Écriture interne

La page Internal Post affiche une écriture interne : ses informations, les lignes de produits et de charges qui lui sont affectées, et des onglets pour ses données, ses fichiers, ses commentaires et son journal des actions. Vous y affectez des lignes, puis vous approuvez et finalisez l’écriture interne.

Une écriture interne compense entre elles des lignes de produits et de charges des dossiers de votre société, au lieu de facturer un client ou de recevoir une facture fournisseur d’un fournisseur : par exemple, la ligne de produit d’un dossier qui a effectué un travail pour un autre dossier, et la ligne de charge correspondante de cet autre dossier. Pour une vue d’ensemble, voir Écritures internes.

Pour ouvrir une écriture interne, sélectionnez-la sur la page Écritures internes. Sur un dossier financier, une ligne qui figure sur une écriture interne affiche IPost: et l’ID de l’écriture interne : sélectionnez-le pour ouvrir l’écriture interne.

Les étapes d’une écriture interne

Une nouvelle écriture interne est à l’état Draft. Tant qu’elle est à l’état de brouillon, vous affectez ses lignes et pouvez la modifier ou la supprimer.
Lorsque les lignes de produits et de charges s’équilibrent, vous l’approuvez. Elle reçoit son numéro de séquence et, si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, elle y est comptabilisée. Ses lignes ne peuvent plus changer.
Vous la finalisez.

Reset ramène une écriture interne approuvée ou finalisée à l’état de brouillon.

Le haut de la page

Le titre affiche Internal Post et, une fois l’écriture interne approuvée, le numéro de séquence. L’icône de partage en haut à droite partage ou copie le lien vers l’écriture interne ; le lien nécessite une connexion à TrakIT.

Champ	Affiche
Posting Date	La date de l’écriture interne.
Currency	La devise dans laquelle les lignes sont affichées et totalisées.
Added By	Qui a ajouté l’écriture interne, et il y a combien de temps.
Company	La société à laquelle appartient l’écriture interne.
Sequence	Le numéro attribué lors de l’approbation, ou [ Pending ].
Status	Draft, Approved ou Finalised.
Approved By, Finalised By	Qui a approuvé et finalisé l’écriture interne, et il y a combien de temps, ou [ Pending ].
Remarks	Les remarques, s’il y en a.
Allocated Total	Le total net des lignes dans la devise de l’écriture interne : les lignes de produits moins les lignes de charges. Il doit être nul pour approuver.

Si votre société envoie les écritures internes à un système comptable externe, la référence et l’heure d’envoi s’affichent sous les champs, ou l’erreur de synchronisation en rouge. [Clear] les retire, de sorte que l’écriture interne apparaît comme non synchronisée.

Lorsqu’une ligne de l’écriture interne a une taxe, un avertissement indique One or more accounts have taxes attached to them.

En dessous, sous Select Action:, les boutons dépendent du statut et de vos autorisations : Modify, Approve, Finalise, Delete et Reset.

Modifier l’écriture interne

Vous pouvez modifier les informations d’une écriture interne à l’état de brouillon.

Sélectionnez Modify.
Modifiez Post Date, Currency ou Remarks. La date ne peut pas être dans le futur ni remonter à plus de 5 ans.
Sélectionnez Save.

Approuver l’écriture interne

Sélectionnez Approve.

TrakIT n’approuve l’écriture interne que si :

les champs de données obligatoires sont renseignés, dans l’onglet Data ;
elle a au moins 2 lignes ;
chaque ligne qui nécessite une approbation sur son dossier financier est approuvée ;
les lignes de produits et les lignes de charges totalisent le même montant, de sorte que le total net est nul.

À l’approbation, l’écriture interne reçoit son numéro de séquence : le code de la société, l’année de la date de l’écriture interne et un numéro à quatre chiffres, par exemple ABC20260007. Ses lignes ne peuvent plus être affectées ni désaffectées, l’écriture interne et ses champs de données ne peuvent plus être modifiés, et les montants de ses lignes ne peuvent plus être modifiés sur leurs dossiers financiers.

Comptabilisation

Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, l’approbation comptabilise aussi une écriture comptable intitulée Internal Posting: suivie du numéro de séquence. Chaque ligne de produit est portée au crédit du compte comptable défini pour sa rubrique, ou du Default Income Account de la société ; chaque ligne de charge est portée au débit du compte défini pour sa rubrique, ou du Default Expense Account. Voir Comptabilisation automatique. Si les lignes s’annulent au sein des mêmes comptes comptables, aucune écriture comptable n’est comptabilisée.

Dans ce cas, l’approbation nécessite aussi :

un exercice ouvert qui couvre la date de l’écriture interne ;
toutes les lignes dans la même devise : celle de leurs dossiers ;
si cette devise n’est pas la devise de base de la société, un taux de change à la date de l’écriture interne ou avant, sur la page Taux de change ;
un Default Income Account ou un Default Expense Account pour les lignes dont la rubrique n’a pas de compte comptable.

Si l’un de ces éléments manque, rien n’est approuvé et TrakIT en indique la raison.

Finaliser l’écriture interne

Sur une écriture interne approuvée, sélectionnez Finalise. TrakIT enregistre qui l’a finalisée et quand, et son statut devient Finalised.

Réinitialiser l’écriture interne

Reset ramène une écriture interne approuvée ou finalisée à l’état Draft.

Sélectionnez Reset.
Sélectionnez OK pour confirmer.

TrakIT efface le numéro de séquence, l’approbation, la finalisation et la référence de synchronisation. Si l’écriture interne a été comptabilisée, TrakIT comptabilise une contre-passation de son écriture comptable ; cette opération échoue si l’exercice de cette écriture comptable est clôturé. Lorsque l’écriture interne est de nouveau approuvée, elle reçoit un nouveau numéro.

Supprimer l’écriture interne

Vous pouvez supprimer une écriture interne à l’état de brouillon.

Sélectionnez Delete.
Sélectionnez OK pour confirmer.

Ses lignes sont libérées : elles peuvent être portées sur une facture, une facture fournisseur ou une autre écriture interne. Si vous avez ouvert l’écriture interne depuis la liste Écritures internes, son onglet se ferme et la liste s’actualise.

Onglet Accounts

L’onglet Accounts liste les lignes affectées à l’écriture interne, regroupées sous Income Accounts et Expense Accounts.

Colonne	Affiche
Case à cocher	Sélectionne la ligne, pour la désaffecter. Seulement sur un brouillon.
Serial	Le numéro de la ligne sur l’écriture interne.
Item	La rubrique, son détail et son code, et ses remarques.
Appr	L’approbation de la ligne sur son dossier financier : grise lorsqu’aucune approbation n’est nécessaire, orange tant qu’elle est en attente, verte une fois accordée. Pointez sur l’icône pour savoir laquelle.
Job	Le dossier, qui ouvre son dossier financier.
WF Serial	Le numéro de série du workflow du dossier.
WO	L’ordre de travail, pour une ligne d’un seul ordre de travail. Une icône d’avertissement signifie que l’ordre de travail est annulé.
Container	Le numéro et la taille du conteneur.
Rev/Exp Date	La date de constatation du produit ou de la charge, ou Pending en rouge.
Estimated	Le total de l’estimation correspondante, le cas échéant.
Qty	La quantité.
Rate	Le tarif dans la devise de l’écriture interne. Le texte gris en dessous indique le tarif dans l’autre devise de la ligne, si elle en a une.
Amount	Le total de la ligne dans la devise de l’écriture interne. Un ▲ rouge signifie plus que l’estimation, un ▼ vert moins. Pointez dessus pour voir l’écart.

Le NET TOTAL en bas correspond aux lignes de produits moins les lignes de charges, dans la devise de l’écriture interne.

Une ligne dans une autre devise que celle de l’écriture interne est convertie avec le taux de change de l’écriture interne : le taux de la devise du dossier vers la devise de l’écriture interne à la date de l’écriture interne. [Missing] en rouge signifie qu’il n’y a pas encore de taux. Tant que l’écriture interne est à l’état de brouillon, sélectionnez Refresh pour obtenir de nouveau le taux, par exemple après avoir ajouté un taux ou modifié la date ou la devise de l’écriture interne.

Si votre rôle ne peut pas voir les lignes de produits sur les dossiers financiers, les lignes de produits sont aussi masquées ici.

Affecter des lignes

Sélectionnez Allocate.
Dans Select Accounts to Add, affinez la liste en saisissant du texte dans Account Name/Code, dans la zone de la référence du dossier (dont le libellé est le nom court défini pour votre société, par exemple T/D), dans Workflow Serial ou dans WO / Container / Manifest. La liste se réduit au fur et à mesure de la saisie.
Sélectionnez les lignes à ajouter : sélectionnez une ligne de la liste ou sa case à cocher. L’icône de coche de l’en-tête sélectionne toutes les lignes affichées, ou aucune. Selected indique combien vous en avez choisi.
Sélectionnez Add.

La liste propose les lignes réelles de produits et de charges qui ne figurent pas sur une facture, une facture fournisseur ou une autre écriture interne, issues des dossiers financiers de la société qui ne sont ni clôturés ni annulés. Les débours ne sont pas proposés. Available indique combien de lignes sont disponibles.

Colonne	Affiche
Account Name	La rubrique, avec l’ID de l’ordre de travail entre parenthèses pour une ligne d’un seul ordre de travail, son détail et son code. Le groupe de postes, le cas échéant, apparaît au-dessus en rouge.
Applies	La façon dont la rubrique s’applique, par exemple per Job ou per WO.
Référence du dossier	Le dossier, qui ouvre le dossier.
Job ID	Ouvre le dossier financier.
WF Serial	Le numéro de série du workflow du dossier.
WO	L’ordre de travail, et son conteneur ou son ID de chargement.
Rate, Quantity, Total	Le tarif, la quantité et le total, dans la devise du dossier, avec toute autre devise en gris.
Updated By	Qui a modifié la ligne en dernier, ou System, et il y a combien de temps.
Linked	✓ lorsqu’une entité est définie sur la ligne.

Si votre société l’a configurée, une zone supplémentaire à gauche trouve les lignes des dossiers selon la valeur d’un champ de données du dossier : saisissez la valeur et sélectionnez l’icône de recherche.

Vous pouvez aussi affecter des lignes en masse à une écriture interne à l’état de brouillon, avec Bulk Update… sur la page Accounts.

Désaffecter des lignes

Cochez la case de chaque ligne à retirer. L’icône de coche de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
Sélectionnez Unallocate.
Sélectionnez OK pour confirmer.

Les lignes sont libérées et peuvent être affectées de nouveau, ici ou ailleurs.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données définis pour les écritures internes, avec leur valeur, leurs remarques et la personne qui les a modifiés en dernier. Une étoile signale un champ obligatoire : il doit être renseigné avant que l’écriture interne puisse être approuvée. Pour modifier des valeurs, modifiez-les et sélectionnez Save. Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code.

Les champs ne peuvent être modifiés que tant que l’écriture interne est à l’état de brouillon.

Onglet Files

L’onglet Files contient les fichiers chargés pour l’écriture interne, comme des pièces justificatives.

La liste affiche pour chaque fichier Title, File Name, Type, Status, Expiry (en rouge une fois expiré), File Size et la personne qui l’a chargé. Des icônes permettent de télécharger, de prévisualiser et d’imprimer un fichier. Les fichiers annulés sont affichés en rouge.

Pour ajouter des fichiers :

Sélectionnez Add Files.
Saisissez un titre dans File Title, ou laissez ce champ vide pour utiliser le nom du fichier, et choisissez si nécessaire Document Type, Document Status et Document Expiry.
Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence immédiatement.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types indiqués sur le formulaire.

Pour modifier les informations d’un fichier, sélectionnez son icône de crayon, modifiez-les dans Modify File et sélectionnez Update. Vous pouvez aussi y sélectionner Cancel Document, ou supprimer le fichier avec l’icône de croix.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires sur l’écriture interne.

Sort affiche les plus récents ou les plus anciens en premier ; Show n’affiche que les commentaires ayant un statut donné.
Chaque commentaire a un statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. Sélectionnez le statut pour le modifier.
Pour publier un commentaire, sélectionnez Add…, rédigez-le et sélectionnez Post. Vous pouvez le mettre en forme et ajouter des liens, des images et des tableaux.
Pour enregistrer un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du micro, puis Start Recording, Stop et Post. Un enregistrement peut durer jusqu’à 5 minutes.
Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication, sauf s’il a déjà été envoyé par e-mail.

Comment Recipients liste les utilisateurs à informer des nouveaux commentaires. Vous y êtes ajouté lorsque vous publiez un commentaire. Sélectionnez Add, choisissez un utilisateur dans Add New User et sélectionnez Add User pour en ajouter un : la liste propose les utilisateurs internes actifs ayant une adresse e-mail et ayant accès à la société de l’écriture interne. La croix rouge à côté d’un nom retire l’utilisateur.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur l’écriture interne : qui, quand et quoi, comme des lignes affectées, une approbation ou une réinitialisation. Saisissez du texte dans Search pour trouver un utilisateur, une action ou des données. Sélectionnez Show Page Loads pour inclure chaque ouverture de l’écriture interne. Export télécharge la liste sous forme de fichier Excel.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir l’autorisation Read dans la section Internal Posting pour ouvrir une écriture interne, et vous devez avoir accès à la société de l’écriture interne.

Section	Autorisation	Vous permet de
Internal Posting	Read	Ouvrir l’écriture interne, et télécharger et prévisualiser ses fichiers.
Internal Posting	Create	Modifier un brouillon, affecter et désaffecter des lignes, modifier ses champs de données, et ajouter et modifier des fichiers.
Internal Posting	Delete	Supprimer une écriture interne à l’état de brouillon, et supprimer les fichiers d’une écriture interne à l’état de brouillon.
Internal Posting	Approve	Approuver l’écriture interne.
Internal Posting	Finalise	Finaliser une écriture interne approuvée.
Internal Posting	Reset	Réinitialiser une écriture interne approuvée ou finalisée.
Internal Posting	Clear Sync Ref	Effacer la référence de synchronisation avec [Clear].
Job Finance	Access Income Accounts	Voir les lignes de produits.