Dossiers

La page Operations est l’endroit où vous trouvez les dossiers et les ordres de travail. Un dossier regroupe les ordres de travail d’une expédition ou d’une mission, et chaque ordre de travail suit un workflow. Vous ne voyez que les ordres de travail des workflows auxquels vous avez accès.

Pour l’ouvrir, sélectionnez Operations > Jobs. Pour le parcours complet d’un dossier, de sa création à la clôture de ses ordres de travail, voir Du dossier à l’ordre de travail clôturé. Sur un téléphone, voir Dossiers dans l’application mobile.

Trouver un dossier ou un ordre de travail

Si la page affiche des onglets au-dessus des filtres, sélectionnez le groupe de workflows dans lequel rechercher, ou All.
Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
Saisissez ou sélectionnez les filtres dont vous avez besoin.
Sélectionnez Search.

Le nombre de résultats apparaît au-dessus de la liste, par exemple 125 Found. Sélectionnez une référence de dossier pour ouvrir le dossier, ou un ID d’ordre de travail pour ouvrir l’ordre de travail.

TrakIT mémorise vos filtres, votre vue et votre taille de page, et les réutilise la prochaine fois que vous ouvrez la page. Pour revenir aux filtres par défaut, sélectionnez Reset : la page affiche alors les ordres de travail actifs et abandonnés de tous les workflows, quel que soit leur statut d’alerte KPI (indicateur clé de performance).

Si une recherche prend trop de temps, TrakIT l’annule et conserve vos filtres, pour que vous puissiez affiner la recherche, par exemple par workflow, par statut ou par plage de dates, et la relancer.

Rechercher plus vite avec Skip Count

Sélectionnez Skip Count pour ne pas compter tous les résultats. La recherche est plus rapide lorsque les résultats sont nombreux, mais elle ne récupère que la première page : vous ne pouvez donc pas passer aux autres pages ni exporter. Lorsque la page est pleine, le nombre se termine par +, par exemple 20+ Found.

Onglets des groupes de workflows

Si vos workflows sont organisés en plusieurs groupes de workflows, un onglet apparaît pour chaque groupe, plus All. La liste et le filtre Workflows n’affichent que les workflows du groupe sélectionné. TrakIT ouvre la page sur le groupe que vous avez utilisé en dernier, ou sur votre groupe de workflows par défaut.

Filtres

Ces filtres sont toujours affichés :

Filtre	Trouve
Number	Une partie quelconque d’une référence de dossier, d’un numéro de conteneur ou d’un ID de chargement, ou un ID de dossier ou un ID d’ordre de travail exact.
Customer	Une partie quelconque du nom du client.
Shipper/Receiver	Une partie quelconque du nom ou du code du chargeur ou du réceptionnaire.
Commodity	Une partie quelconque de la marchandise. Saisissez `[EMPTY]` pour trouver les ordres de travail sans marchandise.
Special Conditions	Une condition parmi une liste fixe, décrite ci-dessous.
WO Status	Active, Abandoned, Cancelled ou Closed.
KPI Alert Status	No Alerts, With Alerts ou Snoozed.
Workflows	Les workflows à inclure. Tapez dans Search pour raccourcir la liste ; l’icône de coche sélectionne tout ou rien. Gardez-en au moins un sélectionné : si aucun n’est sélectionné, rien n’est trouvé.
Created By/On	La personne qui a créé l’ordre de travail, et des dates From et To pour le moment de la création.

Special Conditions trouve les ordres de travail qui :

Condition	Trouve les ordres de travail qui
Missing Container	N’ont pas de numéro de conteneur.
Missing Seal Number	N’ont pas de numéro de scellé.
Has Container	Ont un numéro de conteneur.
Duplicate Containers	Partagent leur numéro de conteneur avec un autre ordre de travail du même workflow.
Missing référence du dossier	N’ont pas encore de référence de dossier : le libellé affiche le nom que votre installation lui donne.
Empty/TBA Required Events	Ont un événement obligatoire vide ou défini sur TBA.
Missing Data	Ont un champ de données vide ou défini sur TBA.
TBA Events	Ont un événement défini sur TBA.
TBA Data	Ont un champ de données défini sur TBA.
Has Yard Move	Ont un mouvement de parc.
No Yard Move	N’ont pas de mouvement de parc.
Orphaned Jobs	Dans la vue By Job uniquement : les dossiers sans ordre de travail.

Ajouter ou retirer des filtres

Vous pouvez afficher jusqu’à 10 filtres supplémentaires.

Dans le panneau des filtres, sélectionnez Customize.
Sélectionnez les filtres que vous voulez utiliser.
Sélectionnez Save.

La page se recharge avec les filtres que vous avez sélectionnés. Pour retirer un filtre, décochez-le dans Customize, ou sélectionnez la croix rouge à côté de son nom dans le panneau des filtres.

Filtre	Trouve
Carrier, Transporter, Bond Agent, Clearing Agent	Les ordres de travail avec les entités sélectionnées.
Transporteur routier de retour	Les ordres de travail avec le transporteur routier de retour sélectionné. Le libellé est défini pour votre société.
Job Type	Les dossiers des types de dossier sélectionnés.
Last Event	Les ordres de travail dont le dernier événement réalisé fait partie de ceux sélectionnés.
Events	Completed Event : les ordres de travail où l’événement est réalisé, éventuellement entre deux dates. Not Completed Event : les ordres de travail où l’événement n’est pas encore réalisé.
Data	Les ordres de travail où un champ de données correspond. Choisissez le champ, puis un Search Mode : Partial Match, Exact Match, Not Like, Empty, Not Empty ou Number Range. Une plage de nombres compare la valeur à un nombre (Equal To, More Than, etc.) ou à deux (In Range, Outside Range).
Service	Les ordres de travail avec les services sélectionnés.
KPIs	Les ordres de travail avec les KPI sélectionnés, avec une Range parmi Any, In Range, Out of Range ou Empty. Sélectionnez Open KPIs only pour ignorer les KPI terminés.
Customer Group	Les ordres de travail dont le client fait partie des groupes sélectionnés.
Responsible Country	Les ordres de travail des bureaux situés dans les pays sélectionnés.
Documents	Les ordres de travail selon Document Title, File Name, Document Presence et Document Upload Date.
Cargo Type	Les dossiers des types de marchandise sélectionnés.
Locations	Les ordres de travail qui passent par un lieu dont le nom contient le texte. Sélectionnez First ou Last pour ne comparer que le premier ou le dernier lieu.
Remarks	Une partie quelconque de Internal Remarks, Remarks for Customer ou Remarks for Job.
Priority	Critical, High, Normal, Low, Very Low ou On Hold.
Data Values / WO Items	Les ordres de travail ayant une valeur de données ou un article d’entrepôt qui correspond exactement à l’une des valeurs que vous ajoutez. Tapez une valeur pour l’ajouter à la liste ; sélectionnez X à côté d’une valeur pour la retirer.
Responsible Person	Les ordres de travail avec les responsables sélectionnés.
Load Type	Les ordres de travail des types de chargement sélectionnés, et une Container Size parmi No Size, 20’, 40’ ou >40’.
Multi-Value	Une liste de 100 valeurs au plus d’un même type : Job ID, la référence du dossier, Work Order ID ou Container. Séparez les valeurs par des virgules, des points-virgules, des tabulations ou des retours à la ligne.

Si un administrateur a limité les ordres de travail que vous pouvez voir, le panneau des filtres affiche [ User Filter Active ] ou Custom Filters Active.

Afficher par dossier ou par ordre de travail

Deux onglets au-dessus de la liste permettent de passer d’une vue à l’autre. TrakIT mémorise celle que vous avez utilisée en dernier.

By Job

Une ligne par dossier, du plus récent au plus ancien. Un dossier correspond lorsque l’un de ses ordres de travail correspond aux filtres.

By Work Order

Une ligne par ordre de travail, du plus récent au plus ancien. Dans les groupes de workflows qui n’ont pas de dossiers, c’est la seule vue.

La liste

Les colonnes sont définies pour votre société, et peuvent inclure des champs d’en-tête, des événements, des champs de données et des KPI des ordres de travail. Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier selon cette colonne, si elle le permet. Dans la liste :

La référence du dossier ouvre le dossier, et l’ID du dossier ouvre sa page financière. Un ID d’ordre de travail ouvre l’ordre de travail ; un ! rouge après celui-ci signifie que l’ordre de travail est abandonné.
Le dernier événement est affiché dans la couleur définie pour cet événement, avec sa date et son heure.
L’icône d’alerte est grise lorsqu’il n’y a pas d’alerte KPI, rouge pour des alertes actives et orange lorsque les alertes sont suspendues.
Void en gris signifie que l’événement ou le champ de données ne fait pas partie du workflow de cet ordre de travail.

Utilisez les pages en bas de la liste pour parcourir les résultats. TrakIT mémorise la taille de page que vous choisissez.

Créer un dossier

Sélectionnez Create au-dessus de la liste pour créer un dossier. Le bouton n’apparaît que si votre rôle peut créer des ordres de travail.

Exporter des ordres de travail

Vous pouvez exporter les ordres de travail qui correspondent à vos filtres vers un fichier Excel (.xlsx), dans la vue By Work Order ; dans la vue By Job, Export vous demande de changer de vue. Export n’apparaît pas lorsque Skip Count est sélectionné.

Sélectionnez By Work Order.
Sélectionnez Export. La fenêtre Work Order Export affiche le nombre d’ordres de travail.
Sous Available Fields, sélectionnez l’onglet Header, Events, Data ou KPIs, puis sélectionnez chaque champ à ajouter. Tapez dans Search… pour trouver un champ.
Sous Selected Fields, faites glisser les champs dans l’ordre souhaité. Pour chaque champ, vous pouvez aussi définir :
- pour les événements et les champs de données, ce qu’il faut exporter : Value, Remarks, Updated On ou Updated By ;
- pour les KPI, Hours ou Days ;
- un Format, comme #,##0.00 ou dd-MMM-yyyy, et l’alignement.
Dans Option, sélectionnez Download Now, ou Send Email pour recevoir le fichier par e-mail. Utilisez Send Email pour les exports volumineux.
Sélectionnez Export.

Work Order ID est toujours la première colonne. TrakIT conserve votre liste de champs pour le prochain export.

Le nombre d’ordres de travail que vous pouvez exporter en une fois est limité, et cette limite est définie pour votre société. Si vous la dépassez, TrakIT vous demande d’utiliser des filtres pour sélectionner moins d’ordres de travail.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Work Orders :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir la page et voir les ordres de travail.
Create	Voir Create et créer des dossiers.
Export	Voir Export et exporter des ordres de travail.

Vous devez aussi avoir accès à au moins un workflow : sinon, la page affiche No Workflows.