Facture fournisseur

La page d’une facture fournisseur affiche une facture fournisseur reçue d’un fournisseur ou d’une autre entité. Vous lui affectez les postes de charges et de débours de vos dossiers qu’elle couvre, ou vous lui ajoutez des postes ad hoc pour des coûts qui n’appartiennent à aucun dossier, vous vérifiez que leur total correspond à ce que le fournisseur a facturé, puis vous la validez et la finalisez. Les onglets sous la facture fournisseur contiennent ses postes, ses données, ses paiements, ses fichiers, ses commentaires et son journal des actions.

Pour ouvrir une facture fournisseur, sélectionnez son numéro sur la page Factures fournisseurs, ou partout où TrakIT l’affiche, par exemple sur un dossier financier, sur la page Accounts ou sur un paiement. Chaque facture fournisseur s’ouvre dans son propre onglet du navigateur.

Note

Certains libellés de cette page sont définis pour votre société ; ils peuvent donc différer de ceux indiqués ici : le nom de la référence du dossier (par exemple Transport Document, abrégé en T/D) et les noms des types d’entités (comme Carrier ou Transporter).

Les étapes d’une facture fournisseur dans TrakIT

Statut	Signification	Ce que vous pouvez faire
Submitted	Un fournisseur a envoyé la facture fournisseur via le portail ou l’API des factures fournisseurs, ou le système de votre société l’a créée au statut Submitted via l’API d’intégration.	L’accepter ou la rejeter.
Received	Saisie dans TrakIT, ou acceptée.	La modifier, affecter ses postes et ses ajustements, puis la valider.
Validated	Elle a passé ses contrôles et a un numéro de séquence. Ses informations, ses postes et ses ajustements ne peuvent plus être modifiés.	Enregistrer des paiements, générer un PDF, la finaliser ou annuler sa validation.
Finalised	Validée et finalisée. Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, elle y est comptabilisée.	Enregistrer des paiements et générer un PDF. La réinitialiser si elle doit être modifiée.
Disputed	Marquée comme contestée dans Modify.	Retirer la marque avant de la valider.
Rejected	Rejetée, avec un motif pour le fournisseur.	La restaurer.

Le champ Status affiche un voyant vert pour Validated et Finalised, rouge pour Disputed et Rejected, et orange pour les autres. Une facture fournisseur contestée ou rejetée a aussi un fond coloré.

Le haut de la page

• Job ID, en haut à gauche, apparaît lorsque la facture fournisseur a été créée depuis la page financière d’un dossier. Il affiche le dossier et ouvre sa page financière. Une telle facture fournisseur ne peut recevoir que des postes de ce dossier, et pas de postes ad hoc.
• L’icône de partage (Share Bill Link) partage le lien vers la facture fournisseur, ou le copie. Le lien nécessite une connexion à TrakIT.
• Actions, sous le numéro de la facture fournisseur, exécute une action que votre société a définie pour les factures fournisseurs. TrakIT vous demande d’abord de confirmer ; les actions ne peuvent pas être annulées.

Le cadre des informations affiche :

Champ	Affiche
Bill ID	Le numéro TrakIT de la facture fournisseur.
Bill Date, Received Date, Due Date	La date figurant sur la facture fournisseur, la date à laquelle vous l’avez reçue, et la date d’échéance du paiement, s’il y en a une.
Currency	La devise de la facture fournisseur.
Entity Type, Received From	L’entité qui a envoyé la facture fournisseur. L’icône d’information affiche ses détails.
Company	La société qui a reçu la facture fournisseur.
Added By	Qui a ajouté la facture fournisseur, et quand. Le nom est en rouge lorsqu’elle a été ajoutée par un utilisateur externe.
Validated By ou Rejected By	Qui a validé ou rejeté la facture fournisseur, et quand, ou [ Pending ].
Finalised By	Qui a finalisé la facture fournisseur, et quand, ou [ Pending ].
Bill Sequence	Le numéro que TrakIT attribue à la facture fournisseur lors de sa validation : le code de la société, l’année et le mois, et un numéro d’ordre pour ce mois, par exemple HQ-2610-0042. [ Pending ] jusque-là.
Profit Center	Le centre de profit, si la facture fournisseur en a un.
Status	Voir Les étapes d’une facture fournisseur dans TrakIT.
Internal Remarks, External Remarks	Les remarques de la facture fournisseur, s’il y en a. Le portail ne montre les remarques externes au fournisseur que sur une facture fournisseur rejetée, comme motif du rejet.

Montants

Trois encadrés comparent ce que le fournisseur a facturé avec les postes que vous avez affectés à la facture fournisseur :

Encadré	Billed	Allocated
Net Amount	Le montant facturé moins sa taxe.	Le total des postes affectés, hors taxe.
Tax	Le montant de taxe de la facture fournisseur.	La taxe des postes affectés.
Total	Le montant facturé, taxe comprise.	Le total des postes affectés, taxe comprise.

Le chiffre sous chaque encadré est l’écart. Il est vert lorsqu’il est dans la tolérance définie pour votre société, et rouge sinon. Pour valider la facture fournisseur, la taxe et, sur une facture fournisseur de montant positif, le total doivent concorder à cette tolérance près.

En dessous :

Champ	Affiche
Tax Deduction	La retenue à la source sur le paiement du fournisseur, saisie dans Modify.
Payment Made	Les paiements approuvés enregistrés pour la facture fournisseur.
Outstanding	Ce qui reste à payer : le montant facturé moins les ajustements, les paiements approuvés et la retenue à la source. En vert lorsqu’il ne reste rien à payer.
X-Rate	Lorsque la devise de la facture fournisseur diffère de celle de ses dossiers : le taux de change de la devise du dossier vers la devise de la facture fournisseur, ou Missing/Outdated lorsque TrakIT n’a pas de taux suffisamment récent. Lorsque la facture fournisseur est dans la devise du dossier mais que certains postes ont été saisis dans une autre devise, il affiche le taux déduit de ces postes, avec la mention (Derived).
Sync Reference	Pour une facture fournisseur envoyée à votre système comptable externe : la référence qui lui a été attribuée, et quand, ou l’erreur. [Clear] l’efface, afin que la facture fournisseur soit renvoyée.

TrakIT prend les taux de change dans les taux de change de votre société, pour la date de la facture fournisseur ou pour la date choisie dans Modify.

Actions sur la facture fournisseur

Les boutons sous Select Action dépendent du statut de la facture fournisseur et de vos autorisations :

Bouton	Ce qu’il fait
Modify	Modifie les informations de la facture fournisseur. Avant la validation, sauf si la facture fournisseur est rejetée ou soumise.
Generate PDF	Crée un PDF d’une facture fournisseur validée.
Request Validation	Demande la validation de la facture fournisseur, si votre rôle ne peut pas valider les factures fournisseurs.
Validate	Valide la facture fournisseur.
Un-Validate	Ramène une facture fournisseur validée à l’état Received.
Finalise	Finalise une facture fournisseur validée.
Accept	Accepte une facture fournisseur soumise via le portail ou l’API.
Reject, Restore	Rejette la facture fournisseur, ou restaure une facture fournisseur rejetée.
Delete	Supprime une facture fournisseur qui n’est pas validée.
Reset	Ramène une facture fournisseur finalisée à l’état Received.

Sur une facture fournisseur ajoutée par un utilisateur externe, ⚠ Bill was submitted by external user s’affiche à côté des boutons.

Modifier la facture fournisseur

1. Sélectionnez Modify.
2. Dans Modify Bill, modifiez ce dont vous avez besoin. Voir le tableau ci-dessous.
3. Sélectionnez Save.

Champ	Notes
Bill Number, Entity Type, entité	Affichés seulement tant que la facture fournisseur n’a aucun poste. Le numéro est obligatoire, jusqu’à 30 caractères, et enregistré en majuscules sans espaces. Une même entité ne peut pas avoir deux factures fournisseurs avec le même numéro.
Currency	Obligatoire.
Profit Center	Facultatif.
Internal Remarks, External Remarks	Le portail ne montre les remarques externes au fournisseur que sur une facture fournisseur rejetée, comme motif du rejet.
Exchange Rate Date	Document Date utilise les taux de la date de la facture fournisseur. Custom utilise les taux de la date que vous saisissez, qui ne peut pas être dans le futur ni remonter à plus de 90 jours. Custom nécessite l’autorisation Set X-Rate Date.
Use Alternate X-Rate	Utilise le taux alternatif de vos taux de change au lieu du taux standard.
Bill Date	Obligatoire. La date ne peut pas être dans le futur ni remonter à plus de 5 ans.
Bill Received On	Obligatoire. La date ne peut pas être antérieure à la date de la facture fournisseur.
Bill Due Date	Facultatif. La date ne peut pas être antérieure à la date de la facture fournisseur.
Billed Amount (incl Tax)	Obligatoire, et différent de 0.
Tax Amount	Facultatif. Le montant ne peut pas dépasser le quart du montant facturé, et doit être de même signe.
Tax Deduction	Facultatif. La retenue à la source sur le paiement du fournisseur. Elle ne peut pas être négative et, à la validation, elle ne peut pas dépasser la moitié d’un montant facturé positif, ni être autre chose que 0 sur un montant négatif.
Disputed	Marque la facture fournisseur comme contestée.

Lorsque vous marquez une facture fournisseur comme contestée, TrakIT envoie un e-mail à la personne qui l’a ajoutée, avec les remarques externes comme motif. Le portail n’affiche pas ce motif sur la facture fournisseur. Une facture fournisseur contestée ne peut pas être validée.

Si votre société convertit les montants des postes avec sa table des taux de change, l’enregistrement recalcule aussi, à partir de leurs montants d’origine, les montants en devise du dossier des postes saisis dans la devise de la facture fournisseur, au taux de la date de taux de change de la facture fournisseur.

Valider une facture fournisseur

La validation confirme que la facture fournisseur est correcte et lui attribue son numéro de séquence. Ensuite, ses informations, ses postes et ses ajustements ne peuvent plus être modifiés.

1. Vérifiez les montants et les postes.
2. Sélectionnez Validate. Ce bouton apparaît sur une facture fournisseur qui n’est ni validée, ni rejetée, ni en attente d’acceptation.

TrakIT affiche The bill was validated successfully!, ou la raison pour laquelle la validation a échoué. Une facture fournisseur ne peut être validée que si :

• Elle n’est pas contestée.
• L’entité est active, et approuvée si son type nécessite une approbation.
• Elle a des postes dont la somme n’est pas nulle, sans montant manquant, et aucun d’eux n’est en attente d’approbation.
• Pour une facture fournisseur de montant positif, le montant facturé correspond au total de ses postes et, dans tous les cas, le montant de taxe correspond à leur taxe, dans la tolérance définie pour votre société.
• La retenue à la source respecte ses limites (voir Modify).
• TrakIT dispose d’un taux de change, s’il en faut un.
• Les champs de données obligatoires de la facture fournisseur, dans l’onglet Data, et les champs de données obligatoires de son entité sont renseignés.
• Les contrôles éventuels que votre société a définis pour les factures fournisseurs réussissent.

Demander la validation

Si votre rôle ne peut pas valider les factures fournisseurs, vous voyez Request Validation au lieu de Validate.

1. Sélectionnez Request Validation.
2. Dans Request For Validation, saisissez dans Remarks un message pour la personne qui la validera.
3. Sélectionnez Request.

TrakIT vérifie d’abord l’entité, les montants et le taux de change comme il le ferait pour la validation. Il envoie ensuite un e-mail aux utilisateurs qui se sont abonnés à Validation Requested pour les factures fournisseurs, sous System > Notifications. Si personne ne l’a fait, la demande échoue avec No recipients found.

Finaliser une facture fournisseur

Sélectionnez Finalise sur une facture fournisseur validée. Tous les postes de la facture fournisseur doivent être approuvés, et les contrôles éventuels que votre société a définis pour la finalisation doivent réussir.

Si votre société tient sa comptabilité dans TrakIT, la finalisation y comptabilise la facture fournisseur : voir Comptabilisation automatique. La comptabilisation nécessite un exercice ouvert qui couvre la date de la facture fournisseur. Une fois la facture fournisseur finalisée, ses champs de données ne peuvent plus être modifiés. Si votre société envoie les factures fournisseurs à un système comptable externe, ce sont les factures fournisseurs finalisées qui sont envoyées.

Annuler la validation ou réinitialiser une facture fournisseur

• Un-Validate ramène à l’état Received une facture fournisseur validée qui n’est ni finalisée, ni envoyée à un système comptable externe. Son numéro de séquence est effacé.
• Reset ramène une facture fournisseur finalisée à l’état Received. TrakIT vous demande d’abord de confirmer. Il contre-passe tout ce que TrakIT a comptabilisé dans votre comptabilité pour la facture fournisseur et ses ajustements, et efface la référence de synchronisation. La facture fournisseur reçoit un nouveau numéro de séquence lorsqu’elle est de nouveau validée.

Aucune des deux actions n’est possible dès qu’un paiement est enregistré pour la facture fournisseur, qu’il soit approuvé ou non.

Rejeter ou restaurer une facture fournisseur

Rejetez une facture fournisseur que vous n’accepterez pas, par exemple un doublon. Une facture fournisseur ne peut être rejetée qu’avant la validation, et seulement si elle n’a aucun poste : désaffectez-les d’abord.

1. Sélectionnez Reject.
2. Dans Reject Bill, saisissez le motif sous Update External Remarks. Le champ contient au départ les remarques externes actuelles de la facture fournisseur.
3. Sélectionnez Reject.

TrakIT enregistre le motif comme remarques externes de la facture fournisseur, de sorte que le fournisseur le voit dans le portail, et l’envoie par e-mail à la personne qui a ajouté la facture fournisseur. La facture fournisseur n’est plus contestée ni en attente d’acceptation.

Pour annuler un rejet, sélectionnez Restore. La facture fournisseur revient à l’état Received. La restauration nécessite l’autorisation Validate.

Accepter une facture fournisseur soumise

Les factures fournisseurs que les fournisseurs envoient via le portail ou l’API des factures fournisseurs arrivent à l’état Submitted, avec au moins un fichier. Vérifiez la facture fournisseur et ses fichiers, puis sélectionnez Accept : elle passe à l’état Received, et vous pouvez la traiter comme toute autre facture fournisseur. Pour la refuser, rejetez-la plutôt.

Supprimer une facture fournisseur

1. Sélectionnez Delete sur une facture fournisseur qui n’est pas validée.
2. Confirmez.

Ses postes de dossiers sont retirés de la facture fournisseur, ils peuvent donc être facturés de nouveau. Ses postes ad hoc, ses fichiers et ses commentaires sont supprimés. L’onglet de la facture fournisseur se ferme et la page depuis laquelle vous l’avez ouverte s’actualise.

Générer un PDF

Une fois une facture fournisseur validée, vous pouvez en créer un PDF à partir d’un modèle.

1. Sélectionnez Generate PDF.
2. Dans Generate Bill, choisissez le modèle dans Select Template. Si la société n’en a qu’un, il est déjà choisi. Bill Preview affiche le résultat.
3. Si le modèle comporte une zone de signature, signez dans cette zone et sélectionnez Confirm sous la signature.
4. Sélectionnez Generate.

Le PDF est ajouté à l’onglet Files, avec pour titre le nom du modèle et le numéro de la facture fournisseur. Il est verrouillé et ne peut donc pas être supprimé. Si aucun modèle de facture fournisseur n’est configuré pour la société, TrakIT affiche There are no templates available.

Onglets

Sous la facture fournisseur se trouvent les onglets Accounts, Data, Payments Made, Files, Comments et Action Log. La page s’ouvre sur Accounts.

Onglet Accounts

L’onglet Accounts liste les postes de la facture fournisseur : les lignes de charges et de débours de vos dossiers financiers que cette facture fournisseur règle, et ses postes ad hoc.

Colonne	Affiche
Case à cocher	Sélectionne les postes à désaffecter, avant la validation. L’icône de l’en-tête sélectionne tout ou rien.
Serial	Le numéro de ligne.
Item	Le nom du poste, son détail et son code, et ses remarques. Un crayon (Update Account) apparaît sur les postes ad hoc tant que la facture fournisseur peut encore être modifiée.
Appr	L’approbation du poste. Pointez sur le voyant : Approval not required, Waiting for Approval ou Approved.
Job, référence du dossier	Le dossier financier, qui ouvre sa page financière, et sa référence, qui ouvre le dossier. Non affichés sur une facture fournisseur créée depuis un dossier. Vides pour un poste ad hoc.
WF Serial	Le numéro de série du workflow du dossier.
WO, Container	L’ordre de travail et son conteneur, avec la taille du conteneur. Un panneau d’avertissement signifie que l’ordre de travail est annulé.
Rev/Exp Date	La date de constatation de la charge, ou Pending en rouge. - pour un poste ad hoc, qui n’a pas de dossier.
Estimated	L’estimation du poste, dans la devise de la facture fournisseur si possible, avec le montant en devise du dossier en dessous.
Qty, Rate, Amount	La quantité, le tarif et le montant dans la devise de la facture fournisseur. Lorsqu’un montant a été saisi dans une autre devise, le montant d’origine est affiché en dessous. [Missing] en rouge signifie que TrakIT ne peut pas convertir le montant dans la devise de la facture fournisseur. Un ▲ rouge signifie que le montant dépasse l’estimation, un ▼ vert qu’il est inférieur ; pointez dessus pour voir de combien.
Tax Name, Tax Amount, Total + Tax	Les taxes et le montant taxes comprises, lorsqu’un poste a une taxe.

Sous les postes figurent le Subtotal (lorsqu’il y a des taxes), le GRAND TOTAL, les ajustements et le Total Payable Amount.

Au-dessus de la liste :

• Add Account ajoute un poste qui n’appartient à aucun dossier : voir Ajouter un poste ad hoc.
• Allocate ajoute des postes à la facture fournisseur : voir Affecter des postes.
• Unallocate retire de la facture fournisseur les postes sélectionnés : voir Désaffecter des postes.
• Export télécharge les postes sous forme de fichier Excel.
• Les administrateurs système voient aussi Refresh, qui recalcule le taux de change et les totaux de la facture fournisseur. TrakIT les recalcule aussi lorsque vous affectez des postes, modifiez des ajustements ou enregistrez la facture fournisseur.

Affecter des postes

Allocate apparaît avant la validation, sauf si la facture fournisseur est rejetée ou en attente d’acceptation.

1. Sélectionnez Allocate.
2. Dans Select Accounts to Add, affinez la liste avec les filtres et sélectionnez l’icône de recherche.
3. Sélectionnez les postes : sélectionnez une ligne de la liste, ou sa case à cocher. L’icône de l’en-tête sélectionne tous les postes affichés, ou aucun.
4. Sélectionnez Add.

TrakIT affiche All accounts added successfully, ou le nombre de postes sélectionnés qu’il a pu ajouter, et recalcule les totaux de la facture fournisseur.

La liste affiche les postes réels de charges et de débours que l’entité de cette facture fournisseur a facturés et qui ne figurent encore ni sur une facture fournisseur ni sur une écriture interne, issus des dossiers financiers de la société qui ne sont ni clôturés ni annulés. Sur une facture fournisseur créée depuis un dossier, seuls les postes de ce dossier sont listés. Les postes de charges viennent en premier, puis les postes de débours. Available indique combien de postes sont listés : au maximum 1 000, avec la mention (Limited). Selected compte ceux que vous avez sélectionnés.

Filtre	Trouve
Account Name/Code	N’importe quelle partie du nom, du détail, du code ou du groupe de postes du poste.
Référence du dossier	N’importe quelle partie de la référence du dossier. Le libellé est le nom court défini pour votre société, par exemple T/D.
Workflow Serial	N’importe quelle partie du numéro de série du workflow du dossier.
WO / Container / Manifest	N’importe quelle partie de l’ID de l’ordre de travail, du numéro de conteneur ou de l’ID de chargement.
Unlinked Expenses	Liste aussi les postes sans entité. Lorsque vous en ajoutez un, il prend l’entité de la facture fournisseur.
Closed Jobs	Liste aussi les postes des dossiers clôturés.

Votre société peut aussi ajouter son propre filtre, affiché en premier, qui trouve les postes selon les données de leurs ordres de travail. L’icône de croix efface les filtres.

Colonne	Affiche
Account Name	Le nom du poste, avec son groupe de postes au-dessus en rouge et l’ID de son ordre de travail entre parenthèses, le cas échéant, puis son détail et son code.
Applies	La façon dont le poste est facturé, par exemple per Job, per WO ou per Kg.
Référence du dossier, Job ID	Le dossier, qui ouvre le dossier, et son dossier financier, qui ouvre la page financière.
Entity Type	Le type d’entité de l’entité de facturation du poste.
WF Serial, WO	Le numéro de série du workflow, et l’ordre de travail avec son conteneur ou son ID de chargement.
Rate, Quantity, Total	Le tarif, la quantité et le total dans la devise de la facture fournisseur, avec le tarif dans l’autre devise du poste en dessous, le cas échéant. [Missing] signifie qu’aucun taux de change n’a été trouvé.
Updated By	Qui a modifié le poste en dernier, et quand.
Linked	✓ lorsque le poste a déjà une entité.

Ajouter un poste ad hoc

Add Account ajoute un poste qui n’appartient qu’à la facture fournisseur, et non à un dossier, par exemple un coût qui ne concerne aucune expédition en particulier. Ce bouton apparaît sur une facture fournisseur sans dossier, avant la validation, sauf si elle est rejetée ou en attente d’acceptation, si Use Ad-hoc Accounts est activé dans les paramètres financiers de votre société.

1. Sélectionnez Add Account.
2. Dans Account Type, choisissez Expense ou Disbursement.
3. Choisissez l’Account Master : la rubrique, parmi celles paramétrées pour la société.
4. Saisissez un Account Detail si nécessaire, jusqu’à 50 caractères.
5. Choisissez l’Account Group, si votre société utilise des groupes.
6. Dans Applies, choisissez comment le poste s’applique : per TD, per WO, per m3, per Kg, per Ton, per TEU, per 20’, per 40’ ou Manual. per TD nécessite une quantité de 1.
7. Saisissez le Rate, dans la devise de la facture fournisseur, et la Quantity.
8. Saisissez des Internal Remarks (jusqu’à 500 caractères) et des External Remarks (jusqu’à 300 caractères), si nécessaire. Les remarques externes apparaissent sous le nom du poste.
9. Sélectionnez Add.

Le poste est facturé par l’entité de la facture fournisseur. Les postes qui nécessitent une approbation ne peuvent pas être ajoutés de cette façon. TrakIT recalcule ensuite les totaux de la facture fournisseur.

Un poste ad hoc est toujours dans la devise de la facture fournisseur. Si vous changez ensuite la Currency de la facture fournisseur dans Modify, ses tarifs gardent les mêmes chiffres dans la nouvelle devise.

Pour modifier un poste ad hoc, sélectionnez son crayon dans la colonne Item. Dans Update Account, vous pouvez modifier son groupe de postes, Applies, son tarif, sa quantité et ses remarques, ainsi que ses taxes :

• Pour ajouter une taxe, sélectionnez Add Tax…, choisissez la taxe et sélectionnez Add. La liste propose les taxes du pays de la société pour ce type de poste.
• Pour retirer une taxe, sélectionnez la croix à côté.
• Pour supprimer le poste, sélectionnez la croix en bas à gauche, puis Yes.

Sélectionnez Save pour conserver les autres modifications. Une fois la facture fournisseur validée, ses postes ad hoc ne peuvent plus être modifiés.

Désaffecter des postes

1. Cochez la case de chaque poste à retirer de la facture fournisseur.
2. Sélectionnez Unallocate.
3. Confirmez.

Les postes de dossiers peuvent alors être ajoutés à une autre facture fournisseur. Les postes ad hoc sont supprimés. Unallocate apparaît tant que la facture fournisseur n’est ni validée ni rejetée.

Ajustements

Les ajustements réduisent ce que vous payez sur la facture fournisseur, par exemple pour une remise convenue avec le fournisseur. Ils sont toujours déduits du total. Vous pouvez en ajouter avant la validation, tant que la facture fournisseur n’est pas rejetée et qu’il reste un montant dû, jusqu’à 5 par facture fournisseur.

1. Sélectionnez l’icône plus à côté du libellé Adjustments, sous les postes.
2. Dans Adjustment Details, choisissez l’ajustement dans Adjustment.
3. Saisissez le montant dans Amount ou, pour un ajustement défini en pourcentage, vérifiez le pourcentage dans Percent.
4. Saisissez des remarques dans Remarks, si nécessaire.
5. Sélectionnez Save.

Les types d’ajustement sont définis pour votre société. Chacun est soit un montant fixe, soit un pourcentage de l’ensemble de la facture fournisseur, de sa taxe ou de certains postes. Un ajustement limité à certains postes ne peut être ajouté que si la facture fournisseur comporte l’un d’eux.

Pour modifier un ajustement, sélectionnez son icône de crayon, modifiez-le et sélectionnez Save. Pour le supprimer, sélectionnez l’icône de croix dans Adjustment Details.

La liste affiche chaque ajustement avec ses remarques et son montant, puis Total Adjustments et le Total Payable Amount : le total général moins les ajustements.

Onglet Data

L’onglet Data liste les champs de données de la facture fournisseur : des informations supplémentaires que votre société enregistre pour les factures fournisseurs, configurées par un administrateur. Les champs peuvent varier selon la société.

1. Saisissez la valeur dans Value et, si nécessaire, les remarques dans Remarks des champs à modifier.
2. Sélectionnez Save.

Une étoile signale un champ obligatoire. Les champs obligatoires doivent être renseignés avant que la facture fournisseur puisse être validée. Utilisez Search pour trouver un champ par son nom ou son code. Les champs calculés sont calculés par TrakIT. Les champs ne peuvent plus être modifiés une fois la facture fournisseur finalisée.

Onglet Payments Made

L’onglet Payments Made liste les paiements enregistrés pour la facture fournisseur.

Colonne	Affiche
Reference Number	La référence du paiement. Sélectionnez-la pour ouvrir le paiement.
Sequence Number	Le numéro de séquence du paiement.
Payment Mode	Le mode de paiement utilisé.
Trans. Date	La date du paiement.
Status	Pointez sur le voyant : Approved, Ready to approve, ou Amount not matching with total lorsque la répartition du paiement entre les factures fournisseurs ne correspond pas à son montant.
Amount	La part du paiement destinée à cette facture fournisseur.
Created By, Approved By	Qui a enregistré et approuvé le paiement, et quand.

Seuls les paiements approuvés sont pris en compte dans Payment Made et Outstanding. Les paiements sont aussi enregistrés sur la page Encaissements et paiements.

Ajouter un paiement

Add Payment apparaît sur une facture fournisseur validée qui a un montant restant dû.

1. Sélectionnez Add Payment.
2. Vérifiez la référence dans Reference. TrakIT en propose une, composée du code de la société, de l’année et du mois, et d’un numéro d’ordre, par exemple HQ2610-0005.
3. Choisissez le mode de paiement dans Transaction Mode, par exemple un virement bancaire.
4. Saisissez la date dans Transaction Date.
5. Vérifiez le montant dans Amount. Au départ, c’est le montant restant dû, et il ne peut pas être supérieur.
6. Saisissez des remarques dans Remarks, si nécessaire.
7. Sélectionnez Add Payment.

TrakIT crée un paiement à l’entité de la facture fournisseur, dans la société et la devise de la facture fournisseur, et affiche Payment added successfully and Ready for Approval. Le paiement est pris en compte pour la facture fournisseur une fois approuvé : voir Encaissement ou paiement.

Onglet Files

L’onglet Files contient les fichiers de la facture fournisseur, comme la facture scannée du fournisseur et les PDF générés à partir de la facture fournisseur. Les fichiers annulés sont affichés en rouge.

Colonne	Affiche
Icônes	Télécharger, prévisualiser et, pour les fichiers PDF et les images, imprimer le fichier.
Title, File Name	Le titre et le nom du fichier.
Type, Status, Expiry	Le type de document, son statut et sa date d’expiration, en rouge une fois expirée.
File Size	La taille en Ko.
External	Yes en rouge lorsque le fournisseur peut voir le fichier dans le portail.
Uploaded By	Qui a ajouté le fichier, et quand. Un ! rouge signale un utilisateur externe.

Pour ajouter des fichiers :

1. Sélectionnez Add Files.
2. Dans Upload Files, saisissez un titre dans File Title, ou laissez ce champ vide pour utiliser le nom du fichier.
3. Choisissez le type de document dans Document Type et, si nécessaire, le statut dans Document Status et la date d’expiration dans Document Expiry.
4. Pour que le fournisseur puisse voir les fichiers dans le portail, activez Available Externally.
5. Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence immédiatement.

Une fois le chargement terminé, TrakIT affiche File Upload completed successfully et ferme la fenêtre contextuelle. Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types indiqués dans la zone.

Pour modifier un fichier, sélectionnez son icône de crayon. Dans Modify File, modifiez le titre, le type, le statut, la date d’expiration ou Available Externally, ou activez Cancel Document, puis sélectionnez Update. L’icône de croix dans Modify File supprime le fichier, si votre rôle le permet. Les fichiers générés par TrakIT, comme les PDF de factures fournisseurs, sont verrouillés et ne peuvent pas être supprimés. Available Externally ne peut pas être modifié sur un fichier ajouté par un utilisateur externe.

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires sur la facture fournisseur.

• Sort affiche les plus récents ou les plus anciens en premier ; Show n’affiche que les commentaires ayant un statut donné.
• Chaque commentaire a un statut : Active, Pending, Resolved ou Cancelled. Sélectionnez le statut pour le modifier.
• Sélectionnez l’icône d’agrandissement pour lire un long commentaire en plein écran.

Pour publier un commentaire :

1. Sélectionnez Add….
2. Rédigez le commentaire. Vous pouvez le mettre en forme et ajouter des liens, des images et des tableaux.
3. Pour le montrer au fournisseur, sélectionnez Visible externally : le fournisseur le voit alors dans le portail et le reçoit par e-mail. Cette option n’est pas sélectionnée par défaut sur les factures fournisseurs.
4. Sélectionnez Post.

Pour enregistrer plutôt un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du micro, puis Start Recording, et Post lorsque vous avez terminé. Un enregistrement peut durer jusqu’à 5 minutes.

Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication, s’il n’a pas encore été envoyé par e-mail.

Comment Recipients liste les utilisateurs informés des nouveaux commentaires. Un destinataire ne reçoit un e-mail que s’il s’est abonné aux notifications de commentaires pour les factures fournisseurs, sous System > Notifications. Pour ajouter un utilisateur, sélectionnez Add, choisissez l’utilisateur dans Add New User et sélectionnez Add User. Pour en retirer un, sélectionnez la croix rouge à côté de son nom.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur la facture fournisseur, les entrées les plus récentes en premier : l’heure, l’utilisateur et sa société, l’action et ses détails, comme des postes ajoutés, la validation de la facture fournisseur ou la modification d’un champ.

• Saisissez du texte dans Search pour trouver des entrées par utilisateur, action ou données.
• Sélectionnez Show Page Loads pour inclure les ouvertures de la facture fournisseur.
• Export télécharge la liste sous forme de fichier Excel.

La durée de conservation des entrées dépend de la politique de conservation des données de votre installation.

Notifications

Les utilisateurs peuvent s’abonner à des e-mails sur les factures fournisseurs sous System > Notifications : lorsqu’une facture fournisseur est créée, soumise, acceptée, validée, finalisée, rejetée ou contestée, lorsque sa validation est annulée ou demandée, et pour les commentaires.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir l’autorisation Read dans la section Bills pour ouvrir une facture fournisseur. Tout le reste nécessite sa propre autorisation :

Section	Autorisation	Vous permet de
Bills	Read	Ouvrir la facture fournisseur, voir ses onglets, télécharger et prévisualiser ses fichiers, et générer des PDF des factures fournisseurs validées.
Bills	Create	Modifier la facture fournisseur, affecter et désaffecter des postes, ajouter et modifier des postes ad hoc, ajouter des ajustements, accepter les factures fournisseurs soumises, ajouter et modifier des fichiers, modifier les champs de données et exécuter Actions.
Bills	Delete	Supprimer une facture fournisseur qui n’est pas validée, et ses fichiers. Ouvrir un ajustement pour le modifier ou le supprimer, ce qui nécessite aussi Create.
Bills	Export	Exporter les postes.
Bills	Validate	Valider les factures fournisseurs et restaurer celles qui ont été rejetées.
Bills	Unvalidate	Annuler la validation des factures fournisseurs.
Bills	Finalise	Finaliser les factures fournisseurs.
Bills	Reset	Réinitialiser les factures fournisseurs finalisées.
Bills	Reject	Rejeter les factures fournisseurs.
Bills	Clear Sync Ref	Effacer la référence de synchronisation.
Bills	Set X-Rate Date	Choisir une date de taux de change Custom.
Payments	Create	Ajouter des paiements.
Work Orders	Delete Comment	Supprimer vos propres commentaires.

Toute personne qui peut ouvrir la facture fournisseur peut publier des commentaires et modifier leur statut.