Factures fournisseurs
La page Bills liste les factures fournisseurs (vos factures à la société) que vous envoyez via le portail, et indique où en est chacune : encore en brouillon, envoyée, acceptée, approuvée, contestée ou rejetée, et quelle part en a été payée. Depuis cette page, vous ouvrez une facture fournisseur et en commencez une nouvelle.
Pour l’ouvrir, sélectionnez Bills dans le menu du portail, ou l’encadré Bills de la page d’accueil du portail. La page a pour titre Bills, avec en dessous The bills you have sent us, and where they are.
Quelles factures fournisseurs sont listées
Section intitulée « Quelles factures fournisseurs sont listées »La société enregistre chaque entreprise avec laquelle elle travaille comme une entité, et votre compte du portail est lié à une ou plusieurs d’entre elles : en tant que fournisseur, généralement votre propre entreprise. La liste affiche les factures fournisseurs de ces entités, quel que soit celui qui les a ajoutées : vous, vos collègues, votre propre système via l’API des factures fournisseurs, ou la société elle-même lorsqu’elle a saisi l’une de vos factures. La société peut aussi limiter les factures fournisseurs que vous voyez au moyen de ses propres filtres pour votre compte.
Trouver une facture fournisseur
Section intitulée « Trouver une facture fournisseur »- Saisissez une partie du numéro de la facture fournisseur dans Bill Number, choisissez un statut dans Status, ou faites les deux.
- Sélectionnez Search, ou appuyez sur Entrée dans Bill Number.
Le nombre de factures fournisseurs trouvées apparaît au-dessus de la liste, par exemple 12 found. Clear efface les filtres et liste de nouveau toutes vos factures fournisseurs. La page ne conserve pas vos filtres : lorsque vous revenez à la liste depuis une facture fournisseur, elle affiche de nouveau toutes vos factures fournisseurs.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| Bill Number | Les factures fournisseurs dont le numéro contient ce que vous avez saisi. |
| Status | Les factures fournisseurs ayant ce statut (voir Statuts), ou – All –. Outstanding trouve les factures fournisseurs dont un montant reste à payer, après les ajustements de la société et les paiements effectués, quel que soit leur statut. |
La liste
Section intitulée « La liste »La liste affiche 25 factures fournisseurs par page, la date de facture la plus récente en premier. Sélectionnez une facture fournisseur pour l’ouvrir sur la page Facture fournisseur.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Date | La date de la facture fournisseur. |
| Bill Number | Votre numéro de facture, tel qu’il est enregistré : en majuscules, sans espaces. |
| Vendor | L’entité dont provient la facture fournisseur. |
| Billed To | La société à laquelle la facture fournisseur est adressée. |
| Curr | La devise de la facture fournisseur. |
| Amount | Le total de la facture fournisseur, taxe comprise. |
| Paid | Les paiements que la société a effectués au titre de la facture fournisseur et approuvés. |
| Status | Où en est la facture fournisseur : voir Statuts. |
Pour trier la liste, sélectionnez l’intitulé Date, Bill Number, Vendor ou Amount. Sélectionnez-le de nouveau pour inverser l’ordre. Une flèche signale la colonne selon laquelle la liste est triée, et le tri vous ramène à la première page.
Lorsque les factures fournisseurs ne tiennent pas sur une seule page, utilisez Previous et Next sous la liste. No Bills Found signifie qu’aucune facture fournisseur ne correspond aux filtres.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Draft | Vous avez créé la facture fournisseur mais ne l’avez pas encore envoyée. Vous pouvez encore la modifier, y ajouter des fichiers, la soumettre ou la supprimer. Les brouillons n’apparaissent pas dans la liste des factures fournisseurs de la société. |
| Submitted | Envoyée à la société, en attente de son acceptation par celle-ci. Elle ne peut plus être modifiée. |
| Received | La société a accepté la facture fournisseur, ou l’a saisie elle-même, et la traite. |
| Approved | La société a vérifié et approuvé la facture fournisseur. Le paiement suit. |
| Disputed | La société a une question sur la facture fournisseur. La personne qui l’a ajoutée reçoit un e-mail avec le motif. |
| Rejected | La société a renvoyé la facture fournisseur, avec un motif. Vous pouvez la corriger et la soumettre à nouveau. |
Lorsque plusieurs statuts s’appliquent, c’est le premier dans cet ordre qui est affiché : Rejected, Approved, Disputed, Draft, Submitted, Received. Pour savoir ce qu’il advient d’une facture fournisseur une fois que vous l’avez envoyée, voir Après la soumission.
Commencer une nouvelle facture fournisseur
Section intitulée « Commencer une nouvelle facture fournisseur »Sélectionnez New Bill en haut à droite de la page, puis remplissez la facture fournisseur : voir Facture fournisseur nouvelle ou modifiée. New Bill apparaît si votre rôle peut créer des factures fournisseurs.
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »Ce que vous pouvez faire dépend de votre rôle du portail, que la société configure pour vous (voir Rôles du portail) :
| Section | Action | Vous permet de |
|---|---|---|
| Vendor Bills | Read | Voir Bills dans le menu du portail, lister les factures fournisseurs et les ouvrir. |
| Vendor Bills | Create | Commencer une facture fournisseur avec New Bill. |
Vous ne voyez que les factures fournisseurs des entités auxquelles votre compte est lié. S’il manque une facture fournisseur que vous attendiez, demandez à votre contact à la société de vérifier à quelles entités votre compte est lié.