Suivi des retards

La page Delay Tracking liste les conteneurs dont le temps passé dehors est suivi, par exemple entre le déchargement et le retour du conteneur vide. Pour chaque conteneur, elle affiche les jours de franchise, les jours déjà utilisés et les frais des jours au-delà des jours de franchise.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Operations > Delay Tracking. Pour les totaux par workflow, voir Delay Tracking Statistics.

Comment les conteneurs sont suivis

Un workflow définit les événements qui démarrent et arrêtent le suivi, pour chaque type de suivi comme les surestaries ou la détention. TrakIT vérifie ces événements toutes les 5 minutes : un conteneur apparaît donc dans la liste, ou en sort, quelques minutes après l’enregistrement de l’événement.

• Démarrage : un conteneur est ajouté lorsque son ordre de travail enregistre un événement de démarrage, si l’ordre de travail est actif ou abandonné, a un numéro et une taille de conteneur, et ne porte pas sur un conteneur appartenant au chargeur. Il est ajouté une fois par type de suivi.
• Arrêt : un conteneur sort de la liste lorsqu’un ordre de travail, quel qu’il soit, ayant le même numéro de conteneur enregistre un événement d’arrêt du même type de suivi. Cet ordre de travail et la date de son événement deviennent l’Exit WO et l’Exit Date.
• Si l’ordre de travail est annulé, ses conteneurs qui ne sont pas sortis sont retirés de la liste.

Jours de franchise et tarifs

Lorsqu’un conteneur est ajouté, TrakIT copie ses jours de franchise et ses tarifs depuis les définitions des coûts de retard du workflow. Il utilise la définition qui correspond au type de suivi et à la taille du conteneur et, si les définitions les précisent, à son transporteur, son type ISO, son type de dossier et son service. Lorsque plusieurs définitions correspondent, la plus précise est utilisée. Si aucune ne correspond, le conteneur reçoit les jours de franchise par défaut du workflow et aucun tarif.

Ces valeurs sont copiées une seule fois. Les modifications ultérieures des définitions du workflow ne s’appliquent aux conteneurs déjà dans la liste que si la définition est enregistrée avec Apply to Active Containers in Tracking List.

Jours et frais

• Actual Days compte les jours de la date d’entrée à la date de sortie, ou jusqu’à aujourd’hui si le conteneur n’est pas sorti. Le jour d’entrée est le jour 1.
• Les jours au-delà des jours de franchise sont facturables. Actual Days passe au rouge dès le premier jour facturable.
• Les frais appliquent chaque tranche à tour de rôle : les jours de la première tranche au premier tarif, puis la tranche suivante, et ainsi de suite. Les jours restant après la dernière tranche sont facturés au tarif Thereafter.

Par exemple, avec 5 jours de franchise, des jours de tranche 7,7,7, des tarifs de tranche 10,20,40 et un tarif au-delà de 50, un conteneur au jour 30 a 25 jours facturables : 7 × 10 + 7 × 20 + 7 × 40 + 4 × 50 = 690,00 $.

Si le tarif au-delà est de 0, aucun frais n’est affiché, même si les tarifs de tranche sont renseignés.

Trouver des conteneurs

Si vous avez plusieurs groupes de workflows, sélectionnez un onglet pour voir un groupe, ou All.

1. Définissez les filtres.
2. Sélectionnez Search.

TrakIT mémorise vos filtres et votre onglet. Reset efface les filtres.

Filtre	Trouve
Container	Les conteneurs dont le numéro contient le texte.
Customer	Les conteneurs dont le client du dossier d’entrée a un nom qui contient le texte.
Entry WO Status	Les conteneurs dont l’ordre de travail d’entrée est Open ou Closed, ou quel que soit son statut.
Include Exited	Affiche aussi les conteneurs sortis. Par défaut, seuls les conteneurs encore suivis sont affichés.
With Rates	Uniquement les conteneurs qui ont un tarif au-delà.
Tracking Type, Workflows, Services, Carrier	Les types de suivi, les workflows, les services et les transporteurs des ordres de travail d’entrée à inclure.

La liste

Total indique le nombre de conteneurs trouvés. La liste en affiche 20 par page ; sélectionnez l’intitulé Entry WO pour trier selon cette colonne.

Colonne	Affiche
Tracking Type	Le type de suivi.
Container	Le numéro et la taille du conteneur, par exemple ABCD1234567-40'.
Entry/Carrier	La date d’entrée, et le transporteur de l’ordre de travail d’entrée.
Entry WO	L’ordre de travail qui a démarré le suivi. Sélectionnez-le pour l’ouvrir.
Last Event	Le dernier événement de l’ordre de travail d’entrée et, tant que le conteneur est encore suivi, il y a combien de temps il a eu lieu.
Free Days, Actual Days	Les jours de franchise et les jours comptés jusqu’ici.
Total Charges	Les frais des jours facturables.
Exit WO, Exit Date	L’ordre de travail et la date qui ont arrêté le suivi.
Remarks	Les remarques.

Pour télécharger dans un fichier Excel tous les conteneurs qui correspondent à vos filtres, sélectionnez Export.

Modifier un conteneur

1. Pointez sur l’icône de menu au bout de la ligne du conteneur.
2. Sélectionnez Modify.
3. Dans Edit Container, modifiez ce dont vous avez besoin :
   • Free Days : moins de 1 000.
   • Exit WO / Date : pour faire sortir le conteneur manuellement, saisissez l’ordre de travail et la date de sortie. L’ordre de travail doit avoir le même numéro de conteneur, et la date doit être postérieure à la date d’entrée et ne pas être dans le futur. Effacez les deux pour suivre de nouveau le conteneur.
   • Remarks : jusqu’à 500 caractères.
   • Slab Days et Slab Rates : séparés par des virgules, par exemple 7,7,7 et 10,20,40, avec le même nombre de valeurs dans chacun. Chaque tranche compte de 1 à 99 jours, et chaque tarif va de 1 à 999 par jour.
   • Thereafter : le tarif par jour après la dernière tranche.
4. Sélectionnez Save.

La date d’entrée ne peut pas être modifiée. Si vous effacez la sortie alors qu’un événement d’arrêt existe pour le conteneur, TrakIT le fait sortir de nouveau lors de sa vérification suivante.

Supprimer un conteneur

1. Pointez sur l’icône de menu au bout de la ligne du conteneur.
2. Sélectionnez Delete.
3. Dans Confirm Delete Container, sélectionnez Delete.

Si l’ordre de travail d’entrée est encore ouvert avec son événement de démarrage enregistré, TrakIT ajoute de nouveau le conteneur lors de sa vérification suivante, avec de nouveaux jours de franchise et de nouveaux tarifs. Pour arrêter le suivi d’un tel conteneur, saisissez plutôt sa sortie.

E-mails d’expiration

Les utilisateurs peuvent recevoir chaque jour un e-mail Delay Notification qui liste les conteneurs dont les jours de franchise sont sur le point d’expirer, ou ont expiré, avec une pièce jointe Excel. Il est envoyé chaque jour jusqu’à la sortie du conteneur. Les administrateurs choisissent qui le reçoit pour chaque workflow, et chaque utilisateur peut choisir quand être averti dans System > Notifications, sur l’onglet Free Days.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Delay Tracking :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page.
Update	Modifier les conteneurs.
Delete	Supprimer les conteneurs.
Export	Voir Export.

Vous voyez les conteneurs dont l’ordre de travail d’entrée appartient à un workflow auquel vous avez accès.