Encaissements et paiements
La page Receipts & Payments liste l’argent qu’une société reçoit et verse. Un encaissement enregistre de l’argent reçu d’une entité, par exemple un client, et est affecté aux factures de cette entité. Un paiement enregistre de l’argent versé à une entité, par exemple un fournisseur, et est affecté à ses factures fournisseurs. Depuis cette page, vous pouvez retrouver un encaissement ou un paiement, en approuver ou en finaliser plusieurs à la fois, exporter la liste et en ajouter un nouveau.
Pour l’ouvrir, sélectionnez Finance > Receipts & Payments.
Chaque encaissement ou paiement s’ouvre sur la page Encaissement ou paiement, où vous l’affectez à des factures ou à des factures fournisseurs, l’approuvez et le finalisez. Pour leur place dans la finance d’un dossier, voir Enregistrer les encaissements et les paiements.
Choisir la société et l’onglet
Section intitulée « Choisir la société et l’onglet »- Company, en haut à droite, permet de choisir la société parmi celles auxquelles vous avez accès. TrakIT mémorise votre choix.
- Les onglets Receipts et Payments permettent de passer de l’argent reçu à l’argent versé. TrakIT ouvre la page sur l’onglet que vous avez utilisé en dernier.
Onglet Receipts
Section intitulée « Onglet Receipts »L’onglet Receipts liste les encaissements de la société.
Nombres par statut
Section intitulée « Nombres par statut »Les encadrés en haut comptent les encaissements de la société par statut : Draft, Approved et Finalised. Ces nombres ne tiennent pas compte des filtres. Sélectionnez un nombre pour ne lister que les encaissements ayant ce statut. Un encadré sans encaissement est estompé.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Draft | Pas encore approuvé. Il peut encore être modifié ou supprimé, et il ne réduit pas le montant restant dû de ses factures. |
| Approved | Approuvé : il a son numéro de séquence et réduit le montant restant dû de ses factures. |
| Finalised | Approuvé et finalisé. Ses affectations ne peuvent plus être supprimées. |
Trouver un encaissement
Section intitulée « Trouver un encaissement »- Sélectionnez Filters pour ouvrir le panneau des filtres, s’il est fermé.
- Saisissez ou sélectionnez les filtres nécessaires.
- Sélectionnez Search.
Le nombre de résultats s’affiche au-dessus de la liste, suivi du montant total dans chaque devise, par exemple Receipts - 40 Found; Total: XOF 12,500,000.00. Reset efface les filtres. TrakIT mémorise vos filtres pour la prochaine fois que vous ouvrez la page.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| Entity | N’importe quelle partie du nom de l’entité. |
| Invoice | Les encaissements affectés à une facture dont le numéro contient le texte. |
| Reference Number | L’encaissement ayant exactement cette référence. |
| Sequence Number | L’encaissement ayant exactement ce numéro de séquence. |
| Transaction Date | Les encaissements datés entre les dates From et To. La flèche à côté du libellé propose des périodes comme This Month ou Last Quarter. |
| Status | Draft, Approved ou Finalised. |
| Account Code | Les encaissements ayant exactement ce code de compte. |
| Transaction Mode | Les modes de paiement à inclure, comme les espèces ou le virement bancaire. L’icône de coche sélectionne tout ou rien. |
| Created By | Les utilisateurs qui ont créé les encaissements. |
| Select Data Field | Les encaissements dont un champ de données d’encaissement correspond. Choisissez le champ, puis le mode de recherche dans Search Mode : Partial Match, Exact Match, Not Matching, Non-Empty Data, Number Range ou Date Range. Select Empty Data Field trouve les encaissements dont un champ est vide. |
| Multi-Value Search | Une liste de 100 valeurs au plus d’un même type, séparées par des virgules, des points-virgules, des tabulations ou des retours à la ligne : Reference Number ou Invoice Number. |
La liste
Section intitulée « La liste »La liste affiche 20 encaissements par page, les derniers créés en premier. Sélectionnez Transaction Date dans l’en-tête pour trier par date.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Case à cocher | Sélectionne l’encaissement pour le menu Tasks. Les encaissements finalisés n’en ont pas. |
| Reference No. | La référence de l’encaissement. Sélectionnez-la pour ouvrir l’encaissement. |
| Transaction Date | La date à laquelle l’argent a été reçu. |
| Sequence No. | Le numéro attribué lors de l’approbation, ou [Pending Approval]. |
| Account Code | Le code de compte saisi sur l’encaissement, le cas échéant. |
| Entity | Qui a payé. |
| Invoice No. | Les factures auxquelles l’encaissement est affecté, jusqu’à 10, chacune avec un lien vers la facture. No invoices lorsqu’il n’est pas encore affecté. |
| Transaction Mode | La façon dont l’argent a été reçu, par exemple en espèces ou par virement bancaire. |
| Status | Draft, Approved ou Finalised. |
| Amount | Le montant reçu, avec sa devise. |
| Outstanding | La part du montant qui n’est pas encore affectée à des factures. En rouge lorsqu’elle n’est pas nulle. |
| Remarks | Les remarques. |
| Champs de données | Les champs de données d’encaissement configurés pour s’afficher dans les listes, le cas échéant. |
| Created By, Approved By, Finalised By | Qui a effectué chaque étape, ou System, et il y a combien de temps. |
Approuver ou finaliser plusieurs encaissements
Section intitulée « Approuver ou finaliser plusieurs encaissements »- Cochez la case de chaque encaissement. L’icône de coche de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
- Pointez sur Tasks et sélectionnez Approve ou Finalise.
Chaque encaissement est contrôlé comme lorsque vous l’approuvez ou le finalisez sur sa propre page : voir Encaissement ou paiement. TrakIT indique ensuite combien ont été modifiés et combien ne l’ont pas été. Un encaissement qui n’a pas été modifié est affiché en rouge, avec la raison en dessous.
Exporter la liste
Section intitulée « Exporter la liste »Sélectionnez Export pour télécharger sous forme de fichier Excel les encaissements qui correspondent aux filtres, sur toutes les pages. Le fichier contient l’ID de l’encaissement, la référence, les dates et le numéro de séquence, le code de compte, l’entité, les factures, le statut et le mode de paiement, la devise, Receipt Amount et Allocated Amount, les remarques, qui a effectué chaque étape et quand, et tous les champs de données d’encaissement. Sa colonne Status affiche Approved pour les encaissements approuvés et finalisés ; pour un brouillon, Ready To approve lorsque le montant affecté est égal au montant, ou Total Mismatch dans le cas contraire.
Ajouter un encaissement
Section intitulée « Ajouter un encaissement »Sélectionnez Add pour créer un encaissement pour la société sélectionnée en haut de la page. Il s’ouvre sur la page Encaissement ou paiement.
Onglet Payments
Section intitulée « Onglet Payments »L’onglet Payments liste les paiements de la société et fonctionne comme l’onglet Receipts :
- les paiements sont affectés à des factures fournisseurs au lieu de factures ; le filtre est donc Bill, la colonne est Bill No., et Multi-Value Search accepte Reference Number ou Bill Number ;
- Entity est l’entité qui a été payée ;
- un paiement réduit le montant restant dû de ses factures fournisseurs une fois approuvé.
Add crée un paiement pour la société sélectionnée.
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »Vous devez avoir l’autorisation Read dans la section Receipts ou dans la section Payments pour ouvrir la page. Chaque onglet nécessite sa propre section.
| Section | Autorisation | Vous permet de |
|---|---|---|
| Receipts, Payments | Read | Voir les encaissements, ou les paiements, des sociétés auxquelles vous avez accès. |
| Receipts, Payments | Create | Ajouter des encaissements ou des paiements. |
| Receipts, Payments | Approve | En approuver plusieurs avec Tasks. |
| Receipts, Payments | Finalise | En finaliser plusieurs avec Tasks. |
| Receipts, Payments | Export | Exporter la liste. |