Validations et actions
Les validations et les actions sont des contrôles et des étapes que le support TrakIT ajoute pour votre société, en plus de ce que TrakIT fait de lui-même :
- Une validation s’exécute juste avant une opération, comme l’approbation d’une facture ou la clôture d’un ordre de travail. Si son contrôle échoue, l’opération est refusée et l’utilisateur voit le message de la validation.
- Une action s’exécute juste après la réussite d’une opération, par exemple pour remplir un champ ou mettre à jour un autre enregistrement. Certaines actions sont plutôt lancées à la main, depuis un bouton Actions sur la page d’un enregistrement.
La page Validations & Actions les liste, pour que vous puissiez voir ce qui est configuré, si c’est actif, et quand cela s’est exécuté pour la dernière fois et avec quel résultat.
Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > SysAdmin Pages > Validations & Actions. La page est réservée aux administrateurs système.
Trouver une validation ou une action
Section intitulée « Trouver une validation ou une action »La page a deux onglets : Validations et Actions. Au-dessus de la liste, affinez-la avec :
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| — All Sections — | Une section, comme Invoice ou Work Order. Voir Sections et opérations. |
| — All Actions — | Une opération de la section. La liste des opérations apparaît une fois que vous avez choisi une section. |
| — All — | Les Active ou les Non-Active uniquement. |
| Title, Remarks, SQL | N’importe quelle partie du titre, des remarques ou du SQL. En remplir plusieurs affine encore la liste. |
La liste se met à jour dès que vous modifiez un filtre. Sélectionnez l’icône d’effacement (Clear filter) pour les effacer tous. Found donne le nombre de lignes.
Onglet Validations
Section intitulée « Onglet Validations »L’onglet Validations liste les validations, les actives en premier, puis par section et par opération. Les validations inactives apparaissent en rouge.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| ID | Le numéro que TrakIT donne à la validation. |
| Section | La sorte d’enregistrement, par exemple Invoice. |
| Action | L’opération qu’elle contrôle, par exemple Approve. |
| Title / Remarks | Son titre, avec en dessous les remarques qui la décrivent. |
| Last Run | Il y a combien de temps elle s’est exécutée pour la dernière fois. |
| Last Result | Success si le contrôle a réussi la dernière fois, ou le message qu’il a donné. |
Lorsqu’une opération a plusieurs validations actives, TrakIT les exécute l’une après l’autre et s’arrête à la première qui échoue. L’utilisateur voit le message de cette validation, et l’opération n’est pas effectuée. Si TrakIT ne parvient pas à charger les validations, il refuse l’opération avec Unable to load validations. Please try again.
Dans Actions groupées, un administrateur système peut ignorer les validations de certaines opérations sur les dossiers et les ordres de travail avec Bypass Custom Validations.
Onglet Actions
Section intitulée « Onglet Actions »L’onglet Actions liste les actions, avec les mêmes colonnes que l’onglet Validations.
Une action automatique s’exécute après la réussite de son opération. Si elle échoue, l’utilisateur n’en est pas informé : consultez Last Result pour savoir si elle a fonctionné.
Une action dont l’opération est [Manual] est lancée à la main. Sur la page de l’enregistrement, un bouton Actions liste les actions manuelles actives de sa section, par titre. Pointer sur l’une d’elles affiche ses remarques. En sélectionner une affiche Run the action ‘…’? This cannot be undone., puis l’exécute et affiche son résultat : Action Complete ou Action Failed, avec son message.
Le bouton Actions n’apparaît que lorsque la section a des actions manuelles actives, et seulement aux utilisateurs qui peuvent modifier l’enregistrement :
| Page | Autorisation nécessaire |
|---|---|
| Ordre de travail | Update dans Work Orders. |
| Dossier financier et finance de l’ordre de travail | Add Account dans Job Finance. |
| Facture | Create dans Invoices. |
| Facture fournisseur | Create dans Bills. |
| Devis | Create dans Quotations. |
| Actif | Update dans Asset Management. |
| Entité | L’accès à la société responsable de l’entité. |
| Utilisateur | Update dans User Management. |
Sections et opérations
Section intitulée « Sections et opérations »Chaque validation et chaque action appartient à une section et à une opération. Voici celles qui peuvent être choisies :
| Section | Opérations |
|---|---|
| Assets | Create, Delete, Retire, Update |
| Bill | Create, Accept, Delete, Finalise, Reject, Reset, Unvalidate, Update, Validate |
| Data Fields | Update : une valeur de champ de données sauvegardée sur un enregistrement. Voir Champs de données. |
| Entity | Create, Delete, Update, Upload Document |
| Finance Masters | Create Account, Update Account, Duplicate Account, Delete Account |
| Invoice | Approve, Cancel, Create, Delete, Finalise, Generate Doc, Proforma, Reverse, Update, Write Off |
| Item Master | Create, Delete, Update |
| Job Finance | Initialize Accounts, Add Account, Request Approval, Approve Estimates, Approve Account, Request Closure, Close Job, Cancel Job, Re-Open Job, Set Revenue Recognition Date, Clear Revenue Recognition Date, Delete Account, Download Document, Cancel Document, Restore Document, Update Account, Add Tax, Payment Request |
| Quotation | Create, Approve, Delete, Finalise, Generate, Ops Assigned, Request Approval, Update |
| Receipts & Payments | Approve Payment, Approve Receipt, Create Payment, Create Receipt, Finalise Payment, Finalise Receipt |
| Work Order | Add WO Item, Apply Location to Job, Allocate Asset, Cancel WO, Add to Location List, Delete from Location List, Re-Order Location List, Change in Services for WO, Change in WF/Services for Job, Close Manually, Create Job, Create WO, Commit Items, Delete WO, Duplicate WO, Generate Form, Remove Asset, Re-Open WO, Reset WO, Save WO Header, Save WO Events/Data, Save Job Header, Transfer WO Job, Transfer All Job, Update WO T/D, Update WO Item, Upload Document, Update Document, Download Document, Cancel Document, Restore Document, Delete Document, Request Documents |
| User | Create, Login, Update, Delete |
| Yard | Save Move, Execute Move, Cancel Move, Delete Move, Generate Form, Link WO, Unlink WO |
Pour les actions, chaque section propose aussi [Manual]. Les actions manuelles peuvent être lancées depuis les pages listées sous Onglet Actions.
Ajouter ou modifier une validation ou une action
Section intitulée « Ajouter ou modifier une validation ou une action »Les validations et les actions sont écrites en SQL sur les données de votre société : c’est donc le support TrakIT qui les ajoute et les modifie. Pour demander un nouveau contrôle ou une nouvelle étape, ou pour en modifier, désactiver ou supprimer un, contactez le support TrakIT avec le titre ou l’ID affiché sur cette page.
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »La page est réservée aux administrateurs système : TrakIT le vérifie à l’ouverture, quelles que soient les autorisations du rôle. Les autres utilisateurs voient Authorization Failed. Le menu SysAdmin Pages n’est affiché qu’aux administrateurs système.
Les administrateurs système peuvent voir la liste et ses filtres. L’ajout, la modification et la suppression des validations et des actions sont faits par le support TrakIT.