Comptabilité

TrakIT peut tenir la comptabilité d’une société : un plan comptable, un journal d’écritures comptables en partie double, des exercices, ainsi que la balance générale, le bilan et le compte de résultat établis à partir de ce journal. Chaque société tient sa propre comptabilité, dans sa propre devise de base.

Une société tient sa comptabilité dans TrakIT lorsque son système financier est TrakIT et qu’elle a un plan comptable. Un administrateur système choisit le système financier dans l’onglet Finance System de la société (Admin > Masters > Companies). Pour une société qui a un autre système financier, ou qui n’a pas de plan comptable, rien n’est comptabilisé dans la comptabilité TrakIT.

Pour commencer, consultez Configurer la comptabilité.

Fonctionnement de la comptabilité

Tout ce qui figure dans la comptabilité est une écriture comptable : deux lignes d’écriture ou plus sur des comptes comptables, où le total des débits est égal au total des crédits. Les montants sont dans la devise de base de la société ; les écritures dans une autre devise conservent aussi les montants dans cette devise.

Les écritures arrivent dans le journal de deux façons :

• Automatiquement, lorsque vous finalisez une facture, une facture fournisseur, un encaissement ou un paiement, approuvez une écriture interne ou passez une facture en pertes. Consultez Comptabilisation automatique.
• À la main, sur la page Écritures comptables, pour les régularisations, les corrections, les virements entre comptes, etc.

Chaque écriture appartient à un exercice et est datée à l’intérieur de celui-ci. Un exercice doit être ouvert pour recevoir des écritures. La clôture d’un exercice transfère son bénéfice ou sa perte au report à nouveau et le verrouille définitivement.

La balance générale, le bilan et le compte de résultat ne lisent que le journal. Les chiffres des dossiers et des dossiers financiers qui n’ont pas été facturés, repris sur une facture fournisseur ni comptabilisés n’y figurent pas.

Comment les finances des opérations arrivent en comptabilité

Les finances d’un dossier passent par plusieurs étapes. Seules certaines d’entre elles sont comptabilisées :

Étape	Passe en comptabilité
Devis	Jamais.
Estimations d’un dossier financier	Jamais.
Montants réels d’un dossier financier	Uniquement au travers des factures, des factures fournisseurs et des écritures internes sur lesquelles ils figurent.
Factures et avoirs	Lorsque vous les finalisez. Approuver une facture ne la comptabilise pas.
Factures fournisseurs	Lorsque vous les finalisez. Valider une facture fournisseur ne la comptabilise pas.
Écritures internes	Lorsque vous les approuvez.
Encaissements et paiements	Lorsque vous les finalisez. Les approuver ne les comptabilise pas.
Passage en pertes d’une facture	Lorsque vous passez la facture en pertes.
Mark as Paid sur une facture	Jamais. Seul un encaissement réduit ce que le client doit dans la comptabilité.

En résumé : une facture débite les créances clients et crédite les produits et la taxe sur les ventes. Une facture fournisseur débite les charges et la taxe sur les achats et crédite les dettes fournisseurs. Un encaissement transfère l’argent des créances clients vers un compte de banque ou de caisse, et un paiement d’un compte de banque ou de caisse vers les dettes fournisseurs. Les comptes comptables qui reçoivent chaque montant sont définis une fois pour toutes pour la société : consultez Configurer la comptabilité.

Les écritures sont contre-passées, jamais modifiées

Une écriture comptable comptabilisée ne peut être ni modifiée ni supprimée. Lorsqu’un document comptabilisé est réinitialisé, ou que sa comptabilisation doit changer, TrakIT comptabilise une contre-passation : les mêmes lignes, avec les débits et les crédits inversés, ce qui annule l’écriture d’origine. Si le document est de nouveau finalisé, TrakIT comptabilise une nouvelle écriture avec les chiffres actuels. L’écriture d’origine, sa contre-passation et la nouvelle écriture restent toutes dans le journal ; vous pouvez donc toujours voir ce qui a été comptabilisé, quand et par qui.

Un document ne figure jamais deux fois dans la comptabilité : tant que son écriture est en vigueur, le comptabiliser à nouveau ne change rien.

Une écriture d’un exercice clôturé ne peut pas être contre-passée. Un document dont l’écriture se trouve dans un exercice clôturé ne peut plus être réinitialisé ; corrigez-le plutôt par une écriture dans un exercice ouvert.

Devise de base et autres devises

La comptabilité d’une société est tenue dans sa devise de base : la Default Currency de la société. Les factures, factures fournisseurs, encaissements et paiements dans d’autres devises sont convertis lors de leur comptabilisation, et leurs montants dans la devise du document sont conservés à côté des montants en devise de base. Un compte comptable peut aussi être configuré pour une devise étrangère, par exemple un compte bancaire en dollars américains. Consultez Comptabilité multidevise.

Les pages du module

Page	Emplacement	Utilisez-la pour
Plan comptable	System > Chart of Accounts	Configurer les comptes comptables et choisir les comptes par défaut qu’utilisent les comptabilisations automatiques. Sélectionnez un compte pour voir son solde et ses écritures.
Soldes d’ouverture	Opening Balances sur la page du plan comptable	Saisir les soldes qu’avaient vos comptes lorsque la société a commencé à tenir sa comptabilité dans TrakIT.
Écritures comptables	Finance > Journal Entries	Voir le journal, comptabiliser des écritures à la main et réévaluer les soldes en devises étrangères.
Exercices	Admin > Masters > Finance Masters, onglet Financial Years	Créer des exercices et les clôturer en fin d’exercice.
Balance générale	Finance > Trial Balance	Vérifier le solde de chaque compte à une date.
Bilan	Finance > Balance Sheet	Voir l’actif, le passif et les capitaux propres à une date.
Compte de résultat	Finance > Profit & Loss	Voir les produits et les charges d’une période.
Taux de change	Finance > Exchange Rates	Tenir à jour les taux de change qu’utilisent les comptabilisations dans d’autres devises.

Ces pages expliquent le fonctionnement du module :

• Configurer la comptabilité : ce qu’il faut configurer, et dans quel ordre.
• Exercices : ouvrir des exercices, y comptabiliser et les clôturer.
• Comptabilisation automatique : quelle écriture chaque document comptabilise, et quand.
• Comptabilité multidevise : devise de base et devise du document, taux de change et écarts de change.
• Glossaire et FAQ de la comptabilité : termes et questions fréquentes.

Qui peut faire quoi

Section	Autorisation	Vous permet de
Chart of Accounts	Read	Ouvrir le plan comptable et ses comptes.
Chart of Accounts	Create	Initialiser le plan comptable et ajouter des comptes.
Chart of Accounts	Update	Modifier des comptes, choisir les comptes par défaut et ouvrir Opening Balances depuis le plan comptable.
Chart of Accounts	Delete	Supprimer des comptes.
Journal Entries	Read	Voir le journal, les écritures comptables et les soldes d’ouverture.
Journal Entries	Create	Comptabiliser des écritures à la main, comptabiliser les soldes d’ouverture et lancer la réévaluation des devises.
Financial Reports	Read	Ouvrir la balance générale, le bilan et le compte de résultat.
Finance Masters	Open/Close Financial Year	Créer et clôturer des exercices.
Finance Masters	Update	Associer les rubriques à des comptes comptables.

Seuls les administrateurs système peuvent définir la devise par défaut et le système financier d’une société, et associer les modes de paiement aux comptes de banque et de caisse. La comptabilisation d’un document nécessite l’autorisation de finaliser ou d’approuver ce document, et non une autorisation sur la comptabilité.