Concevoir un workflow

Un workflow décrit un type de dossier du début à la fin : les étapes que suivent ses ordres de travail, les détails qu’ils enregistrent, les documents dont ils ont besoin, ce que TrakIT fait de lui-même en cours de route, et qui peut faire quoi. Ce guide s’adresse aux administrateurs qui configurent un nouveau workflow. Il commence par un plan sur papier, puis construit le workflow dans l’ordre qui fonctionne, puisque chaque étape utilise ce que les précédentes ont mis en place, et se termine par un dossier de test.

Pour ce que les utilisateurs font avec le workflow terminé, voir Du dossier à l’ordre de travail clôturé. Si vous configurez une toute nouvelle société, commencez par Configurer une société.

L’exemple suivi tout au long du guide est un workflow d’import maritime, Sea Import - Port to Door, avec le code IMPSEA : les conteneurs sont déchargés, dédouanés, livrés au client et retournés vides. Les menus que vous voyez dépendent de votre rôle et de la façon dont votre société a configuré TrakIT. Les chemins de cette page sont ceux du menu standard.

Qui : Create et Update dans la section WorkFlow Definitions, et l’accès au workflow. Certaines étapes sont réservées aux administrateurs système, comme l’indique chacune d’elles.

1. Planifier les étapes

Réglez d’abord ces questions ; il est plus difficile de les modifier une fois que des dossiers sont en cours.

Les étapes, dans l’ordre. Chaque étape est un événement, enregistré avec une date et une heure. Les utilisateurs doivent les enregistrer dans l’ordre de l’onglet Events du workflow, sauf si le workflow ignore la séquence. Les dates estimées, comme une ETA, sont des événements donnés à titre d’information : elles peuvent se situer dans le futur et hors de l’ordre.
Ce qui rend un ordre de travail complet. Marquez comme requis les événements et les champs de données qui doivent être remplis. Lorsque tous ont une valeur autre que TBA (NA compte), l’ordre de travail se clôture de lui-même. Sans événements ni données requis, un utilisateur ou une action du workflow doit clôturer chaque ordre de travail.
Dossier ou ordre de travail. Une étape qui a lieu une seule fois pour tous les conteneurs, comme le déchargement ou le dédouanement, s’applique au dossier : les utilisateurs l’enregistrent une fois pour tous les ordres de travail.
Les détails à enregistrer, sous forme de champs de données : références, montants, dates, entités, lieux.
Qui réalise chaque étape : le rôle propriétaire, les rôles qui peuvent la voir ou la modifier, et son échéance.
Ce qui doit se passer de soi-même : e-mails au client, rappels, champs remplis, clôture de l’ordre de travail.
Ce qu’il faut mesurer (les KPI, indicateurs clés de performance), les documents dont le dossier a besoin, et les formulaires que les utilisateurs impriment.
Les variantes. Plutôt qu’un workflow par variante, utilisez les services et les types de dossiers : les événements, les formulaires et les postes peuvent être limités à certains d’entre eux, et les KPI à certains services.

Pour l’exemple :

Étape	Événement ou champ de données	S’applique à	Requis	Notes
ETA	Événement `ETA`, à titre d’information	Dossier	Non	Estimée, peut se situer dans le futur.
Discharged	Événement `DISCH`	Dossier	Oui	Démarre le suivi des surestaries.
Numéro de déclaration en douane	Champ de données texte `CUSTREF`	Dossier	Oui
Customs Cleared	Événement `CUSTCLR`	Dossier	Oui	Exige `CUSTREF`.
Delivered	Événement `DELIV`	Ordre de travail	Oui	KPI depuis `DISCH`, cible 72 heures.
Empty Returned	Événement `EMPTYRET`	Ordre de travail	Oui	Arrête le suivi des surestaries. NA autorisé, pour les conteneurs appartenant au chargeur.

2. Vérifier les tables de référence

Un workflow est construit à partir de listes partagées dans Admin > Masters > Master Tables. Vérifiez qu’elles contiennent ce dont votre plan a besoin :

Master Event/Data : chaque événement et chaque champ de données part d’un élément de référence, comme Discharged ou Customs Entry Number. Les éléments de référence sont généraux ; le workflow ajoute la partie spécifique. L’élément de référence d’un champ de données définit aussi son type de données.
Workflow Services et Job Types ouverts à la société du workflow.
KPI Definitions, les noms des KPI.
Les types Delay Tracking, si vous suivez les surestaries ou la détention, et les Reasons des annulations.

Le workflow a aussi besoin d’un groupe de workflows. Seuls les administrateurs système ajoutent des entrées de référence et des groupes de workflows.

3. Créer le workflow

Sélectionnez Admin > Workflow Definitions, puis Create.
Saisissez le Workflow Code (IMPSEA) et le Workflow Name, et choisissez le Workflow Type, ici Import. Le type ne peut pas être modifié par la suite, et le workflow ne propose que des services de son type.
Choisissez le Workflow Group et la Responsible Company.
Choisissez Geo Assigned 1 et Geo Assigned 2, par exemple la région d’origine et le pays de destination. Ces zones géographiques déterminent qui obtient l’accès (voir l’étape 12).
Saisissez les Default Free Days, puis sélectionnez Create.

Le nouveau workflow est inactif : personne ne peut y créer de dossiers tant que vous n’avez pas activé Active à l’étape 13. Voir Créer un workflow.

Si un workflow similaire existe, vous pouvez plutôt partir d’une copie : Dupliquer un workflow liste ce qui est copié et ce que vous devez configurer de nouveau.

4. Choisir les paramètres

Sélectionnez l’icône crayon (Edit Workflow). Les paramètres Operations déterminent le comportement des ordres de travail pour les utilisateurs :

Paramètre	Détermine
Auto-generate	Si TrakIT numérote les nouveaux dossiers, ou si les utilisateurs tapent la référence du dossier.
WO Responsible	Qui devient responsable des nouveaux ordres de travail.
Abandoned After	Au bout de combien de jours sans événement un ordre de travail devient Abandoned.
Ignore Event Sequence, Enforce Chronological Order	Si les événements doivent être enregistrés dans l’ordre, et dans l’ordre des dates.
Service Mandatory	Si chaque ordre de travail doit avoir un service.
Commodity List	Si les utilisateurs choisissent la marchandise dans une liste.
Status Email Template	La mise en page des e-mails de mise à jour de statut envoyés au client lorsque le dernier événement qu’il peut voir change.
Prevent Document Deletion, Enable Assets	Si les documents peuvent être supprimés, et si les ordres de travail reçoivent des actifs comme des camions.
Warehouse Operation	Si les ordres de travail mouvementent le stock : voir Configurer l’entreposage.

Les paramètres Finance, comme la Base Currency, font partie de la configuration financière de la société : voir Configurer une société. Les paramètres qui désignent un événement ou un champ de données, comme Total Distance, Rev/Exp Recognition et AI Enabled Data Fields, ne peuvent être définis qu’une fois ces champs créés : revenez-y après l’étape 7.

5. Choisir les services et les types de dossiers

Dans l’onglet Services/Job Type du workflow, cochez les services et les types de dossiers que propose le workflow, par exemple Customs Clearance et Trucking, et sélectionnez Save sous chaque liste. Faites-le avant les événements : un événement, un KPI, un formulaire ou un poste ne peut être limité qu’aux services et aux types de dossiers cochés ici.

6. Choisir les champs d’en-tête

Dans l’onglet Header Fields, cochez pour chaque champ s’il est Visible, Mandatory et External (vu par les utilisateurs externes), puis sélectionnez Save. Pour un import de conteneurs, le numéro de conteneur, le type de chargement, le numéro de scellé et le transporteur routier sont courants. Les champs obligatoires doivent être remplis lorsqu’un dossier est créé et chaque fois que l’en-tête est enregistré. Les champs sont listés dans Les champs d’en-tête.

7. Ajouter les événements et les champs de données

Pour chaque ligne de votre plan, dans l’onglet Events ou Data, sélectionnez Create, puis :

Choisissez l’élément de référence. Ajoutez un Specific Info / Suffix si nécessaire, par exemple at Destination Port.
Conservez ou modifiez le Unique Event Code ou le Unique Data Code. Les actions, les KPI, les formulaires et les conditions désignent les champs par leur code : choisissez donc des codes courts et conservez-les.
Remplissez les champs que demande votre plan et sélectionnez Create.

Les paramètres les plus importants :

Paramètre	À utiliser pour
Required Event, Required Data	Les champs qui rendent l’ordre de travail complet. Un nouvel événement est d’abord requis : désactivez ce paramètre pour les étapes facultatives.
Information Only	Les dates estimées comme `ETA`.
Apply To	Job pour `DISCH`, `CUSTREF` et `CUSTCLR`, Work Order Only pour les autres. Les champs de données de dossier apparaissent aussi sur le formulaire qui crée le dossier.
Allow NA/TBA, Allowed Offset	Si une étape peut être marquée sans objet ou à communiquer, et à quelle distance de l’heure actuelle elle peut être enregistrée.
Requires	Un champ qui doit être rempli d’abord : `CUSTCLR` exige `CUSTREF`.
Require Remarks, Remark List, Item List	Des remarques avec la valeur, et les listes dans lesquelles les utilisateurs choisissent.
External Access, External Name	Ce que voit le client. Le dernier événement visible est le statut qu’il voit.
Owner Role	Le rôle qui le remplit, affiché sur la page Événements et données.

Faites ensuite glisser les événements dans l’ordre où ils se produisent dans l’onglet Events, par l’icône de flèches : cet ordre est la séquence que les utilisateurs doivent suivre. Les champs de données peuvent aussi être remplis à partir des propres champs du client, du transporteur routier ou de l’actif : voir Copier les valeurs dans les ordres de travail.

Dans l’onglet Customization de chaque champ :

Services, Customers et Job Types choisissent les nouveaux ordres de travail qui reçoivent le champ.
Role Access le rend masqué, en lecture seule ou modifiable pour chaque rôle.
Workflow Instructions indique par e-mail aux utilisateurs choisis ce qu’il faut faire lorsqu’il est mis à jour.
Delay Tracking Triggers : DISCH démarre le suivi des surestaries et EMPTYRET l’arrête. Définissez les jours de franchise et les frais dans l’onglet Delay Tracking du workflow.

Dans l’onglet Due Days, indiquez quand le champ arrive à échéance, à compter d’un événement : par exemple CUSTREF 2 jours après DISCH. Les utilisateurs voient alors ce qui est en retard sur la page Événements et données.

Seuls les administrateurs système peuvent créer un nouvel élément de référence depuis cette page.

8. Ajouter des actions

Les actions sont ce que fait TrakIT lorsqu’un champ change, ou à un moment donné avant ou après une date. Dans l’onglet Actions d’un champ, sélectionnez Add Action, choisissez l’Action Type, si elle s’exécute For Job ou For Work Orders, son contenu et ses destinataires, et dans l’onglet Trigger, quand elle s’exécute :

On Change s’exécute dès que la valeur est enregistrée. Exemple : sur DISCH, Send Email au client (le destinataire Entity) avec un modèle de message.
On Date/Time s’exécute un certain nombre d’heures avant ou après la date du champ. Exemple : sur DISCH, 48 heures plus tard, Send Email à [RESP], le responsable, avec DELIV sous Not Completed pour que l’e-mail ne soit envoyé que si le conteneur n’est pas encore livré.

D’autres types remplissent un autre champ (Update Event/Data), ajoutent ou retirent un service, publient un commentaire, envoient des documents, ou clôturent ou annulent l’ordre de travail. Voir Types d’actions et Déclencheur. Une action ne s’exécute que pour les valeurs modifiées après son enregistrement (voir Quand les actions s’exécutent) : configurez donc les actions avant la mise en service du workflow. Les actions personnalisées sont configurées par le support TrakIT.

9. Ajouter les KPI

Dans l’onglet KPIs, sélectionnez Create New :

Choisissez le Base KPI, par exemple Discharge to Delivery.
Dans From Event(s), saisissez DISCH, et dans To Event(s), DELIV. Sélectionnez Use current date if unavailable sur To Event(s) pour qu’un KPI encore en cours affiche le temps écoulé jusque-là.
Choisissez Hours exceed et saisissez 72. Ajoutez des heures ouvrées, des conditions ou des services si nécessaire.
Sélectionnez Create.

Les codes d’événements doivent exister : ajoutez donc les KPI après les événements. Un nouvel ordre de travail reçoit les KPI actifs du workflow qui s’appliquent à ses services. Pour réutiliser les KPI d’un autre workflow, voir Copy KPIs.

10. Configurer les documents et les formulaires

Liste de contrôle des documents. Dans l’onglet Documents, sélectionnez Add Document pour chaque document dont le dossier a besoin, par exemple le connaissement (Original, Mandatory) et la liste de colisage (Copy). Une File Name Expression lie automatiquement les fichiers chargés à l’élément. Des e-mails de rappel peuvent rappeler aux clients les documents encore manquants.
Formulaires. Dans l’onglet Forms, sélectionnez Add New pour chaque formulaire d’ordre de travail ou de dossier que les utilisateurs génèrent, comme un bon de livraison. Un formulaire peut exiger qu’un champ soit rempli d’abord et enregistrer un Trigger Event Code lorsqu’il est généré. Les formulaires eux-mêmes sont conçus par les administrateurs système : voir Configurer les modèles de documents (formulaires).

11. Choisir les onglets et les notifications

Dans l’onglet WO Tabs, cochez les onglets qu’affichent les ordres de travail. Un nouveau workflow affiche Events, Data, Items, Documents, KPIs, Forms et Comments : décochez Items si le workflow n’utilise pas d’entrepôts, et cochez Photos ou Yard Moves s’il en a besoin.

Si le workflow en a besoin, configurez aussi :

l’onglet WO Creation : qui reçoit un e-mail sur les nouveaux ordres de travail ;
les onglets Warehouses & Yards et Measurements ;
l’onglet Finance, avec les postes avec lesquels démarrent les nouveaux dossiers : voir Configurer une société.

12. Donner l’accès aux utilisateurs

L’accès fonctionne à trois niveaux :

Quels utilisateurs voient le workflow. Les utilisateurs dont les workflows sont affectés par Geo Data obtiennent le workflow s’ils sont affectés à Geo Assigned 1 ou à Geo Assigned 2, ou à une zone géographique située au-dessus de l’une d’elles. Pour ajouter quelqu’un d’autre, ouvrez sa fiche utilisateur et utilisez Assign Workflow, qui ne liste que les workflows actifs. Modifier Geo Assigned 1 ou Geo Assigned 2 par la suite réinitialise les personnes qui ont accès, et retire l’accès donné manuellement.
Ce qu’ils peuvent faire. Les autorisations de leurs rôles dans la section Work Orders, comme Create, Update Events & Data et Close/Cancel, s’appliquent dans chaque workflow qu’ils peuvent voir. Voir Rôles et autorisations.
Les champs que chaque rôle voit ou modifie. Définissez-le pour chaque champ dans son encadré Role Access, ou pour tous les champs d’un rôle à la fois dans Admin > Role Management, onglet Workflow Access (administrateurs système uniquement, workflows actifs uniquement).

Qui : Assign/Remove User Roles dans la section User Management pour affecter des workflows aux utilisateurs.

13. Activer et tester avec un dossier

Sélectionnez l’icône crayon (Edit Workflow), activez Active et sélectionnez Save.
Si ce n’est pas encore fait, définissez les paramètres qui désignent des champs, comme Rev/Exp Recognition.
Créez un dossier dans le workflow avec deux conteneurs, ou demandez à l’un de ses futurs utilisateurs de le faire, pour vérifier aussi son accès.

Déroulez-le ensuite en suivant Du dossier à l’ordre de travail clôturé, et vérifiez que :

le formulaire affiche les champs d’en-tête et les données du dossier attendus, et refuse un champ obligatoire manquant ;
chaque ordre de travail a les événements et les champs de données de ses services, de son client et de ses types de dossiers ;
les événements sont refusés hors de l’ordre, et acceptés dans l’ordre ;
les actions se sont exécutées : More Info dans les détails des événements et des données, ou le Journal des actions des événements et des données ;
les KPI, la liste de contrôle et les formulaires apparaissent, et les formulaires se génèrent ;
l’enregistrement du dernier événement requis clôture l’ordre de travail.

La page Comparer des workflows affiche votre workflow à côté d’un workflow similaire, pour repérer les événements, les postes, les KPI ou les formulaires manquants. Lorsque vous avez terminé, annulez les ordres de travail de test, ou supprimez-les dans les 96 heures s’ils n’ont aucun document. Un workflow qui a des ordres de travail ne peut pas être supprimé ; désactivez plutôt Active.

Modifier un workflow en service

Les modifications ne s’appliquent pas toutes aux ordres de travail qui existent déjà :

Modification	Ordres de travail ouverts existants
Un nouvel événement ou champ de données	Ils ne le reçoivent que si vous sélectionnez Add to open work orders as well.
Les services, clients ou types de dossiers d’un champ	Inchangés : utilisez Add to open work orders where missing ou Remove from open work orders where not applicable lorsque vous modifiez le champ. Consultez d’abord ses statistiques.
Un nouveau KPI, ou une nouvelle cible	Seulement avec Apply KPI to existing open work orders where KPI is missing ou Update Target Days in existing open work orders.
Une nouvelle action	Elle ne s’exécute que pour les valeurs modifiées après son enregistrement.
L’ordre des événements, l’accès par rôle, les champs d’en-tête, les éléments de la liste de contrôle, les onglets	S’appliquent immédiatement.
Required Event, Required Data	S’appliquent immédiatement : les désactiver peut compléter des ordres de travail ouverts, qui se clôturent alors au prochain contrôle de TrakIT.

Pour reconstruire un ordre de travail à partir du workflow actuel, utilisez Reset Work Order. Pour ne plus utiliser un champ, désactivez Currently Active plutôt que de le supprimer : la suppression retire ses valeurs de tous les ordres de travail.

Pour aller plus loin

Du dossier à l’ordre de travail clôturé : le workflow du côté des utilisateurs.
Du devis au paiement : la finance des dossiers du workflow.
Configurer les modèles de documents (formulaires) : les formulaires qu’utilise le workflow.
Workflow et Définitions d’événements et de données : chaque paramètre en détail.