Message de diffusion
La page Broadcast Message est l’endroit où vous préparez et envoyez un message de diffusion : un e-mail adressé à de nombreuses personnes à la fois, comme tous vos clients d’un pays ou les utilisateurs qui ont certains rôles. Une fois le message envoyé, la page affiche ce qui a été envoyé et à qui.
Pour ouvrir un message, sélectionnez-le sur la page Messages de diffusion (System > Broadcast Messages). Un nouveau message s’ouvre ici dès que vous le créez.
Un message reste au statut Draft tant que vous ne l’avez pas envoyé : vous pouvez le modifier, le prévisualiser, l’envoyer ou le supprimer. Une fois qu’il est Sent, il ne peut plus être modifié : consultez Récapitulatif de l’envoi.
Un message part de l’une des deux façons suivantes :
- Une diffusion unique, par défaut : un seul e-mail, avec chaque destinataire en copie cachée (Cci), de sorte que les destinataires ne voient pas les adresses des autres.
- Un publipostage : un e-mail personnalisé par destinataire, dont les espaces réservés, comme le nom du destinataire, sont remplis. Consultez Personnaliser.
Rédiger et envoyer un message
Section intitulée « Rédiger et envoyer un message »- Vérifiez le Subject.
- Sous Recipients, choisissez qui reçoit le message. Consultez Destinataires.
- Pour personnaliser le message, cochez Send as mail merge et ajoutez des espaces réservés. Consultez Personnaliser.
- Rédigez le Message. Consultez Message.
- Ajoutez des pièces jointes dans Attachments, si nécessaire. Consultez Pièces jointes.
- Sélectionnez Send Preview Email pour recevoir vous-même le message, et vérifiez-le.
- Sélectionnez Send…, vérifiez les destinataires et sélectionnez Send. Consultez Envoyer le message.
Pour vous arrêter et terminer plus tard, sélectionnez Save Only.
Le Subject est l’objet de l’e-mail, de 100 caractères au maximum. Il ne peut pas contenir de balises HTML. Dans un publipostage, il peut contenir des espaces réservés. TrakIT ajoute à l’objet le même préfixe que sur ses autres e-mails.
Destinataires
Section intitulée « Destinataires »Sélectionnez Recipients pour afficher ou masquer les options de destinataires. Au-dessus de chaque liste, l’icône de coche sélectionne tout ou rien.
| Option | Ce qu’il faut choisir |
|---|---|
| Companies | Les sociétés dont les entités et les utilisateurs reçoivent le message. Au moins une est obligatoire, même pour enregistrer le message. La liste affiche les sociétés auxquelles vous avez accès ; un administrateur système voit toutes les sociétés actives. Un nouveau message commence avec votre propre société. |
| Include Multi Company | Inclure aussi les entités activées pour l’une des sociétés sélectionnées dans leur onglet Per Company, et les utilisateurs qui ont accès à l’une d’elles, et pas seulement les entités et les utilisateurs qui lui appartiennent. |
| Countries | Les pays des entités à inclure. La liste affiche les pays des entités des sociétés auxquelles vous avez accès ; un administrateur système voit les pays de toutes les entités. |
| Entity Type | Les types d’entités à inclure, par exemple les clients ou les transporteurs routiers. |
| Include Multi Type | Inclure aussi les entités qui ont l’un des types sélectionnés comme type supplémentaire. |
| Entity Emails | Les adresses e-mail de chaque entité auxquelles envoyer le message : General, Finance, Management, ou plusieurs. General est coché au départ. Lorsque celles qui sont cochées sont vides pour une entité, ses adresses General sont utilisées. Consultez Entité. |
| User Roles | Les rôles des utilisateurs à inclure. Un rôle qui appartient à une société affiche la société entre crochets. |
| Workflows | Facultatif. Uniquement les utilisateurs qui ont accès à au moins un de ces workflows. |
| Emails | Toute autre adresse e-mail, une par ligne ou séparées par des virgules, des points-virgules ou des espaces. |
| Personalise | Send as mail merge : consultez Personnaliser. |
User Roles liste les rôles valables pour toutes les sociétés et les rôles des sociétés enregistrées sur le message. Si vous modifiez Companies, enregistrez le message et rouvrez-le pour voir les rôles des sociétés que vous avez ajoutées.
Include Multi Company et Include Multi Type ne sont pas enregistrés avec le message. Si vous rouvrez un brouillon, cochez-les de nouveau avant de l’envoyer.
Qui reçoit le message
Section intitulée « Qui reçoit le message »TrakIT détermine les destinataires au moment de l’envoi, à partir des options de destinataires :
- Entités : les entités actives qui ont au moins une adresse e-mail, dont le type fait partie des Entity Type sélectionnés, dont la société responsable fait partie des Companies et dont le pays fait partie des Countries. Chacune reçoit le message aux adresses choisies dans Entity Emails. Aucune entité n’est incluse si vous ne choisissez pas au moins un type d’entité, et au moins un pays est alors obligatoire.
- Utilisateurs : les utilisateurs internes qui ne sont pas verrouillés, qui ont une adresse e-mail et l’un des User Roles sélectionnés, dont la propre société fait partie des Companies et, si vous avez choisi des Workflows, qui ont accès à l’un d’eux. Aucun utilisateur n’est inclus si vous ne choisissez pas au moins un rôle.
- Emails : chaque adresse que vous avez saisie.
Chaque adresse reçoit le message une seule fois, même si elle appartient à plusieurs entités ou utilisateurs. Les adresses auxquelles votre installation n’envoie plus d’e-mails, par exemple parce que des e-mails qui leur étaient adressés ont été rejetés, sont écartées ; dans un publipostage, un destinataire qui se retrouve sans adresse apparaît en échec.
Tous les administrateurs système de votre installation reçoivent aussi le message : pour une diffusion unique, en tant que destinataires ; pour un publipostage, sous la forme d’une copie (consultez Un publipostage).
Personnaliser
Section intitulée « Personnaliser »Sous Personalise, cochez Send as mail merge pour envoyer un e-mail personnalisé par destinataire au lieu d’une diffusion unique. La liste Placeholders apparaît alors au-dessus du message.
Dans un publipostage :
- Chaque entité reçoit un e-mail, envoyé à toutes ses adresses choisies. Chaque utilisateur, et chaque adresse de Emails, reçoit son propre e-mail.
- Les espaces réservés de l’objet et du message sont remplacés par les informations de chaque destinataire.
- Les e-mails sont envoyés en arrière-plan après l’envoi du message, et la page affiche leur distribution.
Un publipostage doit contenir au moins un espace réservé, et une diffusion unique ne doit en contenir aucun. TrakIT le vérifie lorsque vous prévisualisez ou envoyez le message, afin que les destinataires ne reçoivent jamais un espace réservé tel qu’il a été saisi.
Espaces réservés
Section intitulée « Espaces réservés »Un espace réservé est un nom de champ entre doubles accolades, comme {{Name}}. Dans chaque e-mail,
TrakIT le remplace par la valeur du destinataire.
Pour insérer un espace réservé :
- Placez le curseur dans le Subject ou le Message, à l’endroit où l’espace réservé doit aller.
- Sous Placeholders, sélectionnez le champ. Il est inséré au niveau du curseur, dans la zone de saisie que vous avez utilisée en dernier.
Les champs sont regroupés sous Recipient, For Entities, For Users et System. Pointez sur un champ pour voir son espace réservé. Vous pouvez aussi saisir vous-même un espace réservé : les noms de champs ne tiennent pas compte de la casse, et les espaces entre les accolades sont ignorés.
| Champ | Espace réservé | Pour une entité | Pour un utilisateur |
|---|---|---|---|
| Recipient name | {{Name}} |
La personne à contacter, ou le nom de l’entité s’il n’y en a pas. | Le prénom. |
| Contact person | {{ContactPerson}} |
Contact Person(s). | Le prénom. |
| Company / office | {{Company}} |
Le nom de l’entité. | La société de l’utilisateur. |
| Email address | {{Email}} |
Les adresses auxquelles l’e-mail est envoyé. | L’adresse de l’utilisateur. |
| Phone / mobile | {{Phone}} |
Phone Numbers. | Le numéro de mobile de l’utilisateur. |
| Office | {{Office}} |
Responsible Company. | La société de l’utilisateur. |
| Entity name | {{EntName}} |
Entity Name. | - |
| Entity code | {{EntCode}} |
Entity Code. | - |
| Address | {{Address}} |
Postal Address. | - |
| Country | {{Country}} |
Le nom du pays de l’entité. | - |
| Entity type | {{EntityType}} |
Le type principal de l’entité. | - |
| Account | {{Account}} |
Default Account. | - |
| Currency | {{CurrCode}} |
Base Currency. | - |
| Tax number | {{TIN}} |
TIN. | - |
| Local name | {{LocalName}} |
Local Name. | - |
| Responsible user | {{RespUser}} |
Le nom complet de l’utilisateur Responsible de l’entité. | - |
| First name | {{FirstName}} |
- | Le prénom. |
| Last name | {{LastName}} |
- | Le nom de famille. |
| Full name | {{FullName}} |
- | Le nom complet. |
| User ID | {{UserID}} |
- | L’identifiant utilisateur. |
| Sender name | {{SenderName}} |
Le nom complet de l’utilisateur qui a envoyé le message. | Idem. |
| Sender email | {{SenderEmail}} |
L’adresse e-mail de l’utilisateur qui a envoyé le message. | Idem. |
| Today’s date | {{Today}} |
La date d’envoi de l’e-mail, en UTC, par exemple 23 Oct 2026. | Idem. |
Les champs d’entité sont ceux de l’entité. Pour une adresse saisie dans
Emails, seuls {{Email}}, {{SenderName}}, {{SenderEmail}} et {{Today}} ont une valeur.
Lorsqu’un champ est vide
Section intitulée « Lorsqu’un champ est vide »Lorsque le destinataire n’a pas de valeur pour un champ, TrakIT utilise, dans cet ordre :
- Le texte qui suit
|dans l’espace réservé, s’il y en a un. Par exemple,{{ContactPerson|Sir/Madam}}devient Sir/Madam pour une entité sans personne à contacter. - Pour Recipient name, Contact person, First name et Full name : Sir/Madam.
- Pour tout autre champ : rien.
Les champs de nom sont insérés avec |Sir/Madam déjà en place. Pour utiliser d’autres mots,
modifiez le texte qui suit |, par exemple {{FirstName|colleague}}.
Espaces réservés défectueux
Section intitulée « Espaces réservés défectueux »Un espace réservé ne fonctionne que s’il est saisi d’un seul tenant. Si une mise en forme est appliquée à une partie de celui-ci, ou s’il a été collé avec sa mise en forme depuis un autre programme, il peut être scindé et ne serait alors pas remplacé. TrakIT arrête la prévisualisation ou l’envoi et liste les espaces réservés défectueux : supprimez-les et insérez-les de nouveau depuis la liste Placeholders.
Rédigez le message dans l’éditeur sous Message. Un nouveau message commence par [Type your message here] : remplacez ce texte par le vôtre. La barre d’outils met en forme le texte, crée des listes, ajoute des liens et des émoticônes, et insère des images. Les images que vous collez ou déposez dans le message sont enregistrées dans TrakIT, et l’e-mail les affiche depuis TrakIT.
Le message ne peut contenir ni scripts ni cadres intégrés. TrakIT refuse aussi une lettre ou un
chiffre immédiatement suivi d’une parenthèse ouvrante, comme item(s) : ajoutez un espace avant la
parenthèse. Ces deux contrôles s’appliquent aussi lorsque vous enregistrez.
Une fois le message envoyé, la page l’affiche sous Message, tel qu’il a été rédigé. Pour un publipostage, les espaces réservés sont affichés tels qu’ils ont été saisis, sans être remplis.
Pièces jointes
Section intitulée « Pièces jointes »Attachments liste les fichiers envoyés avec le message, avec leur titre, leur nom de fichier, leur type, leur statut, leur date d’expiration (en rouge une fois expirée), leur taille et qui les a chargés. Sélectionnez les icônes pour télécharger ou prévisualiser un fichier, ou pour imprimer un PDF ou une image.
Pour ajouter des fichiers à un brouillon :
- Sélectionnez Add Files.
- Dans Upload Files, saisissez un File Title, et choisissez un Document Type, un Document Status et une Document Expiry si nécessaire. Sans titre, chaque fichier prend son nom de fichier comme titre.
- Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence immédiatement.
Chaque fichier peut atteindre 20 Mo et doit être de l’un des types listés sous Allowed Files. Chaque destinataire reçoit les pièces jointes avec l’e-mail ; gardez-les donc légères : la page vous rappelle de ne pas dépasser 5 Mo pour l’ensemble des pièces jointes, afin d’éviter que des e-mails soient rejetés.
Pour modifier les informations d’un fichier, sélectionnez son crayon (Modify Document), apportez les modifications dans Modify File et sélectionnez Update. Pour supprimer un fichier, ouvrez Modify File, sélectionnez la croix en bas à gauche (Delete File), puis confirmez.
Les pièces jointes ne peuvent être ajoutées, modifiées et supprimées que tant que le message est un brouillon.
Enregistrer, prévisualiser ou supprimer un brouillon
Section intitulée « Enregistrer, prévisualiser ou supprimer un brouillon »| Bouton | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Save Only | Enregistre l’objet, les destinataires et le message, et revient à la liste. Les espaces réservés ne sont pas vérifiés. |
| Send Preview Email | Enregistre le message et l’envoie par e-mail, avec ses pièces jointes, à vous seul, avec [PREVIEW ONLY] après l’objet. Pour un publipostage, les espaces réservés sont remplis avec vos propres informations d’utilisateur ; les champs d’entité affichent donc leurs valeurs par défaut. |
| Delete | Supprime le brouillon et ses pièces jointes, après confirmation, et revient à la liste. |
Une prévisualisation nécessite un objet et un message, et les espaces réservés doivent passer les mêmes contrôles que pour l’envoi.
Envoyer le message
Section intitulée « Envoyer le message »- Sélectionnez Send…. TrakIT enregistre le message et détermine les destinataires. Si le message ne peut pas être enregistré, TrakIT en indique plutôt la raison, et n’affiche pas de destinataires.
- Dans Send Broadcast, vérifiez qui recevra le message :
- Pour une diffusion unique, la fenêtre contextuelle indique à combien de destinataires le message sera envoyé par e-mail. Sélectionnez Show/Hide Recipients pour voir leurs adresses.
- Pour un publipostage, la fenêtre contextuelle indique combien d’e-mails personnalisés seront envoyés. Sélectionnez Show/Hide preview of first recipient pour voir le premier e-mail, avec ses espaces réservés remplis, en texte brut.
- Sélectionnez Send, ou Cancel pour revenir au brouillon.
Ce nombre n’inclut pas les administrateurs système, qui reçoivent aussi le message. Si personne ne correspond aux options de destinataires, TrakIT affiche No Recipients à la place.
Lorsque vous sélectionnez Send, TrakIT vérifie de nouveau le message : il lui faut un objet et un message, au moins un pays si vous avez choisi des types d’entités, des adresses valides dans Emails, et des espaces réservés cohérents avec l’option Send as mail merge. Si un contrôle échoue, le message reste un brouillon et TrakIT en indique la raison. Consultez Messages.
Une diffusion unique
Section intitulée « Une diffusion unique »TrakIT envoie un seul e-mail, avec chaque destinataire et les administrateurs système en copie cachée, et les pièces jointes. Les longues listes de destinataires sont envoyées en plusieurs lots. Le statut du message devient alors Sent, avec la date, et la liste s’ouvre.
Si l’envoi échoue sur une erreur qui peut disparaître, par exemple parce que le serveur d’e-mail n’est pas disponible, TrakIT conserve l’e-mail et réessaie plus tard ; le message est tout de même marqué Sent. S’il échoue pour toute autre raison, le message reste un brouillon et TrakIT affiche l’erreur.
Un publipostage
Section intitulée « Un publipostage »TrakIT :
- Liste les destinataires, en utilisant chaque adresse une seule fois : d’abord les entités, puis les utilisateurs, puis les adresses de Emails.
- Marque le message Sent, envoie aux administrateurs système une copie de celui-ci, avec [MERGE TEMPLATE] après l’objet et les espaces réservés remplis avec vos propres informations, et revient à la liste.
- Envoie les e-mails personnalisés en arrière-plan, par lots, toutes les minutes. Chaque e-mail fait l’objet de 3 tentatives au maximum.
- Lorsque chaque e-mail a été tenté, vous envoie par e-mail un récapitulatif, Broadcast Mail Merge Complete, qui indique combien ont été envoyés et pour quels destinataires l’envoi a échoué.
Suivez la progression dans Distribution.
Récapitulatif de l’envoi
Section intitulée « Récapitulatif de l’envoi »Un message envoyé s’ouvre avec < Back to List, qui revient à la liste, et un badge indiquant quand et par qui le message a été envoyé. Sous l’objet, le récapitulatif affiche les options de destinataires avec lesquelles il a été envoyé :
| Champ | Affiche |
|---|---|
| Entity Types | Les types d’entités choisis, ou -. |
| Entity Emails | Les adresses des entités qui ont été utilisées. Uniquement si des types d’entités ont été choisis. |
| Countries | Les codes des pays choisis, ou -. |
| Companies | Les sociétés choisies. |
| User Roles | Les rôles choisis. |
| Workflows | Les workflows choisis, ou [ All Workflows ] lorsque les utilisateurs n’étaient pas limités par workflow. |
| Emails | Les adresses saisies dans Emails, ou -. |
Le récapitulatif n’indique pas si Include Multi Company ou Include Multi Type était coché. Le message et ses pièces jointes suivent.
Cloner un message
Section intitulée « Cloner un message »Les administrateurs système voient une icône de copie (Clone broadcast message) à côté de l’objet d’un message envoyé, pour démarrer un nouveau message à partir de celui-ci :
- Sélectionnez l’icône de copie.
- Dans Confirm Clone, sélectionnez Yes.
TrakIT crée un brouillon avec les mêmes objet, message, sociétés, options de destinataires, paramètre de publipostage et adresses des entités, et l’ouvre. Les pièces jointes ne sont pas copiées : la confirmation vous le rappelle si le message en a.
Distribution
Section intitulée « Distribution »Pour un publipostage, Delivery indique où en sont les e-mails personnalisés :
| Champ | Affiche |
|---|---|
| Total recipients | Le nombre d’e-mails personnalisés à envoyer. |
| Sent | Combien ont été envoyés. |
| Pending | Combien restent à envoyer ou à retenter. Uniquement s’il y en a. |
| Failed | Combien n’ont pas pu être envoyés après 3 tentatives. |
Rouvrez le message pour voir les derniers chiffres. Failed recipients liste chaque Recipient en échec avec l’Error. Une adresse à laquelle votre installation n’envoie plus d’e-mails apparaît en échec.
Pour retenter l’envoi aux destinataires en échec :
- Sélectionnez Retry Failed.
- Confirmez.
TrakIT les renvoie en arrière-plan, et vous envoie par e-mail un nouveau récapitulatif une fois l’envoi terminé. Retry Failed apparaît si votre rôle a Create dans la section BroadCast Messages.
Messages
Section intitulée « Messages »| Message | Que faire |
|---|---|
| At least one company must be selected. | Cochez au moins une société dans Companies. |
| At least one country must be selected. | Vous avez choisi des types d’entités : cochez au moins un pays dans Countries. |
| Subject must be specified, No content specified | Saisissez un objet, ou rédigez le message. |
| Title contains possible html tags or disallowed text | Retirez de l’objet les balises HTML ou le texte spécial. |
| Content contains invalid content | Retirez du message le script ou le cadre intégré. |
| Opening bracket must be preceeded with a space | Ajoutez un espace avant chaque parenthèse ouvrante qui suit une lettre ou un chiffre. |
| Email … is invalid, Email … is excluded | Corrigez ou retirez l’adresse dans Emails. Une adresse exclue est une adresse à laquelle votre installation n’envoie plus d’e-mails. |
| No Recipients | Personne ne correspond aux options de destinataires. Vérifiez-les. |
| Broken Placeholder | Un espace réservé a été scindé par une mise en forme. Consultez Espaces réservés défectueux. |
| Invalid Placeholder | Un espace réservé désigne un champ qui n’existe pas, par exemple à cause d’une faute de frappe. Corrigez-le ou retirez-le. |
| No Placeholders | Send as mail merge est coché, mais l’objet et le message ne contiennent aucun espace réservé. Ajoutez-en un, ou décochez l’option. |
| Placeholders Not Enabled | L’objet ou le message contient des espaces réservés, mais Send as mail merge n’est pas coché. Cochez-le, ou retirez les espaces réservés. |
| Permission Denied | Votre rôle ne peut ni créer ni modifier de messages de diffusion. |
| This message has already been sent, Unable to delete message: A sent message cannot be deleted | Quelqu’un a envoyé le message après que vous l’avez ouvert, par exemple depuis un autre onglet. Rouvrez-le depuis la liste. |
| You do not have permission to add files here. Please reload the page and try again. | La page est ouverte depuis plus d’un jour. Rechargez-la et ajoutez de nouveau le fichier. |
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section BroadCast Messages :
| Autorisation | Vous permet de |
|---|---|
| Read | Ouvrir les messages, et télécharger et prévisualiser leurs pièces jointes. |
| Create | Modifier, enregistrer, prévisualiser, envoyer et supprimer des brouillons, ajouter, modifier et supprimer leurs pièces jointes, et renvoyer aux destinataires en échec avec Retry Failed. |
Vous voyez les messages des sociétés auxquelles vous avez accès. Les administrateurs système voient tous les messages, et peuvent aussi cloner les messages envoyés.