Soldes d'ouverture

La page Opening Balances permet de reprendre les soldes de vos comptes lorsqu’une société commence à tenir sa comptabilité dans TrakIT, par exemple à partir de la balance générale de clôture de votre ancien système comptable. TrakIT les comptabilise en une seule écriture comptable le premier jour du premier exercice de la société.

Pour l’ouvrir, sélectionnez System > Chart of Accounts, puis Opening Balances. Le bouton se trouve sur le panneau Auto-Posting Default Accounts, qui apparaît une fois que la société a un plan comptable.

Avant de commencer

• Configurez le plan comptable avec tous les comptes qui ont un solde. Consultez Configurer la comptabilité.
• Créez le premier exercice de la société. Les soldes d’ouverture sont toujours datés de son premier jour.
• Munissez-vous des soldes de vos comptes à la veille de cette date, dans la devise de base de la société. Pour les comptes dans une autre devise, munissez-vous aussi du solde dans cette devise.

La page

Si vous avez accès à plusieurs sociétés, choisissez la société en haut. En dessous, la page indique la date à laquelle les soldes sont comptabilisés et la devise de base. Si la société n’a pas encore d’exercice, elle l’indique à la place.

Le tableau liste tous les comptes actifs de la société qui peuvent recevoir des écritures, par catégorie et par code. Les comptes de regroupement, qui servent uniquement à regrouper des sous-comptes, ne sont pas listés. Si la société n’a pas encore de tels comptes, la page vous demande de configurer d’abord le plan comptable.

Colonne	Affiche
Account	La catégorie, le code et le nom du compte.
Group	Le groupe de comptes.
Debit, Credit	Le solde d’ouverture dans la devise de base. Le code de la devise de base suit chaque en-tête.
Currency Amount	Pour un compte configuré pour une autre devise : sa devise et le solde dans cette devise.

Si des soldes d’ouverture ont déjà été comptabilisés, le tableau les affiche.

Saisir et comptabiliser les soldes

1. Saisissez le solde de chaque compte sous Debit ou Credit, sous forme de nombre positif. L’actif et les charges ont généralement des soldes débiteurs ; le passif, les capitaux propres et les produits ont généralement des soldes créditeurs. Laissez vides les comptes sans solde.
2. Pour un compte dans une autre devise, saisissez aussi le solde dans cette devise sous Currency Amount.
3. Sélectionnez Post Opening Balances.
4. Confirmez.

TrakIT comptabilise une écriture comptable intitulée Opening Balances, datée du premier jour du premier exercice. Elle apparaît sur la page Écritures comptables comme toute autre écriture.

Rien n’est comptabilisé, et la page conserve ce que vous avez saisi pour que vous puissiez le corriger, lorsque :

• le total des débits diffère du total des crédits. Le message affiche les deux totaux et l’écart. TrakIT n’équilibre jamais l’écriture à votre place : trouvez l’écart et corrigez-le.
• un compte a à la fois un débit et un crédit, ou un montant est négatif ou n’est pas un nombre,
• un compte dans une autre devise a un solde sans montant en devise, ou inversement,
• un seul compte a un solde.

Pour vérifier le résultat, ouvrez la balance générale au premier jour de l’exercice. Sauf si d’autres écritures sont aussi datées de ce jour, elle affiche exactement les soldes que vous avez saisis.

Modifier ou effacer les soldes

Vous pouvez modifier les soldes d’ouverture et les comptabiliser à nouveau tant que le premier exercice est ouvert. TrakIT contre-passe l’écriture Opening Balances précédente et en comptabilise une nouvelle ; les deux restent dans le journal. Pour supprimer les soldes d’ouverture, videz tous les montants et comptabilisez : TrakIT contre-passe l’écriture précédente et ne comptabilise rien de nouveau.

Une fois le premier exercice clôturé, la page l’indique et les soldes d’ouverture ne peuvent plus être modifiés.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Journal Entries	Read	Ouvrir la page et voir les soldes d’ouverture.
Journal Entries	Create	Comptabiliser les soldes d’ouverture.
Chart of Accounts	Update	Voir le bouton Opening Balances sur la page du plan comptable.

La liste des sociétés affiche les sociétés auxquelles vous avez accès.