Rapports de congés
La page Leave Reports propose cinq rapports sur les congés des employés d’une société : les soldes, les congés pris, les congés par service, un récapitulatif mensuel pour la paie, et les demandes en attente de décision. Vous pouvez exporter chacun d’eux en fichier CSV.
Pour l’ouvrir, sélectionnez HR > Leaves > Reports.
Ce que vous voyez dépend de vos autorisations :
- Les utilisateurs RH, avec Configure Leave Policy ou Adjust Balance, et les administrateurs système voient tous les employés de la société.
- Les responsables qui ont View Team Leave ne voient que leurs collaborateurs directs : les employés dont ils sont le Manager sur la fiche employé. La page affiche alors You are seeing your own direct reports only. Office-wide figures need HR rights., et les filtres Employee ne proposent que ces employés.
Pour savoir comment fonctionnent les soldes, les demandes et l’absence non rémunérée, consultez Congés.
Établir un rapport
Section intitulée « Établir un rapport »- Choisissez la société dans la liste en haut à droite. Elle contient les sociétés auxquelles vous avez accès, s’ouvre sur la vôtre, et est grisée lorsque vous n’en avez qu’une.
- Sélectionnez l’onglet du rapport : Leave Balance, Leave Usage, Department-wise, Monthly Summary ou Pending Approvals Aging. La page s’ouvre sur Leave Balance.
- Définissez les filtres du rapport, décrits ci-dessous.
- Sélectionnez Run Report.
Tant que vous n’avez pas établi de rapport, la page affiche Choose your filters and press Run Report. Si rien ne correspond, elle affiche No data for these filters. Changer d’onglet efface les résultats ; changer de société réinitialise aussi les filtres.
Les jours sont des jours ouvrés : les week-ends et les jours fériés de la société comptent 0, et les demi-journées 0,5. Voir Décompte des jours. La page les arrondit à deux décimales.
Onglet Leave Balance
Section intitulée « Onglet Leave Balance »Le solde de chaque employé pour chaque type de congé de la société, sur une année.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| Year | L’année de congés. Le filtre est initialisé à l’année en cours. |
| Department | Un service, ou All departments. |
| Employee | Un utilisateur de la société, ou All employees. |
Un employé apparaît pour un type de congé dès qu’il a un enregistrement de solde pour cette année. TrakIT le crée avec sa première acquisition, son premier solde importé ou son premier congé approuvé de l’année, ou lors du traitement de fin d’année. Les lignes sont triées par employé, puis selon l’ordre des types de congé.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Employee | Le nom de l’employé, avec son matricule entre parenthèses. |
| Department | Le service de l’employé, ou –. |
| Type | Le code et le nom du type de congé. |
| Opening | Les jours reportés de l’année précédente. |
| Accrued | Les jours crédités par acquisition au cours de l’année. |
| Used | Les jours de congé approuvés, moins les jours de congé approuvés puis annulés. |
| Adjusted | Les jours ajoutés ou retirés par les RH, y compris les soldes d’ouverture importés. |
| Encashed | Les jours monétisés. |
| Lapsed | Les jours perdus en fin d’année, ou lorsque des jours reportés expirent. |
| Closing | Le solde : Opening + Accrued + Adjusted − Used − Encashed − Lapsed. |
Voir Soldes pour savoir d’où vient chaque chiffre.
Onglet Leave Usage
Section intitulée « Onglet Leave Usage »Les demandes de congé comprises, au moins en partie, dans une plage de dates.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| From, To | Les demandes qui ont au moins un jour de congé entre les deux dates. Les deux champs couvrent au départ le mois en cours, jusqu’à aujourd’hui. |
| Leave Type | Un type de congé de la société, ou All types. |
Le rapport liste les demandes Pending ou Approved des types de congé de la société. Les brouillons et les demandes refusées ou annulées sont exclus. Les lignes sont triées par employé, puis par date de début.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Employee | Le nom de l’employé, avec son matricule entre parenthèses. |
| Department | Le service de l’employé, ou –. |
| Type | Le code et le nom du type de congé. |
| From, To | Le premier et le dernier jour de la demande. |
| Days in Range | Les jours de la demande compris entre From et To. |
| Total Days | Les jours de la demande entière. |
| Status | Pending ou Approved. |
| Paid/Unpaid | Paid en vert, Unpaid, ou LOP en rouge pour un jour d’absence non rémunérée. |
Onglet Department-wise
Section intitulée « Onglet Department-wise »Les congés pris par service sur une plage de dates, et les personnes absentes aujourd’hui.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| From, To | La plage de dates de Days Used. Les deux champs couvrent au départ le mois en cours, jusqu’à aujourd’hui. |
Il y a une ligne pour chaque service qui compte des employés actuels dans la société. Les employés sans service sont comptés sous (Unassigned).
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Department | Le service. |
| Head Count | Les employés du service dans la société, hormis ceux dont la Last Date est passée. |
| Days Used | Les jours de congé approuvés entre From et To. |
| Avg Days / Head | Days Used divisé par Head Count. |
| On Leave Today | Les employés en congé approuvé aujourd’hui. |
| % On Leave Today | On Leave Today en pourcentage de Head Count. |
Les demandes encore en attente ne sont pas comptées. « Aujourd’hui » est la date du jour en UTC : tôt le matin ou tard le soir, elle peut donc différer de votre propre date.
Onglet Monthly Summary
Section intitulée « Onglet Monthly Summary »Les congés de chaque employé sur un mois, ventilés comme la paie en a besoin.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| Month | Le mois. Il est initialisé au mois en cours. |
Il y a une ligne pour chaque employé de la société qui a des congés approuvés dans le mois, ou une monétisation à payer.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Employee | Le nom de l’employé, avec son matricule entre parenthèses. |
| Department | Le service de l’employé, ou –. |
| Paid Days | Les jours de congé approuvés des types de congé rémunérés dans le mois. |
| Unpaid Days | Les jours de congé approuvés des types de congé non rémunérés dans le mois, hors absence non rémunérée. |
| LOP Days | Les jours d’absence non rémunérée dans le mois : les absences sans congé approuvé. En rouge lorsqu’il y en a. |
| Encashment | Le montant des monétisations de congés approuvées qui ne sont pas encore payées. TrakIT n’a aucune page pour enregistrer les monétisations, ce montant est donc normalement 0. |
Les systèmes de paie connectés à TrakIT lisent les mêmes chiffres pour une période de paie par l’API TrakIT, lorsque le support TrakIT le configure. Voir l’onglet Payroll Cut-off.
Onglet Pending Approvals Aging
Section intitulée « Onglet Pending Approvals Aging »Les demandes en attente de décision, et depuis combien de temps elles attendent à leur niveau actuel.
| Filtre | Trouve |
|---|---|
| Approver | Les demandes en attente auprès d’un utilisateur, ou All approvers. |
Si vous ne voyez que vos collaborateurs directs, Approver est grisé et le rapport affiche les demandes qui vous attendent.
Il y a une ligne pour chaque demande des employés de la société qui attend à un niveau d’approbation, celles qui attendent depuis le plus longtemps en premier.
| Colonne | Affiche |
|---|---|
| Application | Le numéro de la demande. |
| Applicant | Le nom de l’employé, avec son matricule entre parenthèses. |
| Type | Le type de congé. |
| Dates | Le premier et le dernier jour du congé. |
| Days | Les jours de la demande. |
| Level | Le niveau d’approbation auquel elle attend : 1 pour le responsable de l’employé, 2 ou 3 pour les niveaux de la matrice d’approbation. |
| Approver | L’approbateur de ce niveau. |
| Pending | Depuis combien de temps elle attend à ce niveau, en jours, par exemple 2.5 day(s). En rouge à partir de 7 jours. |
| Escalated | To et le nom de l’utilisateur auquel elle a été transmise au niveau supérieur, ou –. |
Approver retient l’approbateur à qui le niveau a été attribué, et non l’utilisateur à qui la demande a été transmise au niveau supérieur.
Exporter un rapport
Section intitulée « Exporter un rapport »Après avoir établi un rapport, sélectionnez Export CSV pour télécharger ses lignes dans un
fichier CSV, nommé d’après le rapport et la date du jour, par exemple
leave-balance-2026-10-25.csv. Le fichier s’ouvre dans Excel avec les noms et les lettres
accentuées intacts.
Le fichier contient les colonnes du rapport, avec ces différences :
- Les noms et les matricules sont dans des colonnes séparées (Employee ou Applicant, et Emp ID). Dans Leave Balance et Leave Usage, c’est aussi le cas des codes et des noms des types de congé (Type Code et Type).
- Leave Balance ajoute Year. Leave Usage ajoute Application. Pending Approvals Aging ajoute Department, scinde Dates en From et To, et comporte Days Pending et Escalated To.
- Les dates sont au format 2026-10-25, et les nombres ne sont pas arrondis.
Messages
Section intitulée « Messages »| Message | Signification |
|---|---|
| Both dates are required | Saisissez From et To. |
| The end date cannot be before the start date | Vérifiez From et To. |
| Select a month | Choisissez un mois dans Month. |
| You do not have the permission to view leave reports for this office | Vous n’avez pas accès à la société sélectionnée. |
| The request failed ou Unable to reach the server | La page n’a pas pu joindre TrakIT. Rechargez la page et réessayez. |
Qui peut utiliser cette page
Section intitulée « Qui peut utiliser cette page »Votre rôle doit avoir l’une de ces autorisations dans la section Leave Management :
| Autorisation | Vous permet de |
|---|---|
| Configure Leave Policy | Ouvrir la page et établir tous les rapports pour tous les employés de votre société et des sociétés auxquelles vous avez accès. |
| Adjust Balance | Les mêmes actions. |
| View Team Leave | Ouvrir la page et établir les rapports pour vos collaborateurs directs uniquement. Pending Approvals Aging affiche les demandes qui vous attendent. |
Les administrateurs système peuvent établir tous les rapports pour tous les employés de toutes les sociétés.