Tables de référence financières

La page Finance Masters contient les listes sur lesquelles repose la finance de TrakIT : les rubriques qui composent les dossiers, les devis, les factures et les factures fournisseurs, les taxes de chaque pays, les devises, les groupes de postes, les exercices, les modes de paiement et les types d’ajustement.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Admin > Masters > Finance Masters. La page a sept onglets : Account Masters, Country Taxes, Currencies, Account Groups, Financial Years, Payment Methods et Adjustments.

Pour l’ordre dans lequel une nouvelle société les configure, voir Configurer une société. Si la société tient sa comptabilité dans TrakIT, voir aussi Configurer la comptabilité.

Onglet Account Masters

Les rubriques sont les frais qui composent les dossiers, les devis, les factures et les factures fournisseurs, par exemple le fret maritime ou la manutention. Chaque société a les siennes, en trois arborescences : produits, charges et débours (des coûts payés pour le compte du client et qui lui sont facturés). Dans chaque arborescence, les rubriques se trouvent dans des catégories, et les catégories peuvent contenir d’autres catégories.

1. Choisissez la société dans la liste en haut. Elle affiche les sociétés auxquelles vous avez accès, et démarre sur la vôtre.
2. Choisissez la View : By Structure affiche les trois arborescences côte à côte ; By Table affiche une liste. TrakIT mémorise votre choix.

Quand vous choisissez une société qui n’a pas encore de rubriques, TrakIT ajoute les trois catégories de premier niveau, All Income, All Expense et All Disbursement. Tout le reste se place sous elles.

Trouver une rubrique

1. Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
2. Saisissez ou choisissez les filtres dont vous avez besoin.
3. Sélectionnez Search.

Reset efface les filtres. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois.

Filtre	Trouve
Top Category (By Structure)	Les catégories situées directement sous les trois catégories de premier niveau dont le nom contient le texte, avec tout ce qu’elles contiennent.
Category (By Table)	Les rubriques dont la catégorie, ou une catégorie au-dessus d’elle, contient le texte.
Name	Les rubriques dont le nom contient le texte.
Default/Custom Code	Les rubriques dont le code de compte, le code de charges ou le code personnalisé contient le texte.
Account Status	– Any Status –, Active Only ou Inactive Only.
Type (By Table)	Les types de rubriques à lister : Income, Expense, Disbursement.

By Structure

Chaque arborescence affiche ses catégories avec une icône de répertoire et ses rubriques avec une puce, chacune suivie de son code en gris. Les rubriques inactives apparaissent en rouge. Sélectionnez une catégorie ou une rubrique pour l’ouvrir dans la fenêtre contextuelle de la rubrique.

By Table

Le tableau liste les rubriques, sans les catégories, regroupées en Income Accounts, Expense Accounts et Disbursement Accounts. Accounts found les compte. Les rubriques inactives apparaissent en rouge. Sélectionnez une ligne pour ouvrir la rubrique dans la fenêtre contextuelle de la rubrique.

Colonne	Affiche
ID	Le numéro de la rubrique dans TrakIT.
Category	Sa catégorie, avec les catégories au-dessus, par exemple All Income > Freight.
Name	Le nom de la rubrique, avec son nom local en dessous.
Code	Le code de compte. Pour une rubrique de débours, le code de produits et le code de charges.
Custom Code	Le code personnalisé, le cas échéant.
Entity Type	Le type d’entité auquel la rubrique est réservée, ou -.
Approval Mode	None, If Modified ou Always.
Use Count	Le nombre de postes par défaut des workflows qui l’utilisent. En gris s’il n’y en a aucun.
Status	Active ou Inactive.
Created	Il y a combien de temps elle a été créée.

Export télécharge sous forme de fichier Excel les rubriques qui correspondent aux filtres. Il contient les mêmes informations, avec les codes de produits et de charges dans des colonnes séparées, et une colonne Workflow avec les workflows qui autorisent la rubrique.

La fenêtre contextuelle de la rubrique

Sélectionner une catégorie ou une rubrique ouvre une fenêtre contextuelle qui a son nom pour titre. Elle affiche :

Champ	Affiche
Local Name	Le nom dans une autre langue, s’il en a un.
Transaction Type	Income, Expense ou Disbursement.
Account Code, ou Income Code et Expense Code	Les codes. Une rubrique de débours a un code de produits, utilisé lorsqu’elle est facturée, et un code de charges, utilisé lorsqu’elle figure sur une facture fournisseur.
Custom Code	Le code personnalisé, le cas échéant.
Job Count	Rubriques uniquement : le nombre de postes des dossiers, des devis et des autres documents qui utilisent la rubrique.
Entity Type, Approval Mode, Active	Rubriques uniquement : voir Champs de la rubrique.

Si votre rôle peut mettre à jour les tables de référence financières, Select Action propose ce que vous pouvez en faire. Choisissez l’action, renseignez les champs qui apparaissent et sélectionnez le bouton en bas, par exemple Create. Close ou Cancel ferme la fenêtre contextuelle.

Action	Pour	Ce qu’elle fait
Create Sub Account	Catégories	Crée une catégorie ou une rubrique dans cette catégorie.
Modify Account	Catégories et rubriques, sauf les trois catégories de premier niveau	Modifie ses détails.
Move Account	Catégories et rubriques, sauf les trois catégories de premier niveau	La déplace, avec tout ce qu’elle contient, vers une autre catégorie de la même arborescence.
Duplicate Account	Rubriques	Crée une copie dans la même catégorie.
Delete Account	Catégories et rubriques, sauf les trois catégories de premier niveau	La supprime.

Votre société peut aussi avoir ses propres contrôles qui bloquent une modification avec un message, et ses propres actions qui s’exécutent après celle-ci.

Créer une catégorie ou une rubrique

1. Ouvrez la catégorie dans laquelle ajouter, et dans Select Action, choisissez Create Sub Account.
2. Dans Account Type, choisissez Category ou Account.
3. Renseignez les champs.
4. Sélectionnez Create.

Le nouvel élément appartient à la même société et à la même arborescence que la catégorie. Une catégorie est toujours active.

Champs de la rubrique

Champ	Notes
Account Name	Jusqu’à 100 caractères. Obligatoire.
Local Name	Le nom dans une autre langue, jusqu’à 300 caractères. Les modèles de facture peuvent l’imprimer.
Account Code (Income Account Code pour un débours)	Jusqu’à 30 caractères : lettres, chiffres, -, /, . et +. Les espaces sont supprimés et les lettres enregistrées en majuscules. Obligatoire.
Expense Account Code	Débours uniquement, avec les mêmes règles. Obligatoire.
Custom Code	Un code supplémentaire, jusqu’à 50 caractères, par exemple pour une interface qui envoie des données financières à un autre système. Les espaces sont supprimés et les lettres enregistrées en majuscules.
COA Account	Modify Account sur une rubrique uniquement : le compte comptable sur lequel ses montants sont comptabilisés, si la société tient sa comptabilité dans TrakIT. La liste affiche les comptes comptables de la société qui reçoivent des écritures. – Not Mapped (use default) – utilise le compte de produits ou de charges par défaut de la société. Voir Configurer la comptabilité.
Restrict Entity Type	Rubriques uniquement, pas les débours : le type d’entité auquel la rubrique est destinée, par exemple un transporteur routier. Sur un dossier, son entité doit être de ce type, et TrakIT la renseigne à partir des ordres de travail. Voir Dossier financier.
Approval Mode	Rubriques uniquement. No Approval Required. If Modified from Estimate : un montant réel copié depuis les estimations est approuvé, et doit être de nouveau approuvé une fois modifié. Approval Always Required : chaque montant réel doit être approuvé. Voir Approuver des postes.
Active	Rubriques uniquement. Les rubriques inactives ne sont plus proposées sur les dossiers, les devis ou les factures.

Déplacer, dupliquer ou supprimer

• Move Account : choisissez la Destination Category, puis sélectionnez Move. La liste affiche les catégories de la même société et de la même arborescence, sauf la catégorie actuelle et celles qui se trouvent dans l’élément déplacé.
• Duplicate Account : sélectionnez Duplicate. TrakIT crée une copie de la rubrique dans la même catégorie, avec tous ses paramètres et _C ajouté à son nom et à son code. Ouvrez la copie pour la modifier. Une rubrique ne peut être dupliquée que si son nom compte au plus 98 caractères et son code au plus 28.
• Delete Account : sélectionnez Delete. Supprimer une rubrique la retire aussi des postes par défaut et des postes autorisés des workflows. Supprimer une catégorie supprime aussi ce qui se trouve directement dedans. Une rubrique utilisée ne peut pas être supprimée : TrakIT affiche Cannot delete account in use. Rendez-la plutôt inactive.

Messages

Message	Que faire
Please select account type	Choisissez Category ou Account.
Account Name must be specified, Code must be specified, Income Code must be specified, Expense Code must be specified	Renseignez le champ.
Code already exists	La catégorie a déjà une rubrique avec le même nom et le même code : modifiez l’un des deux.
Code has invalid characters (ou Income Code, Expense Code)	N’utilisez que des lettres, des chiffres, -, /, . et +.
Account Name has possible html tags or disallowed text	Supprimez les caractères spéciaux.
This account is no longer available. Please select it again.	Sélectionnez de nouveau la rubrique dans l’arborescence ou le tableau.
Destination category Transaction Type does not match, Cannot move a category into itself or into one of its own sub categories	Choisissez une autre catégorie de destination.

Onglet Country Taxes

Les taxes sont définies par pays. Les postes d’une société peuvent recevoir les taxes du pays de la société.

1. Choisissez le pays. La liste affiche les pays des sociétés auxquelles vous avez accès.
2. Le tableau liste les taxes du pays.

Colonne	Affiche
Tax Code	La taxe, parmi la liste des taxes que tient le support TrakIT.
Rate (%)	Le taux. Un taux négatif, par exemple pour une taxe retenue, apparaît en rouge.
Finance Code	Le code qui identifie cette taxe du pays sur les postes et dans les exports.
Display Name	Le nom court, le cas échéant.
Transaction Type	Any, Income Only ou Expense Only. Voir Taxes réservées aux produits ou aux charges.
Description	La description, le cas échéant.
Added By	La personne qui l’a ajoutée.

Ailleurs, TrakIT affiche chaque taxe avec son code, son taux et sa description, par exemple VAT 18.0% - Standard rate, suivis de son code financier entre parenthèses lorsqu’il diffère du code de la taxe.

Ajouter ou modifier une taxe

1. Choisissez le pays, puis sélectionnez Add Tax, ou sélectionnez une taxe dans le tableau pour la modifier.
2. Dans Add New Tax ou Modify Tax, renseignez les champs ci-dessous.
3. Sélectionnez Save.

Champ	Notes
Select Tax	La taxe, parmi la liste des taxes que tient le support TrakIT. Elle ne peut plus être modifiée une fois ajoutée. Obligatoire.
Rate	Le taux en pourcentage, de -50 à 50. Obligatoire.
Finance Code	Jusqu’à 20 lettres et chiffres. Il doit être unique pour le pays. Laissez-le vide pour utiliser le code de la taxe : le champ l’affiche comme indication. Pour ajouter deux fois la même taxe à un pays, par exemple à deux taux, donnez à chacune son propre code financier.
Display Name	Un nom court pour la taxe, que les documents peuvent afficher, jusqu’à 20 caractères.
Transaction Type	Any Type, Income Only ou Expense Only.
Description	Jusqu’à 50 caractères.

Un taux modifié s’applique à la taxe lorsqu’elle est de nouveau ajoutée à un poste. Les postes qui ont déjà la taxe conservent le taux qui leur a été attribué.

Les administrateurs système peuvent supprimer une taxe : ouvrez-la et sélectionnez la croix (Delete Tax) en bas à gauche. Elle est supprimée immédiatement, sans demande de confirmation.

Message	Que faire
Tax must be selected, Rate must be numeric	Choisissez la taxe et saisissez le taux.
Rate is invalid	Saisissez un taux de -50 à 50.
Finance code already specified.	Une autre taxe du pays a ce code financier : choisissez-en un autre.
Finance Code can contain alphanumeric characters only	N’utilisez que des lettres et des chiffres.

Taxes réservées aux produits ou aux charges

Une taxe réglée sur Income Only ou Expense Only ne s’applique qu’aux postes de ce type. Les postes de débours peuvent recevoir n’importe quelle taxe. TrakIT le vérifie :

• lorsqu’une taxe est ajoutée à un poste : sur un poste de l’autre type, il s’arrête avec un message comme VAT 18.0% applies to income accounts only ;
• dans les listes de taxes proposées pour un poste, ou pour plusieurs postes du même type, qui excluent les taxes de l’autre type ;
• lors de l’enregistrement des taxes par défaut des postes financiers d’un workflow, qui sont refusées de la même façon, et lorsque les devis reprennent ces taxes par défaut.

Modifier le réglage ne retire pas la taxe des postes qui l’ont déjà.

Onglet Currencies

Les devises sont partagées par toutes les sociétés. Chaque société choisit celles dans lesquelles elle travaille, sous Available Currencies sur la page de la société.

Le tableau liste le Code, le Name et les Decimals de chaque devise, 20 par page. Sélectionnez l’intitulé de colonne Code ou Name pour trier selon cette colonne. Decimals est le nombre de décimales avec lequel les montants dans cette devise sont affichés.

Les administrateurs système peuvent supprimer une devise avec la croix (Delete Currency) de sa ligne. Elle est supprimée immédiatement, sans demande de confirmation. Une devise utilisée ne peut pas être supprimée : TrakIT affiche Currency in use cannot be deleted.

Ajouter une devise

1. Sélectionnez Add Currency.
2. Dans Add New Currency, choisissez la devise dans Select Currency. Tapez pour rechercher dans la liste des devises du monde.
3. Choisissez les Decimals : de 0 à 3. La valeur de départ est 2.
4. Sélectionnez Add.

C’est réservé aux administrateurs système. Currency already exists signifie qu’elle est déjà dans la liste.

Onglet Account Groups

Un groupe de postes affiche plusieurs postes de produits ou de débours sur une seule ligne, sous le nom du groupe, sur le document de facture. Le groupe est choisi sur chaque poste d’un dossier, ou sur les postes par défaut d’un workflow : voir Dossier financier.

Le tableau liste pour chaque groupe son Group Name, la société à laquelle il est destiné (For Company, – All – pour toutes les sociétés), ses Remarks, et la personne qui l’a mis à jour en dernier et quand. Un groupe destiné à une société n’est proposé que sur les postes de cette société.

Créer ou modifier un groupe de postes

1. Sélectionnez Create, ou sélectionnez un groupe dans le tableau pour le modifier.
2. Dans Create New Account Group ou Modify Account Group, saisissez le Group Name, jusqu’à 200 caractères. Il doit être unique.
3. Choisissez la société dans For Company, ou – All –.
4. Saisissez des Group Remarks si nécessaire, jusqu’à 500 caractères.
5. Sélectionnez Create ou Save.

Pour supprimer un groupe, ouvrez-le et sélectionnez la croix (Delete Group) en bas à gauche. Il est supprimé immédiatement, sans demande de confirmation. Un groupe utilisé ne peut pas être supprimé : TrakIT affiche Cannot delete Group in use.

Cet onglet est réservé aux administrateurs système : les autres utilisateurs voient la liste.

Onglet Financial Years

Les exercices divisent la comptabilité d’une société en périodes comptables, et permettent aux listes financières d’afficher une année à la fois. Leur fonctionnement, ce que fait la clôture d’un exercice et la liste de contrôle de fin d’exercice sont expliqués dans Exercices.

Choisissez la société en haut de l’onglet. Le tableau liste ses exercices avec leur nom (Financial Year), leur Start Date, leur End Date, la personne qui les a créés (Created By), et la personne qui les a clôturés et quand (Closed By), ou Open. Les exercices clôturés sont en gris.

Créer un exercice

1. Choisissez la société.
2. Sélectionnez Create New FY. Il apparaît tant que la société a moins de deux exercices ouverts.
3. Dans Create Financial Year, saisissez la Start Date, pour le premier exercice de la société. Pour tout exercice suivant, la date de début est le lendemain de la fin de l’exercice précédent et ne peut pas être modifiée.
4. Vérifiez la Period : One Year, Nine Months ou Six Months. Seuls les administrateurs système peuvent la modifier.
5. Sélectionnez Create.

Un exercice ne peut être ni modifié ni supprimé une fois créé. Le premier exercice nécessite que la Default Currency de la société soit définie. Voir Créer un exercice.

Clôturer un exercice

1. Choisissez la société.
2. Sélectionnez Close FY. La fenêtre contextuelle Close Financial Year indique le plus ancien exercice ouvert : c’est l’exercice qu’elle clôture.
3. Lisez le message, puis sélectionnez Close FY.

La clôture est irréversible. Ce dont elle a besoin et ce qu’elle fait sont décrits dans Clôturer un exercice.

Onglet Payment Methods

Les modes de paiement sont les façons dont l’argent est reçu ou payé, comme un virement bancaire ou des espèces. Les encaissements et les paiements en enregistrent un comme Transaction Mode : voir Encaissement ou paiement.

Le tableau liste pour chaque mode son Name, sa Company ([Global] pour toutes les sociétés), le compte de banque ou de caisse sur lequel il est comptabilisé (COA Account), et sa date de création. Un encaissement ou un paiement se voit proposer les modes de sa société et les modes globaux.

Pour en ajouter ou en modifier un, voir Ajouter ou modifier un mode. Cet onglet est réservé aux administrateurs système : les autres utilisateurs voient la liste.

Onglet Adjustments

Les types d’ajustement sont ce que choisissent les utilisateurs lorsqu’ils ajoutent un ajustement, comme une remise ou des frais bancaires, à une facture, une facture fournisseur ou un encaissement ou paiement.

Le tableau liste pour chaque type son Name, sa Company ([Global] pour toutes les sociétés), son Adj Type, ses Acc Codes et son Percent par défaut, et sa date de création.

Type d’ajustement	Le montant
Manual	Saisi par l’utilisateur.
Line Item	Un pourcentage des postes dont le code fait partie des Account Codes.
Total	Un pourcentage du total du document.
Tax	Un pourcentage des taxes du document.

Pour en ajouter ou en modifier un, voir Ajouter ou modifier un mode. Cet onglet est réservé aux administrateurs système : les autres utilisateurs voient la liste.

Ajouter ou modifier un mode

Les modes de paiement et les types d’ajustement s’ajoutent et se modifient de la même façon.

1. Dans l’onglet Payment Methods ou Adjustments, sélectionnez Add, ou le crayon (Edit Method) d’une ligne.
2. Dans Add Finance Method ou Update Finance Method, renseignez les champs ci-dessous.
3. Sélectionnez Save, ou Update pour un élément existant.

Champ	Notes
Payment Mode Name ou Adjustment Name	Jusqu’à 200 caractères. Deux modes de paiement ou types d’ajustement ne peuvent pas avoir le même nom, quelle que soit leur société. Obligatoire.
Company	La société qui l’utilise, ou [Global] pour toutes les sociétés. Ne peut plus être modifiée ensuite.
COA Account	Modes de paiement uniquement : le compte de banque ou de caisse sur lequel sont comptabilisés les encaissements et les paiements effectués avec ce mode, si la société tient sa comptabilité dans TrakIT. La liste affiche les comptes d’actif de la société, y compris les comptes en devise étrangère. Un mode global ne peut pas en avoir. Voir Configurer la comptabilité.
Adjustment Type	Ajustements uniquement : Manual, Line Item, Total ou Tax.
Account Codes	Line Item uniquement : les codes des postes auxquels il s’applique, séparés par des virgules. Le champ accepte jusqu’à 10 caractères. Obligatoire.
Default Percentage	Line Item, Total et Tax uniquement : le pourcentage avec lequel l’ajustement démarre sur un document, supérieur à 0 et jusqu’à 99,9. Obligatoire.

Pour supprimer un mode, ouvrez-le et sélectionnez la croix (Delete Method) en bas à gauche. Il est supprimé immédiatement, sans demande de confirmation. Un mode utilisé ne peut pas être supprimé : TrakIT affiche Unable to delete Method.

Message	Que faire
Method Name is required	Saisissez le nom.
This method is already exists	Un mode a déjà ce nom : choisissez-en un autre.
Account Codes are invalid or missing	Saisissez les codes, séparés par des virgules : lettres, chiffres, - et /.
Default Percentage is required, Percent value must be between 0.00 and 100.00 exclusive	Saisissez un pourcentage supérieur à 0, jusqu’à 99,9.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Finance Masters :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page, voir tous les onglets, et ouvrir les rubriques pour voir leurs détails.
Update	Voir Select Action dans la fenêtre contextuelle de la rubrique, et utiliser Modify Account et Move Account.
Create	Utiliser Create Sub Account et Duplicate Account. Nécessite aussi Update.
Delete	Utiliser Delete Account. Nécessite aussi Update.
Create/Modify Taxes	Ajouter des taxes à un pays et les modifier.
Open/Close Financial Year	Créer et clôturer des exercices.

Seuls les administrateurs système peuvent ajouter et supprimer des devises, créer, modifier et supprimer des groupes de postes, des modes de paiement et des types d’ajustement, supprimer des taxes, et créer un exercice de moins d’un an.