Activité

La page Activity Details affiche une activité : son titre, ses détails, son statut et ses champs, avec ses fichiers, ses commentaires et son journal des actions.

Pour l’ouvrir, sélectionnez le titre d’une activité sur la page Activités, sur un client, un actif ou un prospect, ou dans un e-mail de rappel ou d’invitation. ◄ Activity List vous ramène à la liste. Sur un téléphone, voir Activité dans l’application mobile.

Vous pouvez ouvrir une activité dont vous êtes propriétaire ou que vous avez créée, ou dont le propriétaire fait partie de l’une de vos sociétés. Seuls son propriétaire et son créateur peuvent la modifier.

L’activité

La page affiche le statut en haut à droite, puis le titre et les détails, et ces champs : Date/Time, Duration, Reminder, Type, Owner, For, Team Assigned, Created By, Last Updated et Recurrence. For, Team Assigned et Recurrence n’apparaissent que lorsqu’ils sont renseignés. For indique ce que concerne l’activité, par exemple un client, un actif ou un prospect : sélectionnez-le pour ouvrir cet enregistrement. Sur une activité que TrakIT a créée à partir d’une récurrence, View series liste toutes les activités de la série.

Changer le statut

• Mark as Completed ou Cancel Activity clôture une activité planifiée, en cours ou en retard.
• Re-Open Activity rouvre une activité terminée ou annulée : elle est alors planifiée, en cours ou en retard, selon ses dates.

Ces boutons nécessitent l’autorisation Update.

Modifier une activité

Vous pouvez modifier une activité tant qu’elle n’est pas terminée ou annulée.

1. Sélectionnez l’icône de crayon (Edit Activity).
2. Modifiez Title, Detail, Date/Time, Type, Duration, Reminder, Team Assigned ou Recurrence.
3. Sélectionnez Update.

Le propriétaire et ce que concerne l’activité ne peuvent pas être modifiés. Dès que l’activité suivante d’une série existe, la date et la récurrence ne peuvent plus être modifiées non plus. Si l’activité a une invitation de calendrier, TrakIT envoie une invitation mise à jour à vous et à l’équipe.

Supprimer une activité

1. Sélectionnez l’icône de corbeille (Delete Activity). La page affiche l’activité telle qu’elle sera supprimée.
2. Sélectionnez Delete.

Seule la personne qui a créé l’activité, ou un administrateur système, peut la supprimer, et uniquement tant qu’elle n’est pas terminée ou annulée. Si elle avait une invitation de calendrier, TrakIT envoie une annulation.

Onglet Activity Files

L’onglet Activity Files liste les fichiers joints à l’activité, avec leur titre, leur type, leur statut, leur date d’expiration et leur taille. Sélectionnez une icône pour télécharger, prévisualiser ou imprimer un fichier.

Pour ajouter des fichiers tant que l’activité est ouverte (ni terminée ni annulée) :

1. Sélectionnez Add Files.
2. Saisissez un File Title, et choisissez un Document Type, un Document Status et une Document Expiry si nécessaire.
3. Faites glisser les fichiers sur la zone, ou sélectionnez Select File(s). Le chargement commence aussitôt.

Chaque fichier peut faire jusqu’à 20 Mo, et doit être de l’un des types listés dans la boîte de dialogue. Pour modifier les détails d’un fichier, l’annuler ou le supprimer, sélectionnez son icône de crayon (Modify Document).

Onglet Comments

L’onglet Comments contient les commentaires sur l’activité. Pour en publier un, sélectionnez Add…, rédigez le commentaire et sélectionnez Post ; pour enregistrer un commentaire vocal, sélectionnez le bouton du microphone. Vous pouvez trier les commentaires, les afficher par statut et modifier le statut d’un commentaire. Les commentaires sur les activités ne sont pas envoyés par e-mail, même aux utilisateurs listés sous Comment Recipients.

Vous pouvez supprimer votre propre commentaire dans les 30 minutes qui suivent sa publication, si votre rôle a l’autorisation Delete Comment dans la section Work Orders.

Onglet Action Log

L’onglet Action Log liste ce qui a été fait sur l’activité et quand : la création, les modifications (avec chaque champ modifié), les changements de statut et les invitations de calendrier. Utilisez Search pour trouver un utilisateur, une action ou une valeur, et Show Page Loads pour inclure les consultations de la page. Sélectionnez Export pour télécharger le journal sous forme de fichier Excel. La durée de conservation du journal dépend de la politique de conservation des données de votre installation.

Qui peut utiliser cette page

Votre rôle doit avoir ces autorisations dans la section Activities :

Autorisation	Vous permet de
Read	Télécharger, prévisualiser et imprimer des fichiers.
Update	Modifier l’activité et son statut, ajouter et modifier des fichiers, et publier des commentaires.
Delete	Supprimer les activités que vous avez créées.