Gestion des utilisateurs

La page User Management liste les utilisateurs de TrakIT. Depuis cette page, vous trouvez un utilisateur, voyez qui est en ligne, exportez la liste et créez un utilisateur. Chaque utilisateur s’ouvre sur la page Utilisateur, où vous modifiez ses détails, ses rôles et ses accès.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > User Management.

Le nombre en haut à droite, par exemple 12 Online, compte les utilisateurs qui utilisent TrakIT en ce moment.

Utilisateurs internes et externes

TrakIT a deux types d’utilisateurs, chacun dans un onglet de cette page. La page Utilisateur affiche les sections qui s’appliquent à chaque type.

Utilisateurs internes

L’onglet Internal liste votre propre personnel. Un utilisateur interne :

• a un ou plusieurs rôles internes, qui déterminent ce qu’il peut faire : voir Gestion des rôles ;
• travaille dans les workflows auxquels il a accès, par ses zones géographiques ou par affectation, ainsi que dans sa propre société et dans les autres sociétés qu’un administrateur système lui donne ;
• se connecte à TrakIT dans un navigateur web, la PWA ou l’application TrakIT distincte, selon ce qui est défini pour lui dans Accès des utilisateurs ;
• voit le menu de ses rôles, moins les menus de premier niveau masqués pour lui sous Menu Access ;
• peut être membre de groupes d’utilisateurs ;
• est verrouillé automatiquement après une période sans connexion, si sa société a un Idle User Lock.

Utilisateurs externes

L’onglet External liste les personnes extérieures à votre société qui utilisent le portail externe de TrakIT, comme le personnel d’un client ou d’un transporteur routier. Un utilisateur externe :

• a au plus un rôle du portail, qui détermine ce qu’il peut faire et voir dans le portail, y compris les graphiques de sa page d’accueil : voir Gestion des rôles et Graphiques du portail ;
• ne voit que ce qui concerne les entités auxquelles il est lié : lié en tant que Customer, les dossiers dont l’entité est le client ; lié en tant que Transporter, les ordres de travail dont elle est le transporteur routier ou le transporteur routier de retour ;
• se connecte au portail dans un navigateur web. L’application mobile et l’application TrakIT distincte sont réservées aux utilisateurs internes ;
• n’a ni zones géographiques, ni workflows, ni paramètres de menu propres, et ne peut pas être membre de groupes d’utilisateurs ;
• n’est pas verrouillé automatiquement en cas d’inactivité.

Trouver un utilisateur

1. Sélectionnez l’onglet Internal ou External.
2. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
3. Saisissez ou sélectionnez les filtres nécessaires.
4. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. TrakIT mémorise l’onglet et vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page. Si un administrateur a limité les utilisateurs que vous pouvez voir, Custom Filters Active apparaît à côté des boutons.

Filtre	Trouve
ID/Name	N’importe quelle partie de l’identifiant utilisateur ou du nom complet.
Email	N’importe quelle partie de l’adresse e-mail.
Show Locked Users	Inclut les utilisateurs verrouillés. Sans ce filtre, seuls les utilisateurs non verrouillés sont listés.
Show Online Only	Uniquement les utilisateurs en ligne en ce moment.
Entities Linked	Les utilisateurs liés à une entité dont le code ou le nom contient le texte.
Has Email	Has Email ou Has No Email, ou — Any —.
My Subordinates Only	Les utilisateurs dont vous êtes le responsable.
Assigned Locations	Onglet Internal uniquement : les utilisateurs affectés aux zones géographiques sélectionnées. < Not Assigned > inclut les utilisateurs sans zone géographique.
Workflow Access	Onglet Internal uniquement : les utilisateurs qui ont accès à l’un des workflows sélectionnés. Les administrateurs système sont toujours inclus.
Companies	Onglet Internal uniquement : les utilisateurs qui ont accès à l’une des sociétés sélectionnées.
Roles	Onglet Internal uniquement : les utilisateurs qui ont l’un des rôles sélectionnés. Décochez SysAdmin pour exclure les administrateurs système.

Dans les listes qui comportent de nombreux choix, tapez dans Search pour réduire la liste, et sélectionnez l’icône de coche pour tout sélectionner ou ne rien sélectionner.

La liste

La liste affiche 20 utilisateurs par page, par nom complet. Users Found indique le nombre de résultats. Sélectionnez l’en-tête d’une colonne pour trier selon celle-ci, lorsque la colonne le permet.

Sauf si vous êtes administrateur système, vous ne voyez que les utilisateurs dont la société fait partie des sociétés auxquelles vous avez accès. Les utilisateurs verrouillés apparaissent en grisé.

Colonne	Affiche
Icône de personne	Ouvre le profil de l’utilisateur sur le système propre de votre société, si votre société a une User Url définie. Voir Société.
User ID	L’identifiant avec lequel l’utilisateur se connecte.
Full Name	Le nom de l’utilisateur. Sélectionnez-le pour ouvrir l’utilisateur. Une icône d’avertissement (Hash Check Failed) signifie que la fiche de l’utilisateur n’a pas passé le contrôle d’intégrité de TrakIT : l’utilisateur ne peut pas se connecter. Contactez le support TrakIT.
Email	L’adresse e-mail.
Roles	Les rôles de l’utilisateur, ou SysAdmin en rouge pour un administrateur système. Un rôle suivi de * appartient à une société.
Assigned	Onglet Internal uniquement : Yes si l’utilisateur est affecté à des zones géographiques. No en rouge et en gras pour un utilisateur actif qui n’en a aucune : un tel utilisateur n’obtient aucun workflow par les zones géographiques. - pour un administrateur système.
Zone	Le fuseau horaire de l’utilisateur, en heures par rapport à UTC.
Manager	Le responsable de l’utilisateur.
Company	La société de l’utilisateur.
Assigned Companies	Onglet Internal uniquement : les autres sociétés auxquelles l’utilisateur a accès.
News	Onglet Internal uniquement : Y si l’utilisateur reçoit les actualités par e-mail.
Session Count	Le nombre de fois où l’utilisateur s’est connecté.
Updated By	La personne qui a modifié l’utilisateur en dernier, et il y a combien de temps.
Last Active	Le moment où l’utilisateur a utilisé TrakIT pour la dernière fois.
Champs de données	Les champs de données des utilisateurs que votre société a configurés pour être affichés, pour les utilisateurs internes ou externes. Voir Champs de données.
Online	Un voyant vert si l’utilisateur est en ligne en ce moment.

Exporter la liste

Sélectionnez Export pour télécharger sous forme de fichier Excel les utilisateurs qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Le fichier contient l’identifiant utilisateur, le prénom, le nom et le nom complet, l’e-mail, le mobile, la société, la zone, le responsable, la dernière activité, si l’utilisateur est verrouillé ou reçoit des SMS, qui a créé et modifié en dernier l’utilisateur et quand, le nombre de sessions et la page par défaut, suivis de tous les champs de données des utilisateurs. Pour les utilisateurs internes, il contient aussi les autres sociétés, les rôles, si l’utilisateur reçoit les actualités, le groupe de workflows par défaut et l’URL du profil. Export n’apparaît que lorsque la liste contient des utilisateurs, et si votre rôle le permet.

Créer un utilisateur

1. Sélectionnez l’onglet Internal pour créer un utilisateur interne, ou l’onglet External pour créer un utilisateur externe.
2. Sélectionnez Create. La page Create New Internal User ou Create New External User s’ouvre.
3. Remplissez les champs, comme décrit dans Champs de l’utilisateur.
4. Laissez Send Welcome Message and Password by Email (if provided) sélectionné pour envoyer un e-mail à l’utilisateur.
5. Sélectionnez Create.

La page de l’utilisateur s’ouvre, avec User created successfully. TrakIT donne à l’utilisateur un mot de passe aléatoire. Avec l’option de bienvenue et une adresse e-mail, l’utilisateur reçoit un e-mail, Your Account is Ready, avec son identifiant utilisateur et ses détails et, si votre installation permet aux utilisateurs de se connecter avec un mot de passe, ce premier mot de passe. Les administrateurs système reçoivent un e-mail, User Account Creation, avec les détails du nouvel utilisateur. Un nouvel utilisateur interne reçoit aussi un message de bienvenue dans la messagerie.

Ensuite, sur la page de l’utilisateur :

• donnez à un utilisateur interne d’autres rôles, workflows ou sociétés, ou à un utilisateur externe son rôle du portail, dans l’onglet Access Control ;
• liez un utilisateur externe à ses entités dans l’onglet Linked Entities.

L’utilisateur se connecte comme décrit dans Se connecter, et peut changer son premier mot de passe dans Changer de mot de passe. Un utilisateur sans adresse e-mail ne peut pas se connecter.

Qui peut utiliser cette page

Section	Autorisation	Vous permet de
User Management	Read	Ouvrir la page et les pages des utilisateurs.
User Management	Create	Créer des utilisateurs avec Create.
User Management	Export	Exporter la liste.

Ce que vous pouvez faire sur la page d’un utilisateur nécessite d’autres autorisations : voir Utilisateur. Seul le support TrakIT voit et gère les comptes du support TrakIT lui-même.