Statut des devis

La page Quotation Status compte les devis d’une société dans chaque statut, et liste les devis du statut que vous sélectionnez. Utilisez-la pour suivre les devis qui attendent une approbation, qui sont en révision ou qui ont été rejetés, sans définir de filtres sur la liste complète.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Analytics > Quotation Status.

Pour trouver des devis avec plus de filtres, ou pour en créer un, utilisez la page Liste des devis. Pour la signification de chaque statut, voir Statuts.

Choisir la société

Si vous avez accès à plusieurs sociétés, choisissez la société dans la liste en haut de la page. Elle est d’abord réglée sur votre propre société, et TrakIT mémorise votre choix pour la prochaine fois. Changer de société met à jour les listes Workflows et Created By des filtres.

Filtres

Sélectionnez Filters pour ouvrir ou fermer le panneau des filtres. Définissez les filtres, puis sélectionnez Search. Reset les efface et relance la recherche. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois.

Filtre	Trouve
Number/Title	Toute partie du numéro ou du titre du devis.
Entity	Toute partie du nom du client.
Linked référence du dossier	Le devis lié à un dossier. Saisissez la référence complète du dossier. Le libellé utilise le nom court de la référence du dossier de votre société, par exemple Linked T/D.
Quotation Date	Les devis datés entre les dates From et To. La flèche à côté du libellé propose des périodes telles que This Month ou Last Quarter. Un filtre de date ne compte que les devis qui ont été générés : Generated, Finalised, Rejected, Cancelled ou Ops Assigned. Les encadrés Draft, Approval Requested, Under Revision et Approved sont alors vides.
Workflows	Les workflows des devis : ceux de la société auxquels vous avez accès et qui ont des devis. – Empty / NA – trouve les devis sans workflow. L’icône de coche sélectionne tout ou rien.
Created By	Les utilisateurs qui ont créé les devis. La liste contient toutes les personnes qui ont créé un devis dans la société.

Encadrés des statuts

Found, en haut, indique combien de devis correspondent aux filtres, par exemple Found 25 Quotes. En dessous, un encadré par statut compte les devis correspondants dans ce statut : Draft, Approval Requested (le statut Request for Approval), Under Revision, Approved, Generated, Finalised, Rejected, Cancelled et Ops Assigned. Pointez sur l’icône d’information d’un encadré pour en voir une courte description.

Sélectionnez un encadré pour lister ses devis en dessous. L’encadré sélectionné est mis en surbrillance, et un encadré sans devis est estompé. TrakIT mémorise l’encadré que vous avez sélectionné. Les modèles sont comptés dans le statut où ils se trouvent.

Les administrateurs système voient aussi le temps qu’a pris chaque comptage.

La liste

La liste affiche les devis de l’encadré sélectionné, 20 par page, dans l’ordre de leur ID, du plus ancien au plus récent. Les devis annulés apparaissent en rouge.

Colonne	Affiche
ID	L’ID du devis.
Date	La date du devis, pour les devis qui sont Generated, Finalised, Rejected, Cancelled ou Ops Assigned ; sinon, et pour les modèles, -. La date est en rouge quand la validité a expiré, et toujours quand le devis n’a pas de validité.
Number	Le numéro du devis. Sélectionnez-le pour ouvrir le devis dans un nouvel onglet.
Rev	La révision, s’il y en a une.
Title	Le titre du devis.
Company, Workflow	La société, et le workflow si le devis en a un.
Customer	Le client.
Currency	La devise du devis.
Income, Expense, Gross Profit	Les totaux des postes de produits et de charges, hors taxes, et leur différence. Gross Profit est en rouge quand il est négatif. Les débours ne sont pas comptés.
Status	Le statut, par exemple Request for Approval.
Restricted	Un voyant rouge quand le devis est restreint.
Validity(Days)	Le nombre de jours pendant lesquels le devis est valable, ou - s’il n’a pas de validité.
Reason	Pour Approval Requested, Under Revision, Rejected et Cancelled uniquement : le motif choisi lors du dernier changement de statut, s’il y en a un.
Remarks	Les remarques internes du devis.
Created By	La personne qui a créé le devis, et il y a combien de temps.

No data available signifie que l’encadré sélectionné ne contient aucun devis.

Exporter la liste

Sélectionnez Export, au-dessus de la liste, pour télécharger tous les devis de l’encadré sélectionné dans un fichier Excel, avec les mêmes colonnes que la liste. Dans le fichier, Restricted indique Yes ou No. Export apparaît quand la liste contient au moins un devis et que votre rôle a Export dans la section Quotations.

Actualiser la page

Refresh, en haut à droite à côté de Auto-Refresh, compte à nouveau les devis et les liste à nouveau.

Pour que la page s’actualise d’elle-même, sélectionnez Auto-Refresh. Le lien affiche alors un compte à rebours de 10 minutes, par exemple Refresh in 9:58, et la page s’actualise quand il arrive à zéro. Pointez sur le lien et sélectionnez Refresh Now pour actualiser tout de suite. Pendant que vous travaillez dans une autre fenêtre, le lien affiche Paused : quand le compte à rebours se termine alors que la fenêtre TrakIT n’a pas le focus, il recommence au lieu d’actualiser la page. Décochez Auto-Refresh pour l’arrêter. Auto-Refresh est désactivé à chaque ouverture de la page.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
Quotations	Read	Ouvrir la page et voir les nombres et la liste.
Quotations	Export	Exporter la liste.

La liste des sociétés affiche les sociétés auxquelles vous avez accès. Vous voyez un devis s’il n’a pas de workflow ou si son workflow fait partie des vôtres. Un devis restreint n’est compté et listé que pour l’utilisateur qui l’a créé, les utilisateurs qu’il notifie et les administrateurs système. Les administrateurs système voient les devis de tous les workflows.