Factures

La page Invoices liste les factures que la société avec laquelle vous travaillez a adressées aux entités auxquelles vous êtes lié, c’est-à-dire les entreprises pour lesquelles votre compte agit, avec ce qui a été payé sur chacune et ce qui reste dû.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Invoices dans le menu du portail, ou l’encadré Outstanding Invoices de la page d’accueil du portail. La page a pour titre Invoices, avec en dessous What you have been billed, and what is still to pay.

Quelles factures sont listées

La liste affiche les factures de chaque entité à laquelle vous êtes lié, que vous y soyez lié en tant que client ou en tant que transporteur routier. Elle n’affiche que les factures qui :

• ont été approuvées par la société : les factures encore en préparation n’apparaissent pas ;
• ne sont pas annulées ;
• ont un total supérieur à zéro. Les avoirs, dont le total est généralement négatif, et les factures dont le total est nul n’apparaissent pas.

La société peut aussi limiter les factures que vous voyez au moyen de ses propres filtres pour votre compte.

Le portail ne propose pas de relevé de votre compte. Votre contact à la société peut vous envoyer un lien vers le relevé de factures, qui liste aussi les avoirs : voir Relevé de factures et facture.

Trouver une facture

1. Saisissez une partie du numéro de facture dans Invoice Number, ou une partie d’une référence de dossier dans Transport Document.
2. Dans Status, choisissez – All –, Outstanding ou Paid.
3. Sélectionnez Search, ou appuyez sur Entrée dans l’un des champs.

Filtre	Trouve
Invoice Number	Les factures dont le numéro contient le texte.
Transport Document	Les factures d’un dossier dont la référence contient le texte. La référence du dossier est le numéro d’une expédition, comme un numéro de connaissement.
Status	Outstanding : les factures dont un montant reste à payer. Paid : les factures dont il ne reste rien à payer. – All – : les deux. Voir Restant dû et payé.

Le nombre de factures trouvées apparaît au-dessus de la liste, par exemple 12 found. Si rien ne correspond, la page affiche No Invoices Found. Clear vide les filtres et relance la recherche.

La page ne conserve pas vos filtres : lorsque vous revenez à la liste depuis une facture, elle affiche de nouveau toutes vos factures.

La liste

La liste affiche 25 factures par page, la date de facture la plus récente en premier. Sélectionnez une ligne pour ouvrir la facture.

• Lorsqu’il y a plus d’une page, Previous et Next sous la liste permettent de passer d’une page à l’autre, et Page 2 of 5, par exemple, indique où vous vous trouvez.
• Sélectionnez Invoice, Date, l’intitulé de la référence du dossier, Due ou Total pour trier la liste selon cette colonne, et sélectionnez-le de nouveau pour inverser l’ordre. Une flèche signale la colonne selon laquelle la liste est triée. Le tri vous ramène à la première page.

Colonne	Affiche
Invoice	Le numéro de la facture.
Date	La date de la facture.
Référence du dossier, par exemple Transport Document	La référence du dossier de l’expédition sur laquelle porte la facture. L’intitulé reprend le nom que la société lui donne. Vide pour une facture qui ne porte pas sur un seul dossier.
Due	La date d’échéance du paiement.
Curr	La devise de la facture.
Total	Le total de la facture, taxes comprises, avant tout ajustement comme une remise.
Paid	Les paiements que la société a enregistrés pour la facture.
Outstanding	Ce qui reste à payer. Voir Restant dû et payé.

Restant dû et payé

Le montant restant dû d’une facture est son total, moins les éventuels ajustements (comme une remise), moins l’éventuelle retenue à la source (la taxe que vous retenez et reversez à l’administration fiscale) et moins les paiements que la société a enregistrés. Il est de 0 lorsque la société a marqué la facture comme payée ou l’a passée en pertes, quel que soit le montant affiché dans Paid : un paiement qui n’a pas été enregistré dans TrakIT peut tout de même solder une facture.

Une facture dont le montant restant dû est supérieur à zéro est Outstanding ; toute autre facture est Paid. La même règle s’applique au filtre Status, à la colonne Outstanding, à l’étiquette en haut d’une facture et à l’encadré Outstanding Invoices de la page d’accueil du portail, qui compte les factures restant dues parmi toutes celles que liste cette page.

Si vous pensez qu’un montant est erroné, contactez la société : vous ne pouvez pas enregistrer de paiement dans le portail.

Qui peut utiliser cette page

Invoices apparaît dans le menu du portail lorsque votre rôle du portail a l’autorisation Read dans la section Invoices. Il vous faut aussi un lien avec au moins une entité, en tant que client ou en tant que transporteur routier ; sans lien, la liste est vide.

Section	Autorisation	Vous permet de
Invoices	Read	Ouvrir la page et l’encadré Outstanding Invoices, et voir et ouvrir les factures des entités auxquelles vous êtes lié.

La société définit votre rôle du portail et vos liens avec les entités. Voir Invoices et Configurer le portail externe.