Encaissement ou paiement

Cette page affiche un encaissement ou un paiement. Un encaissement enregistre de l’argent reçu d’une entité, par exemple un client, et est affecté aux factures de cette entité. Un paiement enregistre de l’argent versé à une entité, par exemple un fournisseur, et est affecté à ses factures fournisseurs. Vous y créez un encaissement ou un paiement, vous l’affectez, l’approuvez et le finalisez, et vous générez son bon.

Le titre de la page indique Payment received Detail pour un encaissement et Payment made Detail pour un paiement. En dehors des factures et des factures fournisseurs, les deux fonctionnent de la même façon : cette page dit « encaissement » et « facture » pour les deux.

Pour ouvrir un encaissement ou un paiement, sélectionnez sa référence dans la colonne Reference No. de la page Encaissements et paiements, ou sélectionnez-le dans l’onglet Payments Received de la facture ou dans l’onglet Payments Made de la facture fournisseur. ◄ Back to Receipts & Payments vous ramène à la liste.

Les étapes d’un encaissement

1. Un nouvel encaissement est à l’état Draft. Tant qu’il est à l’état de brouillon, vous l’affectez à des factures, ajoutez des ajustements et renseignez ses données. Vous pouvez encore le modifier ou le supprimer.
2. Vous l’approuvez. Il reçoit son numéro de séquence, et les montants affectés réduisent désormais le montant restant dû des factures.
3. Vous le finalisez lorsqu’il est entièrement affecté. Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, la finalisation l’y comptabilise.

Reset ramène un encaissement approuvé ou finalisé à l’état de brouillon.

Créer un encaissement ou un paiement

1. Sur la page Encaissements et paiements, choisissez la société et l’onglet Receipts ou Payments.
2. Sélectionnez Add.
3. Remplissez les champs ci-dessous.
4. Sélectionnez Create.

Champ	Notes
Currency	Au départ, la devise par défaut de la société. Elle ne peut pas être modifiée par la suite.
Total Amount	Le montant reçu ou versé. Il ne peut pas être nul.
Entity Type	Le type d’entité, par exemple Customer. Pour un encaissement, c’est au départ le type client. Il ne peut pas être modifié par la suite.
Receive From, Pay to	Commencez à saisir le nom de l’entité et choisissez-la dans la liste des entités de ce type.
Contact	L’un des contacts de l’entité, si nécessaire.
Transaction Mode	La façon dont l’argent a été reçu ou versé : l’un des modes de paiement définis pour la société ou pour toutes les sociétés.
Transaction Date	La date de la transaction. Elle ne peut pas être dans le futur.
Reference	Obligatoire, jusqu’à 50 caractères, par exemple la référence bancaire ou celle du chèque. Utilisez des lettres, des chiffres, - et /. La même référence ne peut pas être utilisée deux fois pour la même entité. Pour un paiement, TrakIT en propose une : le code de la société, l’année et le mois, et un numéro, par exemple ABC2610-0005.
Account Code	Un code facultatif, jusqu’à 30 caractères : lettres, chiffres, ., - et _.
Remarks	Jusqu’à 250 caractères.

La référence et le code de compte sont enregistrés en majuscules. TrakIT vérifie aussi que les champs de données obligatoires de l’entité sont renseignés, et applique les contrôles éventuels que votre société a définis pour les nouveaux encaissements ou paiements. Le nouvel encaissement s’ouvre à l’état Draft. Cancel vous ramène à la liste sans le créer.

Le haut de la page

Le statut, Draft, Approved ou Finalised, s’affiche en haut à droite.

Champ	Affiche
Company	La société qui a reçu ou versé l’argent.
Currency, Total Amount	La devise et le montant reçu ou versé.
Receive From, Pay to	L’entité. Pointez sur le nom pour voir son type d’entité.
Contact	Le contact, ou -.
Transaction Date	La date de la transaction.
Invoice Total, Bills Total	Le total affecté aux factures ou aux factures fournisseurs.
Reference	La référence.
Transaction Mode	La façon dont l’argent a été reçu ou versé.
Sequence Number	Le numéro attribué lors de l’approbation, ou [Pending].
Created By	Qui l’a créé, ou System, et il y a combien de temps.
Adjustment Total	Le total des ajustements.
Account Code, Remarks	Affichés lorsqu’ils sont renseignés.
Approved By, Finalised By	Qui l’a approuvé et finalisé, et il y a combien de temps, une fois ces étapes effectuées.
Difference	Le montant total moins le total affecté : en vert lorsqu’il est nul, en rouge sinon.

Les boutons en dessous dépendent du statut et de vos autorisations : Approve, Finalise, Generate Voucher et Reset. Sur un brouillon, les icônes de crayon et de corbeille à droite permettent de le modifier ou de le supprimer.

Modifier un brouillon

1. Sélectionnez l’icône de crayon (Modify Payment).
2. Modifiez les champs. Currency et Entity Type ne peuvent pas être modifiés, et l’entité ne peut être modifiée que tant que rien n’est affecté.
3. Sélectionnez Update.

Les mêmes règles s’appliquent qu’à la création.

Supprimer un brouillon

1. Sélectionnez l’icône de corbeille (Delete Payment). Les informations s’affichent en lecture seule.
2. Sélectionnez Delete.

L’encaissement est supprimé avec ses affectations, ses ajustements, ses commentaires, ses documents et ses photos, et vous revenez à la liste.

Approuver

Sélectionnez Approve. TrakIT vérifie que :

• les informations sont toujours valides, par exemple que la référence n’est pas utilisée deux fois ;
• les champs de données obligatoires sont renseignés, dans l’onglet Data ;
• aucun montant affecté à une facture ne dépasse son montant restant dû ;
• les contrôles éventuels que votre société a définis pour l’approbation des encaissements ou des paiements réussissent.

L’encaissement n’a pas besoin d’être entièrement affecté pour être approuvé. À l’approbation, il reçoit son numéro de séquence : le code de la société, l’année de l’approbation et un numéro à quatre chiffres, par exemple ABC20260012. Les montants qu’il affecte réduisent désormais le montant restant dû des factures.

Après l’approbation, les informations, les ajustements et les champs de données ne peuvent plus être modifiés, mais vous pouvez encore ajouter et retirer des factures jusqu’à la finalisation de l’encaissement.

Les utilisateurs qui se sont abonnés aux approbations d’encaissements ou de paiements, sous System > Notifications, sont notifiés. Il en va de même pour la création, la finalisation et la génération d’un bon.

Finaliser

Sélectionnez Finalise sur un encaissement approuvé. TrakIT vérifie que les informations sont valides, que les champs de données obligatoires sont renseignés, que le total affecté est égal au Total Amount, et que les contrôles éventuels que votre société a définis pour la finalisation réussissent.

Une fois l’encaissement finalisé, ses affectations ne peuvent plus être supprimées.

Comptabilisation

Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, la finalisation comptabilise aussi une écriture comptable intitulée Receipt: ou Payment: suivie de la référence. Voir Comptabilisation automatique.

• Un encaissement débite le compte de banque ou de caisse défini pour son mode de paiement et crédite le Default AR Account de la société.
• Un paiement débite le Default AP Account et crédite le compte de banque ou de caisse de son mode de paiement.
• Dans une autre devise que la devise de base de la société, le montant est converti au dernier taux de change à la date de la transaction ou avant. L’écart avec les taux des factures qu’il règle est comptabilisé sur le FX Gain/Loss Account. Voir Comptabilité multidevise.

Pour une telle société, un encaissement peut être finalisé avant d’être entièrement affecté, tant que le total affecté ne dépasse pas le Total Amount. Le reste demeure non affecté : vous pouvez l’affecter plus tard avec Add Invoices, et TrakIT remplace alors l’écriture comptable en conséquence.

La finalisation s’arrête, et rien ne change, si :

• le mode de paiement n’a pas de compte de banque ou de caisse. Un mode de paiement défini pour toutes les sociétés ne peut pas en avoir : utilisez donc un mode de paiement défini pour la société ;
• le compte de banque ou de caisse est tenu dans une autre devise que celle de l’encaissement ;
• la société n’a pas de Default AR Account ou de Default AP Account, ou pas de FX Gain/Loss Account en cas d’écart de change ;
• aucun exercice ouvert ne couvre la date de la transaction ;
• il n’y a pas de taux de change pour la devise sur la page Taux de change.

Réinitialiser

Reset ramène un encaissement approuvé ou finalisé à l’état Draft.

1. Sélectionnez Reset.
2. Sélectionnez OK pour confirmer.

TrakIT efface le numéro de séquence, l’approbation et la finalisation. Si l’encaissement a été comptabilisé, TrakIT comptabilise une contre-passation de son écriture comptable ; cette opération échoue si l’exercice de cette écriture est clôturé. Les affectations sont conservées. Lorsque l’encaissement est de nouveau approuvé, il reçoit un nouveau numéro.

Générer un bon

Un bon d’encaissement, ou un bon de décaissement, est un PDF de l’encaissement créé à partir d’un modèle configuré pour votre société. Vous pouvez en générer un une fois l’encaissement approuvé.

1. Sélectionnez Generate Voucher. Si aucun modèle de bon n’est configuré pour la société, TrakIT affiche There is no template available.
2. Choisissez le modèle dans Select Template. Voucher Preview affiche le résultat.
3. Si le modèle comporte une zone de signature, signez dans la zone de l’aperçu et sélectionnez Confirm. Certains modèles exigent une signature.
4. Pour envoyer le bon par e-mail, choisissez les destinataires :
   • Sous le nom de l’entité, cochez les adresses General, Finance ou Management à utiliser. [No email available] signifie que l’entité n’en a pas.
   • Myself (cc) : votre propre adresse.
   • Email to other address(es): d’autres adresses, séparées par , ou ;.
5. Sélectionnez Generate.

Le PDF est ajouté à l’onglet Documents, avec pour titre le nom du modèle et le numéro de séquence. Il ne peut pas être supprimé. Si vous avez choisi des destinataires, il leur est envoyé par e-mail en tant que Payment Receipt ou Payment Voucher, avec l’entité et le numéro de séquence dans l’objet.

Onglet Invoices/Bills

Le premier onglet, Invoices sur un encaissement et Bills sur un paiement, liste ce à quoi l’encaissement est affecté. Saisissez une partie d’un numéro dans Search et sélectionnez l’icône de recherche pour en trouver un.

Colonne	Affiche
Invoice Number, Bill Number	Ouvre la facture ou la facture fournisseur.
Invoice Date, Bill Date	La date de la facture ou de la facture fournisseur.
Total Amount	Son total, après ses ajustements.
Tax Deduction	La retenue à la source déduite, le cas échéant.
Payment Allocated	Le montant de cet encaissement qui lui est affecté.
Outstanding	Ce qui reste à recevoir ou à payer, après les encaissements ou paiements approuvés et la retenue à la source éventuelle.
Icône de croix	Supprime l’affectation. Pas sur un encaissement finalisé.

Pour modifier un montant, supprimez l’affectation et ajoutez de nouveau la facture.

Ajouter des factures

1. Sélectionnez Add Invoices, ou Add Bills sur un paiement.
2. Pour affiner la liste, saisissez une partie d’un numéro dans Invoice Number (ou Bill Number), ou des dates dans Dated, et sélectionnez l’icône de recherche.
3. Pour chaque facture, saisissez le montant dans Payment Amount (Bill Amount sur un paiement). Sélectionnez la flèche à côté de Outstanding pour copier le montant restant dû dans la zone.
4. Sélectionnez Add.

La liste propose les factures de l’entité, dans la société et la devise de l’encaissement, qui sont approuvées, qui ne sont pas marquées comme payées ni passées en pertes, qui ont un montant restant dû et qui ne figurent pas déjà sur cet encaissement. Les notes de débit et les avoirs sont inclus. Pour un paiement, elle propose les factures fournisseurs validées de l’entité, dans la société et la devise du paiement, qui ont un montant restant dû. Dans les deux cas, le montant restant dû s’entend après l’éventuelle retenue à la source : un document payé en totalité hormis la taxe retenue n’est pas proposé.

Un montant ne peut pas dépasser le montant restant dû. Pour un avoir, saisissez un montant négatif. La somme des montants que vous saisissez ne peut pas être nulle.

Add Invoices est disponible jusqu’à la finalisation de l’encaissement. Pour une société qui tient sa comptabilité dans TrakIT, ce bouton reste disponible sur un encaissement finalisé qui n’est pas entièrement affecté.

Onglet Adjustments

L’onglet Adjustments liste les ajustements enregistrés avec l’encaissement, à l’aide des types d’ajustement définis pour votre société, par exemple des frais bancaires. Chaque ligne affiche l’ajustement, avec son pourcentage pour un ajustement en pourcentage, les remarques et le montant. Total: en bas correspond à la somme ; elle s’affiche aussi dans Adjustment Total en haut de la page.

Les ajustements ne modifient pas les montants affectés aux factures. Un modèle de bon peut afficher leur total et le montant après ajustements.

Ajouter ou modifier un ajustement

Tant que l’encaissement est à l’état de brouillon :

1. Sélectionnez Add Adjustment, ou l’icône de crayon d’un ajustement.
2. Dans Adjustment Details, choisissez l’ajustement dans Adjustment : les types d’ajustement définis pour la société ou pour toutes les sociétés.
3. Saisissez le montant dans Amount. Pour un ajustement en pourcentage, la zone s’intitule Percent et contient au départ le pourcentage par défaut de l’ajustement.
4. Saisissez des remarques dans Remarks, si nécessaire.
5. Sélectionnez Save.

La note de la boîte de dialogue indique que les ajustements sont toujours calculés sur le total. Pour supprimer un ajustement, ouvrez-le avec son icône de crayon et sélectionnez l’icône de croix (Delete Adjustment).

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données définis pour les encaissements, ou pour les paiements, avec leur valeur, leurs remarques et la personne qui les a modifiés en dernier. Une étoile signale un champ obligatoire : il doit être renseigné avant que l’encaissement puisse être approuvé. Pour modifier des valeurs, modifiez-les et sélectionnez Save. Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code.

Les champs ne peuvent être modifiés que tant que l’encaissement est à l’état de brouillon.

Onglet Account List

L’onglet Account List liste les lignes financières des factures ou des factures fournisseurs auxquelles l’encaissement est affecté, regroupées sous Income Accounts, Expense Accounts et Disbursement Accounts.

Colonne	Affiche
Invoice Number, Bill Number	La facture ou la facture fournisseur sur laquelle figure la ligne.
Account Name	La rubrique, avec l’ID de l’ordre de travail entre parenthèses pour une ligne d’un seul ordre de travail, son détail et son code.
Applies	La façon dont la rubrique s’applique, par exemple per Job ou per WO.
Job ID	Ouvre le dossier financier.
WF Serial	Le numéro de série du workflow du dossier.
WO	L’ordre de travail, et son conteneur ou son ID de chargement. Une icône d’avertissement signifie que l’ordre de travail est annulé.
Rate, Quantity, Total	Le tarif, la quantité et le total, avec toute autre devise en gris.
Updated By	Qui a modifié la ligne en dernier, ou System, et il y a combien de temps.

L’onglet n’affiche que les lignes des dossiers des workflows auxquels vous avez accès. Si votre rôle ne peut pas voir les lignes de produits sur les dossiers financiers, elles sont aussi masquées ici.

Onglet Documents

L’onglet Documents contient les fichiers de l’encaissement : les bons générés et les fichiers chargés, comme un avis bancaire.

La liste affiche pour chaque fichier Title, File Name, Type, Status, Expiry (en rouge une fois expiré), File Size et la personne qui l’a chargé. Des icônes permettent de télécharger, de prévisualiser et d’imprimer un fichier. Les fichiers annulés sont affichés en rouge.

Pour ajouter des fichiers :

1. Sélectionnez Add Files.
2. Saisissez un titre dans File Title, ou laissez ce champ vide pour utiliser le nom du fichier, et choisissez si nécessaire Document Type, Document Status et Document Expiry.
3. Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence immédiatement.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types indiqués sur le formulaire.

Pour modifier les informations d’un fichier, sélectionnez son icône de crayon, modifiez-les dans Modify File et sélectionnez Update. Vous pouvez aussi y sélectionner Cancel Document, ou supprimer le fichier avec l’icône de croix. Les bons générés ne peuvent pas être supprimés.

Onglet Photos

L’onglet Photos affiche les photos de l’encaissement, par exemple la photo d’un chèque, avec leur titre, la personne qui les a ajoutées et la date d’ajout. Sélectionnez une photo pour la voir en taille réelle, et utilisez Search Title pour trouver des photos par leur titre.

• Pour ajouter des photos, sélectionnez Add Photos, puis faites-les glisser sur la zone ou sélectionnez Select Photo(s). Il peut s’agir de fichiers jpg, jpeg, png ou tiff de 20 Mo au plus chacun.
• Pour prendre une photo avec l’appareil photo de votre appareil, sélectionnez Take Photo.
• Pour modifier le titre d’une photo, sélectionnez le titre, modifiez-le dans Modify Title et sélectionnez Update. L’icône de croix de cette fenêtre supprime la photo.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires sur l’encaissement.

• Sort affiche les plus récents ou les plus anciens en premier ; Show n’affiche que les commentaires ayant un statut donné.
• Chaque commentaire a un statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. Sélectionnez le statut pour le modifier.
• Pour publier un commentaire, sélectionnez Add…, rédigez-le et sélectionnez Post. Vous pouvez le mettre en forme et ajouter des liens, des images et des tableaux.
• Pour enregistrer un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du micro, puis Start Recording, Stop et Post. Un enregistrement peut durer jusqu’à 5 minutes.
• Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication, sauf s’il a déjà été envoyé par e-mail.

Comment Recipients liste les utilisateurs informés des nouveaux commentaires. Vous y êtes ajouté lorsque vous publiez un commentaire. Un destinataire n’est notifié que s’il s’est abonné aux notifications de commentaires pour les encaissements, ou les paiements, sous System > Notifications. Pour ajouter un destinataire, sélectionnez Add, choisissez l’utilisateur dans Add New User et sélectionnez Add User : la liste propose les utilisateurs internes actifs ayant une adresse e-mail et ayant accès à la société. La croix rouge à côté d’un nom retire l’utilisateur.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur l’encaissement : qui, quand et quoi, comme des modifications de ses informations, des factures ajoutées ou retirées, des ajustements, l’approbation ou des bons générés. Saisissez du texte dans Search pour trouver un utilisateur, une action ou des données. Sélectionnez Show Page Loads pour inclure chaque ouverture de l’encaissement. Export télécharge la liste sous forme de fichier Excel.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir l’autorisation Read dans la section Receipts pour ouvrir un encaissement, ou dans la section Payments pour ouvrir un paiement. Les autres autorisations se trouvent dans la même section :

Autorisation	Vous permet de
Read	Ouvrir l’encaissement ou le paiement et voir ses onglets.
Create	En créer un, modifier un brouillon, ajouter et retirer des factures ou des factures fournisseurs, ajouter et modifier des ajustements, et modifier ses champs de données.
Delete	Supprimer un brouillon.
Approve	L’approuver.
Finalise	Le finaliser.
Reset	Le réinitialiser.
Generate	Générer un bon.
Upload File	Ajouter, modifier et supprimer des documents et des photos.
Download File	Télécharger et prévisualiser des documents, et voir les photos.

Pour voir les lignes de produits dans l’onglet Account List, votre rôle doit aussi avoir l’autorisation Access Income Accounts dans la section Job Finance.