de l’affectation.

Lorsqu’un certificat expire, TrakIT ajoute déjà une nouvelle fiche Pending pour la formation (voir Certificats et renouvellement). Ne réinitialisez une fiche Expired que si l’employé n’a pas une telle fiche ; sinon, il aurait la formation à faire deux fois.

Télécharger un certificat

Sélectionnez l’icône PDF (Download Certificate) sur une fiche Completed. Le certificat s’ouvre au format PDF dans un nouvel onglet, où vous pouvez l’enregistrer ou l’imprimer. Pour savoir ce qu’il affiche, voir Certificats et renouvellement.

Messages

Message	Que faire
Training marked as completed.	Rien : la formation est terminée, ou Failed si le score était inférieur au seuil de réussite. Vérifiez le statut dans la liste.
Training submitted and awaiting approval.	Rien : la formation reste In Progress jusqu’à ce qu’elle soit approuvée.
A reason is required to waive a training.	Renseignez Reason.
Score must be a number.	Saisissez le score sous forme de nombre, par exemple 85 ou 85.5, sans le signe %.
Notes contains prohibited content.	Retirez toute balise HTML des notes ou du motif, et ne les commencez pas par =, + ou @.
Training is already marked as completed., Only Pending or In Progress trainings can be waived. ou Only Failed or Expired records can be reset.	La fiche a changé après l’affichage de la liste. Sélectionnez Search pour actualiser la liste.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Employee Training :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, voir les fiches de formation des sociétés auxquelles vous avez accès, et télécharger les certificats.
Update	Marquer des formations comme terminées, les approuver, en dispenser les employés et les réinitialiser.